Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 19 3. Typowy obieg dokumentów w przedsiębiorstwie produkcyjnym Bardziej złożone od danych podstawowych są funkcje, które wspomagają p r o c e s y g o s p o d a r c z e. Najważniejszymi czynnikami wpływającymi na kształt konkretnej funkcji są: R o d z a j b r a n ż y dla systemów ERP; uzasadnienie: Zróżnicowane procesy gospodarcze (np. przedsiębiorstwa typowo produkcyjne nie posiadają żadnej produkcji) Specyfika danej branży jednakowych procesów gospodarczych (np. produkcja/logistyka zorientowane na potrzeby klienta lub produkcja na magazyn) W i e l k o ś ć p r z e d s i ę b i o r s t w a wykorzystującego system ERP; uzasadnienie: Wraz ze wzrostem wielkości przedsiębiorstwa wzrasta również konieczność bardziej szczegółowej analizy kosztów i przychodów (np. odpowiednio w odniesieniu do miejsc powstawania kosztów lub centrów zysków). S t r a t e g i a m a r k e t i n g o w a twórcy systemu ERP; uzasadnienie: Uwzględnianie specyfiki branży w oprogramowaniu branżowym; parametryzowanie, aby móc wykorzystać oprogramowanie w wielu branżach; potencjalni klienci posługują się różnymi kryteriami decyzyjnymi i wagami tych kryteriów (por. przykład analizy wartości użytkowej w rozdziale 2.3.2. Podstawy controllingu. Dlatego też w dalszej części omówiona zostanie tylko niezbędna minimalna funkcjonalność, jak również wynikające z jej przykłady (oczekiwanych) zastosowań w przedsiębiorstwach produkcyjnych średniej wielkości o procesach dyskretnych (np. obróbka metali). Z tego względu, i n t e g r a c j a d a n y c h (jakie dane są niezbędne w poszczególnych procesach i skąd one pochodzą; gdzie wykorzystywane są dane wynikowe poszczególnych procesów) jest głównych punktem rozważań w ramach wykładu oraz zajęć laboratoryjnych. Przyporządkowanie systemu proalpha : Grupa docelowa: przedsiębiorstwa produkcyjne i hurtownie średniej wielkości, mogą to być również mniejsze średnie przedsiębiorstwa z potencjałem rozwoju Rozwiązania pierwotnie wspomagające decyzje (parametryzowanie jest wprawdzie szerokie, ale trzyma się przejrzystych granic (np. w porównaniu do SAP); rozbudowa analitycznych funkcjonalności.
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 20 Kolejność omawianych poniżej procesów gospodarczych odpowiada typowemu przebiegowi realizacji zlecenia klienta w przedsiębiorstwie: Schemat: Oferta Zlecenie klienta Dyspozycje materiałowe i produkcyjne Przyjęcie towarów Zamówienie Kontrola rachunków Zlecenie produkcyjne harmonogramowanie, planowanie i zatwierdzenie Meldunki zwrotne Dostawa Faktura Zarządzanie płatnościami Równoległa realizacja procesów w Zakupach i Produkcji ma zastosowanie tylko w przypadku produkcji na magazyn. W przykładzie laboratoryjnym realizowane jest indywidualne zlecenie klienta łącznie z procesem zakupu materiałów, dlatego też niemożliwa jest ich równoległość. Oznacza to, że blok zakupowy musi zostać zrealizowany (przynajmniej do przyjęcia towarów) przed blokiem produkcyjnym. 3.1 Oferta i zlecenie klienta Przejęcie danych podstawowe klientów (lub (potencjalnych klientów); Opis produktu (włącznie z informacjami ilościowymi); Warunki dostawy (włącznie z warunkami płatności) Oddzielna ewidencja danych podstawowych na klientów i potencjalnych klientów Częściowo zautomatyzowane wykorzystanie instrumentów marketingu (np. (np. tablice rabatów, akcje cenowe); Automatyczne przejęcie danych z oferty do zlecenia; Możliwość automatycznego generowania zleceń produkcyjnych (specyficznych od zleceń klientów); Dostarczanie danych na potrzeby krótkoterminowego planowania płynności Dane podstawowe Klienci Dane podstawowe Artykuły Dyspozycja; Dostawa;
