Badanie kondycji Health check Badanie kondycji jest narzędziem jakości pozwalającym na uzyskanie obrazu statusu projektu, programu lub portfela. Przeznaczeniem badania kondycji jest uzyskanie obiektywnej oceny jak dobrze realizowany jest projekt, program lub portfel w odniesieniu do swoich celów i odpowiednich procesów i standardów. Różnica między Przeglądem Kontynuacyjnym i badaniem kondycji polega na tym, że to ostatnie jest narzędziem nadzoru stosowanym przez P3O w celu uzyskiwania informacji potrzebnych do podjęcia konkretnych czynności lub przygotowania planów osiągnięcia poziomu dojrzałości, podczas gdy Przegląd Kontynuacyjny jest częścią formalnych ustaleń ładu zarządczego. Biura Portfeli, Programów i Projektów (P3O) Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) Model biznesowy pozwalający na decydowanie i wspieranie całej zmiany biznesowej w organizacji. Może to być pojedyncza lub złożona struktura fizyczna albo struktury wirtualne, tj. biura stałe i/lub tymczasowe, świadcząca usługi i pełniące funkcje centralne i lokalne, zapewniające integrację z ustaleniami ładu i szerszymi obszarami działalności takimi jak inne korporacyjne funkcje wsparcia. Biuro Portfela Organizacji Organization Portfolio Office Typ modelu P3O dedykowany do centralnego zarządzania procesem inwestycyjnym, utrzymaniem zgodności ze strategią, priorytetyzacją i selekcją inicjatyw, śledzeniem postępów i monitorowaniem, optymalizacją i korzyściami uzyskiwanymi z projektów i programów organizacji w imieniu i na rzecz jej wyższego kierownictwa. Page 1 of 12
Centrum Doskonałości (CD) Centre of Exellence (COE) Funkcja koordynacyjna dla wszystkich lub części obszarów P3RM zapewniająca, że zmiana jest przeprowadzana spójnie i dobrze, poprzez standardowe procesy i kompetentny personel. Centrum może być źródłem standardów, spójnych metod i procesów, zarządzania wiedzą, nadzoru i szkoleń. Może ono również wykonywać strategiczny nadzór, szczegółowe badania i kwestionowanie dla całego portfela programów i projektów. Funkcja ta może być realizowana jako jedna z wielu funkcji P3O lub też może to być dla P3O funkcja jedyna. Zapewnia koncentrację na wdrożeniu ulepszeń dla powiększenia organizacyjnego potencjału i pojemności do realizacji programów i projektów. Centrum Informacyjne Information Hub Centralny pod względem przepływu informacji element modelu Hub and Spoke dla P3O (patrz definicja modelu Hub and Spoke). Wspiera raportowanie okresowe i nadzwyczajne dla projektów, programów i/lub portfeli poprzez łączenie informacji z procesem i informacjami biura centralnego jako Centrum Informacyjnego. Centrum Kosztów Cost Centre Termin księgowy używany do opisu oddziału, jednostki biznesowej lub części organizacji, która nie przyczynia się w sposób bezpośredni do generowania zysku dla firmy. Taka jednostka wnosi pośredni wkład do organizacji poprzez pełnienie funkcji usługowej lub wspierającej obszary organizacji generujące zysk. Centrum Kosztów Budżetowane od Zera Zero-based Cost Centre Podobne do zwykłego centrum kosztów za wyjątkiem tego, że wydział, jednostka biznesowa lub część organizacji obciążają kosztami inne części organizacji za niektóre lub wszystkie świadczone usługi lub działania, aby uzyskać zerowy wynik, kiedy wszystkie koszty i wpływy z obciążania kosztami zostają zbilansowane. Page 2 of 12
Dokumentacja Inicjowania Projektu (DIP) 1 Project Initiation Document (PID) 2 Dokumentacja, która zbiera kluczowe informacje potrzebne do odpowiedzialnego rozpoczęcia realizacji projektu i udostępnia te informacje wszystkim zainteresowanym projektem. Dyrektor Finansowy Chief Financial Officer (CFO) W komercyjnej organizacji jest to rola z najwyższym poziomem władzy w zakresie zarządzania ryzykiem finansowym, planowaniem i raportowaniem dla biznesu. Rola ta jest zazwyczaj podporządkowana Dyrektorowi Zarządzającemu (CEO). Dyrektor IT Chief Information Officer (CIO) W komercyjnej organizacji jest to rola z najwyższym poziomem władzy w zakresie zarządzania technologiami informacyjnymi dla biznesu. Rola ta jest zazwyczaj podporządkowana Dyrektorowi Zarządzającemu (CEO), ale w małych organizacjach może być podporządkowana Dyrektorowi Finansowemu (CFO). Dyrektor Operacyjny Chief Operating Officer (COO) W komercyjnej organizacji jest to rola z najwyższym poziomem władzy w zakresie rozwoju, projektowania, zarządzania i udoskonalania systemów przygotowujących i dostarczających produkty i/lub usługi organizacji. Rola ta jest zazwyczaj podporządkowana Dyrektorowi Zarządzającemu (CEO). 1 Przypis tłumacza: W poprzedniej polskiej edycji PRINCE2 2005 był to Dokument Inicjowania Projektu (DIP) 2 Przypis tłumacza: W aktualnej angielskiej edycji PRINCE2 2009 jest to Project Initiation Documentation (PID) Page 3 of 12
