Instrukcja obsługi panelu administracyjnego oprogramowania HotelSoft v2.0 HOTELE

Instrukcja obsługi panelu administracyjnego oprogramowania HotelSoft v2.0 HOTELE Spis treści: 1. Wstęp - opis ogólnych wiadomości o systemie. 2. Kalendarze i rezerwacje - działanie kalendarza (grafika rezerwacyjnego) i rodzaje rezerwacji A1. Dzianie grafika rezerwacyjnego i rodzaje rezerwacji A2. Dodawanie nowej rezerwacji w panelu administracyjnym A3. Edycja i zmiana statusu rezerwacji w panelu administracyjnym A4. Zakładka "Rezerwacje" 3. DOSTĘPNOŚCI: 4. OFERTY: B1. Tworzenie nowej oferty B2. Turnusy w ofercie B3. Tworzenie turnusu zaczynającego się w określony dzień tygodnia lub dowolnego dnia B4. Tłumaczenie ofert B5. POKOJE TERMINY I CENY w ofertach B6. Ceny Weekendowe na cały rok B7. Turnusy zaczynające się w określone dni tygodnia B8. Dostawki B9. Integracja oferty na dowolnej stronie internetowej B10. Płatności za rezerwację (formy, typy i możliwości) 5. DODATKI 6. DODATKI of. (wyżywienie i oferty dodatkowe) 7. POKOJE 8.KONTA 9.TREŚCI 10. POZOSTAŁE

1. WSTĘP: System Oprogramowania Hotelowego HotelSoft przeznaczony jest do rezerwacji pokoi i usług dodatkowych w hotelach, pensjonatach, ośrodkach wypoczynkowych, sanatoryjnych i wczasowych. System Oprogramowania Hotelowego HotelSoft przeznaczony jest do wspomagania pracy personelu recepcyjnego oraz kadry zarządzającej hotelu. Umożliwia realizację czynności recepcyjnych w szybszy i bardziej niezawodny sposób niż wykonywane w trybie pracy ręcznej. Panel administracyjny programu jest pogrupowany wg funkcji: 1. Kalendarz (grafik prezentujący rezerwacje, oraz umożliwiający dodawanie nowych i edycje istniejących) 2. Dostępność (grafik prezentujący poglądowo ilości dostępnych pokoi danego typu, danego dnia) 3. Rezerwacje (lista rezerwacji z danymi rezerwacji, wyszukiwarka oraz edycja) 4. Oferty (tworzenie ofert i cenników, przypisywanie pokoi, tworzenie dostawek, turnusów, zasad rabatowania, itp.) 5. Dodatki (tworzenie dodatków, które dostępne są jako opcja we wszystkich ofertach) 6. Dodatki ofertowe (tworzenie dodatków, które można przypisywać do konkretnych ofert) 7. Pokoje (zarządzanie pokojami, dodawanie opisów, zdjęć, typów i numerów) 8. Klienci (zarządzane klientami, wyszukiwarka i sortowanie) 9. Użytkownicy (dodawanie i edycja użytkowników, dwa typy "administrator" i "pracownik") 10. Treści (edycja treści, powiadomień, opisów i podstron systemowych) 11. "Czyść cache" (przycisk powinien być używany każdorazowo po wprowadzeniu zmian w ofertach czy pokojach) 12. Zmiana hasła (zmienia hasło dla aktualnie zalogowanego użytkownika) 13. Wyloguj (wylogowanie z systemu)

