Wykład Zarządzanie projektami Zajęcia 8 Zarządzanie interesariuszami dr Stanisław Gasik s.gasik@vistula.edu.pl www.sybena.pl/uv/2014-wyklad-eko-zp-9-pl/wyklad8.pdf Środowisko realizacji projektu Inni Interesariusze Wpływ Klient Użytkownik Produkty Wymagania Zespół projektu Organizacja realizująca projekt Zasoby Półprodukty Efekt biznesowy Podwykonawca Projekt wewnętrzny 2 1
Środowisko realizacji projektu Wymagania Inni Interesariusze Klient Wpływ Użytkownik Produkty Zespół projektu Organizacja realizująca projekt Zasoby Półprodukty Efekt biznesowy Podwykonawca Projekt zewnętrzny 3 Interesariusze projektu Interesariusz osoba, organizacja lub grupa ludzi, na których projekt może mieć wpływ, lub którzy mogą wpływać na projekt. Trzy główne kategorie interesariuszy: Zespół projektu Sponsor, kierownik, wykonawcy prac (członkowie zespołu) Interesariusze z organizacji realizującej projekt Zarząd, kierownicy komórek, pracownicy firmy, klient, użytkownik Interesariusze zewnętrzni Klient, użytkownik, poddostawca, konkurencja, ustawodawcy, środowiska lokalne, stowarzyszenia, media 4 2
Interesariusze projektu Kim są? Kto może być interesariuszem: Budowy hipermarketu Produkcji filmu Wdrożenia nowego systemu informatycznego Uruchomienia produkcji nowego modelu samochodów? 5 Mapa interesariuszy Mistrzostw Europy w Lekkiej Atletyce Główne Zależności 6 3
Zarządzanie interesariuszami Procesy potrzebne do: Identyfikacji ludzi, ich grup i organizacji, które mogą wpływać na projekt, oraz tych, na które projekt może wpływać, Analizy oczekiwań interesariuszy i ich wpływu na projekt, Wypracowania właściwej strategii efektywnego angażowania interesariuszy w decyzje dotyczące projektu i jego wykonanie. PMBOK Guide 7 Project Management Główny dylemat pracy z interesariuszami Celem zarządzania interesariuszami jest zapewnienie sukcesu właścicielowi projektu czy Celem zarządzania interesariuszami jest zapewnienie sukcesu wszystkich stron? 8 4
Cechy interesariuszy 9 Pozycja (właściciel, podwykonawca, zewnętrzny ) Siła Słuszność żądań Zainteresowanie projektem Wpływ na projekt Obszar zainteresowania Nastawienie (pozytywne, obojętne, negatywne) Bezpośredni / pośredni. Cecha Konkurencja wdrożenia samochodu Zewnętrzny Duża - Duże Duży Biznes Negatywne Pośredni A jak możemy scharakteryzować studentów jako interesariuszy projektu kurs zarządzania projektami? Poziom zaangażowania interesariuszy Nieświadomy (istnienia projektu) Oporny Neutralny Popierający Przewodzący 10 5
Macierz analizy interesariuszy Siła wpływu Duża Mała Negatywy Pozytywny Rodzaj wpływu 11 Macierz analizy interesariuszy Siła wpływu Duża Przekonywanie Współpraca Mała Monitorowanie Informowanie Negatywy Pozytywny Rodzaj wpływu 12 6
Macierz analizy interesariuszy Siła wpływu Duża Administracja Klienci, Konkurencja Dostawcy Mała Sąsiedzi Dystrybutorzy energii, Negatywy Pozytywny Rodzaj wpływu Uruchomienie hipermarketu 13 Sposoby pracy z interesariuszami 1. Okresowe rozpowszechnianie newsletterów, poczty elektronicznej 2. Przekazywanie informacji i ogłoszeń na tablicy ogłoszeń 3. Włączanie interesariuszy do podejmowania decyzji 4. Internetowe / intranetowe bazy danych dla pytań i wątpliwości 5. Regularne spotkania z grupami interesariuszy 6. Rozprowadzanie notatek ze spotkań do głównych interesariuszy 7. Ad-hoc spotkania z głównymi interesariuszami 8. Utworzenie skrzynki sugestii dla projektu 9. Okresowe spotkania towarzyskie 10. Sesje szkoleniowe, prezentacje, warsztaty aby umożliwić dyskusję i wyrobić poczucie wpływu na projekt 14 7
