Ewidencja uproszczona towarów w handlu detalicznym

Transkrypt

1 Ewidencja wartościowa towarów w punktach sprzedaży detalicznej - jak wyliczać i księgować odchylenia od cen ewidencyjnych towarów w rozbiciu na stawki VAT? Ewidencja uproszczona towarów w handlu detalicznym Większość firm handlowych za pomocą komputerowych systemów finansowo-magazynowych prowadzi ewidencje ilościowo-wartościowe obrotów i stanów zapasów towarów zarówno w jednostkach naturalnych, jak i pieniężnych z podziałem na poszczególne asortymenty i partie dostaw. Systemy finansowo-magazynowe pełnią wówczas jako analityka - funkcję ksiąg pomocniczych dla konta "Towary" księgi głównej. Ewidencja ilościowo-wartościowa towarów pozwala firmie aktywnie zarządzać sprzedażą poprzez komputerowe przygotowywanie zamówień oraz raportów sprzedaży dla poszczególnych pozycji asortymentowych, ponadto ułatwia kontrolę magazynów ale także generuje na bieżąco wartość towarów, koszt własny sprzedanych towarów i wiele innych informacji wymaganych dla sprawozdawczości finansowej. Jednak systemy finansowomagazynowe są bardzo drogie i pracochłonne. W przypadku niewielkich placówek handlowych lub punktów handlu detalicznego znajdujących się w strukturach firm o niehandlowym podstawowym profilu działalności można stosować uproszczoną wartościową ewidencję obrotu towarowego. Firmy, w których towarowy handel detaliczny jest jedynie działalnością uboczną, nie muszą wdrażać kosztownego skomputeryzowanego systemu ewidencji ilościowo-wartościowej towarów. Również małe firmy osób fizycznych, które nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych, ale które uznały za zasadne prowadzenie tych ksiąg rachunkowych - mogą wybrać najprostszą i tanią ewidencję uproszczoną (wartościową) towarów. Jedną z najczęściej spotykanych form ewidencji uproszczonej (wartościowej) jest ewidencja, która przyjmuje za cenę ewidencyjną ceny sprzedaży brutto oraz stosuje metody ustalania i rozliczania marży zarezerwowanej. Metoda ewidencji wartościowej towarów może być jednak stosowana tylko w punktach obrotu detalicznego lub w miejscach składowania towarów. Kierownik jednostki prowadzącej punkt (lub punkty) sprzedaży (obrotu) detalicznej, uwzględniając rodzaj i wartość posiadanych przez jednostkę poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, podejmuje decyzję o stosowaniu ewidencji wartościowej obrotów i stanów towarów i opakowań, której przedmiotem są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu, przyjmując rozwiązanie przewidziane w art. 17 ust. 2 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm., dalej: uor). Firma odstępuje wówczas od ewidencjonowania towarów w ujęciu ilościowo-wartościowym, ale prowadzi ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów, w tym przypadku nie ewidencjonuje się fizycznych ilości poszczególnych towarów oraz opakowań, tylko dokonuje ogólnych zapisów przychodów, rozchodów i stanów całego zapasu towarowego. Jako cenę ewidencyjną towarów stosuje się najczęściej cenę sprzedaży brutto,