2. KALENDARZE I REZERWACJE: A1. Dzianie grafika rezerwacyjnego i rodzaje rezerwacji W zakładce kalendarze znajduje się interaktywny grafik prezentujący zajętości poszczególnych pokoi, domyślnie na przestrzeni aktualnych 2 miesięcy, można również wybrać i wyświetlić dowolny okres na przestrzeni roku. Na grafiku wszystkie rezerwacje oznaczone są odpowiednimi kolorami, które oznaczaj typ rezerwacji: Zielony rezerwacja wstępna, która jest tworzona w przypadku dokonania rezerwacji przez klienta na stronie internetowej, jednak bez opłacenia jej we budowanym systemie płatności online (rezerwacji można dokonać również w panelu administracyjnym, wybierając właściwy pokój i termin na interaktywnym kalendarzu), zielona wstępna rezerwacja ulegnie automatycznej anulacji, jeśli nie zostanie opłacona i nie zostanie zmieniony jej status na właściwą w ciągu 3 dni (termin 3 dni jest konfigurowalny i można ustawić dowolny inny okres). Brązowy rezerwacja właściwa, która jest tworzona w przypadku dokonania rezerwacji przez klienta na stronie internetowej i opłaceniu jej w trakcie dokonywania procesu rezerwacyjnego we budowanym systemie płatności online (rezerwacji można dokonać również w panelu administracyjnym, wybierając właściwy pokój i termin na interaktywnym kalendarzu), lub zmieniając status rezerwacji wstępnej na właściwą, po zaksięgowaniu wpłaty od klienta. Niebieski jest to rezerwacja typu blokada do zablokowania pokoi w terminach w których nie będą dostępne w systemie online, blokady można dokonać w panelu administracyjnym, wybierając właściwy pokój i termin na interaktywnym kalendarzu. A2. Dodawanie nowej rezerwacji w panelu administracyjnym Aby poprawnie dokonać rezerwacji w panelu administracyjnym wybieramy klikając odpowiednie daty w wybranym pokoju, następnie uzupełniamy kartę rezerwacyjną "Szczegóły rezerwacji", a niej wybieramy typ oferty (zakładka "Oferty", wyświetlą się oferty powiązane z tym pokojem,domyślnie ustawia się cennik standardowy), ustawiamy stan rezerwacji (wstępna, właściwa lub blokada), następnie wypełniamy dane rezerwacji i ją zatwierdzamy, po tych czynnościach na grafiku zostanie wyświetlona nowa rezerwacja o wybranym stanie (kolorze). Warto wspomnieć że przy tworzeniu blokady wystarczy jedynie wpisać ilość osób, nie ma potrzeby wypełniania pozostałych pól. A3. Edycja i zmiana statusu rezerwacji w panelu administracyjnym Możemy również edytować stworzone rezerwacje, wystarczy kliknąć na grafiku w wybraną rezerwację, a automatycznie zostanie otwarta karta rezerwacji, gdzie można zmienić pokój, typ pokoju, ilość gości i inne paramenty rezerwacji, można również zmienić jej status lub całkiem ją anulować.

Na grafiku wszystkie wyświetlane rezerwacje mają wyświetlone dane w postaci imienia i nazwiska osoby na którą dokonana jest rezerwacja (z wyjątkiem blokad, które nie muszą mieć wypełnionych wszystkich pól obowiązkowych), po najechaniu myszką na rezerwacje, bez jej klikania wyświetlany zostaje dymek z większą ilością informacji dotyczących wskazanej rezerwacji. A4. Zakładka "Rezerwacje" Dodatkowo w zakładce "Rezerwacje" można zobaczyć listę wszystkich rezerwacji i wyszukiwać interesujące nas rezerwacje po udostępnionych parametrach (Imię, Nazwisko, ID rezerwacji, lub wyświetlić same zapytania, które nie wyświetlają się na grafiku). 3. DOSTĘPNOŚCI: Zakładka dostępności pokazuje ile danego typu pokoi mamy dostępnych w konkretny dzień, ułatwia to szybka ocenę możliwości, zwłaszcza przy rezerwacjach grupowych. 4. OFERTY: B1. Tworzenie nowej oferty to kluczowe zagadnienie naszego systemu, stanowi o jego potencjale marketingowym. W celu stworzenia nowej oferty klikamy zakładkę "Oferty" a w niej wybieramy po lewej stronie przycisk "Nowa oferta". Jeśli jest to pierwsza oferta musimy ją stworzyć od podstaw, w przypadku jeśli chcemy stworzyć kolejna podobną do tej którą teraz tworzymy, możemy skorzystać z narzędzia "klonuj z" umożliwia to sklonowanie kompletnej oferty wraz z przypisanymi pokojami, terminami, cenami i opisami i zdjęciami, następnie można edytować tak sklonowana ofertę modyfikując opis, zdjęcia i ceny, możemy zaoszczędzić dzięki temu mnóstwo czasu. Wracając do tworzenia nowej oferty uzupełniamy wszystkie pola: uwaga: pole "data od" oznacza nie to od kiedy oferta obowiązuje, a określa datę od jakiego miesiąca klientowi, który w systemie online ją wybierze wyświetlą sie kalendarze z wyborem terminów, chodzi o to aby w ofercie, którą dodamy w styczniu, a dotyczy lipca nie trzeba było przewijać kalendarzy od stycznia do lipca aby zobaczyć terminy. "data do" podajemy datę po której oferta zniknie z wybory jaki widzi klient online. - opis i skrócony opis to treści wyświetlane przy ofercie i po kliknięciu czytaj więcej. B2. Turnusy w ofercie "Maximum" i "Minimum" to pola do tworzenia turnusów, dzięki temu możemy stworzyć oferty dopasowane cenowo i terminowo do naszych celów marketingowych i ułatwiamy wybór klientowi, który będzie dokonywał rezerwacji, możemy dzięki temu stworzyć nie jedną ofertę wakacyjną, ale kilka, o różnych cenach, długościach i dodatkach. Dla określenia turnusu 7-mio dniowego wpisujemy w oba pola 7 oraz zaznaczamy opcję "Cena za cały pobyt"

