SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Opracowanie, druk i dostawa ulotek informacyjno-promocyjnych RPO WM, zaproszeń oraz kartek świątecznych

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Opracowanie, druk i dostawa ulotek informacyjno-promocyjnych RPO WM, zaproszeń oraz kartek świątecznych I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie projektów, przygotowanie do druku, druk i dostawa do siedziby Zamawiającego ulotek informacyjno-promocyjnych RPO WM, zaproszeń z kopertami oraz kartek świątecznych z kopertami. 2. Informacje ogólne: Wspólny Słownik Zamówień (CPV) Usługi projektów graficznych, Usługi korektorskie, Usługi drukowania i dostawy. 3. Wykonanie i dostawy materiałów będą się odbywały sukcesywnie, jednak nie więcej niż w 9 transzach (dostawach): A. dostawa ulotek informacyjno-promocyjna RPO WM w jednej transzy tj.: maksymalnie do 30 dni kalendarzowych liczonych od momentu akceptacji projektów i proofów; B. zaproszenia z kopertami nie więcej niż 7 transz (dostaw), tj.: każda maksymalnie do 16 dni kalendarzowych liczonych od momentu akceptacji danego projektu; C. kartki świąteczne z kopertami w jednej transzy (dostawie), tj.: maksymalnie do 30 dni kalendarzowych liczonych od momentu akceptacji projektu i proofów. Ostatnia dostawa nastąpi nie później niż do 3 grudnia 2018 r. Poszczególne terminy dostaw zostaną ustalone i zapisane w harmonogramie zgodnie z potrzebami Zamawiającego. 4. Całość zamówienia będzie realizowana w terminie od dnia zawarcia umowy do dnia 3 grudnia 2018 r. II. ZAKRES PRAC 1. Opracowanie wstępnego harmonogramu zgodnie z potrzebami i sugestiami Zamawiającego. 2. Opracowanie projektów graficznych na podstawie przekazanych przez Zamawiającego treści merytorycznych i materiałów graficznych. Każdy z projektów do wyboru i ostatecznej akceptacji Zamawiającego: A. Ulotka informacyjno-promocyjna RPO WM: Łączny nakład: sztuk; Ilość wzorów do wydrukowania: 15 x sztuk (druk łączny); Format: A4 bigowana x 2, składana w literę C do formatu 148x210 mm (+/- 0,5 cm); 2 Papier: minimum 200 g/m kreda powlekana matowa; Uszlachetnienia: lakier UV błyszczący, wybiórczo, dwustronnie; Strona 1 z 5

2 Kolor: 4+4, CMYK; Projekt: zadaniem Wykonawcy będzie modyfikacja ulotek. Zamawiający dysponuje projektami (pliki otwarte), które muszą zostać przez Wykonawcę przeprojektowane np. wprowadzenie tytułów, nagłówków, modyfikacji tekstowych, przeformatowania, ponowne przełamanie tekstu etc. Korekta: do zadań Wykonawcy będzie należało wprowadzenie niezbędnej korekty (tekstowa, redakcyjna); Proof w standardzie Ugra Fogra: ze wszystkich ulotek, łącznie 15 proof ów w formacie A3 (na jednym A3 tył i przód ulotki). B. Zaproszenie z kopertą: Łączny nakład (komplet: zaproszenie z kopertą): sztuk (cząstkowe nakłady będą ustalane na bieżąco z Wykonawcą); Liczba wzorów do wydrukowania: 7; Papier zaproszenie: kreda powlekana matowa g/m 2 ; Uszlachetnienia na zaproszeniu: lakier UV punktowo, jednostronnie oraz lakier dyspersyjny matowy, dwustronnie; Format zaproszenie: A4 (+/- 3 mm), bigowane 2, składana w literę C, format po złożeniu do koperty DL; Kolor nadruku na zaproszeniu: 4+4 CMYK; Papier koperta: papier ozdobny g/m 2, Wykonawca po podpisaniu zamówienia zaproponuje wzory kopert. Akceptacja Zamawiającego jest warunkiem uruchomienia produkcji; Format koperta: DL, 110x220 mm (+/- 3 mm), biała, samoklejąca; Projekty: zadaniem Wykonawcy będzie wykonanie łącznie 7 projektów zaproszeń, które będą podlegały modyfikacjom aż do uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego i kopert na podstawie wytycznych oraz materiałów przekazanych przez Zamawiającego; Korekta: do zadań Wykonawcy będzie należało wprowadzenie niezbędnej korekty (tekstowa, redakcyjna). Strona 2 z 5

