SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 ` SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA NA Usługa przeprowadzenia Kampanii reklamowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych. Symbol CP: Usługi reklamowe i marketingowe; Usługi prowadzenia kampanii reklamowych 1. Przedmiot zamówienia opracowanie przekazu, strategii medialnej, harmonogramu działań i planu medialnego kampanii informacyjno promocyjnej składającej się z 4 edycji miesięcznych w zakresie promocji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w regionie mazowieckim, zakup mediów, przeprowadzenie 4 edycji kampanii oraz jej ewaluacja (badania ilościowe przed i po pozwalające ocenić kampanię), wraz z raportem końcowym kampanii. 2. Cele oraz kluczowe załoŝenia kampanii promocyjnej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Podstawowym celem planowanej kampanii informacyjno promocyjnej jest podniesienie poziomu świadomości i wiedzy wśród mieszkańców Mazowsza na temat RPO WM, a takŝe EFRR oraz korzyści płynących z członkostwa w Unii Europejskiej. Z celu podstawowego wynika cel szczegółowy kampanii, jakim jest: promocja EFRR, jako stymulatora rozwoju regionalnego oraz aktywizacja beneficjentów w celu zwiększenia liczby projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w Województwie Mazowieckim, które pozwolą w pełni wykorzystać dostępną pomoc. Kampania informacyjno promocyjna Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego nie moŝe być sprzeczna z załoŝeniami kampanii Narodowej Strategii Spójności na lata Ponadto powinna koncentrować się na dwóch sektorach (rozwój potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczość) oraz promować Program poprzez wskazanie na rozwój Mazowsza. Obowiązek prowadzenia takich działań zawarty jest takŝe w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/ Grupa docelowa: Kampania skierowana jest do ogółu społeczeństwa tj. do wszystkich w wieku lat (szeroka grupa docelowa). 4. Główne załoŝenia kampanii, które muszą zostać uwzględnione przez Wykonawcę na kaŝdym z etapów realizacji. Terytorium kampanii: Województwo Mazowieckie Czas trwania: kampania powinna zostać zakończona przed r. Kampania będzie się składała z 4 miesięcznych edycji. Wszystkie przekazy na wszystkich nośnikach kampanii muszą uwzględniać odpowiednie wymagania z zakresu informacji i promocji (w tym wizualizacji) źródła finansowania. Obowiązkowo muszą Strona 1 z 9

2 zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego oraz informację słowną o źródłach finansowania: ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo RPO WM, to do stosowania będzie: w kolorze: lub w wersji czarno-białej: ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie: ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie: ilekroć będzie mowa o źródłach finansowania to do zastosowania będzie poniŝszy zapis: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŝetu Województwa Mazowieckiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Podstawowe minimalne wymagania dotyczące nośników medialnych kampanii: Reklama telewizyjna o długości nie mniej niŝ 30 sekund w stacjach telewizyjnych posiadających zasięg regionalny obejmujący swoim zasięgiem całe Województwo Mazowieckie Broszura reklamowa dystrybuowana w podróŝy w komunikacji publicznej (drogowej i kolejowej) na liniach regionalnych na terenie Województwa Mazowieckiego. Po stronie Wykonawcy jest przygotowanie i dystrybucja tych broszur po uprzedniej ich akceptacji przez Zamawiającego i przekazywanie Zamawiającemu dokumentów potwierdzających ich dystrybucję po zakończeniu kaŝdej edycji kampanii Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych Reklama radiowa o długości nie mniej niŝ 30 sekund w stacjach regionalnych obejmujących swoim zasięgiem całe Województwo Mazowieckie Reklama zewnętrzna, na terenie Województwa Mazowieckiego (miniboardy), w przypadku Warszawy tylko na trasach wylotowych (billboardy) Ewaluacja kampanii (badanie ilościowe przed i po pozwalające ocenić całą kampanię) Raport końcowy kampanii wraz z rekomendacjami na 2010 rok. Strona 2 z 9

