SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADANIA - BRIEF MEDIOWY

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADANIA - BRIEF MEDIOWY ZAMAWIAJĄCY Ministerstwo Rozwoju, Plac Trzech Krzyży 3/5, Warszawa 1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup czasu antenowego w stacjach telewizyjnych, radiowych i na portalach nadawców telewizyjnych oraz zapewnienie emisji spotów reklamowych dla kampanii poświęconej promocji źródeł informacji o Funduszach Europejskich (III odsłona kampanii Prosto do Funduszy ), w szczególności: spot telewizyjny ogólny promujący źródła informacji o Funduszach Europejskich, o długości 15 (spot ogólny 15 ); spot telewizyjny promujący wybrane użyteczności Portalu Funduszy Europejskich, o długości 30 (spot PFE 30 ); spot telewizyjny promujący wybrane usługi dostępne w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich, o długości 30 (spot PIFE 30 ); 16 telewizyjnych spotów regionalnych promujących lokalizacje Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwach (po 1 spocie dedykowanym każdemu województwu), o długości 30 (spot regionalny 30 ). spot radiowy ogólny promujący źródła informacji o Funduszach Europejskich o długości 30 (spot radiowy 30 ) 1 spoty internetowe promujące wybrane użyteczności Portalu Funduszy Europejskich o długości 30 (spot PFE 30 ) oraz 16 spotów regionalnych o długości 30 promujących lokalizacje Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwach (po 1 spocie dedykowanym każdemu województwu), o długości 30 (spot regionalny 30 ). w terminie od 4 kwietnia 2016 r. do 30 czerwca 2016 r. Kreacje spotów telewizyjnych 2 są zamieszczone na stronie: 2. BUDŻET KAMPANII Maksymalny budżet wynosi: zł brutto, tj ,96 zł netto, w tym: 1. Budżet na zakup czasu antenowego w stacjach telewizyjnych ogólnopolskich i tematycznych dla grupy oraz we wszystkich ośrodkach regionalnych TVP 3 w paśmie rozłącznym 16 OTV oraz TV TRWAM maksymalnie zł brutto. 2. Budżet na zakup czasu antenowego w stacjach telewizyjnych ogólnopolskich i tematycznych dla grupy mediowej Top management maksymalnie zł brutto. 3. Budżet na zakup czasu antenowego w stacjach radiowych, w stacjach ogólnopolskich, ponadregionalnych, regionalnych oraz lokalnych maksymalnie zł brutto. 4. Budżet na zakup czasu antenowego na portalach nadawców telewizyjnych 1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamiany spotu radiowego na inny o tożsamej długości. 2 Spoty będą nieznacznie uaktualniane przed emisją w III odsłonie kampanii.

2 maksymalnie zł brutto. 3. CELE KAMPANII 1. CEL KOMUNIKACYJNY Celem komunikacyjnym kampanii jest: 1) wzrost świadomości opinii publicznej na temat możliwości skorzystania z bezpłatnych źródeł informacji na temat Funduszy Europejskich: Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, w których można skorzystać m.in. z konsultacji mailowych, telefonicznych, osobistych, Portalu na którym można skorzystać m.in. z Wyszukiwarki Dotacji. 2) przypomnienie kampanii realizowanej w 2015 r. w dwóch odsłonach (informacje na temat kampanii stanowią załącznik nr 1 do SOZ). 2. CEL MARKETINGOWY 1) wzrost wejść na stronę 2) wzrost liczby klientów korzystających z usług Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (w szczególności wzrost liczby konsultacji osobistych, mailowych i telefonicznych). 