3 C. Kartka świąteczna z kopertą: Łączny nakład (komplet: kartka świąteczna z kopertą): sztuk; Liczba wzorów do wydrukowania: 1; Papier kartka świąteczna: kreda matowa g/m 2 ; Uszlachetnienia kartki świątecznej: folia matowa 1+0, lakier UV błyszczący wybiórczo 1+0; Format kartki świątecznej: format po rozłożeniu 290x145 mm (+/- 3 mm), 1x bigowany do formatu 145x145 mm (+/- 3 mm), format po złożeniu pasujący do koperty; Kolor nadruku na kartce świątecznej: 4+4 CMYK; Papier koperta: papier ozdobny g/m 2. Kolorystyka papieru ozdobnego pasująca do projektu kartki. Wykonawca po podpisaniu zamówienia zaproponuje wzory kopert. Akceptacja Zamawiającego jest warunkiem uruchomienia produkcji; Format koperta: dopasowana do formatu kartki świątecznej, samoklejąca; Projekt: zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie i przedstawienia minimum 3 różnych projektów kartek świątecznych z materiałów własnych (np. autorskie zdjęcia/ rysunki/ grafiki świąteczne, zimowe, symbole związane ze świętami Bożego Narodzenia etc.), oraz minimum trzech wersji życzeń świątecznych, które mają uregulowane majątkowe prawa autorskie przechodzące bez ograniczeń na Zamawiającego. Projekt może stanowić połączenie różnych technik/ elementów/ rozwiązań graficznych, np. zdjęcia i/lub grafiki i/lub rysunki. Projekt kartek świątecznych musi być autorski. Wybrany projekt będzie podlegał modyfikacjom aż do uzyskania ostatecznej akceptacji ze strony Zamawiającego, która będzie warunkiem do rozpoczęcia produkcji. Korekta: do zadań Wykonawcy będzie należało wprowadzenie niezbędnej korekty (tekstowa, redakcyjna); Proof w standardzie Ugra Fogra: ostateczna wersja projektu do akceptacji Zamawiającego. III. WYMAGANIA W ZAKRESIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Dla każdego z materiałów (tj. zaproszenia, ulotki informacyjno-promocyjne) Wykonawca przedstawi do zatwierdzenia Zamawiającemu do wyboru po 3 projekty graficzne w formie PDF, wykonane na podstawie wskazówek przekazanych przez Zamawiającego. 2. Projekty graficzne muszą być opracowane sukcesywnie, jednak nie najpóźniej niż w ciągu 3 dni roboczych od momentu zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego. Strona 3 z 5

4 3. Wszystkie materiały muszą mieć uregulowane kwestie majątkowych praw autorskich, które będą przekazane Zamawiającemu bez ograniczeń. 4. Wszystkie materiały muszą być w oznakowanie zgodnie z Zasadami promocji projektów (oznakowania Zamawiający przekaże Wykonawcy po podpisaniu umowy). Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania spójnej identyfikacji wizualnej właściwej dla materiałów promocyjnych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych , Strategią Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata , Księgą Identyfikacji Wizualnej znaku Marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata Oznakowanie logotypami winno być dostosowane do materiału, na jakim będzie stosowane i musi spełniać warunek czytelności, nieścieralności i trwałości w połączeniu z materiałem promocyjnym. 6. Logotyp oraz tekst do zamieszczenia: a) znak UE EFSI (ZESTAW LOGOTYPÓW DLA EFSI wersja edytowalna do pobrania pod linkiem b) formułkę dotyczącą źródła finansowania materiału z funduszy europejskich: Materiał współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego. UWAGA: Wymagania dotyczące oznakowania projektów mogą ulec zmianie. 7. Przez cały czas realizacji zamówienia ostateczna decyzja na temat podejmowanych działań leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający w trakcie realizacji zamówienia może dokonywać zmian/ modyfikacji projektów. 8. Każdy materiał przed drukiem musi uzyskać ostateczną akceptację Zamawiającego. Akceptacja Zamawiającego jest również warunkiem rozpoczęcia produkcji. IV. INFORMACJE DODATKOWE 1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostawę wraz z rozładunkiem materiałów do siedziby Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych przy ul. Jagiellońskiej 74 w Warszawie w miejscu wskazanym przez Zamawiającego w dni robocze (poniedziałek-piątek) w godzinach 8:00-16: Pakowanie wszystkich materiałów winno być wykonane przez Wykonawcę w taki sposób, aby były maksymalnie zabezpieczone przed ich ewentualnym zniszczeniem. 3. Ulotki informacyjno-promocyjne powinny być pakowane opcjonalnie w szary papier/ karton/ pudełko oraz oklejone taśmą i posiadać etykietę z opisem nazwa produktu (tytuł ulotki), ilość w paczce i rok produkcji. 4. Zaproszenia, kartki świąteczne oraz koperty powinny być pakowane osobno w kartony zbiorcze, oklejone taśmą z etykietą zawierającą opis nazwa produktu, ilość w paczce i rok produkcji. Strona 4 z 5

5 5. Niewłaściwie oznakowane paczki nie zostaną przyjęte i będą powodem do zwrotu towaru na koszt Wykonawcy. 6. Wykonawca zaproponuje sposób pakowania materiałów (ilość w paczce zbiorczej), natomiast Zamawiający potwierdzi ostatecznie jego prawidłowość. Paczki zbiorcze nie mogą być cięższe niż 10 kg. Założenia dotyczące pakowania mogą ulec zmianie. Na temat wszelkich zmian Wykonawca zostanie powiadomiony nie później niż 4 dni przed wykonaniem dostawy. 7. W przypadku, gdy Zamawiający podczas weryfikacji jakościowej oraz ilościowej stwierdzi wady w dostarczonym przedmiocie (nie więcej niż 20% otwartej paczki), całość towaru zostanie zwrócona Wykonawcy. Wykonawca na własny koszt odbierze wadliwy towar, uzupełni braki i dostarczy całość towaru wolnego od wad ponownie w miejsce wskazane przez Zamawiającego. 8. W przypadku stwierdzenia usterek, w tym błędów w logotypach i zamieszczonych treściach, Wykonawca zobowiązuje się na własny koszt odebrać wadliwe materiały i dostarczyć nowe, wolne od wad. 9. Oznakowanie logotypami winno być dostosowane do materiału na jakim będzie wykonane i musi spełniać warunek: czytelności i nieścieralności. 10. Każdy projekt musi być przekazany do archiwizacji do Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów w plikach otwartych i pdf na nośniku CD/DVD maksymalnie w ciągu 7 dni roboczych od dnia dostarczenia wszystkich prawidłowo wykonanych materiałów promocyjnych. Strona 5 z 5