3 5. Zakres zadań Wykonawcy i terminy ich wykonania Moduł Zadanie Podzadanie Zakres kluczowych czynności wykonawcy Termin wykonania Wymagane ostateczne zatwierdzenie przez Zamawiającego I Opracowanie przekazu kampanii II Opracowanie harmonogramu produkcji i planu medialnego I.1. Koncepcja kreacyjna przekazu I.2. Ustalenie harmonogramu kampanii I.3. Linia kreacji II.1. Dla reklam telewizyjnych i radiowych II.2. Dla wszystkich nośników I.1.1.Opis głównych załoŝeń koncepcji kreacyjnej (linii kreacyjnej). I.2.1. Kampania ma się składać z 4 miesięcznych edycji, w których kaŝda będzie realizowana, przy załoŝeniu minimum dwu tygodniowej przerwy pomiędzy poszczególnymi edycjami. W terminie 7 dni od I.3.1. Hasło kampanii (Headline). I.3.2. Scenariusz reklamy telewizyjnej co najmniej 30. Scenariusze reklam telewizyjnych przedstawione będą w formie pisemnej oraz w formie storyboard`ów (scenorysów) z opisem i tekstem (copy). Scenariusze reklamy radiowej co najmniej 30 przedstawione będą w formie pisemnej. II.1.1. Opracowanie planu medialnego poprzez wskazanie i uzasadnienie stacji T i stacji radiowych, w obydwu przypadkach obejmujących swoim zasięgiem całe Województwo Mazowieckie, liczby, terminów, pasm emisyjnych oraz zasięgu dotarcia do grupy adresowej wyraŝonego wielkością współczynnika dotarcia GRP (iloczyn zasięgu kampanii i częstotliwości) w sumie. II.2.1. Opracowanie harmonogramu produkcji (w tym zwłaszcza spotkań przedprodukcyjnych, zdjęć i sesji fotograficznych, sesji/etapów postprodukcyjnych), dystrybucji i realizacji wszystkich nośników kampanii. Dla reklamy telewizyjnej i radiowej harmonogram emisji zostanie określony w ofercie Wykonawcy. Strona 3 z 9

4 III Przeprowadzenie Kampanii III.1. Przygotowanie projektów reklam telewizyjnych i radiowych, broszur oraz boardów na potrzeby zbadania ich efektywności / udział w badaniach III.1.1. Wykonawca przedstawi storyboard`y reklam telewizyjnych w formie kolorowych plansz i reklamy radiowe w formie pisemnej celem oceny ich jakości (poddanie tych materiałów badaniom opinii publicznej w ramach odrębnego zamówienia) przed uruchomieniem kampanii. III.1.2. Wykonawca przedstawi projekty graficzne (układ, kolorystyka, papier, rodzaj tablicy) broszur informacyjno-promocyjnych oraz boardów, celem oceny ich jakości przed uruchomieniem kampanii informacyjno promocyjnej. III.1.3. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia dwóch badań ilościowych przed i po, w ramach ewaluacji kampanii. z opracowanym harmonogramem kampanii przedstawionym w Ofercie Wykonawcy. III.2. Poprawienie projektów reklam telewizyjnych i radiowych, broszur informacyjnopromocyjnych i boardów po przeprowadzonych badaniach zgodnie z uwagami Zamawiającego III.2.1. Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia, zgodnie z sugestiami Zamawiającego, projektów reklam telewizyjnych i radiowych, broszur informacyjno promocyjnych oraz boardów przed uruchomieniem kampanii do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. W terminie 5 dni od przekazania uwag Zamawiającego. III.3. Doprecyzowanie linii kreacyjnej III.3.1. Propozycja identyfikatora dźwiękowego do reklamy telewizyjnej i radiowej. III.3.2. Projekty graficzne i merytoryczne broszur dystrybuowanych W podróŝy. III.3.3. Dwa alternatywne projekty reklamy internetowej adaptujące formy przekazu kampanii do formatów internetowych. III.3.4. Projekty graficzne reklamy zewnętrznej. W terminie 30 dni od W terminie 30 dni od W terminie 30 dni od W terminie 30 dni od Strona 4 z 9