3. CEL MEDIOWY Celem mediowym kampanii jest : a) dla kampanii telewizyjnej (emisja spotów 30 ) - maksymalizacja zasięgu 1+ dla kampanii przy optymalnym zasięgu 3+, przy najniższym koszcie dotarcia w grupie docelowej 25-59, b) dla kampanii telewizyjnej (emisja spotu 15 ) - wzmocnienie przekazu telewizyjnego do grupy docelowej: Top management, poprzez emisję spotu w najlepiej dopasowanej dopasowanych stacji stacjach i zwiększonej widoczności w Prime Time, c) na portalach nadawców telewizyjnych maksymalizacja dotarcia do grupy docelowej: Polacy w wieku 18-35, d) dla kampanii radiowej (emisja spotu 1530 )- maksymalizacja zasięgu 1+ dla kampanii przy optymalnym zasięgu 5+, przy najniższym koszcie dotarcia w grupie docelowej MEDIA 1. TELEWIZJA 1.1. Emisja spotów w głównych stacjach ogólnopolskich (TOP 4) oraz stacjach tematycznych tych stacji w grupie docelowej 2 S t r o n a 1) Grupa docelowa: Polacy w wieku ) Emisja telewizyjna ma odbyć się we wszystkich głównych ogólnopolskich stacjach

3 telewizyjnych tj. TVP 1, TVP 2, Polsat, TVN oraz stacjach tematycznych zgodnie z harmonogramem emisji, który stanowi załącznik nr 2 do SOZ. 3) W kampanii telewizyjnej kierowanej do grupy docelowej muszą być emitowane 2 kreacje (dwa spoty) 3 w następujących proporcjach GRP: po 50% spot PFE 30 i spot PIFE 30 (+/-5%), zgodnie z harmonogramem emisji, który stanowi załącznik nr 2 do SOZ. 4) Minimalny udział Prime Time w Top 4 musi wynieść 40% GRP dla kampanii w grupie docelowej Za pasmo PT uzaje się pasmo zdefiniowane zgodnie z Politykami handlowymi stacji telewizyjnych. 5) Tygodnie kampanii w kwietniu 2016 r. powinny wygenerować 45% GRP całej kampanii w grupie docelowej ) Dom mediowy może zaplanować emisję w ramach bloków społecznych/ogłoszeń społecznych/ogłoszeń płatnych Emisja spotu w grupie mediowej Top management 1) Grupa docelowa: Polacy, Grupa zawodowa: Top managment (właściciele firm, dyrektorzy, kierownicy, wykwalifikowani specjaliści, wolne zawody). 2) Emisja telewizyjna ma odbyć się zgodnie z harmonogramem emisji, który stanowi załącznik nr 2 do SOZ. 3) W kampanii telewizyjnej kierowanej do grupy mediowej Top Management musi zostać wykorzystany spot ogólny 15. 4) Kampanię należy planować w stacjach i przy programach, których affinity index w mediowej grupie docelowej jest wysoki oraz, w miarę możliwości tak, aby tematyka programów nie kolidowała z przekazem kampanii. 5) W ramach kampanii udział GRP w stacjach TVN oraz pakietach stacji tematycznych TVN dopasowanych do grupy docelowej, nie może być mniejszy niż 45%. 6) W ramach kampanii zaleca się jakościowy zakup kampanii - wyższy udział Prime Time, zakup spotowy przy programach informacyjnych, dedykowane pakiety z najwyższym affinity index w mediowej grupie docelowej. 7) W ramach kampanii udział GRP w poszczególnych tygodniach kampanii powinien być ma zbliżonym poziomie Emisja spotów w głównych stacjach regionalnych 1) Emisja spotów reklamowych musi się odbyć we wszystkich ośrodkach regionalnych TVP, 3 razy w tygodniu, w paśmie rozłącznym 16 OTV, przy serwisie informacyjnym o godz (2 emisje w tygodniu) i o godz (1 emisja w tygodniu); 2) Emisja spotu musi nastąpić jako ostatnia reklama w bloku przy głównym serwisie informacyjnym. o W przypadku kiedy czas antenowy przypadający na ostatnią reklamę w bloku 3 Spot promujący wybrane użyteczności dostępne na Portalu Funduszy Europejskich, o długości 30 (spot PFE 30 ) oraz spot promujący wybrane usługi dostępne w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich, o długości 30 (spot PIFE 30 ). 3 S t r o n a