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 21 Faktura (w przypadku Faktury wg dowodu dostawy dodatkowo dane dowodu dostawy i warunki płatności); Krótkoterminowe planowanie płynności finansowej; Informacje systemu (więcej na ten temat w rozdziale 4) Przykład: W ramach laboratorium każda fabryka opracowuje własne zlecenie w ten sam sposób jaki prezentowany jest na wykładzie. Zakłada się przeprowadzenie ręcznych obliczeń w celu kontroli danych (w praktyce tak się postępuje przy instalacji nowej funkcjonalności). Klientowi 1xxxx1 zostanie dostarczone 10 produktów P2 z terminem dostawy 09.06.06 zgodnie z warunkami dostawy i płatności wprowadzonych w danych podstawowych Klientów. Dla tego zlecenia generowane jest (specyficzne dla zlecenia klienta) zlecenie produkcyjne. Jakie dane powinny zostać automatycznie pobrane przy wprowadzeniu zlecenia; jak jest generowane zlecenie produkcyjne; na jakich miejscach można zobaczyć (przykładowo) dane dotyczące zlecenia klienta (Klienci-Info; Artykuły-Info)? 3.2 MRP - dyspozycja materiałowa i produkcyjna Wyznaczanie zapotrzebowania brutto (przynajmniej w kolejnych poziomach struktury dostarczanego produktu) Wyznaczanie zapotrzebowania netto (z uwzględnieniem znanych zapasów) Wyznaczanie zapotrzebowania brutto dla wszystkich poziomów struktur produktów Zmienne harmonogramowanie (zgrubne, szczegółowe, wprzód, wstecz); Umożliwienie zastosowania różnych metod planowania materiałowego, np. sterowanie według zapasów (z włączeniem zapasów bezpieczeństwa, meldunkowego i innych używanych w zakresie logistyki zapasów); Automatyczne generowanie propozycji zamówień, jak również odpowiednich zamówień oraz zleceń produkcyjnych Dane artykułu z danych podstawowych Artykuły Dane dotyczące zapotrzebowania ze zleceń klienta i zleceń produkcyjnych Dane dotyczące zapasów (fizyczne zapasy) z Gospodarki Materiałowej (każdorazowo korygowane po wydaniu do produkcji lub wydania oraz po przychodach z przyjęcia towarów lub z produkcji) Dane dotyczące zapasów (stany zamówień) z zamówień oraz zleceń produkcyjnych Czasy i inne parametry planowania materiałowego z danych podstawowych Artykuły Generowanie zamówień i zleceń produkcyjnych; Warunki: Harmonogramowanie wstecz z 5 dniami roboczymi na stopień produkcji i terminem zamówienia z przykładu; aktualny zapas fizyczny wynosi 0, ponieważ wszystkie artykuły zostały dopiero wprowadzone; stan zamówień dla wszystkich artykułów wynosi 0.
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 22 W laboratorium należy najpierw sporządzić i udokumentować obliczenia przy tych samych założeniach dla specyficznego dla fabryki zlecenia klienta. Dopiero potem należy porównać wyniki tych obliczeń z wynikami z systemu proalpha i udokumentować przyczyny ewentualnych różnic. Zadanie: Według powyższych założeń wyznacz zapotrzebowanie brutto z harmonogramowaniem zgrubnym wstecz. Najpóźniejszy termin: 04.05. 11.05. 18.05 25.05 26.05. 01.06 02.06 09.06. Zapotrzebowanie pierwotne P2 10 Zapotrzebowanie wtórne P3 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne M8 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne P4 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne P5 2*10=20 Termin zamówienia M8 10 Zapotrzebowanie wtórne M6 1*10=10 Zapotrzebowanie wtórne M7 1*20=20 Termin zamówienia M6 10 Termin zamówienia M7 20 Gdzie znajdują się dane (konta MRP w informacjach magazynowych artykułów)? 3.3 Zapytanie i zamówienie (do dostawcy) Por. 3.1, dla dostawców Automatyczne generowanie zamówień z zapytań i propozycji MRP; Automatyczne uwzględnianie warunków dostawy zależnych od sytuacji (np. narzuty przy zamówieniach ekspresowych); Dostarczanie danych na potrzeby krótkoterminowego planowania płynności Planowanie materiałowe; Dane podstawowe Dostawcy; Dane podstawowe - Artykuły Planowanie materiałowe (korekta stanów zamówień dla kupowanych artykułów); Księgowanie przyjęcia towarów (dokument PZ); Krótkoterminowe planowanie płynności finansowej; Ręczne wprowadzenie (lub opracowanie / sprawdzenie wygenerowanych propozycji zamówień): 10*M6 (termin 04.05) i 20*M7 (termin 11.05) od dostawcy 7xxxx1; 10*M8 (termin 25.05) od dostawcy 7xxxx2. Gdzie lądują te dane w Info-Systemie (Dostawca, zapasy artykułów, Konta MRP)?