5 III.4. Produkcja reklam telewizyjnych i radiowych, broszur informacyjno promocyjnych oraz boardów III.4.1. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wizualne, graficzne, pisemne i dźwiękowe materiały do reklam telewizyjnych, radiowych i drukowanych przed przystąpieniem do produkcji (film-off line, DTP, ilustracja dźwiękowa, identyfikator dźwiękowy, lektorzy, wydruki próbne), dokona równieŝ zalecanych przez Zamawiającego korekt, po czym przedstawi Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji wersje emisyjne wszystkich materiałów reklamowych przed rozpowszechnianiem. Wykonawca zobowiązuje się do weryfikacji materiałów reklamowych zgodnie z zaleceniami i uwagami zgłoszonymi przez Zamawiającego. z opracowanym harmonogramem produkcji i planem medialnym przedstawionym w Ofercie Wykonawcy (zgodnie z zapisami punktu II.1.). III.5. Produkcja broszur reklamowych z harmonogramem produkcji zaakceptowanym przez Zamawiającego a przygotowanym zgodnie z zapisami punktu II.2. III.6. Produkcja reklamy internetowej III.6.1. Wykonawca przedstawi produkt finalny w oparciu o przekazy kampanii telewizyjnej, radiowej i drukowanej odpowiednio dopasowany do formatów internetowych do wykorzystania na stronach internetowych. z harmonogramem produkcji zaakceptowanym przez Zamawiającego a przygotowanym zgodnie z zapisami punktu II.2. III.7. Emisja reklamy internetowej III.7.1. Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych. z zapisami punktu II.1. i II.2. III.8. Zakup mediów III.8.1.Wykonawca dokona zakupu czasu antenowego celem przeprowadzenia kampanii. z opracowanym (zgodnie z zapisami punktu II.1.). Strona 5 z 9

6 III.9. Emisja, publikacja, dystrybucja. III.9.1. Wykonawca skieruje do emisji/publikacji/dystrybucji materiały reklamowe zaakceptowane przez Zamawiającego w formatach wymaganych przez media. Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją/dystrybucją materiałów reklamowych zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego planem medialnym i harmonogramem produkcji (Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich odstępstwach od planu medialnego podczas emisji, publikacji czy dystrybucji materiałów reklamowych). z zapisami punktu II.1. i II.2. III.10. Dystrybucja broszur reklamowych III.10.1 Po stronie Wykonawcy leŝy dystrybucja broszur reklamowych W podróŝy i po zakończeniu kaŝdej edycji kampanii przekazanie Zamawiającemu dokumentów potwierdzających ich dystrybucję. Dystrybucja w terminie zgodnym z zapisami punktu II.1. i II.2 i jej udokumentowanie w terminie 5 dni po zakończeniu kaŝdej edycji kampanii. I Podsumowanie kampanii I.1. Raport końcowy kampanii III.11. Reklama zewnętrzna III.11.1.Reklama zewnętrzna, na terenie Województwa Mazowieckiego (miniborady), w przypadku Warszawy tylko na trasach wylotowych (billboardy). MoŜliwe jest tu połączenie usług dwóch róŝnych firm. I.1.1.Wykonawca zobowiązuje się do opracowania raportu końcowego kampanii po jej zakończeniu, w oparciu o badania ilościowe przed i po, w ramach jej ewaluacji, zawierającego podsumowanie dotyczące efektywności kampanii i rekomendacje na 2010 rok. z zapisami punktu II.1. i II.2. W terminie 30 dni po zakończeniu kampanii. Legenda: nie wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez Zamawiającego (zadanie na poziomie Oferty Wykonawcy); wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez Zamawiającego (osoby zatwierdzające zostaną wyszczególnione w umowie). Strona 6 z 9

