ZAAWANSOWANA POLITYKA CENOWA

Transkrypt

1 ZAAWANSOWANA POLITYKA CENOWA W wersji oprogramowania hotelowego KWHotel nr 0.46 została zmieniona polityka cenowa dla grup pokoi, co pozwoliło na bezpośrednia synchronizację z portalem Booking.com, a także eholiday. Konfiguracja pokoi pojedynczych, w przypadku obiektów, które nie używają grup pokoi pozostała bez zmian. 1. TWORZENIE GRUP POKOI Grupa pokoi zrzesza pokoje o tych samych parametrach (np. liczbie osób, cenie, wyposażeniu) w celu łatwiejszego zarządzania. Jest to opcja przeznaczona do większych obiektów, w których wiele pokoi jest identycznych pod względem ceny czy wyposażenia. Komentarz. Jeśli w Państwa obiekcie każdy pokój jest inny, a chcą Państwo zsynchronizować obiekt z portalem, należy dla każdego pokoju stworzyć grupę pokoi (co będzie odpowiadało 1 grupa=1 pokój). Uwaga! Synchronizacja z portalami i channel managerami jest możliwa tylko jeśli stworzone są grupy pokoi, nie ma możliwości synchronizacji pokoi pojedynczych. Aby stworzyć grupę pokoi należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją. 1. Wchodzimy w Wykaz Pokoi, a następnie w pasku Widok zaznaczamy opcję Grupy pokoi. 2. Klikamy na Dodaj nową grupę '. 3. Uzupełniamy nazwę grupy, np. Pokój 2-osobowy, Pokój z łazienką lub Łóżko w pokoju 5-osobowym. 1

2 Pokój 2-osobowy Pokój z łazienką Zakładka Podstawowe Łóżko w pokoju 5-osobowym Typ grupy Do wyboru pokój, apartament Łóżko hostelowe Liczba łóżek Maksymalna liczba łóżek pojedynczych, podwójnych, a także dostawek Łóżka pojedyncze: 1 Stała liczba łóżek w grupie Zaznaczone (liczba łóżek nie zmienia się) Odznaczone (grupa dotyczy różnych pokoi, więc liczba łóżek może się zmieniać) Zaznaczone (1 łóżko) Opis Można dodać w przypadku, gdy wszystkie pokoje/łóżka w danej grupie posiadają taki sam opis Ceny Stała cena za pokój lub za osobę (opis poniżej) Stała cena za łóżko Dodatkowe wyposażenie pokoju Zaawansowane Zakładka Wyposażenie Wyposażenie pokoi możemy tworzyć w tym samym module, klikając w menu na Wyposażenie pokoi i dodając nowe przedmioty. Zakładka Zaawansowane Nie uwzględnianie grupy na kalendarzu i przy rezerwacjach on-line czy też w statystykach. Przydzielanie danej grupie status Apartamentu - Po zapisaniu grupy i powtórnym jej otworzeniu pojawi się nowa zakładka, służąca do opisów w innych językach do systemu rezerwacji on-line na stronę www Tłumaczenia Język Nazwa grupy Opis Należy wpisać symbol języka, np. EN (angielski), DE (niemiecki), FR (francuski), ES (hiszpański), IT (włoski), RU (rosyjski), CZ (czeski), UK (ukraiński) Przetłumaczona nazwa grupy na dany język Opis grupy w danym języku Ceny i domyślny sposób rozliczania pokoi W tym miejscu można ustalić ceny, które będą brane pod uwagę w systemie rezerwacji online (wersja 0.44), a także w przypadku, gdy nie ustawiono planów cenowych. Uzupełniamy cenę za pokój w zależności od rodzaju jego wynajmowania: - Stała cena pokoju nie zależy od liczby osób go wynajmujących. W białym polu należy podać cenę za cały pokój. - Stała cena za osobę zależy od liczby osób go wynajmujących. Należy uzupełnić Minimalną cenę za pokój, a następnie dla poszczególnych grup wiekowych. Jeśli nie przewidujemy wynajęcia pokoju dla mniejszej liczby osób niż zaplanowano należy pominąć pole minimalnej ceny i uzupełnić tylko dla grup wiekowych. Komentarz. Minimalna cena za pokój sumuje się z cenami dla poszczególnych grup wiekowych. Jest to opcja, która umożliwia wynajęcie pokoju dla mniejszej ilości osób niż przewidziano, jednak za większą kwotę. 2