Dyrektor Zarządzający Chief Executive Officer (CEO) W komercyjnym przedsiębiorstwie jest to rola odpowiadająca najwyższemu poziomowi władzy w zakresie całościowego zarządzania biznesem. Ekspercka Grupa Referencyjna Expert Reference Group Zespół ekspertów przedmiotowych, który może być wykorzystany w organizacji P3RM jako źródło informacji wejściowej, porad oraz kwestionowania/wyzwań dla ról odpowiedzialnych za wynik lub rezultat po to, aby zapewnić szersze spojrzenie, a nie tylko perspektywę jednostki. Należy przy tym jednak pamiętać, że to osoba ostatecznie odpowiedzialna za wynik lub rezultat podejmuje ostateczne decyzje i nie powinna traktować zespołu ekspertów jako zarządu. Ekspercka Grupa Referencyjna może się zbierać w określonych momentach lub może być na stałe przydzielona do projektu lub programu. Ekspert Dziedzinowy Design Authority Rola lub funkcja (stała, tymczasowa lub wirtualna) będąca źródłem eksperckich, specjalistycznych porad lub będąca właścicielem określonej funkcji korporacyjnej, standardu lub strategii, który znajdzie się pod wpływem zmiany, lub też głównego rezultatu programu lub zmiany, który powinien być kontrolowany. Może to być przykładowo rozwiązanie IT, dotyczące budynku/obiektu lub też duży kontrakt serwisowy. Mógłby to być także model procesu biznesowego albo Model Docelowy dla programu lub korporacji. Ekspert Dziedzinowy jest w określonym obszarze źródłem wskazówek i porad w celu zapewnienia odpowiedniej zgodności i kontroli podczas planowania i wdrażania zmian. Na poziomie programu rola ta może doradzać lub w imieniu kierownika programu zarządzać Modelem Docelowym dla biznesu. Na poziomie przedsiębiorstwa rola ta może zarządzać architekturą przedsiębiorstwa. Page 4 of 12
Ekwiwalent pełnego czasu pracy (EPC) Full-time equivalent (FTE) Technika stosowana do pomiaru zaangażowania poszczególnych osób w projekcie, programie lub działalności operacyjnej. Wymagana zwykle w sytuacjach, gdy zasoby ludzkie są zaangażowane w wielu rolach (np. 70% w projekcie i 30% w działalności operacyjnej). FTE=1 oznacza, że osoba albo suma czasów wielu osób jest w 100% zaalokowana do danego działania na bazie liczby dostępnych roboczogodzin, sposobu rozliczania nadgodzin i innych parametrów. Hub and Spoke 3 Hub and Spoke Termin odnosi się do takiego sposobu organizacji P3O, w którym istnieje biuro centralne (hub) połączone z pewną liczbą mniejszych biur (spoke), z których każde ma podzbiór celów biznesowych, funkcji i usług biura centralnego. Wszystkie informacje i procesy (połączenia) są zorganizowane w ten sposób, że przebiegają przez biura typu spoke do biura typu hub znajdującego się w centrum. Model Hub and Spoke ma dla dużych organizacji zaletę skalowalności i wspomaga własność biznesową poprzez utrzymanie poziomu decentralizacji. ITIL Information Technology Infrastructure Library (ITIL) Zbiór zasad zarządzania i świadczenia usług IT. 3 Przypis tłumacza: Znaczy dosłownie Oś i Szprycha lub Piasta i Szprycha ; spotyka się również tłumaczenie, że jest to model lub struktura (np. biznesu, komunikacji, sieci) w topologii gwiazdy Page 5 of 12