Jeżeli nie chcemy w ofercie turnusu, a ma być możliwość rezerwacji jednej nocy wpisujemy "Minimum" 1 i "Maximum" - np. 20 (wpisując maksimum wpisujemy tyle ile uważamy za właściwe, chodzi o to aby ktoś w jednej rezerwacji nie zarezerwował całego roku). B3. Tworzenie turnusu zaczynającego się w określony dzień tygodnia lub dowolnego dnia Aby określić prawidłowo w jaki mają się zaczynać turnusy, jeśli zaznaczymy dowolnego dnia tygodnia to klient będzie mógł dowolnie zacząć turnus, jeśli nie to od konkretnego dnia, określenia dnia tygodnia dokonujemy podczas podawania terminów i cen, to jest opisane w zakładce "Ceny" Następnie określamy rabaty (jeśli nie chcemy wpisujemy wszędzie 0 (zero). Opcje do zaznaczenia: "Prezent" - oferta zostanie wyświetlona automatycznie jako produkt w systemie umożliwiającym jej sprzedaż w formie prezentów w naszym systemie CMS, dotyczy tylko stron które są zbudowane na naszym CMS "Rotator" - oferta zostanie wyświetlona automatycznie w formie rotatora prezentującego oferty w naszym systemie CMS, dotyczy tylko stron które są zbudowane na naszym CMS Dalej możemy wybrać blokadę opłaty zaliczki "Zaliczka zablokowana", wymusić opłatę online, wówczas klient nie będzie mógł wybrać przelewy, a będzie musiał opłacić bezpośrednio w trakcie rezerwacji w systemie płatności online. "Rozwijana" to opcja zmieniająca ofertę w "Nadrzędną", czyli jakby koszyk do którego będą wstawiane właściwe oferty. Przykład takiego rozwiązania to np. gdy stworzymy ofertę "Super wakacyjna" i jeśli chcemy zrobić kilka ofert w różnej konfiguracji cenowej, pobytowej, programowej, tworzymy nadrzędna zaznaczając włąśnie opcję "Rozwijana", a następnie tworzymy kolejne oferty właściwe przypisując je wyborem z listy "Nadrzędna" (zaznaczona w ten sposób oferta trafia na listę rozwijaną jako nadrzędna i mogą być do niej przyporządkowywane inne oferty) Można wybrać plik zdjęcia w formacie.jpg, najlepiej o wymiarach 266x172 lub o proporcjach 2x3, nie większe niż 2MB. Na koniec wybieramy język w jakim oferta nie ma być wyświetlana, lub nie zaznaczamy, wówczas oferta będzie wyświetlała sie we wszystkich wersjach językowych i zapisujemy. B4. Tłumaczenie ofert To bardzo prosta czynność, wystarczy że dodaną w polskiej wersji ofertę wy edytujemy przełączając wcześniej wersje językową całego paneli (selekt z lista języków w górnym lewym rogu) i przetłumaczymy na język wybrany, wystarczy ja zapisać i gotowe. Dodatkowo możliwość to stworzenie nowej oferty tylko w języku docelowym i przez zapisem zaznaczenie języków w jakich nie ma sie wyświetlać, to rozwiązanie okazuje się bardzo pomocne w przypadku gdy nie chcemy mieć wszystkich ofert widocznych we wszystkich językach, a zwłaszcza jeśli dla konkretnego języka, a więc rynku docelowego potrzebujemy specyficzna konfiguracje dodatków i terminów dopasowana to tamtejszego klienta. B5. POKOJE TERMINY I CENY w ofertach: (o dodawaniu pokoi do systemu w zakładce "Dodawanie pokoi") Po dodaniu oferty należy dodać pokoje, terminy i ceny, klikamy na liście ofert w wybranej ofercie przyciski "Pokoje", następnie zaznaczamy z listy wybrane pokoje z poszczególnych typów.

