Podejmowanie świadomych decyzji biznesowych dzięki zastosowaniu narzędzi informatycznych

Transkrypt

1 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. Podejmowanie świadomych decyzji biznesowych dzięki zastosowaniu narzędzi informatycznych. Sebastian Wilczewski, sebastian.wilczewski@atena.pl Project Manager Zbigniew Kniżewski, zbigniew.knizewski@atena.pl Business Development Director Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 1

2 Wyzwania biznesu co jest ważne? Wzrost wartości Firmy Szybsze wprowadzanie produktów na rynek Podejmowanie trafnych decyzji inwestycyjnych Wiarygodne informacje, dostarczane na czas Centralne spojrzenie na realizowany biznes Efektywna komunikacja Co jest ważne dla Państwa? Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 2

3 Wyzwania biznesu czym jest projekt? Właściwi ludzie pracujący we właściwych projektach we właściwym czasie czyli szukanie równowagi między tym co jest potrzebne, a tym co jest możliwe. Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 3

4 Zjednoczone Emiraty Arabskie Dubai 1995 Dubai 2005

5 Wiedźmin Budżet: 22 mln PLN Promocja na świecie 10 mln PLN Quo Vadis 18 mln USD Ogniem i mieczem 24 mln PLN 15 wersji językowych 35 tyś nabywców w pierwszych trzech dniach od premiery 140 tyś sprzedanych gier w Polsce 1,2 mln sprzedanych gier na świecie

6 Władca pierścieni Filmy uzyskały 19 nominacji do Oskara i 6 Oskarów Z dwóch pierwszych części uzyskano 1,8 mld USD (5 wypływów (125 mln USD po pierwszych pięciu dniach wyświetlania w USA) Czas trwania produkcji: 15 miesięcy (274 dni zdjęciowe) 2000 osób w tym 22 odtwórców głównych ról Praca w 5 studiach w ponad 100 miejscach Na potrzeby filmu zbudowano ok 30 km dróg 48 tyś różnych rekwizytów Wykonano 3,703 kopie Wszystko kosztowało 300 mln USD

7 Produkt bankowy Lokata z kapitalizacją dzienną * oprocentowanie nominale dla okresu 180 dni: 4,35%, jeśli nie jest pobierany podatek Belki, odpowiada to lokacie 5,43% * oprocentowanie nominale dla okresu 2 lat: 4,9%, jeśli nie jest pobierany podatek Belki, opowiada to lokacie 6,36% * okres trwania lokaty: 180 dni lub 2 lata Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 7

8 Nowy lek Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 8

9 na 3000 zgłoszonych idei powstaje 1 udany produkt Źródło: Giga / Stevens & Burley

10 Dwa wymiary zarządzania projektami Robienie właściwych rzeczy Zdolność przedsiębiorstwa do Robienie rzeczy we właściwy sposób zapewnienia strategicznego dostosowania i maksymalizowania Zdolność organizacji do jak najlepszego wykorzystania jej zasobów wartość całego portfela inwestycji Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 10

11 Sektor energetyczny Firma X Projekt 1: Budowa 5 farm wiatraków Budżet: zł Projekt 2: Budowa nowej elektrowni Budżet: zł Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 11

12 Problemy związany z zarządzaniem projektami nieuwzględnianie korzyści pośrednich projektu 81% brak procesu mierzenia korzyści 68% brak rzetelnych danych do oceny sukcesu 89% słabo zdefiniowane kryteria sukcesu brak centralnego śledzenia projektu brak całościowego widoku na budżet 46% 41% 57% Źródło: Gartner, IT Portfolio Management: Challenges and Best Practices, Kellogg School of Management and DiamondCluster Survey of 130 Fortune 1000 Companies (respondents reporting to CEO, CFO or COO), Spring

13 Zarządzanie projektami Wyzwanie Metoda zarządzania projektem wypadkową doświadczenia, wiedzy i chęci PM Możliwe rozwiązanie Szablony dokumentów (Zgłoszenie Realizacji Projektu, Karta Projektu) Wzorce zarządzania (ryzyka, zmiana, harmonogram) Ścieżki eskalacji, procedury Automatyzacja pracy Wsparcie doradcze Zdefiniowanie modelu weryfikacji projektów Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 13