4 został już zarezerwowany dla innego podmiotu, należy zarezerwować czas najbliższy przed głównym wydaniem regionalnego serwisu informacyjnego. o W przypadku, gdy godziny emisji serwisów zostaną zmienione w ramówce wiosennej, należy zakupić czas antenowy obejmujący główne wydania regionalnego serwisu informacyjnego (wydanie popołudniowe i wieczorne odpowiedniki wydań o godz i 21.45). 3) Emisja w stacjach regionalnych musi zostać zrealizowana zgodnie z harmonogramem emisji, który stanowi załącznik nr 2 do SOZ. 4) W każdym ośrodku regionalnym TVP (pasmo rozłączne) musi być emitowany inny spot, właściwy dla danego regionu (spot regionalny 30 ). 5) Propozycje muszą zawierać plan mediów zakładający emisję spotów 3 razy w tygodniu w każdym ośrodku regionalnym TVP, przy czym: a) tego samego dnia nie może nastąpić więcej niż 1 emisja spotu przy serwisie informacyjnym o godz b) emisje w poszczególnych tygodniach nie muszą się ze sobą pokrywać, co do dni tygodnia. 1.4 Emisja spotu w TV Trwam 1) W TV Trwam będzie emitowany spot promujący wybrane usługi dostępne w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich (spot PIFE 30 ). 2) Emisja spotów reklamowych musi się odbyć 2 razy w tygodniu. Emisje muszą odbyć się przy następujących audycjach tj. Rozmowy niedokończone o godz lub Informacje dnia o godz lub Polski punkt widzenia o godz ) Emisja spotu musi nastąpić jako ostatnia reklama w bloku. W przypadku kiedy czas antenowy przypadający na ostatnią reklamę w bloku został już zarezerwowany dla innego podmiotu, należy zarezerwować czas najbliższy przed ww. audycją. 4) Emisja w TV Trwam musi zostać zrealizowana w tygodniach kampanii, zgodnie z harmonogramem emisji, który stanowi załącznik nr 2 do SOZ. 5) W przypadku kiedy w tygodniu nie będzie emitowana audycja Rozmowy niedokończone czy Polski punkt widzenia spot może być dwukrotnie emitowany przy audycji Informacje dnia, przy czym emisje muszą odbyć się w różne dni. 6) Propozycje muszą zawierać plan mediów zakładający emisję spotów 2 razy w tygodniu, przy czym: 2. RADIO a) tego samego dnia nie może nastąpić więcej niż 1 emisja spotu, b) emisje w poszczególnych tygodniach nie muszą się ze sobą pokrywać, co do dni tygodnia. 2.1 Emisja spotów w stacjach radiowych w grupie docelowej 4 S t r o n a 1) Grupa docelowa: Polacy w wieku 18-59

5 2) Spot radiowy ma być emitowany w stacjach ogólnopolskich, regionalnych, ponadregionalnych oraz lokalnych dopasowanych do grupy docelowej. 3) Maksymalnie 50% GRP dla kampanii musi być zrealizowane w stacjach ogólnopolskich 4) Spot ma być emitowany od poniedziałku do piątku. 5) W ramach kampanii tygodniowej, udział GRP drive time 4 nie może być mniejszy niż 40%. 6) Udział liczbowy GRP musi być na podobnym poziomie, w poszczególnych tygodniach kampanii. 3. INTERNET 3.1. Strony internetowe nadawców telewizyjnych 1) Grupa docelowa: Polacy w wieku 18-35, w szczególności tzw. light TV viewers, z wyłączeniem grup takich jak: dzieci (Kino Familijne). 