Następnie po zaznaczeniu zapisujemy na dole strony przycisk "Zapisz" Po zapisaniu możemy przystąpić do dodawania cen i terminów poszczególnych typach pokoi. Tworzenie terminów i cen to bardzo "pomocnie", a przede wszystkim zautomatyzowane narzędzie, umożliwia szybkie dodanie wielu terminów wraz z cenami to wielu pokoi, dzięki systemowi szybkiego dodawania z pliku tekstowego, oraz systemowi klonowania do kolejnych typów pokoi z uwzględnieniem procentowej lub kwotowej różnicy ceny możemy szybko dodać setki terminów i cen w krótkim czasie, ma to szczególne znaczenie w późniejszym zarządzaniu i aktualizowaniu tych cen. Sposób kopiuj wklej to nic innego jak wklejenie gotowych terminów opracowanych w pliku tekstowym wg formatu: 22.04.2011-23.04.2011-122zl 22.05.2011-23.07.2011-322zl 22.08.2011-23.09.2011-522zl 22.09.2011-23.10.2011-422zl Wystarczy wkleić w pole "Ceny", które dostępne jest po kliknięciu w czarowny napis "Ceny", po kliknięciu wyświetli się pole oraz przycisk "Dodaj", po wklejeniu przygotowanych wcześniej terminów i cen klikamy "Dodaj" W tym momencie mamy wszystkie ceny i terminy dla wybranego typu pokoju, aby dodać je powiększone o kwotę lub

