SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADANIA - BRIEF MEDIOWY

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADANIA - BRIEF MEDIOWY I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup czasu antenowego w stacjach telewizyjnych i radiowych oraz zapewnienie emisji spotów reklamowych dla kampanii poświęconej promocji źródeł informacji o Funduszach Europejskich pt. Prosto do Funduszy - etap II w terminie od 4 października 2015 r. do 10 grudnia 2015 r. II. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Zamawiający: Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, ul. Wspólna 2/ Warszawa. W związku z uruchamianymi naborami wniosków na dofinansowanie w ramach środków dostępnych w perspektywie , Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (MIiR) planuje zrealizować kolejną odsłonę kampanii medialnej promującej źródła informacji na temat Funduszy Europejskich: Portal Funduszy Europejskich (PIFE) oraz sieć Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE). Polska na lata otrzyma z budżetu Unii Europejskiej 82,5 mld euro. Środki te będzie można zainwestować m.in. w badania naukowe i ich komercjalizację, kluczowe połączenia drogowe (autostrady, drogi ekspresowe), rozwój przedsiębiorczości, transport przyjazny środowisku (kolej, transport publiczny), cyfryzację kraju (szerokopasmowy dostęp do Internetu, e-usługi administracji) czy włączenie społeczne i aktywizację zawodową. MIiR jako instytucja odpowiedzialna za efektywne wykorzystanie Funduszy Europejskich (FE) ma obowiązek poinformowania opinii publicznej oraz potencjalnych beneficjentów o dostępnej nowej puli środków z FE oraz zachęcenia do skorzystania z dostępnych źródeł informacji na temat Funduszy Europejskich. III. ZAŁOŻENIA PLANOWANEJ KAMPANII 1. CELE KOMUNIKACYJNE: Planowana kampania ma następujące cele: 1) informować, w szczególności potencjalnych beneficjentów Funduszy Europejskich, o funkcjonujących źródłach informacji na temat Funduszy Europejskich: Portalu internetowym (PFE), Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE), 2) zaprezentować wybrane usługi / użyteczności portalu internetowego poświęconego FE (PFE) oraz Punktów Informacyjnych FE (PIFE), 3) wzmacniać efekty pierwszej odsłony kampanii z IV 2015 roku,

2 Celem marketingowym kampanii jest wzrost wejść na stronę oraz wzrost liczby klientów korzystających z usług Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich. 2. CEL MEDIOWY Celem kampanii jest budowa maksymalnego zasięgu 1+ w każdym tygodniu kampanii. 3. GRUPA DOCELOWA Działania komunikacyjne są skierowane do ogółu społeczeństwa. Grupa mediowa MEDIA i TERMINY a) Kampania w stacjach telewizyjnych będzie realizowana w terminie od 4 października do 10 grudnia 2015 r. b) W kampanii telewizyjnej będzie emitowanych 19 spotów telewizyjnych promujących źródła informacji o Funduszach Europejskich, w tym: 1.1 spot ogólny promujący źródła informacji o Funduszach Europejskich przeznaczony do emisji w stacjach ogólnopolskich i tematycznych, o długości 15 (spot ogólny 15 ), 1.2 spot promujący wybrane użyteczności dostępne na Portalu Funduszy Europejskich, przeznaczony do emisji w stacjach ogólnopolskich i tematycznych, o długości 30 (spot PFE 30 ), 1.3 spot promujący wybrane usługi dostępne w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich, przeznaczony do emisji w stacjach ogólnopolskich i tematycznych, o długości 30 (spot PIFE 30 ), spotów o długości 30 promujących lokalizacje Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwach (po 1 spocie dedykowanym każdemu województwu), przeznaczone do emisji w stacjach regionalnych (spot regionalny) c) Sposób realizacji kampanii w stacjach telewizyjnych ogólnopolskich i tematycznych (dotyczy emisji spotów, o których mowa w pkt 4 b ust. 1.1, 1.2, 1.3): 1.1 Spoty reklamowe muszą być emitowane w stacjach Wielkiej Czwórki (zwane dalej top4) tj. TVP (TVP 1, TVP 2), Polsat i TVN oraz stacjach tematycznych tych stacji dopasowanych do grupy docelowej. 1.2 W ramach tygodnia kampania musi: w przypadku stacji ogólnopolskich zaczynać się w niedzielę i kończyć w czwartek a w przypadku stacji tematycznych zaczynać się w niedzielę i kończyć w sobotę (trwa we wszystkie dni tygodnia)w ramach tygodnia kampania musi zaczynać się w niedzielę i kończyć w czwartek. 1.3 Niedziela powinna być najsilniejszym dniem kampanii, a kolejne dni powinny być coraz słabsze - gdzie czwartek jest dniem najsłabszym (rozliczane wartością GRP). 1.4 W całej kampanii muszą być wykorzystane wszystkie trzy kreacje (trzy spoty) w następujących proporcjach GRP: 30 % spot ogólny 15 oraz po spot PFE 30 i spot PIFE 30, zgodnie ze schematem nr 1, przy czym dopuszczalne jest odchylenie +/- 2%. 1.5 W ramach kampanii tygodniowej dla każdego ze spotów: - udział GRP w top 4 w ramach każdego tygodnia nie może być mniejszy niż, 2

