Zarządzanie projektami w NGO

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami w NGO Warsztaty dla Grupy Nowe Technologie Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA 4 września 2012 Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Kim jestem? Marek Słowiński Specjalizuje się w projektach, które realizowane są na pograniczu różnych obszarów - IT, marketing, NGO. Przez 12 lat pracy zawodowej miałem okazję uczestniczyć zarówno w projektach związanych z analizą i budową rozwiązań IT jak i realizacją projektów internetowych dla biznesu (Aviva, PZU, TP S.A,. TVN S.A. i inne). Od 2007 roku prowadzę firmę MrWeb, która świadczy profesjonalne usługi w zakresie doradztwa i realizacji projektów informatycznych. Dostarcza wiedzę i zasoby do efektywnego prowadzenia działań w internecie. Od 2009 roku współpracuję z organizacjami z trzeciego sektora Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, Polski Klubu Adventure Racing, Fundacja TechSoup. slajd 2

3 Poznajmy się Przedstaw się Jakie są Twoje doświadczenia w zakresie projektów IT slajd 3

4 Czym jest projekt? Projekt to indywidualne lub wspólne przedsięwzięcie, zaplanowane tak aby osiągnąć konkretny cel slajd 4

5 Czym jest zarządzanie projektami? Zarządzanie projektem to próba zapanowania nad trójkątem: zakres, czas, koszty Jest też czwarty element - jakość slajd 5

6 Czym jest kierowanie projektem? Kierowanie projektem to zorganizowanie i zarządzanie działaniami w kierunku realizacji konkretnego celu. Można przy tym zastosować szereg podejść: Podejście "tradycyjne" identyfikuje sekwencje kroków, jakie muszą zostać wykonane i stara się przewidzieć wszystkie ryzyka wpływające na zmiany w projekcie Podejście adaptacyjne traktuje projekt jako zbiór zadań do realizacji i akceptuje ryzyko pojawienia się zmian w projekcie slajd 6

7 Kroki prowadzące do sukcesu Zrozumiem celu działań i zebranie wymagań Identyfikacja osób decyzyjnych i zainteresowanych realizacją działań Zaplanowanie: zakresu, czasu, kosztów (i jakość) oraz określenie hierarchii ich ważności Określenie osób uczestniczących w projekcie i wyraźne wskazanie sponsora projektu Przyjęcie określonego sposobu kierowania metodyki zarządzania projektami (PMBOK, Prince2, APM) Ustalenie rytmu prac Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna slajd 7

8 Kroki prowadzące do sukcesu a najważniejsze jest nie zapominanie po co realizujemy projekt..zrealizować określony cel zamiast przeprowadzić proces zgodnie z określoną metodyką slajd 8

9 Prowadzenie projektu w NGO tyle teorii a jak wygląda praktyka* * na podstawie doświadczeń zebranych przy budowie serwisów internetowych dla organizacji z trzeciego sektora slajd 9

10 Prowadzenie projektu w NGO Dynamicznie zmieniające się warunki wewnątrz projektu jak i w otoczeniu Sezonowość początek roku pozyskiwanie grantów, koniec realizacja i rozliczanie projektów slajd 10

11 Prowadzenie projektu w NGO Luźne przypisanie osób do projektu, ale równocześnie duże ich zaangażowanie w sprawę Demokracja podczas określania wymagań i różne spojrzenie na cel projektu slajd 11

12 Prowadzenie projektu w NGO Brak doświadczenia w realizowaniu projektów IT (internetowych) przy równoczesnym dużym doświadczeniu w realizacji projektów grantowych Świadomość konieczności ewaluacji realizowanych działań slajd 12

13 Jak realizować projekt w NGO? Środowisko NGO jest bardzo podobne do środowiska internetowego, dynamiczne i nie przewidywalne, wymaga działania w warunkach niepewności Dla tego sprawdza się podejście adaptacyjne podejście Agile slajd 13

14 Czym jest podejście Agile? Agile (APM) było pierwotnie metodą zarządzania procesem wytwarzania oprogramowania* obecnie jest to szersze podejście do zarządzania, które można określić jako filozofia Agility * Podstawą tej metody jest Manifest Tworzenia Zwinnego Oprogramowania slajd 14

15 Czym jest podejście Agile? Skupienie na celu robić tylko to, co ma wartość zaczynając od najbardziej wartościowych elementów Podejście iteracyjne wartości dostarczane są szybko, a następnie adaptowane Reagowanie na zmiany - informacje zwrotne pozwalają weryfikować działania i adaptować zakres dalszych działań Akceptacja ryzyka jako stałego elementu działań Postawienie na ludzi i współpracę Komunikacja na różnych poziomach slajd 15

16 Czym jest podejście Agile? Lekka metodyka nie oznacza wcale lekkiego podejścia do zarządzania projektem Korzysta z różnych narzędzi do prowadzenia projektów slajd 16

17 Na marginesie Lekkie metodyki promują organizację i zarządzanie czasem pracy (Getting Things Done, Personal Kanban) slajd 17

18 Agile w praktyce Biblioteki.org - funkcjonalności CMS Newsletter Wirtualny Segregator i obsługa Programu Rozwoju Bibliotek Baza Bibliotek Ankiety Konkursy Obsługa szkoleń Ekstranet slajd 18

19 Agile w praktyce Biblioteki.org iteracje (prace trwały 10 miesięcy start serwisu po 6 miesiącach, iteracja 2 tygodnie) iteracja 0, 1, 2 - analiza zakończona przygotowaniem biznes planu iteracja 3,4 - ustalenie budżetu i harmonogramu, iteracje 5, 6 - spis wymagań oraz wybór wykonawcy iteracja 7,8 - modyfikacja dotychczasowej koncepcji, równolegle prace programistyczne iteracja 9 - projekt graficzny, prace programistyczne iteracja 10 - projekt graficzny, prace programistyczne iteracja 11 - testy nowego serwisu iteracja 12 - start nowego serwisu biblioteki.org iteracja 13, 14 - dopracowanie i uruchomienie kolejnych modułów (wirtualny segregator) iteracja 15, 16, 17 - dopracowanie i uruchomienie kolejnych modułów (ekstranet) slajd 19

20 Pytania? Czy TYLKO w projektach informatycznych można stosować podejście Agile? slajd 20

21 Książki Zarządzanie projektami IT. Przewodnik po metodykach. Autor: Adam Koszlajda APM Agile Project Management. Jak Tworzyć Innowacyjne Produkty Autor:Jim Highsmith Metoda Lean Startup. Wykorzystaj innowacyjne narzędzia i stwórz firmę, która zdobędzie rynek Autor: Eric Ries slajd 21

22 Dziękuję Marek Słowiński Federacja Organizacji Służebnych MAZOWIA ul. Żytnia 16 lok Warszawa tel.: slajd 22