iloczyn (pomnożyć o określony %) przechodzimy do kolejnego typu pokoju, który powinien mięć wyższe ceny np o 50%, wybieramy z zakładki "Klonuj Z" pokuj w którym dodaliśmy przed momentem ceny i wpisujemy: price *1,20, oznacza to dodanie 20% do ceny która była w poprzednim typie pokoju. Pole "next_day_price" wykorzystujemy w przypadku jesli chcemy aby każdy kolejny dzień po pierwszym dniu miał inna cenę, jesli nie chcemy tej opcji wykorzystać wpisujemy taka samą cena jak w pierwszym polu, dotyczy to również klonowania, czyli next_day_price *1.20, aby była odpowiednia cena. Można również dodać do klonowanych cen kwotę o jaką zostaną podniesione, np. mamy w pokoju 1 osobowym cenę 89zł, chcemy aby pokoje 2 osobowe miały cenę 119 więc podczas klonowania w polu price i next_day_price wpisujemy cyfrę 30 co podniesie nam cenę równo o 30 zł. B6. Ceny Weekendowe na cały rok System umożliwia zautomatyzowane i bardzo szybkie dodanie zróżnicowanych cen na poszczególne pokoje z uwzględnieniem weekendów, ma to szczególne zastosowanie w hotelach miejskich, które często posiadają różne ceny w weekendy. Aby dodać ceny na cały wybrany okres, lub cały rok korzystamy z zakładki na samej górze: Data od > data do > Dni > Przerwa > Cena > Cena kolejnego dnia > "Dodaj" Działa to tak że podajemy datę pierwszego poniedziałku w okresie jaki chcemy dodać do systemu np. od 2014-02-03 to data poniedziałku, następnie w kolejnym polu "data do" to ostatni dzień okresu jaki chcemy dodać do systemu z podziałem weekendowym np. 2014-06-30, w pole "dni" wpisujemy 5 co oznacza że cena będzie naliczana do piątku, w pole "Przerwa" wpisujemy 2, co oznacza że system zostawi nie wpisane ceny na weekend (sobota-niedziela), następnie podajemy ceny i ceny kolejnego dnia, klikamy "Dodaj" i pojawią się wszystkie ceny tygodniowe dla wybranego okresu z pominięciem weekendów, analogicznie postępujemy chcąc dodać ceny weekendów, wybieram datę pierwszej soboty w wybranym okresie > wpisujemy 2 dni (do będzie naliczane) > 5 dni przerwy (bez naliczania, bo wcześniej zrobione zostały ceny tygodniowe) > podajemy ceny, klikamy "Dalej" i mamy gotowe na wybrany okres z podziałem na weekendy i robocze dni tygodnia. Oczywiście tak przygotowane ceny możemy dowolnie modyfikować za pomocą mnożnika, klonować do innych pokoi po uwzględnieniu odpowiedniego podniesienia ceny. B7. Turnusy zaczynające się w określone dni tygodnia - Dzięki określeniu terminów, możemy również stworzyć odpowiednie turnusy zaczynające sie np. zawsze w sobotę, wystarczy określić odpowiednio przedziały terminów: np. 16.07.2014-22.07.2014-2000zł(pierwsza data to sobota) 23.07.2014-29.07.2014-2000zł(pierwsza data to sobota) 30.07...itd. Następnie zaznaczając w edycji oferty "cena za cały pobyt" i wpisując Maximum i Minimum 7 uzyskamy pożądany efekt turnusu tygodniowego od soboty. B8. DOSTAWKI: Dostawki to bardzo ważna sprawa w działalności większości obiektów noclegowych, nasz system pozwala na bardzo elastyczne dodawanie dostawek, a zwłaszcza posiada zaawansowany system do ich rozliczania. System pozwala na dodanie do każdego typu pokoju niezależnie 4 typów dostawek, można je dowolnie nazwać, mogą być darmowe, rozliczane kwotowo lub procentowo, można określić maksymalną ilość dostawek dla danego pokoju, jednak samych rodzajów dostawek może być więcej dla tego pokoju. Praktycznie wygląda to tak że np. dla pokoju 2-osobowego fizycznie możemy dodać dostawkę dla 1 osoby, czyli określamy maksymalną ilość dostawek w systemie na 1, jednak możemy określić maksymalnie 4 typy tej dostawki, np. dla dzieci do 2 roku życia, dodajemy dostawkę, która może być nienaliczana kwotowo i może nie pomniejszać naszego limitu dostawek, który wynosi 1. Dalej dodajemy dostawkę dla dziecka do 8 roku życia, która może posiadać mniejszą cenę niż dostawka nr3 dla osoby dorosłej, jednak obie pomniejszają limit pokoju do którego można zarezerwować maksymalnie jedną dostawkę. Dodatkowo obie dostawki mogą być niezależnie rozliczane kwotowo lub procentowo od wartości ceny pokoju. Dzięki tak elastycznemu systemowi można bez ograniczeń wykorzystać pojemność obiektu w sprzedaży online.

B8. Płatności za rezerwację (formy, typy i możliwości) System umożliwia ustawienie 3 formy rozliczenia (tradycyjny przelew na konto, płatność online, wstępna rezerwacja bez możliwości opłaty), wszystkie mogą być ustawiane niezależnie od siebie, dodatkowo uzupełnione o możliwość opłaty całości lub zadatku do wyboru, można również ustawić tylko jedna możliwość, np. opłatę całości. Pierwsze dwie czyli przelew i płatność online nie wymagają większego wyjaśnienia, może tylko to że aby uruchomić system płatności online, należy podpisać umowę z firmą obsługującą płatności bankowe (aktualnie system obsługuje Dotpay) Forma zapytania rezerwacyjnego to wygodny sposób na sprzedaż oferty zaprzyjaźnionego obiektu do którego nie mamy dostępu zajętości online, klient robiąc rezerwacje nie otrzyma potwierdzenia, ani możliwości opłaty do momentu w którym obsługa systemu nie zatwierdzi zapytania, po zatwierdzeniu system automatycznie zmienia status rezerwacji na wstępna, wysyła potwierdzenie mailowe do klienta wraz z formami płatności przewidzianymi dla tej rezerwacji. Istnieje również opcja włączenia preautoryzacji karty kredytowej, w takim przypadku rezerwacja widnieje w systemie jako właściwa z adnotacją że jest preautoryzowana karta i dane karty (dane karty widoczne są jedynie dla administratora programu, konto pracownika nie umożliwia podglądu tych danych). B9. Integracja oferty na dowolnej stronie internetowej Przycisk "Zobacz" na liście ofert umożliwia podgląd ofert, jednak najważniejsza jego funkcja to możliwość pobrania wygenerowanych kodów potrzebnych do integracji systemu z dowolną stroną internetową, w tym przypadku możemy zintegrować system, a dokładnie wyświetlanie konkretnej ofert bezpośrednio na stronie na jakiej kod zostanie umieszczony. Aby zobaczyć kod wystarczy kliknąć na dole napis "(button)"