7 Minimalne wymogi wobec ww. zakresu prac, które Wykonawca musi spełnić: Ad. I.3.1. Hasło kampanii musi obejmować swoim przekazem zakładane efekty realizacji projektów, czyli cele Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. Ad. I.3.2. Reklama telewizyjna i radiowa o długości co najmniej 30 sekund powinna dotyczyć płaszczyzny strategiczno-merytorycznej, werbalnej, audiowizualnej. Scenariusz zostanie przedstawiony w formie pisemnej oraz storyboard`ów (scenorysów). Ponadto musi być ona spójna z załoŝeniami kampanii Narodowej Strategii Spójności na lata i jednocześnie podkreślać przynaleŝność RPO do EFRR. Ad. II.1. Plan medialny musi uwzględniać łącznie minimum następujące warunki: telewizyjne spoty reklamowe powinny zostać wyemitowane minimum 160 razy podczas 1 edycji kampanii; radiowe spoty reklamowe powinny zostać wyemitowane minimum 200 razy podczas 1 edycji kampanii; spoty telewizyjne i radiowe powinny zostać wyemitowane w stacjach regionalnych obejmujących swoim zasięgiem całe województwo mazowieckie w godzinach między 7.00 i 23.00; współczynnik dotarcia do procenta osób w grupie docelowej nie moŝe być mniejszy niŝ 800 GRP (iloczyn zasięgu kampanii i częstotliwości). PoŜądany przedział czasu emisji reklamy telewizyjnej i radiowej to pasmo popołudniowe i/lub wieczorne, transmitowane w paśmie reklam poprzedzającym programy informacyjne i serwisy informacyjne. Ad. II.2. Harmonogram produkcji musi uwzględniać minimum następujące warunki: cztery edycje broszury dystrybuowanej w podróŝy, po jednej na kaŝdy miesiąc trwania kampanii w komunikacji publicznej o skali regionalnej, w środkach transportu publicznego (drogowego i kolejowego) w obrębie całego Województwa Mazowieckiego, podczas jednej edycji kampanii ma być dystrybuowanych minimum 5000 sztuk broszur reklamowych. Ad. III.1 Wykonawca przygotuje wszystkie materiały reklamowe do emisji/publikacji w formatach wymaganych przez media. Wykonawca przygotuje broszury i wkładki nie tylko w formacie gwarantującym druk wysokiej jakości ale równieŝ w formatach, rozmiarach umoŝliwiających ich zamieszczenie i bezproblemowe odtwarzanie lub pobieranie ze stron internetowych. Ponadto, po zakończonej kampanii informacyjno promocyjnej, Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu na odpowiednich nośnikach komplet wszystkich materiałów w wersjach ostatecznych przeznaczonych do emisji/publikacji/dystrybucji. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją/dystrybucją produktów kampanii informacyjno promocyjnej zgodnie z przedstawionymi/ zaakceptowanymi przez Zamawiającego planami medialnymi/harmonogramami działań. Zamawiający zastrzega sobie prawo do obecności na planach zdjęć do filmów reklamowych i na sesjach fotograficznych oraz do obecności na sesjach/etapach postprodukcyjnych (montaŝ, zgranie etc.) oraz moŝliwość zgłaszania bieŝących uwag do realizowanego materiału. Strona 7 z 9

8 Ad. III.3.2. Projekt graficzny Treść wkładki musi zostać podzielona na mniejsze rozdziały i podrozdziały. Poszczególne sekcje muszą zostać opatrzone podtytułami. NajwaŜniejsze informacje powinny być wytłuszczone lub wypunktowane lub przedstawione w formie balkonów (ramek). Min. 35% zawartości wkładki musi stanowić grafika, np.: zdjęcia, infografiki (obowiązkowo przynajmniej 1 na wkładkę), mapy, tabele, wykresy, odręczne rysunki. Infografiki powinny dotyczyć efektów (bezpośrednich i ew. pośrednich) realizacji projektów w poszczególnych sektorach i mogą zawierać: zdjęcia, wykresy, tabele, mapy, schematy techniczne, plany miejscowości, zdjęcia satelitarne, przekroje, np. geologiczne, etc. Powinna zostać zachowana spójna linia graficzna pomiędzy poszczególnymi wkładkami oraz pozostałymi produktami kampanii. Za zgromadzenie wszystkich elementów niezbędnych do przygotowania projektu graficznego wkładek odpowiada Wykonawca. Zamawiający moŝe skontaktować Wykonawcę z beneficjentami poszczególnych projektów i/lub udostępnić informacje/dane, w razie ich dostępności, na konkretną