Kluczowy Wskaźnik Wydajności (KWW) 4 Key Performance Indicator (KPI) Parametr (finansowy lub niefinansowy) stosowany do ustalania i mierzenia postępów wobec strategicznych celów organizacji. Korzyść Benefit Mierzalna poprawa wynikająca z osiągniętego rezultatu uznawana przez jednego lub większą liczbę interesariuszy za zaletę. Ład (zmiany biznesowej) Governance (business change) Obejmuje struktury, odpowiedzialność, politykę, standardy i procesy dotyczące podejmowania decyzji w ramach organizacji wobec zmiany biznesowej po to, aby móc odpowiedzieć na pytania: Czy robimy właściwe rzeczy?, Czy dostajemy je dobrze zrobione? i Czy dostajemy korzyści? Nadzór Assurance Wszystkie systematyczne czynności potrzebne do upewnienia się, że cel (system, proces, organizacja, program, projekt, rezultat, korzyść, potencjał, wynik produktowy) jest odpowiedni. Odpowiedniość w zależności od okoliczności może być definiowana w kategoriach obiektywnych lub subiektywnych. Konsekwencją takiego podejścia jest to, że nadzór będzie miał odpowiedni poziom niezależności od tych, którzy są nadzorowani. Niepożądany skutek, niekorzyść Dis-benefit Rezultat postrzegany jako negatywny przez jednego lub więcej interesariuszy. Niepożądany skutek jest konsekwencją rzeczywistego działania, podczas gdy ryzyko ma cechę niepewności, że się zmaterializuje. 4 Przypis tłumacza: Nazywany też Kluczowym Wskaźnikiem Efektywności Page 6 of 12
Ocena Poziomu Ryzyka (OPR) Risk potential assessment (RPA) Standardowy zestaw wysokopoziomowych kryteriów służących do oceny wewnętrznych charakterystyk i stopnia trudności proponowanego projektu. Używany w Wielkiej Brytanii w sektorze publicznym do oceny stopnia stanu krytycznego projektów i tym samym do określenia wymaganego poziomu Przeglądu OGC Gateway (OGC Gateway Review). P3M3 P3M3 Akronim (Portfolio, Programme and Project Management Maturity Model) oznaczający model dojrzałości zarządzania portfelem, programami i projektami opracowany przez OGC. P3RM P3RM Akronim (Portfolio, Programme, Project and Risk Management) oznaczający łączne zarządzanie portfelem, programami, projektami i ryzykiem. PESTLE PESTLE Akronim (Political - Polityczne, Economic - Ekonomiczne, Social - Społeczne, Technological - Technologiczne, Legal - Prawne, Environmental - Środowiskowe) odnoszący się do techniki stosowanej w zarządzaniu zmianą organizacyjną do uzyskania obrazu środowiska na poziomie strategicznym. PRINCE2 PRINCE2 Metodyka wspierająca wybrane aspekty zarządzania projektami. Akronim (PRojects IN Controlled Environments) oznacza projekty w sterowanych środowiskach. Projekt pupilek Pet project Projekt, który jest forsowany przez szefa w organizacji i jest zgodny z celem indywidualnym lub celem konkretnej jednostki biznesowej, ale nie pozostaje w zgodzie z kierunkami strategicznymi całej organizacji. Page 7 of 12
Przegląd Kontynuacyjny Gated Review Ustrukturyzowane przeglądy projektów, programów lub portfela dokonywane w ramach formalnych ustaleń ładu, w punktach cyklu życia w celu zapewnienia, że decyzje inwestycyjne na poziomie uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego i planów pozostają słuszne. Przegląd partnerski Peer review Rodzaj przeglądu projektu lub niektórych jego produktów, w którym personel z wewnątrz organizacji i/lub z innych organizacji przeprowadza niezależną ocenę projektu. Przeglądy partnerskie mogą być przeprowadzane w dowolnym punkcie projektu, ale najczęściej są stosowane pod koniec etapów. Przewodniczący Komitetu Sterującego Project Executive Osoba całkowicie odpowiedzialna za projekt. Jej rolą jest zapewnienie, aby projekt koncentrował się na osiągnięciu swoich celów i dostarczeniu produktów, które umożliwią osiągnięcie prognozowanych korzyści. Pulpit Dashboard Patrz Pulpit Zarządczy Pulpit Zarządczy 5 Management Dashboard Technika prezentowania dużych ilości informacji wspomagających podejmowanie decyzji w zagregowanej formie, z zastosowaniem tabel i prezentacji w postaci graficznej, takiej jak wykresy czy symbole nawiązujące do świetlnych sygnalizatorów ulicznych. 5 Przypis tłumacza: Nazywany też Pulpitem Menedżerskim Page 8 of 12
Raport Końcowy Projektu End Project Report Raport przygotowany przez Kierownika Projektu dla Komitetu Sterującego potwierdzający przekazanie wszystkich produktów, zawierający zaktualizowane Uzasadnienie Biznesowe i ocenę tego, jak przebiegał projekt w stosunku do tego, co zapisano w Dokumentacji Inicjowania Projektu. Ryzyko zagregowane Aggregated risk Całkowity poziom ryzyka w programie, kiedy wszystkie ryzyka są widziane jako całość, a nie osobno. Może uwzględniać wyniki określonych scenariuszy albo kombinację ryzyk. Skala ryzyka Scale of risk Standardowa technika szacowania prawdopodobieństwa i spodziewanego wpływu ryzyka dla całej organizacji, portfela, programu lub projektu. Może być częścią (zewnętrznego) standardu zarządzania ryzykiem albo występować jako część strategii lub polityki zarządzania ryzykiem. Skuteczne Zarządzanie Programami (MSP) Managing Successful Programmes (MSP) Publikacja/metodyka OGC dotycząca sprawdzonych dobrych praktyk zarządzania programami w realizacji zmiany transformacyjnej, pozyskanych z doświadczeń sektora publicznego, jak i prywatnego. Sponsor P3O P3O Sponsor Członek wyższego kierownictwa z odpowiednim poziomem władzy, który przewodzi ustanowieniu i ewolucji P3O. W optymalnych warunkach jest to członek zarządu. Page 9 of 12