Możemy skopiować odpowiedni kod i wkleić na dowolna stronę (ważne aby był wklejony w kod html strony). Do strony na której ni był wcześniej integrowany system pobieramy kod pierwszy od góry, kod bez nagłówków przeznaczony jest do strony na której był wcześniej integrowany nasz system i w metatagach występują odpowiednie wpisy. Istnieje również możliwość wgrania, zamiast standardowego przycisku "Rezerwuj" dowolnej grafiki, która będzie wyświetlana na stronie, a kliknięcie w nia spowoduje wyświetlenie systemu z wybrana ofertą. 5. DODATKI "Dodatki" to zakładka w której tworzymy właśnie dodatki do ofert, które są wyświetlane jako opcje dodatkowe (np. kwiaty w pokoju lub butelka wina na powitanie), dowolnie je tworzymy, należy jednak pamiętać że są one wyświetlane jako opcje we wszystkich ofertach automatycznie.

6. DODATKI of. (wyżywienie i oferty dodatkowe) W odróżnieniu od poprzedniej zakładki "Dodatki" w tej tworzymy zaawansowane oferty dodatkowe podpinane do konkretnych ofert, głównie chodzi o możliwość dodania wyżywienia i usług dodatkowy, np. SPA do konkretnej oferty. Można je rozliczać również na wiele sposobów, naliczać na równą ilość gości w pokoju, kwotowo na pokój, naliczać codziennie, lub jednorazowo na cały pobyt, stosować 3 typy rabatów uzależnionych od długości pobytu. Można zatem zestawiać wyżywienie opcjonalne do pobytów, dodatkowe dla dzieci na dostawkach (np. niższe ceny), zestawy zabiegów dostępne w wybranych ofertach SPA itp. 7. POKOJE Zakładka umożliwia dodanie pokoi do systemu, aby dodać pokój należy kliknąć przycisk po lewej "Nowy pokój", następnie uzupełnić pola: Podając nazwę typu pokoju, krótka nazwę, która będzie wyświetlana na grafiku, opis i opis skrócony, ważną sprawą jest podanie numerów pokoi, należy je wpisać oddzielając przecinkiem bez spacji (np. 101,102,103...itd.), po wypisaniu nr podajemy pojemność pokoju, jeśli 2-osobowy to cyfrę 2. Na koniec dodajemy zdjęcie w formacie.jpg rozmiarów 70x50 pix. i klikamy "Zapisz" Tak dodane pokoje w systemie można przypinać do tworzonych ofert i tam dodawać terminy i ceny.

8. TREŚCI Zarządzanie treściami umożliwia dodawanie i edycję z poziomu panelu administracyjnego wszystkich treści, powiadomień, zdjęć, itp. Możemy zmienić treści, stopki powiadomień przychodzących do klienta z podsumowaniem i statusem rezerwacji, możemy zaktualizować wszystkie dane o obiekcie, nr telefonów, kont bankowych, w zasadzie wszystkiego co jest wyświetlane w formie komunikatów i informacji klientowi dokonującemu rezerwacji. 9. KONTA W systemie są dwa typy kont: - administracyjne z pełnym dostępem do wszystkich danych - pracownik z ograniczonym dostępem, konto to przeznaczone jest dla recepcjonistów i osób zajmujących się obsługą samych rezerwacji, nie mają wówczas dostępu do części danych o klientach. 10. POZOSTAŁE zakładki nie wymagają specjalnej instrukcji, służą do tego co sugeruje nazwa: Wyloguj - wylogowanie z systemu Klienci - przeglądanie i wyszukiwanie klientów Czyść cache - usuwa wszystkie pliki z pamięci podręcznej która jest ładowana do przyspieszenia systemu Zmień hasło - zmiana hasła konta na którym jesteśmy zalogowani.