INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU AudaShare. Wersja 2.8

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU AudaShare Wersja 2.8 Audatex Polska Sp. z o.o. 2008

Spis Treści 1. WPROWADZENIE... 4 1.1. SPOSÓB DZIAŁANIA... 4 1.2. ADMINISTRACJA I KONFIGURACJA PROGRAMEM... 4 1.3. WYMAGANIA SPRZĘTOWE... 4 1.4. WYMAGANE OPROGRAMOWANIE... 5 1.5. SKRÓTY I PRZYJĘTE OZNACZENIA... 5 1.5.1. OKNA DIALOGOWE I INSTRUKCJE... 5 1.5.2. POLECENIA MENU... 5 1.5.3. POLECENIA WINDOWS... 5 1.5.4. OZNACZENIA KLAWIATURY... 5 2. INSTALACJA PROGRAMU... 6 3. KONFIGURACJA PROGRAMU... 11 3.1. PIERWSZE LOGOWANIE... 11 3.2. ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI... 11 3.3. DZIENNIK ZDARZEŃ W SPRAWIE... 16 3.4. ZMIANA HASŁA UŻYTKOWNIKA... 16 3.5. MIGRACJA Z AUDAPAD... 18 3.6. OPCJE PROGRAMU... 20 3.6.1. OPCJE PROGRAMU... 20 3.6.2. USTAWIENIA KALKULACJI AUDATEX... 23 3.6.3. ADMINISTRACJA... 23 3.6.4. POŁOŻENIE PLIKÓW... 27 3.7. SZABLONY... 28 3.8. FIRMY NAPRAWCZE... 31 4. PRACA Z PROGRAMEM... 34 4.1. LOGOWANIE... 34 4.2. EKRAN GŁÓWNY... 34 4.2.1. MENU... 35 4.2.2. LISTWA PRZYCISKÓW... 37 4.2.3. LISTA SPRAW... 37 4.3. STANY AKTYWNOŚCI SPRAWY... 38 4.4. STAN DOMYŚLNEJ KALKULACJI W SPRAWIE... 38 4.5. STATUSY SPRAWY... 39 4.6. NOWA SPRAWA... 39 4.7. EDYCJA SPRAWY... 53 4.7.1. NOWA KALKULACJA... 54 4.7.2. EDYCJA KALKULACJI... 54 4.7.3. USUŃ KALKULACJĘ... 54 4.7.4. IMPORT Z AUDAPAD... 55 4.7.5. KOPIUJ KALKULACJĘ... 55 4.7.6. PODGLĄD KALKULACJI... 55 4.8. PRZELICZ KALKULACJĘ... 56 4.9. PRZELICZ Z NAGŁÓWKIEM... 56 4.10. OZNACZ JAKO DOMYŚLNĄ... 56 4.11. ZMIANA NAZWY KALKULACJI... 56 4.12. IMPORT ZAŁĄCZNIKÓW... 57 4.13. PORÓWNANIE KALKULACJI... 58 4.14. WYBÓR PŁYTY DO PRZELICZENIA... 58 4.15. WYSYŁANIE DANYCH DO SYSTEMU WYCENY WARTOŚCI POJAZDU INFO-EKSPERT... 59 4.16. USUŃ SPRAWĘ... 59 4.17. KOPIUJ SPRAWĘ... 59 4.18. PRZYPISZ PRACOWNIKA... 60 4.19. WYŚLIJ ZLECENIE (OPCJONALNE)... 60 4.20. WYŚLIJ KALKULACJĘ (PDF) (OPCJONALNE)... 61 2