2) Emisja musi być prowadzona z uwzględnieniem geotargetowania na 16 województw przy użyciu 16 spotów odpowiadających danemu województwu (po jednym na każde województwo spot regionalny 30 ) oraz ogólnopolskiej emisji (targetowanej na całą Polskę) spotu promującego Portal Funduszy Europejskich (spot PFE 30 ). 3) Liczba emisji spotu promującego Portal Funduszy Europejskich (spot PFE 30 ) musi stanowić 50 % wszystkich emisji (+/- 5%) 4) Kampania musi zakładać emisję spotów o długości 30" w formacie pre-roll lub mid-roll na portalach nadawców telewizyjnych TVP, Polsat, TVN. W ramach emisji na portalach stacji TVN dopuszcza się wyłącznie emisję na serwisie Player.pl oraz serwisie TVN 24 (udział poszczególnych serwisów TVN powinien być proporcjonalny do zasięgu serwisów), w ramach emisji na portalach stacji Polsat dopuszcza się wyłącznie emisję na serwisie Ipla.TV, w ramach emisji na portalach TVP dopuszcza się wyłącznie emisję na serwisie vod.tvp.pl oraz na serwisie TVP.INFO (udział poszczególnych serwisów TVP powinien być proporcjonalny do zasięgu serwisów). Udział emisji spotów na portalach każdego z ww. nadawców telewizyjnych powinien być nie mniejszy niż 30%. 5) Kampania ma uwzględniać ograniczenie wyświetleń reklamy do 1 na tydzień na jednego unikalnego użytkownika (Capp. 1/tydzień), w pakietach w których umożliwia to nadawca. 6) Kampania musi zakładać równą liczbę odtworzeń w poszczególnych tygodniach kampanii. 4 Przez DRIVE TIME rozumie się pasmo od pn do pt w godz , S t r o n a

6 5. ELEMENTY OFERTY Złożona oferta powinna zawierać: 1) Wartość oferty (netto i brutto) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2) Propozycję planu mediowego przygotowanego w formie: a) graficznej (tzw. flowchart) na osi czasu (w tygodniowych odcinkach), b) opisowej opracowanie ogólnych założeń kampanii, doboru stacji telewizyjnych i radiowych (wskazanych w briefie) na podstawie analizy konsumpcji mediów w grupie docelowej, w szczególności założeń jakościowych o zakupie kampanii w grupie docelowej Top Management. c) tabelarycznej, zgodnie z załączoną tabelą, stanowiącą załącznik nr 3, 4 i 5do SOZ. wraz z argumentacją dotyczącą ich wyboru. 3) Propozycje w formie graficznej muszą zawierać następujące elementy: a. rozkład natężenia kampanii w czasie, b. GRP (30 i/lub 15 i ekwiwalent) dla każdego spotu, c. budżet dla kampanii w podziale na tygodnie, pory dnia, d. wartość zasięgu całkowitego (1+) i efektywnego 3+/5+ dla kampanii i poszczególnych spotów, e. koszt budowy zasięgu efektywnego CPRP dla całej kampanii, f. W przypadku mediowej grupy docelowej Top Management - Share of Spend w podziale na każdą stację tv z TOP4 (jeżeli dotyczy) oraz każdego z pakietów tematycznych oraz stacji radiowych, Share of Voice w podziale na każdą stację tv z TOP4 (jeżeli dotyczy) oraz każdego z pakietów tematycznych oraz stacji radiowych, CPP PT. 6. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERTY Oferty należy przesłać drogą elektroniczną na adres: anna.wywigacz@mr.gov.pl Termin składania ofert: 10 marca 2016 r. godz ZADANIA WYKONAWCY PO PODPISANIU UMOWY 1. Zadaniem Wykonawcy będzie: a) zamieszczenie spotów telewizyjnych na FTP stacji telewizyjnych, przesłanie plików mpg do stacji radiowych. Pliki emisyjne zostaną przekazane Wykonawcy w dniu podpisania Umowy. b) zakup czasu antenowego w stacjach telewizyjnych i radiowych oraz na stronach internetowych nadawców telewizyjnych, a także zapewnienie emisji spotów zgodnie z planem mediowym, c) bieżące monitorowanie kampanii i przedstawienie raportów cząstkowych z realizacji kampanii w każdym tygodniu kampanii, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym (osiągnięte parametry, liczba emisji). 6 S t r o n a