3 - minimum GRP w ramach każdego tygodnia w top 4 musi być alokowane w prime time 1. - udział GRP w stacjach tematycznych nie może być większy niż w ramach każdego tygodnia 1.5 Dla każdego spotu, w ramach kampanii tygodniowej, udział GRP prime time 2 nie może być mniejszy niż GRP w top4, a udział stacji tematycznych nie może być wyższy niż GRP gdzie prime time nie może być niższy niż GRP. 1.6 Pierwsze cztery tygodnie kampanii powinny wygenerować 50% GRP całej kampanii. 1.7 Udział spotów 15 w ramach każdego tygodnie nie powinien przekroczyć (dopuszcza się odchylenie +/-2%) 1.8 Dom mediowy może zaplanować emisję w ramach bloków społecznych/ogłoszeń społecznych/ogłoszeń płatnych. 1.9 spotów musi zostać zrealizowana zgodnie ze schematem nr Nie należy emitować spotów 1 listopada Schemat nr 1 (rozkład emisji spotów i udział GRP) Tydzień spot PFE 30 spot PIFE 30 spot ogólny 15 Dopuszcza się odchylenie % GRP dla spotów na poziomie +/ - 2% d) Sposób realizacji kampanii w stacjach regionalnych (dotyczy emisji spotów, o których mowa w pkt 4 b ust. 1.4): Zadaniem domu mediowego jest przygotowanie propozycji zakupu czasu antenowego oraz zapewnienie emisji spotów reklamowych dla kampanii we wszystkich ośrodkach regionalnych TVP (pasmo rozłączne, 16 OTV), przy serwisie informacyjnym o godz (3 emisje w tygodniu) i o godz (1 emisja w tygodniu); spotu musi nastąpić jako ostatnia reklama w bloku przy głównym serwisie informacyjnym (spot regionalny dla danego województwa). W przypadku kiedy czas antenowy przypadający na ostatnią reklamę w bloku został już zarezerwowany dla innego podmiotu, należy zarezerwować czas najbliższy przed głównym wydaniem regionalnego serwisu informacyjnego. W przypadku, gdy godziny emisji serwisów zostaną zmienione w ramówce jesiennej, należy zakupić czas antenowy obejmujący główne wydania regionalnego serwisu informacyjnego (wydanie popołudniowe i wieczorne odpowiedniki wydań o godz i 21.45). 1 Przez PRIME TIME w stacjach ogólnopolskich (top 4) rozumie się pasmo w godz oraz w stacjach tematycznych pasmo w godz Przez PRIME TIME w stacjach ogólnopolskich (top 4) rozumie się pasmo od nd do czw w godz oraz w stacjach tematycznych pasmo w godz : :