4.21. WCZYTAJ ZLECENIE Z PLIKU (OPCJONALNE)... 61 4.22. ZAPISZ SPRAWĘ DO PLIKU (OPCJONALNE)... 62 4.23. FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE SPRAW... 62 4.24. GRUPOWANIE SPRAW WG UŻYTKOWNIKÓW... 63 5. KOMUNIKACJA AUDANET... 65 5.1. IMPORT SPRAWY Z AUDANET... 65 5.2. EKSPORT SPRAWY DO AUDANET... 67 6. PRACA Z AKTÓWKĄ... 69 6.1. KONFIGURACJA AKTÓWKI... 69 6.2. WYBIERANIE SPRAW DO PRACY Z AKTÓWKĄ... 72 6.3. SYNCHRONIZACJA... 73 6.4. PRACA ZE SPRAWĄ... 73 6.5. NOWA SPRAWA W AKTÓWCE... 73 3

1. Wprowadzenie Program AudaShare jest następcą produktu AudaStation firmy Audatex Polska Sp. z o.o.. Program rozszerza możliwości AudaStation o zarządzanie kalkulacjami oraz eksport i import danych do systemów zewnętrznych. 1.1. Sposób działania Program Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare powstał w odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku polskiego na produkt spełniający wymogi funkcjonalne i technologiczne dzisiejszych systemów komputerowych, takich jak: - praca w środowisku sieciowym, - wymiana danych pomiędzy użytkownikami, - wymiana danych z systemami zewnętrznymi i uzupełnieniu braków funkcjonalnych oprogramowania AudaStation o: - wyszukiwanie / sortowanie kalkulacji, - usunięcie limitu ilości przechowywanych kalkulacji w systemie (1000 kalkulacji w AudaPad), - rozwiązuje problem drukowania polskich znaków na dowolnej drukarce. Ponadto program AudaShare jest zintegrowany pozostałymi modułami oferowanymi przez Audatex Polska tj.: AudaVin, AudaHistory, AudaOptima, AudaSalvage. 1.2. Administracja i konfiguracja programem Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare dysponuje rozbudowanym modułem do zarządzania programem. Moduł administracyjny składa się z dwóch opcji: - Administracji użytkowników Opcja umożliwia definiowanie nowych i administrację istniejących użytkowników; - Dziennika zdarzeń w sprawie przeglądania wszystkich zdarzeń dotyczących szkód. Sugerujemy, aby w pierwszej kolejności dokładnie zapoznać się z rozdziałem poświęconym administracji programu, definicji użytkowników i nadawaniu praw dostępu. Zagadnienia administracyjne i konfiguracyjne opisano w rozdziale 3. 1.3. Wymagania sprzętowe Do prawidłowej pracy, niezbędny jest komputer kompatybilny z IBM PC, spełniający następujące wymagania: 256 MB RAM; Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 4

1,5 GB obszaru na dysku twardym (zajęty obszar będzie wzrastał wraz z przyrostem bazy danych oraz archiwum płyt); Karta sieciowa; Modem lub stałe łącze z Internetem; Klucz sprzętowy Audatex, jeżeli na stanowisku będą przeliczane kalkulacje; Monitor SVGA (1024 x 768). 1.4. Wymagane oprogramowanie Poza wymaganiami wymienionymi w punkcie 1.3., niezbędne do zainstalowania jest oprogramowanie wymienione poniżej. Windows 2000/XP/AltaVista; AudaStation, jeżeli na stanowisku będą przeliczane kalkulacje; Dostęp do Internetu; W przypadku pracy wielostanowiskowej (kilka licencji AudaShare) wymagany jest protokół TCP/IP; System bazy danych (domyślnie FireBird). 1.5. Skróty i przyjęte oznaczenia W niniejszej instrukcji wykorzystano następujące oznaczenia w celu lepszego zorganizowania materiału. 1.5.1. Okna dialogowe i instrukcje Nazwy okien dialogowych i instrukcji zapisano czcionką pochyłą. Na przykład: Kliknij klawisz Cofnij w oknie Logowanie. 1.5.2. Polecenia menu Znak > oznacza ścieżkę dostępu do pozycji w menu. Na przykład, aby uruchomić import danych, podane zostaną następująca instrukcja: Wybierz Plik > Importuj. 1.5.3. Polecenia Windows Znak oznacza ścieżkę dostępu do pozycji w menu. Na przykład, aby uruchomić import danych, podana zostanie następująca instrukcja: Uruchom Start Panel sterowania ODBC Manager. 1.5.4. Oznaczenia klawiatury Nazwy klawiszy oznaczono dużymi literami. Znak + oznacza kombinację klawiszy. I tak na przykład: Naciśnij klawisz Ctrl+I w celu zaimportowania wykonanych kalkulacji. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 5