2 ustalaną jako cena zakupu towaru netto plus marża (skalkulowana tak, by pokrywała koszty stałe placówki i generowała pożądany zysk) plus należny podatek VAT. Dla urealnienia wartości towarów występują wówczas charakterystyczne konta odchyleń od cen ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto: są to odchylenia od cen ewidencyjnych z tytułu zawartej w cenie sprzedaży brutto marży zarezerwowanej oraz odchylenia z tytułu także zawartego w cenie ewidencyjnej, a więc zarezerwowanego VAT należnego. Podstawą stosowania ceny ewidencyjnej na poziomie innym niż cena zakupu (nabycia) jest art. 34 ust. 2 uor, w myśl którego towary jako składniki rzeczowych aktywów obrotowych mogą być na dzień nabycia lub na dzień wytworzenia ujmowane w księgach rachunkowych w cenach przyjętych do ewidencji, z uwzględnieniem różnic między tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia albo zakupu, albo kosztami wytworzenia, tj. z uwzględnieniem zarezerwowanej marży i odchylenia kredytowego (Ma) z tytułu zarezerwowanego VAT. Opis ewidencji uproszczonej (wartościowej) w handlu detalicznym w zakładowym planie kont jednostki Uproszczona ewidencja i wycena wartościowa towarów wraz z korespondencją kont w handlu detalicznym muszą być wyraźnie opisane w zakładowym planie kont jednostki. Ewidencja księgowa towarów odbywa się zasadniczo na trzech kontach księgowych zespołu 3 "Materiały i towary": Saldo Wn konta "Towary" oznacza stan zapasów towarów na poziomie cen sprzedaży brutto, saldo Ma konta "Towary - odchylenia z tytułu marży zarezerwowanej" (w skrócie - "Towary - Marża zarezerwowana") oznacza marżę zawartą (zarezerwowaną) w towarach zakupionych przez placówkę handlową, natomiast saldo Ma konta "Towary - odchylenia z tytułu zarezerwowanego podatku VAT (w skrócie "Towary - VAT zarezerwowany") oznacza VAT naliczony od ceny zakupu z doliczoną marżą, zawarty w towarach zakupionych przez placówkę. Oba konta odchyleń są kontami korygującymi w stosunku do podstawowego konta "Towary". Warunkiem sprawnego stosowania metody uproszczonej ewidencji towarów w handlu detalicznym jest prowadzenie comiesięcznej procedury ustalania wskaźnika narzutu odchyleń oraz wskaźnika marży zrealizowanej a następnie przenoszenie miesięcznych obrotów konta towarów i kont odchyleń z podziałem na stawki VAT do arkusza kalkulacyjnego, co zapewni rzetelność stanów i obrotów na kontach towarowych. Dekretacja i księgowanie nabycia i sprzedaży towarów w punkcie sprzedaży detalicznej Dekretację i księgowanie nabycia i sprzedaży towarów najlepiej prześledzić na przykładzie. PRZYKŁAD Duży sklep budowlany prowadzi pełną księgowość i jest czynnym podatnikiem VAT. Sklep prowadzi sprzedaż hurtową materiałów i sprzętu budowlanego. Firma uruchomiła ponadto w części sklepu punkt sprzedaży detalicznej podstawowych artykułów żywnościowych, takich jak soki, kawa i słodycze. Pomimo że sklep prowadzi księgi rachunkowe, w tym ewidencję ilościowo-wartościową towarów i sprzętu budowlanego, to może dla sklepiku spożywczego prowadzić ewidencję wartościową i nie musi kupować

3 programu finansowo-magazynowego dla sklepiku spożywczego. Punkt sprzedaży detalicznej zakupił w hurtowni partię towarów, którą będzie sprzedawał z 25% marżą, naliczaną od ceny zakupu (netto). Tabela nr 1. Ceny zakupu oraz naliczenie marży i ceny sprzedaży brutto w punkcie sprzedaży detalicznej Dekretacja i księgowanie nabycia towarów w punkcie sprzedaży detalicznej z wykorzystaniem ewidencji uproszczonej. Dekretacja zakupu towarów: (1) Ewidencja nabycia towarów: Ma 201 "Rozrachunki z dostawcami" (4): zł, Wn 222 "VAT naliczony" (3): zł, Wn 331 "Towary w detalu" - wartość ewidencyjna towarów w cenach sprzedaży brutto, tj. cena zakupu netto plus 25% marża + VAT należny według stawek 7% i 22 % VAT (8): zł x 1,25 x 1, zł x 1,25 x 1,22 = zł zł = zł, Ma 342 "Towary - Marża zarezerwowana", tj. marża zarezerwowana (zawarta w cenie sprzedaży brutto) (5): cena netto zakupu z marżą (6) ( zł) - cena netto zakupu (2) ( zł) = zł, Ma 343 "Towary -VAT zarezerwowany", tj. VAT należny zarezerwowany (zawarty w cenie brutto sprzedaży) (7): zł. Księgowanie faktury zakupu VAT: Wn konto 331 "Towary w detalu" zł. Konto towarów obciążamy wartością nabytych towarów w cenie ewidencyjnej na poziomie ceny sprzedaży brutto; towary opodatkowane różnymi stawkami podatku VAT należy wyodrębnić w analityce w rozbiciu na poszczególne stawki VAT, Wn konto 222 "Należności publicznoprawne" - VAT naliczony" zł; Ma konto 201 "Rozrachunki z dostawcami" zł; Ma konto 342 "Towary - odchylenia z tytułu marży zarezerwowanej" zł; Ma konto 343 "Towary - odchylenia z tytułu VAT zarezerwowanego" zł. Ww. odchylenia należy wyodrębnić w analityce według poszczególnych stawek VAT, z jakimi sprzedawane są towary. Dekretacja i księgowanie sprzedaży towarów w punkcie sprzedaży detalicznej z wykorzystaniem ewidencji uproszczonej. Dekretacja sprzedaży towarów:

