Toruń, dnia r. Zamawiający: Województwo Kujawsko-Pomorskie Plac Teatralny Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Toruń, dnia r. Zamawiający: Województwo Kujawsko-Pomorskie Plac Teatralny Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w imieniu województwa kujawskopomorskiego zaprasza do składania ofert na Organizację produktowej kampanii promocyjnej w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania 5.5 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata (RPO WK-P) oraz ze środków budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego. 1) Przedmiot zamówienia i termin jego realizacji: 1. Przedmiotem zlecenia jest stworzenie koncepcji i realizacja produktowej kampanii promocyjnej (promocja lokalnych produktów turystycznych i marki województwa kujawskopomorskiego oraz wzmocnienie znajomości najważniejszych destynacji turystycznych regionu). 2. Kampania powinna zakończyć się do 20 października 2015 r. 3. Kampania będzie realizowana według przedstawionej przez wykonawcę koncepcji, która po akceptacji przez Zamawiającego będzie stanowiła załącznik do umowy. 4. Koncepcja kampanii powinna być spójna z szczegółowym opisem zamówienia oraz założeniami dotyczącymi komunikacji (załącznik nr 1), czyli dotyczyć produktów turystycznych województwa kujawsko-pomorskiego oraz powinna umożliwić realizację założonych celów promocyjnych tj. wzmocnienia znajomości najważniejszych destynacji turystycznych regionu. 5. Koncepcja kampanii powinna uwzględniać użycie minimum dwóch różnych narzędzi umożliwiających komunikację z grupami docelowymi W koncepcji powinna zostać zawarta szczegółowa specyfikacja każdego z narzędzi. 6. Koncepcja powinna zawierać opis założeń dotyczący komunikowanych treści. 7. Wykonawca po realizacji zadań przedstawi szczegółowy raport podsumowujący kampanię w wersji drukowanej oraz elektronicznej, obejmujący między innymi: pełny opis wykonywanych w ramach kampanii działań; sprawozdanie z wykonania; dokumentację kampanii uwzględniającą wszystkie wykorzystane w jej ramach materiały. 8. Koncepcja oprócz szczegółowego opisu planowanych działań powinna zawierać szczegółowy harmonogram ich realizacji. 9. Wykonawca może zatrudnić podwykonawców do realizacji zlecenia. 10. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania wobec osób trzecich powstałe w wyniku realizacji zlecenie przez Wykonawcę. 11. Pozostałe obowiązki Wykonawcy: a. Przeniesienie na Zamawiającego praw majątkowych do wszystkich projektów graficznych i filmów wykonanych w ramach zlecenia i wszystkich nośników.

2 b. Uzyskanie akceptacji Zamawiającego dotyczącej wszystkich materiałów informacyjnych, promocyjnych, związanych z realizacją zlecenia przed ich publikacją i produkcją. W przypadku materiałów drukowanych Zamawiający dokona akceptacji na podstawie proofa. 2) Wymagania ogólne: Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia. 3) Oferta powinna zawierać: podpisaną przez oferenta ofertę cenową wraz oświadczeniem dotyczącym terminu jej obowiązywania; opracowaną koncepcję. 4) Opis kryteriów oceny: 1) Cena 40% maksymalnie 40 pkt. 2) Koncepcja 60% - maksymalnie 60 pkt. Ocena zostanie wykonana w następujący sposób: Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100 pkt): 1. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena brutto oferty najtańszej x100 x 40% (waga kryterium) = ilość punktów Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. 2. W ramach kryterium Koncepcja, oceniane będą następujące elementy: - Ocena wartości komunikacyjnej maksymalnie 30 pkt. - Oryginalność i unikatowość zaproponowanych rozwiązań w koncepcji - maksymalnie 30 pkt. 2.1 W ramach kryterium Ocena wartości komunikacyjnej oceniane będzie: a) czy koncepcja uwzględnia cele ujęte w założeniach komunikacyjnych (tak 10 pkt., nie 0 pkt.) b) czy zaproponowane narzędzia umożliwią dotarcie do grup docelowych ujętych w założeniach komunikacyjnych projektu (tak 10 pkt., nie 0 pkt.)

3 c) czy koncepcja jest zgodna z założeniami opisu przedmiotu zamówienia (tak 10 pkt., nie 0 pkt.) 2.2. W ramach kryterium Oryginalność i unikatowość zaproponowanych rozwiązań w koncepcji oceniane będą podlegały: a) Zaproponowane rozwiązania są nowatorskie na tle innych podobnych rozwiązań; b) Zaproponowane rozwiązania będą w stanie zainteresować odbiorców; c) Zaproponowane rozwiązania umożliwią skuteczne konkurowanie z podobnymi narzędziami stosowanymi przez inne województwa. Bardzo dobra 30 pkt. w ocenie zawierają się wszystkie podpunkty a - c Dobra 20 pkt. w ocenie zawierają się dwa z podpunktów: a c Dostateczna 10 pkt. w ocenie zawierają jeden z podpunktów: a c Niedostateczna 0 pkt. w ocenie nie zawiera się żaden z podpunktów.. 6. Forma płatności i finansowanie: 6.1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej opisanego zlecenia. Zamawiający uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w terminie 21 dni od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, Toruń, NIP oraz sprawozdania. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy. Wynagrodzenie może zostać wypłacone w częściach za realizację poszczególnych etapów zlecenia Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach w ramach działania 5.5 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata (RPO WK-P) oraz ze środków budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego. 7. Termin składania ofert: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres turystyka@kujawsko-pomorskie.pl do dnia 7 września 2015 r. do godziny 12:00. Oferty przesłane po tym terminie nie będą rozpatrywane. 8. Informacje dodatkowe: 1) Informacja o wyborze Zleceniobiorcy zostanie przekazana mailowo. 2) Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny.

4 Załącznik do zapytania ofertowego

5 Założenia komunikacyjne 1. Cel komunikacyjny to promocja marki województwa kujawsko-pomorskiego jako destynacji turystycznej oraz wzmocnienie znajomości najważniejszych destynacji turystycznych regionu. 2. Grupa docelowa: Mieszkańcy kraju i województwa kujawsko-pomorskiego 3. Produkty i linie produktowe objęte kampanią: Lp. Linia produktowa Nazwa produktu 1. Bydgoszcz i okolice 2. Turystyka kulturowa Torun i okolice 3. Włocławek, Ziemia Dobrzyńska i okolice 4. Golub-Dobrzyń i okolice 5. Pałuki 6. Szlak św. Jakuba 7. Aktywny wypoczynek Bory Tucholskie 8. Kociewie 9. Uzdrowiska Ciechocinek i Inowrocław 4. Inne informacje Kampania będzie miała charakter podsumowujący inne kampanie promocyjne w.w. produktów, które są realizowane na zlecenie Województwa.