4 w stacjach regionalnych musi zostać zrealizowana we wszystkich tygodniach kampanii. W każdym ośrodku regionalnym TVP (pasmo rozłączne) musi być emitowany inny spot, odpowiadający danemu regionowi. Propozycje muszą zawierać plan mediów zakładający emisję spotów 4 razy w tygodniu w każdym ośrodku regionalnym TVP, przy czym: a. emisje muszą nastąpić w wybrane dni spośród.: nd, pn, wt, śr, czw, pt, b. tego samego dnia nie może nastąpić więcej niż 1 emisja spotu przy serwisie informacyjnym o godz c. emisje w poszczególnych tygodniach nie muszą się ze sobą pokrywać, co do dni tygodnia. e) Sposób realizacji kampanii w stacjach radiowych: emisja jednego spotu 30 w stacjach dopasowanych do grupy docelowej od poniedziałku do piątku. w ramach kampanii tygodniowej, udział GRP prime time 3 nie może być mniejszy niż 50%w ramach kampanii tygodniowej, udział GRP prime time 4 nie może być mniejszy niż. w ramach kampanii tygodniowych, zasięg musi być na podobnym poziomie, z jednoczesnym równym pokryciem wszystkich województw. Kampania radiowa musi być prowadzona zgodnie ze schematem nr 3. Schemat nr 3 (rozkład emisji) Tydzień spot radio 30 emisja emisja emisja emisja emisja emisja IV. BUDŻET PRZEZNACZONY NA REALIZACJĘ CAŁEGO ZADANIA Maksymalny budżet brutto przeznaczony na realizację Zadania, o którym mowa w pkt VI SOZ wynosi: netto zł, tj zł brutto, w tym: netto tj zł brutto należy przeznaczyć na zakup czasu antenowego w stacjach telewizyjnych (dopuszcza się odchylenie na poziomie +/-1%), zł netto tj zł brutto należy przeznaczyć na zakup czasu antenowego w stacjach radiowych (dopuszcza się odchylenie na poziomie +/-1%). V. ELEMENTY OFERTY 1. Zadaniem domu mediowego jest przygotowanie planu mediowego. 2. Plan mediowy musi zostać przygotowany w formie: a) graficznej (tzw. flowchart) na osi czasu (w tygodniowych odcinkach), 3 Przez PRIME TIME rozumie się pasmo od pn do pt w godz ,

5 b) opisowej opracowanie ogólnych założeń kampanii, doboru stacji telewizyjnych i radiowych (zalety i wady poszczególnych stacji) na podstawie analizy konsumpcji mediów w grupie docelowej, planowanie telewizji podejście ilościowo-jakościowe. c) tabelarycznej, zgodnie z załączoną tabelą, stanowiącą załącznik nr 1 i 2 do SOZ. 3. Propozycje w formie graficznej muszą zawierać następujące elementy: a) wskazanie stacji, b) rozkład natężenia kampanii w czasie, zasięg 1+ tygodniowy, suma GRP dla każdego spotu, 15 suma GRP (ekwiwalent), CPRP dla kampanii. VI. ZADANIA WYKONAWCY PO PODPISANIU UMOWY 1. Zadaniem Wykonawcy będzie: a) przygotowanie pełnomocnictw do stacji telewizyjnych w uzgodnieniu z Zamawiającym, b) zakup czasu antenowego w stacjach telewizyjnych i radiowych oraz zapewnienie emisji spotów zgodnie z planem mediowym, c) przedstawienie raportu poemisyjnego (POSTBUY) wraz z analizą skuteczności kampanii w terminie 10 dni od zakończenia emisji reklam, w tym: I. dot. emisji w stacjach telewizyjnych ogólnopolskich i tematycznych, II. III. dot. emisji, w stacjach regionalnych dot. emisji w stacjach radiowych 2. Elementy obligatoryjne raportu, o którym mowa w pkt 1 c I: a) Dokładny harmonogram emisji w dniach oraz całkowita liczba emisji reklamy. b) Parametry kampanii w układzie planowane/zrealizowane dla całej kampanii (patrz zał. Nr 1 do SOZ) tj.: Rozkład oglądalności reklamy (każdego spotu) w punktach GRP w podziale na: tygodnie emisji, pory dnia, poszczególne stacje telewizyjne, ze wskazaniem usytuowania miejsca w bloku (pozycja: PRZED/PO). Zasięg 1+ tygodniowy Całkowity zasięg kampanii w grupie docelowej Suma GRP dla każdego tygodnia i dla całej kampanii Rozkład zasięgu przy wszystkich poziomach częstotliwości aż do poziomu 3+ dla kampanii. Średni koszt zakupu jednego punktu GRP, czyli CPP (w przypadku telewizji także CPP 30 - ekwiwalent), CPRP. 5