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 23 3.4 Przyjęcie towaru Możliwości powiązania z zamówieniem; Automatyczne generowanie (ilościowych) księgowań stanów magazynowych; Przygotowanie dokumentów dla kontroli rachunków wejściowych Automatyczne wyznaczanie nowych cen przeciętnych dla zamówień materiałów; Automatyczne generowanie księgowań Księgowości finansowej Materiały na Dostawy niefakturowane Automatyczne księgowania na różnych magazynach Dane postulowane: zamówienie (włącznie z wyznaczeniem cen przeciętnych i księgowaniem na kontach) Dane rzeczywiste (ilościowe i terminowe) z dowodów dostawy (wprowadzane zwykle ręcznie) Kontrola rachunków; Księgowość finansowa; Dyspozycja (zamiana stanów zamówień na zapasy fizyczne); Warunek: zaksięgowane będą kompletne przyjęcia towarów (według uzgodnionych cen) Nowe ceny przeciętne muszą odpowiadać cenom zakupu z zamówień (tym samym z danych podstawowych) - zatem M6: 75,- Zl/Szt; M7: 36,- Zl/Szt; M8: 93,- Zl/Szt), ponieważ przed przyjęciem na magazyn nie było zapasów. Automatyczne księgowania generowane są następująco: 31000 (Materiały) na 30200 (Rozliczenie zakupu - Dostawy niefakturow) z kwotą 10*75 + 20*36 + 10*93 = 2400 Zl (Uwaga: kontrola tej automatyki w laboratorium możliwa jest tylko przy dobrej organizacji (i przy potrzebnym dodatkowym czasie), ponieważ wszystkie specyficzne dla fabryki Artykuły wykorzystują te same konta) Skąd pochodzą wyniki w Info-Systemie (Dokumentów dostawy, Artykuły-Transakcje magazynowe-szczegóły, Artykuły-Magazyn-Zapasy; tylko wskazówka dotycząca przejęcia danych w Księgowości finansowej po zamknięciu dnia)? 3.5 Rejestracja i kontrola rachunków Sporządzenie elektronicznego dokumentu faktury zakupowej poprzez Księgowość finansową (proalpha: metoda przeksięgowania (niem. Umbuchungsverfahren) ) lub przez Zakupy (proalpha: metoda zaksięgowania (niem. Verbuchungsverfahren) ) Możliwość porównania faktury zakupowej z dokumentami przyjęcia towarów. Częściowo zautomatyzowane zaksięgowanie lub utworzenie dokumentu ( Wezwanie do korekty ) dla ustalonych (oraz zaakceptowanych) różnic; Kontynuowanie automatyki księgowań ( Konto Dostawy niefakturowane na Konto Materiały w drodze, przy czym Konto Materiały w drodze zostało wcześniej zaksięgowane po stronie Wn przy księgowaniu faktury zakupowej)
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 24 Zwykle ręczne księgowanie faktury zakupowej, przy tym wykorzystanie danych podstawowych Księgowości finansowej dla realizowania automatyki związanej z podatkiem VAT i księgowaniem rozrachunków (konta zbiorcze) Dokumenty przyjęcia towarów z księgowań przyjęcia towarów; Konta automatyki Księgowości finansowej dla przeksięgowania powstałych różnic Księgowość finansowa; (przy zwrotach towarów i pozostałych reklamacjach) Dokumenty reklamacji ; Warunek: nie wystąpiły żadne różnice Następnie otrzymano od dostawcy 100001 fakturę z następującymi wartościami: 10*75 + 20*36 = 1470 Zł netto + 22% VAT naliczony = 1793,40 Zł brutto. Księgowanie: 30122 (Rozl. zakupu - Materiały w drodze 22 % - konto przeciwstawne!) na 700001 (Konto główne!). Podział na wartość netto i podatek dokonywany jest automatycznie. Od dostawcy 100002 