prośbę Wykonawcy. Projekt merytoryczny Artykuły we wkładkach zostaną opracowane przez Wykonawcę wg jego własnego pomysłu i na podstawie ogólnodostępnych materiałów. Przykłady projektów zostaną zaproponowane przez Wykonawcę Zamawiający moŝe ewentualnie udzielić wskazówek w tym zakresie. W razie potrzeby Zamawiający moŝe pomóc w kontakcie z beneficjentami konkretnych projektów. Wykonawca moŝe się zwrócić do Zamawiającego z prośbą o przekazanie niezbędnych informacji, które w miarę dostępności zostaną przekazane. Materiały informacyjne, zaproszenia, oprócz logo RPO WM i EFRR muszą zawierać logo Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych. Ponadto, musi być zamieszczony tekst dotyczący współfinansowania projektu ze środków EFRR. Ad. III.3.3. Przed przygotowaniem projektów reklamy internetowej Wykonawca musi wziąć pod uwagę rozwiązania techniczne oraz parametry, które umoŝliwią Zamawiającemu pełne wykorzystanie reklamy internetowej. Projekty graficzne reklamy internetowej muszą być spójne z pozostałymi produktami kampanii informacyjno promocyjnej. Ponadto projekty reklamy internetowej muszą przewidywać moŝliwość zmiany jej rozmiaru bez utraty jakości i czytelności przekazu. Ad. III.5. ilość: co najmniej egzemplarzy; format: B5; objętość: co najmniej 4 strony; wykończenie: papier kreda błysk 150 gram, lakier U; nadruk: dwustronny, kolorowy (4+4 kolory); materiał: papier kreda. Ad. III.6. Optymalne wymiary dla tego typu reklamy to: szer. 117 pikseli; długość/wysokość nie większa niŝ 100 pikseli. Reklama internetowa zostanie przygotowana w formie plików graficznych co najmniej w formatach jpg oraz flash. Ad. III.7. Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych, w formie zaproponowanej przez Wykonawcę, dostępnej w sieci minimum 2 tygodnie podczas 1 edycji kampanii, ma być zamieszczona na 5 portalach internetowych w serwisach informacyjno-publicystycznych prowadzących w rankingach odwiedzin. Strona 8 z 9

9 Ad. III.10. Do obowiązków Wykonawcy naleŝy dystrybucja broszur reklamowych w podróŝy w komunikacji publicznej o skali wojewódzkiej, na terenie Mazowsza, w środkach transportu publicznego (drogowego i kolejowego). Po kaŝdej edycji kampanii Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu dokumentów potwierdzających dystrybucję tych broszur. Ad. III.11. Reklama zewnętrzna (wielkoformatowa): nośniki/tablice w miejscowościach do mieszkańców. W okolicach siedzib urzędów Gminy i Powiatu, kościołów, targów, itp. do min. 140 tablic w regionie rozłoŝonych równomiernie na jego terenie; wzdłuŝ tras przelotowych, w okolicach małych miejscowości i przy trasach wylotowych z Warszawy min. 50 tablic. 6. Termin wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji prac objętych zamówieniem od dnia podpisania umowy i zakończyć ich realizację w ciągu r. przy czym Wykonawca zobowiązany będzie Wykonywać wszystkie działania według uzgodnionego z Zamawiającym harmonogramem, z uwzględnieniem terminów na poszczególne etapy. Wykonawca zobowiązany jest sporządzić i dołączyć do oferty krótki opis sposobu realizacji przedmiotu zamówienia przeprowadzenia kampanii reklamowej, z uwzględnieniem terminów wymienionych w pkt 5 Załącznika nr 2 do SIWZ Zakres zadań Wykonawcy i terminy ich wykonania oraz wymagań opisanych w pkt 6 Załącznika nr 2 do SIWZ Minimalne wymogi wobec ww. zakresu prac, które Wykonawca musi spełnić. Wykonawca sporządzi w/w opis w formie Załącznika do oferty, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 8 do SIWZ. Zamawiający odrzuci oferty Wykonawców, które nie będą zawierały opis sposobu realizacji przedmiotu zamówienia przeprowadzenia kampanii reklamowej, z uwagi na nie spełnienie minimalnych wymagań Zamawiającego określonych w pkt 6 Załącznika nr 2 do SIWZ. Strona 9 z 9