14 Wiarygodne informacje Wyzwanie Brak zestandaryzowanych danych projektowych Możliwe rozwiązanie Zbudowanie modelu controllingowego rozliczania projektów Jednolity model budżetowania projektów Integracja z systemami zewnętrznymi Audyty projektów Bieżące raportowanie (ryzyka, problemy) Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 14

15 Zarządzanie finansami Wyzwanie Wartość inwestycji wymagająca ściślejszego monitorowania Możliwe rozwiązanie Kontrola finansów na wielu poziomach i wymiarach Czasowy budżet projektów Powiązanie zadań z kosztami Wykorzystanie rozwiązań BI do śledzenia informacji finansowej Zdefiniowany model nadzoru projektów Definiowanie symulacji what-if Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 15

16 Projekty poza kontrolą Wyzwanie Projekt poza kontrolą Kierownika Projektu Możliwe rozwiązanie Raportowanie zintegrowane (koszty, ryzyka, produkty) Zdefiniowanie progów alarmowych Zdefiniowanie reakcji na utratę kontroli nad projektem zasady Zasady zamykania projektów przed czasem Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 16

17 Jaki jest stan naszego portfela? Wyzwanie W jaki sposób zwiększyć pewność, że wiemy to co powinniśmy wiedzieć? Możliwe rozwiązanie Jedno źródło informacji o stanie inwestycji (projektów) Źródło informacji o stanie projektu niezależne od zarządzających projektami Centralne zarządzanie ryzykami i problemami Centralne repozytorium dokumentacji projektowej Zastosowanie tych samych miar do oceny wszystkich inwestycji Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 17

18 Firma X - punkt wyjścia Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 18

19 Firma X - po zmianie Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 19

20 PMO, PPM - Platforma rozwiązań biznesowych LUDZIE Dyrektor, PMO Wgląd i kontrola, Podejmowanie decyzji, Maksymalizacja wykorzystania zasobów, Poprawa realizacji projektów PPM PROCESY NARZĘDZIA SPM Zarząd Zwiększanie wartości firmy i utrzymywanie konkurencyjności poprzez realizację strategii. Kontrola finansowa realizowanych inwestycji Bieżące raportowanie kosztów i przychodów dla projektów Zarządzanie finansami NPD Rozwój produktów, tworzenie nowych produktów, badanie kosztów związanych z innowacyjnością Dyrektor Rozwoju Produktów Dyrektor Finansowy Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 20

21 PMO - z jakimi problemami się mierzymy Dążenie do wykonywania właściwych przedsięwzięć, zgodnych ze strategią Redukcja czasu realizacji projektu time to market Utrzymanie ładu korporacyjnego Zwiększenie przejrzystości działania Efektywniejsze wykorzystanie potencjału w organizacji Wykonywać projekty tylko te o największej wartości dla organizacji Efektywny mechanizm kontrolny toczących się projektów Które tematy chcemy robić? Jakimi metodami chcemy je robić? Copyright 2008 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 21