4 Ze względu na sprzedaż towarów na niewielką skalę - jako działalność uboczna - dopuszczalne jest, że rozchody towarów nie podlegają bieżącej ewidencji księgowej, a ustalenie stanu towarów, wysokości sprzedaży i kosztu sprzedanych towarów następuje dopiero po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc. Załóżmy, że raport sprzedaży miesięcznej z kasy fiskalnej zawierał poniższe dane: Tabela nr 2. Sprzedaż w punkcie sprzedaży detalicznej za maj 2005 r. Księgowanie sprzedaży towarów: Zakładamy, że utargi z kasy w punkcie sprzedaży detalicznej są przekazywane na bieżąco (pod koniec dnia roboczego) do kasy głównej, a rozliczenie miesięczne utargu ze sprzedaży odbywa się poprzez konto przejściowe 731 "Rozliczenie utargu gotówkowego". Księgowanie przychodu i należnego VAT będzie wówczas wyglądało następująco: Wn konto 731 "Rozliczenie utargu gotówkowego" zł, Ma konto 700 "Przychody ze sprzedaży towarów" zł i Ma konto 221 "Rozrachunki publicznoprawne - VAT należny" zł. Następnie ustalimy i zaksięgujemy rozchód sprzedanych towarów oraz koszt własny sprzedaży. W tym celu uznajemy (Ma) konto 331 "Towary w detalu" wartością sprzedanych towarów w cenach ewidencyjnych na poziomie ceny sprzedaży brutto (w takiej wartości towary te są na tym koncie ewidencjonowane). Rozchód towarów wyceniony według cen sprzedaży brutto czyli tyle, ile zainkasowano gotówki za sprzedane towary księgujemy następująco zł: Wn konto 706 "Wartość sprzedanych towarów", Ma konto 331"Towary w detalu". Następnie księgujemy zawarty w cenie sprzedanych towarów VAT należny z miesięcznego fiskalnego raportu sprzedaży zł: Wn konto 343 "Towary - VAT zarezerwowany", Ma konto 706 "Wartość sprzedanych towarów". Po tym księgowaniu oczyściliśmy konto kosztowe "Wartość sprzedanych towarów" o VAT należny, który równocześnie zmniejszył stan odchyleń ewidencyjnych z tytułu zarezerwowanego VAT. Ustalanie zrealizowanej marży ze sprzedaży detalicznej - naliczanie odchyleń od cen ewidencyjnych z uwzględnieniem stawek VAT Następnie ustalimy i zaksięgujemy odchylenia z tytułu VAT zarezerwowanego i marży zarezerwowanej. Pozostaje jeszcze ustalenie kwoty marży zarezerwowanej, która została zrealizowana w wyniku sprzedaży i którą także należy wyksięgować z konta kosztowego 706 "Wartość sprzedanych towarów" oraz konta 342 odchyleń

5 ewidencyjnych tytułu marży zarezerwowanej. Kwoty zrealizowanej marży przy omawianym systemie ewidencji nie odczytamy z żadnego konta czy urządzenia ewidencyjnego, lecz wskaźnik marży zrealizowanej (narzutu odchyleń z tytułu zarezerwowanej marży), czyli Wo oblicza się przy wykorzystaniu danych z miesięcznego zestawienia obrotów i sald: Wo = (Op + Ob) / (Tp + Tb) gdzie: Op - odchylenia na początek miesiąca (0 - rozpoczęcie działalności), Ob - odchylenia zaksięgowane w danym miesiącu, czyli obroty strony Ma konta "Towary - odchylenia z tytułu marży zarezerwowanej"- kwota zł, Tp - stan towarów w cenach ewidencyjnych brutto na początek miesiąca (0 - rozpoczęcie działalności), Tb - bieżące przychody towarów w danym miesiącu - obroty strony Wn konta "Towary" - kwota zł. Wskaźnik przeciętnego narzutu odchyleń od cen ewidencyjnych towarów Wo wynosi: Wo = ( zł) / ( zł) x 100 % = 17,29 %. Podlegające wyksięgowaniu odchylenia z tytułu marży zarezerwowanej przypadające na towary sprzedane, czyli Os, wynoszą: Os = Wo x S gdzie S - wartość sprzedanych towarów w cenach ewidencyjnych, tj zł, mnożone przez wskaźnik narzutu Wo: Os = zł x 17,29% = 6.068,79 zł. Jednak ww. wskaźnik i odchylenia są nierealne, gdyż policzono je na bazie wielkości ogólnych, tj. bez uwzględniania rzeczywistych stawek VAT, według których dokonano sprzedaży. Rzeczywiste wyniki wynikają z rzeczywistej struktury towarów opodatkowanych stawkami 7% i 22 % VAT, dlatego należy policzyć odrębnie wskaźniki odchyleń i odchylenia marży przypadające na sprzedaż dla towarów ze stawką 7% i 22% VAT. Do kont "Towary" i "Towary - marża zarezerwowana" muszą być prowadzone szczegółowe analityki w rozbiciu na towary według 7 i 22% VAT oraz na odchylenia według 7 i 22% VAT. Wówczas Wo dla stawki 7% będzie następujący: Wo = ( zł ) / ( zł) x 100 % = 18,69%, natomiast odchylenia z tytułu marży z uwzględnieniem 7% stawki VAT wyniosą: Os = zł x 18,69%, co daje około 1.999,83 zł.