2. Instalacja programu Warunkiem koniecznym do zainstalowania oprogramowania jest podpisanie umowy najmu. Program AudaShare może zostać zainstalowany na komputerze pracującym w sieci jak i na pojedynczej stacji roboczej. Ten rozdział zawiera informacje na temat: 1. Instalacji pełnej 2. Instalacji niestandardowej Proces instalacji oprogramowania rozpoczyna się poprzez uruchomienie pliku z płyty programowej. Po uruchomieniu procedury, należy wybrać język, w którym dokonywana będzie instalacja. Rysunek 2.1. Wybór języka Po kliknięciu na przycisk Dalej pojawia się ekran jak na rysunku 2.2, na którym należy wprowadzić dane użytkownika: Nazwa użytkownika Firma Numer seryjny numer licencji podany przez Audatex Polska UWAGA: dane wpisane w polu Nazwa użytkownika oraz Firma będą pojawiały się w nagłówku kalkulacji, użytkownicy, którzy nie otrzymają prawa edycji nagłówka nie będą mogli modyfikować wprowadzonych podczas instalacji danych. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 6

Rysunek 2.2. Wprowadzenie danych o kliencie Podczas instalowania oprogramowania po raz pierwszy, pojawia się dodatkowe okno, w którym należy wpisać m.in. miejscowość. UWAGA: dane wpisane w polu Miejscowość będą pojawiały się w nagłówku kalkulacji, użytkownicy, którzy nie otrzymają prawa edycji nagłówka nie będą mogli modyfikować wprowadzonych podczas instalacji danych. Po uzupełnieniu danych i wybraniu przycisku Dalej użytkownik wybiera typ instalacji. Rysunek 2.3. Wybór typu instalacji Po wybraniu typu instalacji należy wskazać dysk twardy, na którym oprogramowanie ma zostać zainstalowane. W poniższym przykładzie użytkownik ma do wyboru dwa dyski C oraz D. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 7

Rysunek 2.4. Wybór dysku W przypadku wyboru instalacji niestandardowej, po wskazaniu miejsca lokalizacji oprogramowania użytkownik ma również możliwość wyboru składników do instalacji. Rysunek 2.5. Wybór instalacji niestandardowej I tak np. jeżeli nie chcemy kopiować bazy danych na dysk, wystarczy odhaczyć opcję Data Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 8

Rysunek 2.6. Wybór składników do instalacji Kolejne kroki instalacji zarówno pełnej jak i niestandardowej są takie same. Pojawia się okno informujące o gotowości do instalacji, a po wybraniu przycisku Instaluj widoczny jest ekran z informacją o stanie instalacji. Rysunek 2.7. Instalacja systemu Kolejny krok to rejestracja licencji ON-Line procesu instalacji. i zakończenie Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 9

Rysunek 2.8. Zakończenie procesu instalacji Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 10

