WYDAWNICTWO PAŃSTWOWEJ WYŻSZEJ SZKOŁY ZAWODOWEJ W PŁOCKU Leszek Pruszkowski Zarządzanie procesami pomocniczymi w przedsiębiorstwie Koncepcja Facility Management Płock 2009 1
SPIS TREŚCI WPROWADZENIE... 09 Miejsce i rola procesów pomocniczych w organizacji... 09 Medycyna... 10 Sztuka wojenna... 10 Sport... 11 Działalność biznesowa... 12 1. ISTOTA FACILITY MANAGEMENT... 14 Geneza... 14 Pojecie FM... 15 Definicje FM... 17 2. FACILITY MANAGEMENT W ROZWOJU ZARZĄDZANIA NIERUCHOMOŚCIAMI... 19 2.1. Zarządzanie techniką... 20 2.1.1. Budynki inteligentne... 20 2.2. Zarządzanie powierzchnią... 27 2.3. Zarządzanie finansowe nieruchomością... 32 3. FACILITY MANAGENENT W ZARZĄDZANIU PRZEDSIĘBIORSTWEM... 36 Geneza... 36 3.1. Obszary aktywności przedsiębiorstwa w procesie kreowania wartości... 37 3.1.1. Podejście funkcjonalne... 37 3.1.2. Podejście czynnościowe... 38 3.1.3. Podejście procesowe... 39 3.2. Organizacja FM w przedsiębiorstwie... 45 3.3. Zakres Facility Management... 49 4. ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ I OPROGRAMOWANIEM... 52 4.1. System informacyjny... 53 4.2. System informatyczny w zarządzaniu... 53 4.3. Generacje systemów informacyjnych zarządzania... 54 4.4. Zastosowanie komputerów w eksploatacji... 56 4.5. System informacyjny utrzymania ruchu... 59 4.6. Cele wdrożenia systemu informacyjnego utrzymania ruchu... 60 4.7. Wymagania i funkcje systemu informacyjnego utrzymania ruchu... 61 Funkcje systemu... 61 Struktura systemu... 61 4.8. Systemy ekspertowe w utrzymaniu ruchu... 62 3
4.9.0 Wybór systemu oprogramowania... 68 4.10. Rezultaty wdrożenia systemu utrzymania ruchu... 69 5. ZARZĄDZANIE NIERUCHOMOŚCIAMI... 67 5.1. Pojęcie nieruchomości... 67 Ziemia... 67 Definicja nieruchomości... 67 Nieruchomości przemysłowe... 67 5.2. Rynek nieruchomości... 68 Umiejscowienie rynku nieruchomości na rynku finansowym... 68 Definicja rynku nieruchomości... 68 Cechy rynku nieruchomości... 69 Podział rynków nieruchomości... 70 Istota zarządzania nieruchomościami... 71 5.3. Strategie zarządzania nieruchomościami... 72 Strategia zorientowana na dochód i wartość kapitałową... 72 Strategia zorientowana na wartość kapitałową i dochód... 72 Strategia zorientowana na cele użytkowe... 72 Strategia portfelowa... 73 5.4. Plany zarządzania nieruchomościami... 73 Cele planu zarządzania... 73 Funkcje planu zarządzania... 73 6. ZARZĄDZANIE FINANSAMI... 75 6.1. Planowanie finansowe... 76 6.1.1. Prognozowanie... 76 Rodzaje prognoz gospodarczych... 76 Funkcje prognoz... 78 Prognozowanie w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa... 79 Prognozowanie analogowe... 80 Prognoza jako narzędzie wspomagające podejmowanie decyzji i podstawa planowania... 81 6.1.2. Przedmiot planowania finansowego... 81 6.1.3. Generacje planowania finansowego... 82 6.1.4. Horyzonty planowania finansowego... 83 6.2. Budżetowanie... 84 6.2.1. Rys historyczny budżetu... 84 6.2.2. Geneza budżetowania... 85 6.2.3. Istota budżetowania... 86 Budżety finansowe... 87 Budżety operacyjne... 88 Budżety niepieniężne... 88 Stałe i zmienne koszty w budżetach... 89 Budżety zerowe... 89 Budżety elastyczne... 90 Okresy budżetowe... 90 Zalety i wady budżetów... 90 6.2.4. Proces budżetowania... 91 4
Motywy sporządzania budżetów... 092 Planowanie... 092 Koordynacja... 092 Komunikowanie... 092 Motywowanie... 093 Kontrola... 093 Ocena pracy... 093 Etapy w procesie budżetowania... 093 Przekazywanie szczegółowych danych o przyjętej polityce budżetowej... 093 Określenie czynników ograniczających wielkości wyjściowe... 094 Sporządzanie budżetu sprzedaży... 094 Sporządzanie preliminarzy budżetowych... 094 Negocjowanie budżetów... 094 Koordynacja i weryfikacja budżetów... 095 Finalne zatwierdzenie budżetów... 095 Weryfikacja budżetów... 095 6.3. Rachunkowość... 096 6.3.1. Rachunkowość zarządcza... 097 Rachunkowość odpowiedzialności... 099 6.3.2. Porównanie rachunkowości zarządczej z finansową... 101 7. ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI (PROJECT MANAGEMENT)... 103 7.1. Istota zarządzania projektami... 103 7.2. Klasyfikacje projektów... 105 Projekty organizacyjne... 105 Projekty rozwojowe... 105 Projekty restrukturyzacyjne i rozbudowy... 105 Etap poprzedzający diagnozę... 105 Etap diagnozy... 105 Studium feasibility projektu restrukturyzacji... 105 Krótkookresowe przedsięwzięcia naprawcze... 107 Ocena projektu i zapewnienie finansowania... 107 Restrukturyzacja... 108 Studia rozbudowy... 108 Projekty inwestycyjne... 109 Podział projektów inwestycyjnych ze względu na źródła finansowania... 109 Projekty odtworzeniowe... 109 Projekty modernizacyjne... 109 Projekty rozwojowe... 109 Podział projektów inwestycyjnych ze względu na wzajemne relacje... 110 Projekty wzajemnie wykluczające się... 110 Projekty komplementarne... 110 Projekty substytucyjne... 110 Projekty ekonomicznie niezależne... 110 5