Świadomy klient Informed customer Jednostka, zespół lub grupa odpowiadająca w organizacji za zapewnienie, że wydatki na technologie informacyjne i informatyczne lub inne zakupy są nakierowane na najlepszy efekt, to znaczy biznes uzyskuje wartość w dobrym stosunku do nakładów, a osiągane rezultaty są najkorzystniejsze. Określenie to jest często używane w odniesieniu do pozyskiwania z zewnątrz (outsourcingu) usług IS/IT. Czasami także używa się określenia inteligentny klient. SWOT SWOT Akronim (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) oznaczający silne strony, słabe strony, okazje i zagrożenia. Technika analityczna pozwalająca określić pożądane i niepożądane czynniki związane ze zmianą biznesową albo stanem bieżącym. Taksonomia Taxonomy Klasyfikacja rzeczy lub zasady klasyfikacji. Termin może być użyty w stosunku do schematów powiązań takich jak hierarchie rodzice-dzieci i struktury sieciowe. Taksonomią może być również proste grupowanie rodzajów rzeczy lub nawet lista alfabetyczna. Tor Swimlane Metoda dokumentowania przebiegu procesów biznesowych polegająca na umieszczeniu każdego kroku procesu w wierszu (torze) wyróżniającym odpowiedzialność poszczególnych ról lub grup. Właściciel Programu / Projektu Senior Responsible Owner (SRO) Pojedyncza osoba odpowiadająca całkowicie za to, że program lub projekt osiągnie swoje cele i dostarczy zaplanowane korzyści. Page 10 of 12
Założenia Programu Programme Brief Dokument opisujący konkretne cele, oczekiwane korzyści, potencjalne ryzyka, zarys kosztów, harmonogramy i potencjalne opcje realizacji programu. Założenia Projektu Project Brief Dokument opisujący przeznaczenie, koszt, czas i wymagania/ograniczenia odnośnie wykonania projektu. Zarząd Management Board Ogólny termin stosowany w odniesieniu zarówno do Komitetu Sterującego Projektu, Rady Programu, Rady Portfela lub też ich dowolnej kombinacji (użyty w kontekście P3O). Zarządzanie macierzowe Matrix management Rodzaj zarządzania organizacją, w którym osoby o podobnych umiejętnościach są gromadzone w puli i delegowane do zadań w innych częściach organizacji. Przy takim podejściu mamy do czynienia z rozdziałem podległości wynikającej ze struktury organizacyjnej i tej wynikającej z przydziału do konkretnych zadań w ten sposób, że osoba może podlegać kilku kierownikom projektów, programów lub kierownikom biznesowym i wykonywać w ramach przydziału różne prace w różnym czasie, a jednocześnie podlegać kierownikowi w liniowej strukturze organizacyjnej. Zasób Resource Fizyczny lub wirtualny obiekt (osoba lub przedmiot) pozostający w gestii organizacji, którego dostępność jest ograniczona, a który może być użyty do przeprowadzenia działania lub zmiany biznesowej. Page 11 of 12
Zintegrowany System Zarządzania Projektami (lub P3RM) (EPM) Enterprise Project (or P3RM) Management (EPM) Termin używany zwykle przez producentów oprogramowania w odniesieniu do systemów informatycznych wspomagających organizacje w realizacji wielu projektów i programów, wykorzystujący wspólną pulę zasobów do strategicznych analiz inwestycji w oparciu o zarządzanie portfelem. Termin nie jest odbiciem rzeczywistej oferty narzędzi, które generalnie mogą wspierać poziom portfela, programu i projektu (P3RM). Zlecenie przygotowania programu / projektu Mandate Informacja utworzona poza projektem lub programem, która formuje warunki jego realizacji i jest wykorzystywana do przygotowania projektu w PRINCE2 lub identyfikowania programu w MSP. Zlecenie może pojawić się w okolicznościach, które nie wynikają z podejścia strukturalnego lub może być pozyskane z procesów planowania strategicznego, planowania biznesowego lub zarządzania portfelem. Page 12 of 12