6 Natomiast Wo dla stawki 22 % wyniesie: Wo = ( zł) / ( zł) x 100% = 16,39%, natomiast odchylenia z tytułu marży z uwzględnieniem 22% stawki VAT wyniesie: Os = zł x 16,39%, daje około 3.999,16 zł. Tak więc suma obu odchyleń przypadających na całą sprzedaż z uwzględnieniem różnych stawek wyniesie: Suma Os= 1.999,83 zł ,17 zł = zł. Otrzymaną kwotę odchyleń księgujemy następująco: zł Wn konto 342 "Towary - marża zarezerwowana", Ma konto "Wartość sprzedanych towarów", gdzie (S) to saldo odchyleń marży na koniec miesiąca. Dokonując pomiarów kontrolnych, tj. odejmując salda kont 700 "Przychody ze sprzedaży towarów" i 706 "Wartość sprzedanych towarów", otrzymujemy: zł zł = zł, a więc ww. kwotę marży zrealizowanej w wyniku sprzedaży. Schemat nr 1. Księgowania ewidencji wartościowej obrotu detalicznego Ustalanie wartości bilansowej towarów w punktach sprzedaży detalicznej Wycenę towarów w punktach obrotu detalicznego, prowadzących tylko ewidencję wartościową zapasów, nieposiadających rozbudowanej sieci detalicznej, a także ustalenie zarezerwowanego VAT i niezrealizowanej marży przeprowadza się tylko raz w roku, przy czym powinno ono nastąpić na jeden dzień w okresie ostatniego

7 kwartału roku obrotowego i pierwszych 15 dni następnego roku obrotowego, ustalenie zaś stanu powinno nastąpić przez dopisanie (lub odpisanie) od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń lub zmniejszeń), jakie nastąpiły między dniem spisu (lub potwierdzenia) a dniem ustalenia stanu na podstawie ksiąg rachunkowych, nie późniejszym niż dzień bilansowy, zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 i pkt 4 uor. Zgodnie z ogólną zasadą wyceny aktywów obrotowych wartość ww. towarów wyrażoną w cenach ewidencyjnych na dzień bilansowy należy doprowadzić do ceny zakupu, nie wyższej niż cena sprzedaży netto, zgodnie z art. 34 ust. 2 uor. Wartość bilansowa towarów jest więc równa wartości towarów wynikającej z salda Wn konta 331 "Towary w detalu" pomniejszonej o saldo Ma konta 342 "Towary - marża zarezerwowana" oraz o saldo Ma konta 343 "Towary - VAT zarezerwowany" oraz ewentualnie o saldo Ma konta 344 "Towary - Odchylenia z tytułu przeceny towarów poniżej ceny ich zakupu", które to konto wystąpi, w przypadku gdy firma oferuje towary po cenie sprzedaży netto niższej niż cena zakupu (netto), a więc, z "ujemną" marżą. Ww. nadwyżkę ceny zakupu netto nad ceną sprzedaży netto obciąża się wtedy konto 761 "Pozostałych kosztów operacyjnych". Podstawa prawna: art. 17 ust. 2 pkt 3, art. 26 ust. 3 pkt 1 i pkt 4, art. 34 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).