22 22 27 stycznia 2009 Koncepcja wdrożenia CA Clarity w Dojrzałość organizacji ETAP 1 DZIAŁAJĄCY Podstawowy Project Portfolio Management: Dopasowanie projektów do celów biznesowych, przygotowanie, planowanie i kontrola, a także pozyskiwanie zasobów, wybór i alokacja WARTOŚĆ BIZNESOWA Krótszy czas realizacji produktów oraz zmniejszone koszty projektów, poprzez lepsze dopasowanie projektów do biznesu i zarządzanie ich parametrami Lepsze wykorzystanie zasobów dzięki scentralizowanemu zarządzaniu przydziałem zasobów do zadań ETAP 2 SPRAWNY Zaawansowany Project Portfolio Management: Zarządzanie ryzykiem projektów, problemami, zmianą, jakością, finansami i zaopatrzeniem WARTOŚĆ BIZNESOWA Lepsza efektywność zarządzania ryzykami, problemami i zmianami portfela projektów Zmniejszony koszt raportowania i śledzenia stanu portfela dzięki automatyzacji ETAP 3 REAGUJĄCY Podstawowy Program Management: Dopasowanie programów, projektów, usług, aplikacji i środków trwałych do celów biznesu, przygotowanie, planowanie i nadzorowanie, a także pozyskiwanie, selekcja i alokowanie zasobów WARTOŚĆ BIZNESOWA Lepsza jakość zarządzania poprzez zarządzanie programami (projektami, usługami, środkami trwałymi i aplikacjami) ETAP 4 NAKIEROWANY NA BIZNES Zaawansowany Program Portfolio Management: Zarządzanie ryzykiem programów, problemami, zmianą, jakością, finansami i zaopatrzeniem WARTOŚĆ BIZNESOWA Improved effectiveness of enterprise/program risk, issues, change management Reduced cost of program reporting and tracking due to automation

23 Odpowiedzialność i kompetencje Kierownicy Projektów Zarządzanie Projektami Zarządzający Zarządzanie strategią Firmy Optymalizacja Portfela Projektów, Raporty Kierownicy Zasobów Zarządzanie zasobami oparte na umiejętnościach Członkowie Zespołu Realizacja prac projektowych Finanse i Controlling Rozliczanie finansowe projektów Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 23

24 Sektor energetyczny Firma X - harmonogram Projekt 1: Budowa 5 farm wiatraków Budżet: zł Wygenerowane opóźnienie w jednym z projektów to 2 mln złotych straty miesięcznie Projekt 2: Budowa nowej elektrowni Budżet: zł Zaangażowanie zasobów w innym projekcie opóźnienie 2 miesięcy w przygotowaniu projektu. Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 24

25 Sektor energetyczny Firma X Proces przygotowania raportu 12 dni roboczych Kontrola finansowa kontraktów 1 raz na miesiąc Opóźnienie w kontroli zamkniętego miesiąca to 15 dni Raport generowany w postaci pliku excela Master excel zasilany danymi z 156 exceli 39 podwykonawców Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 25

26 Wielkość zespołu Odpowiednie narzędzie - dla każdego Zarządzanie portfelem Definicja zakresu portfela Łączna wartość inwestycji, profity, globalne zarządzanie ryzykiem Aktywne monitorowane Adaptowanie się do zmian otoczenia biznesowego Zarządzanie programem Planowanie kompleksowego programu Zarządzanie zmianą i ryzykiem Koordynacja projektów w programie Mierzalne rezultaty sukcesu programu Taktyczne Zarządzanie projektem Uruchomienie Bbudżet Harmonogram Zasoby Produkty Zakres Ryzyka Mmierniki Poziom złożoności Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 26

27 Wybór optymalnych portfeli Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 27

28 Strona projektu - korzyści Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 28

29 KPI Wzrost efektywności projektów Średnio przed Średnio po Zmiana Zgodność projektów z celami organizacji 68% 87% +27% Liczba projektów rocznie % Średni koszt projektu % Średnia wielkość zespołu projektowego Średni czas trwania projektu (tygodnie) 20,5 17,6-14% 29,1 18,8-35% Liczba projektów na PM a 3,5 4,9 +40% Źródło: IDC, 2008

30 KPI Korzyści z życia wzięte Koszt przed Zmiana Oszczędność Benchmark Średni koszt projektu 1,6 mld PLN -1% 16 mln PLN -37% Średni czas trwania 8,75 lat -1% 1 mieś. -35% Średnie korzyści na projekt: - Wydatki: -16 mln PLN - Wpływy (NPV): +10 mln PLN Obliczono na podstawie nakładów inwestycyjnych dla jednego z klientów Copyright 2008 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 30

31 KPI Kluczowe wskaźniki dla projektów Copyright 2011 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 31

32 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. dziękujemy za uwagę Copyright 2008 ATENA Usługi Informatyczne i Finansowe Sp. z o.o. nr 32