Unieszkodliwiania Odpadów, wyczerpują listę zadań szczegółowych przewidzianych do zrealizowania w ramach konsultacji społecznych?

Transkrypt

1 Olsztyn, r. ZGOK. PN 9/2009 Przedmiot zamówienia: Przeprowadzenie procedury uzyskania zgody o środowiskowych uwarunkowaniach na budowę zaplanowanych w projekcie inwestycji, którego głównym etapem są konsultacje społeczne oraz kampania informacyjna dot. projektu pt. System zagospodarowania odpadów w Olsztynie. Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów. Pytania Wykonawcy z dnia r.: Zwracamy się z prośbą o odpowiedź na następujące pytania dotyczące informacji opublikowanych w SIWZ punkt 2.4 (Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia) znajdujący się na str. 25 ww. dokumentu: 1) W jaki sposób Wykonawca ma zagwarantować Zamawiającemu dostarczenie stosowanych decyzji urzędowych w terminie nie później niż do r., skoro postępowanie administracyjne związane z wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację wymienionych w SIWZ przedsięwzięć leży po stronie Organu podejmującego decyzję? Czy uzyskanie stosowanych decyzji dotyczy tylko budowy Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów? 2) Jaki jest faktyczny zakres zadań do zrealizowania w ramach komponentu SIWZ pn. kampania informacyjna dotyczącej dot. Projektu System zagospodarowania odpadów komunalnych w Olsztynie. Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów. Proszę o wskazanie punktu SIWZ który to szczegółowo precyzuje? 3) Czy zadania wymienione w punkcie punkt 2. od 1) do 7) znajdujące się na str. 27 SIWZ przewidziane do realizacji w ramach drugiego komponentu pn. Przeprowadzenie konsultacji społecznych dot. Projektu System zagospodarowania odpadów komunalnych w Olsztynie. Budowa Zakładu Unieszkodliwiania Odpadów, wyczerpują listę zadań szczegółowych przewidzianych do zrealizowania w ramach konsultacji społecznych? 4) Jaki rodzaj badań socjologicznych rozumie Zamawiający po hasłem: badania opinii publicznej mieszkańców? Proszę o precyzyjne określenie metodologii badań i wielkości próby przewidzianej w punkcie 2. podpunkt 1) na str. 27 SIWZ? 5) Czy w ramach zadania opisanego w punkcie 2. podpunkt 4), str. 27 SIWZ, pn. Konferencje prasowe z udziałem eksperta ds. gospodarki odpadami

2 Zamawiający przewiduje udział Rzecznika Prasowego ze strony Zamawiającego? Kto ponosi koszty wynajęcia sali dla celów organizacji konferencji prasowych? 6) Do kogo należy opracowanie listy uczestników spotkań informacyjnych z udziałem eksperta ds. gospodarki odpadami zadanie opisane w pakt. 2. podpunkt 5), str. 27 SIWZ? 7) Czy Zamawiający przewiduje współpracę z Wykonawcą w ramach realizacji zadań określonych w pkt. 2. podpunkt 6) i 7), str. 27 SIWZ (Spotkania otwarte, drzwi otwarte ) i w jakim zakresie? 8) Czy Zamawiający uznaje, że Moderatorem Zewnętrznym może być osoba spełniająca równocześnie wymogi określone w SIWZ - specjalista ds. komunikacji społecznej? Jaki rodzaj kwalifikacji powinna posiadać osoba pełniąca funkcję moderatora? 9) Na str. 27 SIWZ we fragmencie Uwaga: znajduje się adnotacja na temat materiałów promocyjnych wykorzystywanych w kampanii, wymienia się m.in. billboardy, filmy i prezentacje multimedialne, których nie wymienia się w dalszej części SIWZ punkt. 3. Wymagane środki przekazu? Proszę o wyjaśnienie w tym zakresie. 10) Czy wymóg przygotowania przynajmniej 3 projektów dotyczący: hasła i logo kampanii; ulotka informacyjno-edukacyjna; plakat; teczki A4; odnoszą się do etapu przygotowania oferty? 11) W jakiej formie Wykonawca ma przygotować w/w. 3 wersje projektów dla materiałów, o których mowa w punkcie 3. SIWZ? Czy może to być koncepcja projektu? 12) Czy Zamawiający przewiduje współpracę z Wykonawcą w zakresie organizacji i obsługi punktów konsultacyjnych wymienionych w punkcie 3. podpunkt 10) SIWZ opisane na str.29? 13) Czy do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie scenariuszy 3 eventów Dni Ekologiczne, wymienione w pkt. 3 podpunkt 13) SIWZ? 14) Czy dostarczenie materiałów na organizację wystawy fotograficznej opisanej w pkt. 3. podpunkt 16 należy do obowiązków Zamawiającego? 15) Czy obowiązek obsługi infolinii leży po stronie Zamawiającego? 16) Jaka jest minimalna częstotliwość emisji spotu radiowego, opisanego w pkt. 3 podpunkt 19) SIWZ? 17) W jakiej formie należy zrealizować materiał wizualny dokumentujący przebieg zrealizowanych konsultacji (prezentacja multimedialna?; Film? etc.) opisana w pkt. 3. podpunkt 20 SIWZ?