15 Przeszkody w zaangażowaniu Brak informacji o projekcie Nie włączenie w planowanie i podejmowanie decyzji Niezaproszenie do udziału Jest odpowiedzialny lub włączony w inne prace lub projekt Jest przeciwny wynikom projektu, traktuje je jako zagrożenie Nie ma właściwego poziomu uprawnień Nie ma właściwego poziomu umiejętności Nie może się angażować ze względów osobistych Ma konflikt z członkami zespołu projektu lub innymi interesariuszami Nie ma umowy na udział w projekcie Istnieją wątpliwości projektu w zakresie czyichś umiejętności, stabilności, dostępności Nie może być włączony ze względu na czas i miejsce projektu. Strategie oddziaływania na interesariuszy Adaptacja / Wykorzystywanie Dostosowanie się do pomysłów, żądań i reguł interesariuszy. Budowa drogi dokładnie zgodnie z życzeniami ekologów. Kompromis Negocjowanie, słuchanie argumentów i proponowanie możliwości i aren dialogu. Czasami proponowanie kompensacji. Przesuniemy trochę drogę, wybudujemy przejście dla zwierząt, przeniesiemy gżegżółkę. Unikanie Zmniejszanie powiązań z interesariuszem i jego żądaniami. Przenoszenie odpowiedzialności na inne podmioty. Od razu planujemy budowę drogi gdzie indziej. Dyskwalifikowanie Ignorowanie, nie uwzględnianie żądań Zbudujemy drogę dokładnie zgodnie z naszym planem! Wpływanie Proaktywne kształtowanie wartości i żądań interesariuszy. Dzielenie się informacjami i budowa relacji. Jak będzie nowa droga, to łatwiej będzie ratować zwierzęta. Nasze badania wykazały, że w tych okolicach jest bardzo mało gżegłółek. 16 8
Strategie oddziaływania na interesariuszy Projekt: Organizacja imprezy urodzinowej w jednym z trzech mieszkań w domku cztero-rodzinnym. Mieszkańcy trzech mieszkań nie chcą hałasu w nocy. Adaptacja / Wykorzystywanie OK. Zrobimy imprezę w knajpie. Kompromis Impreza skończy się o 22. Później nie będziemy puszczać muzyki. Unikanie Nie robimy imprezy Dyskwalifikowanie Mam prawo robić w domu co chcę! Wpływanie Może byście wpadli do nas? A jak wy będziecie chcieli zrobić imprezę, to się zgodzimy 17 Korzyści z zarządzania interesariuszami 1. Dobro użytkowników i ich większe zaangażowanie 2. Zwiększona efektywność procesów i organizacji jako całości 3. Zmniejszenie marnowania nakładów, czasu i materiałów 4. Zmniejszenie kosztów transakcji i ubezpieczenia 5. Lepsza pozycja rynkowa 6. Zmniejszenie ryzyka konfliktów i roszczeń prawnych 7. Lepsza identyfikacja nowych okazji biznesowych 8. Lepsze usługi dla użytkowników końcowych 9. Lepsza opinia u władz publicznych i lokalnych 10. Lepsze przewidywanie przyszłych problemów 11. Większa motywacja 12. Bardziej sprawne uczenie się organizacji 18 9
Procesy zarządzania interesariuszami Zmiany Sposobów Pracy z Interesariuszami Kontrolowanie Zaangażowaniem Interesariuszy Identyfikacja Interesariuszy Planowanie Zarządzania Interesariuszami Zarządzanie Zaangażowaniem Interesariuszy Lista Interesariuszy Plan Zarządzania Interesariuszami Wpływ na Interesariuszy 19 Dziękuję! (na dzisiaj) 20 10