7 d) przedstawienie raportu poemisyjnego 5 (POSTBUY) wraz z analizą skuteczności kampanii w terminie 10 dni od zakończenia emisji reklam, w tym: 1.1 dot. emisji w stacjach telewizyjnych ogólnopolskich i tematycznych, 1.2 dot. emisji, w stacjach regionalnych, 1.3 dot. emisji w TV Trwam, 1.4 dot. emisji w stacjach radiowych, 1.5 dot. emisji na stronach internetowych nadawców telewizyjnych. 2. Elementy obligatoryjne raportu, o którym mowa w pkt 1 d) 1.1: a) Dokładny harmonogram emisji w dniach oraz całkowita liczba emisji reklamy. b) Parametry kampanii w układzie planowane/zrealizowane dla całej kampanii (patrz zał. Nr 3 do SOZ). c) Wykonawca przedstawi również jakościową ocenę kampanii dokonaną przez Wykonawcę wraz z rekomendacjami co do dalszych działań promocyjnych w mediach. d) Dane wskazane w raporcie (patrz zał. nr 3 do SOZ) muszą być potwierdzone przez niezależny instytut badawczy monitorujący stacje telewizyjne np. poprzez podpisanie bezpośrednio na dokumencie przez uprawnionego pracownika niezależnego instytutu badawczego. 3. Elementy obligatoryjne raportu, o którym mowa w pkt 1 d) 1.2 i 1.3: a) Dokładny harmonogram emisji spotów ze wskazaniem pozycji programowej, godziny i miejsca w bloku reklamowym podpisany przez nadawcę 4. Elementy obligatoryjne raportu, o którym mowa w pkt 1 d) 1.4: a) Dokładny harmonogram emisji w dniach, pasmach oraz całkowita liczba emisji reklamy. b) Parametry kampanii w układzie planowane/zrealizowane dla całej kampanii (patrz zał. Nr 4 do SOZ). c) Wykonawca przedstawi oświadczenia o wykonanej liczbie emisji podpisane/przygotowane przez stacje realizujące kampanię np. poprzez podpisanie bezpośrednio na dokumencie przez uprawnionego pracownika danej stacji radiowej. d) Wykonawca przedstawi również jakościową ocenę kampanii dokonaną przez Wykonawcę wraz z rekomendacjami co do dalszych działań promocyjnych w mediach. 5. Elementy obligatoryjne raportu, o którym mowa w pkt 1 d) 1.5: a) Wykonawca przedstawi informacje o liczbie wyświetleń spotów, zrealizowanych 5 W przypadku płatności w etapach, Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia raportu za dany miesiąc rozliczeniowy, w zakresie uzgodnionym z Zamawiającym. 7 S t r o n a

8 kliknięciach oraz wskaźniku CTR w podziale na miejsca emisji, poświadczone przez portale nadawców telewizyjnych, na których realizowana była kampania. 6. Raport poemisyjny, o którym mowa w pkt 1 d), należy przedstawić w: a) formie pisemnej w 1 egzemplarzu. Raport musi zostać podpisany przez osobę upoważnioną. b) formie elektronicznej (np. na płycie CD/DVD/pen drive). 8. ZAŁĄCZNIKI 1. Informacje na temat kampanii realizowanej w 2015 r. (I i II odsłona) 2. Harmonogram emisji. 3. Kosztorys i parametry kampanii telewizyjnych (wzór) 4. Kosztorys i parametry kampanii radiowych (wzór) 5. Kosztorys i parametry kampanii internetowej na stronach nadawców telewizyjnych (wzór) 8 S t r o n a