3 Przykład. Pokój 2-osobowy Stała cena za pokój = 30 zł Cena za osobę dorosłą = 40 zł Przy wynajęciu pokoju dla 1 osoby, cena: 30+40=70 zł Przy wynajęciu pokoju dla 2 osób, cena: =110 zł 2. PRZYDZIELENIE POKOI DO GRUP 1. Przechodzimy w Widoku na zakładkę Pokoje. 2. Klikamy na Dodaj nowy pokój. 3. Uzupełniamy symbol pokoju (nadawany automatycznie, ale można go modyfikować). Uwaga 1! Pokoje sortowane są według kolejnych znaków swoich symboli, dlatego program automatycznie postawi pokój 11 przed pokojem 2. Aby pokoje były posortowane w odpowiedniej kolejności należy: - przed numerem pokojów jednocyfrowych dodać 0 lub spację w przypadku, gdy liczba pokoi nie przekracza 99 (np. 02 i 11), - przed numerem pokojów jednocyfrowych dodać 00 lub dwie spacje, a przed numerami pokojów dwucyfrowych dodać 0 lub spację w przypadku, gdy liczba pokoi przekracza 100 (np. 002 i 011). Uwaga 2 - HOSTELE! Jeśli na przykład pokój o numerze 01 ma 3 łóżka, symbole dodawanych łóżek powinny być następujące: 01-1 (odpowiada pierwszemu łóżku w pokoju nr 01), 01-2 (odpowiada drugiemu łóżku w pokoju nr 01), 01-3 (odpowiada trzeciemu łóżku w pokoju nr 01). 4. Uzupełniamy piętro. 5. Wybieramy grupę pokoi i program automatycznie blokuje uzupełnianie cen. 6. W zakładce Wyposażenie można dodać dodatkowe wyposażenie, które jest przydzielone tylko do danego pokoju, a nie grupy. 7. W zakładce Zaawansowane istnieje możliwość zaznaczenie wyjściowego statusu czystości pokoju, a także przydzielenie pokoju do danego obiektu (w przypadku wielu obiektów w jednym programie). 3

4 3. TWORZENIE PLANÓW CENOWYCH DLA GRUP POKOI Plany cenowe służą do zarządzania cenami pokoi znajdujących się w grupach pokoi. Komentarz. W przypadku, gdy obiekt noclegowy nie jest podłączony do portali lub innych partnerów, może (ale nie musi) korzystać tylko z jednego planu cenowego, np.standard. W każdym planie cenowym istnieje możliwość zmiany cen w poszczególnych dniach. Aby stworzyć plan cenowy dla danej grupy pokoi należy: 1. Kliknąć na moduł Plany cenowe, a następnie Dodaj nowy plan cenowy. Komentarz. Jeśli zaawansowane opcje nie są wyświetlane, należy kliknąć na Konfiguracja zaawansowana. 2. Uzupełniamy: - nazwę planu np. Standard, Dni powszednie, Weekend, Wakacje, Boże Narodzenie, Booking.com itp., - bezpłatne anulowanie dotyczy synchronizacji z Booking.com, - Zablokuj możliwość wyświetlania planu w systemie rezerwacji on-line firmy KajWare, - czy plan jest aktywny, - kolor obwódki na grafiku rezerwacji, - stawka VAT, - dni tygodnia obowiązywania planu, - posiłki zawarte w cenie planu, - ceny dziedziczenie planów cenowych opis funkcjonowania poniżej, - bazowy plan cenowy dziedziczenie planów cenowych opis funkcjonowania poniżej, - obostrzenia (pobyt minimalny, maksymalny oraz zamknięcie grupy pokoi w danym okresie). 3. Dodajemy okres obowiązywania (okres obowiązywania planu lub okres synchronizacji z portalem) i klikamy Dodaj. Aby zmienić okres, należy kliknąć na niego na liście, zmienić daty lub nazwę i kliknąć Zastosuj. Uwaga! W przypadku portalu Booking.com okres synchronizacji musi wynosić ponad rok, w innym wypadku klient nie będzie miał możliwości rezerwacji, w okresie nieobjętym synchronizacją. 4