Podział projektów inwestycyjnych ze względu na charakter przepływów pieniężnych:... 111 Projekty typowe... 111 Projekty nietypowe... 111 Projekty odwrotne do typowych... 111 7.3. Cykl życia projektu inwestycyjnego... 111 7.3.1. Faza przedinwestycyjna... 112 7.3.2. Faza inwestycyjna... 112 7.3.3. Faza poinwestycyjna (operacyjna)... 112 7.4. Cykl życia zarządzania projektem... 113 7.4.1. Określenie projektu (uruchomienie projektu)... 113 Identyfikacja problemów... 113 Określenie możliwości ich rozwiązania w sytuacji konkretnych uwarunkowań... 113 Określenie celu projektu... 113 Identyfikacja kryteriów sukcesu... 113 Analiza ryzyka i identyfikacja niejasności i zakłóceń... 114 7.4.2. Określenie struktury projektu (rozwinięcie szczegółowego planu)... 114 Strukturyzacja projektu... 114 Planowanie projektu... 115 Budżet jako narzędzie sterowania i nadzorowania projektem... 115 Harmonogramy... 115 Techniki sieciowe... 116 7.4.3. Realizacja projektu... 116 Rekrutacja i organizacja zespołu... 116 Zasady operacyjne funkcjonowania zespołu... 117 Hierarchizacja zagadnień projektu... 118 Dokumentowanie czynności... 118 7.4.4. Monitorowanie i kontrola postępu... 119 System raportowania... 119 Monitorowanie postępów projektu... 119 Rewizja planu projektu... 120 7.4.5. Zamknięcie projektu... 120 Raport końcowy... 120 Odbiór końcowy projektu... 121 Kompletacja i archiwizacja dokumentacji... 121 Rozwiązanie zespołu projektowego... 121 8. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM... 122 8.1. Zarządzanie ryzykiem projektu... 122 8.1.1. Miejsce zarządzania ryzykiem w zarządzaniu projektem... 122 8.1.2. Topografia źródeł ryzyka projektu... 123 Faza przed inwestycyjna... 123 Faza inwestycyjna... 124 Faza poinwestycyjna... 125 6
8.1.3. Szacowanie ryzyka... 125 Identyfikacja ryzyka... 126 Rodzaje ryzyka... 127 Obszary ryzyka związane z realizacją projektu... 127 Źródła ryzyka na poszczególnych etapach projektu... 128 Źródła ryzyka związane z przekraczaniem kosztu projektu... 129 Metody i techniki identyfikacji ryzyka... 129 Metody i techniki analizy i pomiaru ryzyka... 132 8.1.4. Obsługa ryzyka... 136 Strategie ograniczenia ryzyka... 137 Realizacja strategii ryzyka... 137 Plan Zarządzania Ryzykiem... 137 9. ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ... 138 9.1. Istota jakości... 138 Definicja jakości... 138 9.2. Skutki nieefektywnego zarządzania jakością... 139 Koszty awarii wewnętrznych (Internal Failure Costs)... 139 Koszty awarii zewnętrznych (External Failure Costs)... 140 Koszty oceny (Appraisal Costs)... 140 Koszty związane z zapobieganiem (Prevention Costs)... 141 Koszty ukryte związane z jakością (Hidden Quality Costs)... 141 9.3. Kompleksowe zarządzanie jakością TQM (Total Quality Management)... 142 9.3.1. Geneza Kompleksowego Zarządzania Jakością (TQM)... 142 Homer Sarahson... 142 Walter A. Shewart... 142 W. Edwards Deming... 143 Joseph M. Juran... 144 Kaoru Ishikawa... 145 Genichi Taguchi... 146 Philip B. Crosby... 146 9.3.2. Motywy wdrażania Kompleksowego Zarządzania Jakością (TQM)... 147 9.3.3. Pojęcie Kompleksowego Zarządzania Jakością (TQM)... 148 Ewolucja podejścia do jakości... 148 9.3.4. Podstawowe koncepcje TQM... 148 Podejście systemowe... 148 Rola kierownictwa... 149 Uczestnictwo pracowników... 149 Skupienie uwagi na klientach... 150 9.3.5. Charakterystyka TQM... 150 Elementy procesu zarządzania jakością... 150 Cele TQM... 151 9.3.6. Osiem kroków TQM w kierunku ciągłej poprawy jakości... 151 9.3.7. Stały cykl doskonalenia pracy (Koło Deminga)... 151 9.3.8. Koła jakości... 153 9.3.9. Narzędzia TQM... 153 7
9.3.10. Zalety i wady TQM... 154 Zalety... 154 Wady... 154 9.3.11. TQM w rozwiniętej gospodarce rynkowej... 155 9.3.12. Normalizacja w zakresie jakości... 156 9.4. Plan jakości w przedsiębiorstwie... 156 Istota planu jakości... 156 Cel opracowania planu jakości... 156 Zakres planu jakości... 157 Literatura... 159 Spis tabel... 166 Spis rysunków... 167 8