6 c) Wykonawca przedstawi również jakościową ocenę kampanii dokonaną przez Wykonawcę wraz z rekomendacjami co do dalszych działań promocyjnych w mediach. 3. Raport poemisyjny, o którym mowa w pkt 1 c I, należy przedstawić w: a) formie pisemnej w 4 egzemplarzach, zawierający informację nt. osiągniętych parametrów kampanii w układzie planowane/zrealizowane dla całej kampanii (patrz zał. Nr 1 i 2 do SOZ). Raport musi zostać podpisany przez osobę upoważnioną. c) formie elektronicznej (np. na płycie CD). 4. Zadaniem Wykonawcy będzie bieżące monitorowanie kampanii (zasięg 1+ w danym tygodniu) i przedstawienie raportów cząstkowych z realizacji kampanii telewizyjnej w stacjach ogólnopolskich i tematycznych w każdym tygodniu kampanii, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 5. W przypadku emisji w stacjach ogólnopolskich i tematycznych w telewizji dane wskazane w raporcie (patrz zał. nr 1 do SOZ) muszą być potwierdzone przez niezależny instytut badawczy monitorujący stacje telewizyjne np. poprzez podpisanie bezpośrednio na dokumencie przez uprawnionego pracownika niezależnego instytutu badawczego. 6. Raport, o którym mowa w pkt 1 c II musi zawierać listę wyemitowanych spotów ze wskazaniem pozycji programowej, godziny i miejsca w bloku reklamowym. 7. Elementy obligatoryjne raportu, o którym mowa w pkt 1 c III: d) Dokładny harmonogram emisji w dniach, pasmach oraz całkowita liczba emisji reklamy. e) Parametry kampanii w układzie planowane/zrealizowane dla całej kampanii (patrz zał. Nr 2 do SOZ) tj.: Rozkład oglądalności reklamy w punktach GRP w podziale na: tygodnie emisji, pory dnia, poszczególne stacje radiowe/pakiety stacji. Suma GRP dla kampanii Rozkład zasięgu przy wszystkich poziomach częstotliwości aż do poziomu 3+ dla kampanii w grupie docelowej. Średni koszt zakupu jednego punktu GRP, czyli CPP, CPRP. f) Wykonawca przedstawi również jakościową ocenę kampanii dokonaną przez Wykonawcę wraz z rekomendacjami co do dalszych działań promocyjnych w mediach. 8. W przypadku emisji w stacjach radiowych należy przedstawić oświadczenia o wykonanej liczbie emisji podpisane/przygotowane przez stacje realizujące kampanię np. poprzez podpisanie bezpośrednio na dokumencie przez uprawnionego pracownika danej stacji radiowej. VII. Załączniki 1. Integralną częścią Szczegółowego Opisu Zadania są: a) Załącznik nr 1 Kosztorys i parametry kampanii telewizyjnych (wzór) 6

7 b) Załącznik nr 2 Kosztorys i parametry kampanii radiowych (wzór) 7