otrzymano fakturę z następującymi wartościami 10*930 = 930 Zł netto + 22% VAT naliczony = 1134,60 Zł brutto. Księgowania jak wyżej. Księgowania te mogą zostać skontrolowane w Info-Sysemie Księgowości finansowej, ponieważ każda Fabryka posiada własnych dostawców. Z kontroli rachunków zostanie wygenerowany rekord księgowań 30200 na 30122 w kwocie 2400,- Zł. Sprawdzenie tego księgowania w odniesieniu do poszczególnych fabryk jest utrudnione (por. uwaga dotycząca automatyki księgowań). 3.6 Realizacja zlecenia produkcyjnego Harmonogramowanie zgrubne (wcześniej wygenerowanych lub ręcznie wprowadzonych) zleceń produkcyjnych; Zgłoszenia (meldunki zwrotne) z możliwością alternatywnego wprowadzania danych rzeczywistych, które wiąże się z dużym nakładem prace i jest najczęściej narażone na popełnienie błędów); Przynajmniej automatyka ilościowych księgowań rozchodów materiałowych i produkcji niezakończonej oraz przychodów wyrobów gotowych Harmonogramowanie szczegółowe z wykorzystaniem danych dot. procesów i zasobów (zdolności produkcyjnych); Wspomaganie sterowania produkcją; Automatyczne korekty przeciętnych kosztów wytworzenia przy przyjęciu do magazynu z produkcji; Automatyczne księgowania Konto Zużycie materiałów na Konto Materiały (przy rozchodach) oraz Konto Półprodukty na Konto Rozliczenie produkcji (przy przychodach; por. materiały z rachunkowości finansowej)
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 25 Zlecenia produkcyjne ze zleceń klienta lub propozycji planowania materiałowego (dyspozycji), przy ręcznym wprowadzaniu potrzebne są dane z danych podstawowych artykułów, jak również struktur produktów i procesów Struktury produktów, procesy oraz zdolności produkcyjne dla harmonogramowań; Dane rzeczywiste dla zgłoszeń (meldunków zwrotnych). Planowanie materiałowe (dyspozycja) (zamiana zapotrzebowania i stanów zamówień na korekty fizycznych zapasów); Księgowość finansowa; Obliczenia ręczne dotyczą w zasadzie ilości i wartości związane z automatyką. Wyznaczenie postulowanych kosztów wytworzenia: 20*P5: 20*36 (Materiał) + 20*(0,6*27+0,9*23,5) (Czas jednostkowy - człowiek) + 20*(0,6*30+0,9*20) (Czas jednostkowy - maszyna) + 0,2*27+0,3*23,5 (Czas przygotowawczy - człowiek) + 0,2*30+0,3*20 (Czas przygotowawczy - maszyna) = 2211,45 Zl/zlecenie lub 110,57 Zl/Szt 10*P4: 10*75 (Materiał) + 10*(0,1*23,5+1,3*27) (Czas jednostkowy - człowiek) + 10*(0,1*20+1,3*30) (Czas jednostkowy - maszyna) + 0,3*23,5+0,2*27 (Czas przygotowawczy - człowiek) + 0,3*20+0,2*30 (Czas przygotowawczy - maszyna) = 1558,97 Zl/zlecenie lub 155,895 Zl/Szt 10*P3: 10*155,895+20*110,57 ( Materiał ) + 10*0,5*30+10*0,5*25 (Czas jednostkowy człowiek/maszyna) + 0,5*(30+25) (Czas przygotowawczy człowiek/maszyna) = 4072,90 Zl/zlecnie lub 407,29 Zl/Szt 10*P2: 10*407,29+10*93 ( Materiał ) + 10*2,2*22,5 (Czas jednostkowy człowiek) + 0,4*22,5 (Czas przygotowawczy człowiek) = 5511,40 Zl/zlecenie lub 551,14 Zl/Szt W ramach laboratorium nie będzie zrezygnowano z ręcznego obliczenia wartości automatycznych księgowań, przy czym można do tego wykorzystać wszystkie przestawione powyżej wartości pośrednie. Do sprawdzenia ilości i wartości mogą zostać wykorzystane następujące możliwości Info: Artykuł Magazyn Transakcje Szczegóły dla wartości ze Zgłoszeń z produkcji Artykuł Magazyn Konto MRP dla zmian zapasów Artykuł Magazyn Zapasy Produkcja Kalkulacja Standardowa kalkulacja wstępna do sprawdzenia przedstawionych obliczonych wartości (należy przyjąć odpowiednie wielkości partii produkcyjnych)