5 4. Przechodzimy do Ceny. Komentarz. W każdym głównym okresie (ustalonym w poprzednim punkcie) można dodać podokresy z różnymi cenami. 5. W lewej części okna wybieramy grupę pokoi, dla której będziemy uzupełniać ceny. Uwaga dla synchronizacji z channel managerami i Booking.com! Ceny należy ustalić dla każdej grupy pokoi. Nawet jeśli grupa nie ma danego planu cenowego (dany plan jej nie dotyczy), należy zablokować jej dostępność w tym planie. Jeśli nie zostanie ona zablokowana, to wyświetli się na stronie portalu z ceną zerową. 6. Ceny Jeden podokres - zaznaczyć podokres i kliknąć klawisz Uzupełnij ceny, dostępność lub dwukrotnie kliknąć na podokres, - zmienić ceny. Wiele podokresów - kliknąć klawisz Dodaj - uzupełnić daty oraz ceny w jednym z podokresów. Komentarz. Jeśli nowy podokres będzie wypadał w środku pierwszego, program podzieli automatycznie na wiele podokresów. Przykład. Okres 1: od 01/01/2016 do 31/12/2016 Okres 2: od 01/05/2015 do 03/05/2016 Program automatycznie podzieli na okresy: Od 01/01/2016 do 30/04/2016 Od 01/05/2016 do 03/05/2016 Od 04/05/2016 do 31/12/2016 Aby dynamicznie zarządzać cenami (dla każdego dnia inna cena), należy przejść do zakładki Cena za dzień Uzupełnianie okresów cen - cenę bazową pokoju, - ceny w zależności od 4 grup wiekowych, - restrykcje (pobyt minimalny i maksymalny, zamknięcie grupy pokoi), - wysyłanie obłożenia do systemów rezerwacyjnych. Przykład. Pokój 2-osobowy Bazowa cena za pokój = 30 zł Cena za osobę dorosłą = 30 zł Przy wynajęciu pokoju dla 1 osoby, cena: 30+30=60 zł Przy wynajęciu pokoju dla 2 osób, cena: =90 zł 5

6 Uwaga! Istnieje możliwość nie synchronizowania danej grupy w określonym planie cenowym z portalami i systemami rezerwacji on-line. Wystarczy zaznaczyć Nie synchronizuj tej grupy. Komentarz. Każdy z podokresów można zamknąć (klikając na klawisz Zamknij ). Jeśli chcemy skopiować ceny z innej grupy pokoi należy kliknąć na Importuj ceny. Jeśli przy tworzeniu nowej rezerwacji automatycznie ma się wybierać pakiet cenowy, należy na niego kliknąć i nacisnąć Ustaw jako domyślne. Pakiet podświetli się na zielono. 4. DZIEDZICZENIE PLANÓW CENOWYCH Istnieje możliwość dziedziczenia planów cenowych, tzn. gdy plany są ze sobą połączone, jakakolwiek zmiana cen czy okresu w planie głównym, spowoduje zmianę w planach dziedziczonych. Plany dziedziczone pobierają informację z planu głównego i możemy dodać/odjąć kwotę lub procent. Przykład Planem głównym jest plan Standard. Możemy dodać plan dziedziczony Standard z obiadem, czyli do ceny planu głównego dodajemy 15 zł za obiad. 6

7 Do każdej z cen w planie głównym zostanie doliczona kwota za obiad. 5. SYNCHRONIZACJA Z SYSTEMAMI I PORTALAMI REZERWACJI ON-LINE Aby wysyłać ceny i dostępność do systemów i portali rezerwacji on-line KWHotel musi być poprawnie skonfigurowany. Uwaga! Jeśli w danym okresie lub podokresie będzie cena 0, oprogramowanie KWHotel wyśle ją do systemu rezerwacji on-line. Dlatego tak ważne jest, aby przed synchronizacją sprawdzić poprawność cen, a także zamknąć okresy, które mają się nie pojawiać u partnerów. Ponadto jeśli termin synchronizacji minie, tzn. zsynchronizowany jest okres 01/01/2016 do 31/12/2016, to klient rezerwując na rok 2017 otrzyma ceny, które były wprowadzone na ten okres bezpośrednio u partnera (np.booking.com) przed synchronizacją. Dlatego ważne jest, aby synchronizować systemy na długi okres do przodu. Jeśli termin synchronizacji minie to pokoje nie znikają, dalej są wystawione u partnera, ale z ceną, która była bezpośrednio zapisana u partnera przed synchronizacją. Ważne jest, aby pilnować daty synchronizacji. 7