3 Odpowiedzi Zamawiającego: Ad. 1 Termin uzyskania tzw. decyzji środowiskowych zależy od organu wydającego w/w. decyzje, natomiast po stronie wnioskującego (Wykonawcy jako przedstawiciela Zamawiającego) leży obowiązek zachowania terminów wskazanych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego. Zamawiający podając termin dostarczenia decyzji urzędowych ma przede wszystkim w intencji zobowiązać Wykonawcę do możliwie najszybszej drogi uzyskania w/w. decyzji. Wykonawca nie będzie odpowiadał za opóźnienia wynikające z winy organu wydającego decyzje. Uzyskanie decyzji dotyczy Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów w Olsztynie oraz dwóch Stacji Przeładunkowych wraz z Punktami Dobrowolnego Gromadzenia Odpadów. Postępowania dla Zakładów Zagospodarowania Odpadów w Wysiece i Linowie zostały rozpoczęte, zaś uzyskanie decyzji leży po stronie Zamawiającego. Pozostałe dwie Stacje Przeładunkowe posiadają już wydane decyzje o środowiskowych uwarunkowaniach. Zamawiający dysponuje obecnie wszystkimi wnioskami o wydanie decyzji środowiskowych oraz Raportami Oddziaływania na Środowisko. Ad. 2. Kampania informacyjna opisana jest w dwóch miejscach: załączniku nr 1 SIWZ, punkt 2.4 (ogólnie) oraz szczegółowo wykaz przewidywanych działań podany jest w tabeli umieszczonej w załączniku do SIWZ nr 2/1 (strona 35 i 36 SIWZ) Ad. 3. Lista wszystkich zadań szczegółowych do Konsultacji Społecznych podana jest w załączniku do SIWZ nr 2/1 (strona 33, 34 i 35 SIWZ), która wyczerpuje listę zadań. Ad. 4. Badania Opinii Publicznej mieszkańców w rozumieniu Zamawiającego to badania oparte na zapytaniu w formie telefonicznej bądź w formie ankiety, w których Respondenci będą mogli wyrazić swoją opinię i stan wiedzy dotyczący projektu. Pierwsze badanie powinno odbyć się przed rozpoczęciem kampanii informacyjnej i konsultacyjnej, drugie zaś, podsumowujące efekt tych działań, przed zakończeniem. Wynik powinien ilustrować efektywność przeprowadzonych działań. Grupa docelowa to mieszkańcy całego regionu objętego budowanym systemem. Liczebność próby: 1000 osób (2% mieszkańców). Ad. 5. Zamawiający dysponuje salą do zorganizowania ww. spotkań. Przewiduje się ścisłą współpracę i udział Rzecznika Prasowego Zamawiającego na w/w. spotkaniu.

4 Ad. 6. Do Wykonawcy, w porozumieniu z Zamawiającym. Ad. 7. Tak, organizacyjnie i merytorycznie. Ad. 8. Tak, Moderatorem może być osoba z kwalifikacjami specjalisty d.s. komunikacji społecznej. Ad. 9. Ten zapis ma charakter informacyjny i nie stanowi szczegółowego zobowiązania, odnosi się do wymienienia wszystkich, możliwych do wykorzystania rodzajów materiałów reklamowych jakie należy odpowiednio oznaczyć. Ad. 10. Wymóg przygotowania projektów hasła i logo, ulotki, plakatu i teczki odnosi się do etapu tworzenia spójnej koncepcji kampanii informacyjno-konsultacyjnej przez Wykonawcę, z którym Zamawiający podpisze umowę. Ad. 11. Projekty powinny być wykonane w formie szkiców graficznych komputerowych lub drukowanych. Szkic powinien dać możliwość oceny jego atrakcyjności graficznej i formy merytorycznej. Ad. 12. Tak, zwłaszcza merytoryczną. Nie przewiduje się zaangażowania środków finansowych i osobowych związanych z organizacją tych punktów. Ad. 13. Zamawiający potwierdza, iż przygotowanie i realizacja eventów leży po stronie Wykonawcy, więc również przygotowane scenariuszy zgodnych z koncepcją kampanii informacyjno-konsultacyjnej. Ad. 14. Do obowiązków Wykonawcy należy przygotowanie i organizacja stoisk z wystawą fotograficzną dotyczącą gospodarki odpadowej, więc również zebranie materiałów. Ad. 15. Zamawiający nie przewiduje zaangażowania środków finansowych i osobowych. Ad. 16. Zamawiający zakłada, iż emisji spotu radiowego będzie nie mniej niż 10 dziennie, zgodnie z załącznikiem do SIWZ nr 2/1 (strona 36 SIWZ).

5 Ad. 17. Prezentacja programu Power Point lub innego o podobnych możliwościach graficznych lub film.