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 26 3.7 Dokument dostawy WZ Przejęcie danych ze zleceń klientów; Wydruk dokumentów dostawy; Przynajmniej ilościowa korekta zapasów; Opracowanie danych dla faktury. Korekta wartościowa zapasów; Automatyczne generowanie księgowań Rozliczenie sprzedaży dost. niefakturowane na Zapas Dane ze zleceń klientów; Dyspozycyjne zapasy (ilości i przeciętne koszty wytworzenia) dostarczanych produktów. Faktura; Planowanie materiałowe (dyspozycja); Księgowość finansowa; Wyksięgowanie 10*P2 z wartością 5511,41 zł (ponieważ zapas początkowy P2 wynosił 0, odksięgowane zostaną koszty wytworzenia zlecenia produkcyjnego; zapas końcowy wynosi nadal 0) Automatycznie wygenerowane kwoty księgowań wynosiłyby: 30400 (Rozliczenie sprzedaży WG - Dostawy nief.) na 61000 (Produkty gotowe) z jedną kwotą 5511,40 Zl; Możliwości Info Klient (Dokumenty); Artykuły Magazyn Transakcje Szczegóły Artykuły Magazyn Konto dyspozycji Artykuły Magazyn - Zapasy 3.8 Faktura sprzedaży Przejęcie danych z Dowodu dostawy; Automatyczne sporządzenie rachunku wraz z wydrukowaniem. Automatyczne księgowanie z wykazaniem Kosztów sprzedanych produktów Opracowanie danych dla krótkookresowego planowania płynności finansowej Zlecenie klienta; Dowód dostawy (WZ); Dane podstawowe (dla automatycznych księgowań) Zarządzanie nierozliczonymi pozycjami Automatycznie wygenerowane dane faktury sprzedaży mogą zostać skontrolowane, ponieważ klient jest specyficzny dla fabryki
Kluge P.D. et al.: Skrypt do przedmiotu Systemy informatyczne zarządzania 27 10*895 = 8950,- Zl netto + 22% VAT = 10919,- Zl brutto Księgowania: 100001 na 70022 (Przychody 22%): 8950,- Zl 100001 na 22202 (VAT należny 22%): 1969,- Zl Inne automatycznie wygenerowane księgowania (ze znanych powodów) nie mogą być skontrolowane i dlatego muszą być krótko udokumentowane: 58100 (Rozliczenie WG) na 30400: 5511,40 Zl 71000 na 58201 (Rozliczenie KWS - amortyzacja maszyn) / 58202 (Rozliczenie KWS - materiały) / 58203 (Rozliczenie KWS - wynagrodzenia) z jedną sumą 5511,40 Zl, podział może być sprawdzony z pomocą wyników pośrednich z punktu 3.6. Marża brutto = 8950 5511,40 = 3438,60 Zl Dane lądują w Info-Systemie: Klienci (Dokumenty, Przychody ze sprzedaży, Statystyki; przy ostatnich należy sprawdzić, na jakiej bazie została obliczona marża ) 3.9 Zarządzanie płatnościami Upomnienia (wezwania do zapłaty); Częściowa automatyka rozliczania nierozliczonych pozycji (rozrachunków); Automatyczne drukowanie nośników płatności. Zamiana nośników danych (in-/output); Propozycje własnych wypłat (przy istniejących NP) wraz z automatyką księgowań; Należności i zobowiązania (księgowania na rachunku bieżącym); Okresowe powtarzające się wpłaty i wypłaty (np. czynsze), o ile wcześniej zostały zdefiniowane w systemie Płatność klienta (rozliczenie NP ze sprawdzeniem księgowań i danych klienta)