3. Konfiguracja programu 3.1. Pierwsze logowanie Logując się pierwszy raz należy zalogować się jako Administrator (hasło Audatex). Następnie hasło Administratora (patrz punkt 3.4) powinno zostać zmienione. 3.2. Zarządzanie użytkownikami Z racji poufności danych przechowywanych w programie, dostęp do bazy danych jest chroniony hasłem. Dla każdego z użytkowników można zdefiniować konto i hasło oraz ściśle określić prawa dostępu do pozycji w menu. Aby dodać nowego użytkownika, trzeba wybrać menu > Rysunek 3.1. Lista użytkowników Kliknięcie myszką w oknie Lista użytkowników na klawiszu, powoduje wyświetlenie się okna, w którym można zdefiniować nazwę użytkownika oraz hasło. Definiowany użytkownik otrzymuje na wstępie pełne prawa. Jeżeli chcemy dodać lub usunąć uprawnienia, oznaczamy je klikając myszą na danym uprawnieniu jak przedstawiono na rysunku 3.2. Na końcu należy uzupełnić pozostałe dane: opis użytkownika, domyślny numer licencji (dwóch użytkowników nie może posiadać tego samego numeru domyślnego licencji). Zarządzając użytkownikami można ich również dezaktywować z wyjątkiem Administratora. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 11

Rysunek 3.2. Definiowanie nowego użytkownika Wprowadzając dane o nowym użytkowniku należy wypełnić następujące pola: Nazwa użytkownika nazwa podawana przez użytkownika podczas logowania. Hasło użytkownika hasło podawane podczas logowania do systemu. Potwierdź hasło takie samo jak hasło użytkownika wprowadzane celem weryfikacji. Istnieje możliwość zmiany hasła wybierając przycisk Opis użytkownika Domyślny numer licencji Audatex numer licencji stanowiska, na którym pracuje użytkownik. Użytkownik aktywny Definiując nowego użytkownika możemy nadawać mu następujące prawa: Zarządzanie użytkownikami i licencjami Zakładanie i edycja spraw Edycja kalkulacji w Audatex Przydzielanie zleceń Eksport zleceń (E-mail) To prawo umożliwiające tworzenie nowych i edycję istniejących kont użytkowników, jak również definiowanie zakresu licencji Audatex z którymi użytkownicy będą pracować. Umożliwia użytkownikowi zakładanie i edycję szkód. Pozwala na przeliczanie i edycję kalkulacji w AudaStation. Przypisywanie użytkownika-rzeczoznawcy do spraw(y). Sprawa może być prowadzona tylko przez jednego użytkownika. Umożliwia przesyłanie spraw z załączonymi kalkulacjami w formacie PDF lub edytowalnym przez odbiorcę. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 12

Zarządzanie statusami aktywności Usuwanie spraw Widok wszystkich spraw (obcych) Usuwanie kalkulacji Import/Migracja danych z AudaPad Umożliwia zamknięcie i otwieranie sprawy. Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie sprawą poprzez ukrycie spraw załatwionych. Usuwanie spraw dopiero możliwe jest po zamknięciu sprawy i może robić to użytkownik posiadający nadane w tej opcji uprawnienia. Pozwala określić, czy użytkownik programu ma widzieć tylko sprawy do niego przypisane, czy też wszystkie. Pozwala na usuwanie kalkulacji w ramach każdej sprawy. Opcja umożliwiająca importowanie kalkulacji wykonanych przy pomocy starego interfejsu użytkownika, tj. programu AudaPad. Import (Wczytywanie) zleceń z pliku Służy do wczytywania wcześniej wyeksportowanych z programu AudaShare zleceń przesłanych pocztą elektroniczną. Zarządzanie monitami (przypomnienia) Dozwolone puste hasło Umożliwia ustawianie przypomnień o dacie wykonania zlecenia. Prezentowane są w postaci graficznej jako flagi Pozwala na logowanie do systemu bez konieczności wprowadzania hasła Zarządzanie szablonami Pozwala na tworzenie szablonów ze zdefiniowanymi stawkami godzinowymi i kodami warunkowymi oraz parametrami wydruku kalkulacji Zarządzanie firmami naprawczymi Zmiana nagłówka kalkulacji Edycja spraw otrzymanych z AudaNet Pozwala na tworzenie gotowych wzorców dla konkretnych firm naprawczych. Pozwala na edycję nagłówka użytkownika Umożliwia edycję spraw otrzymanych poprzez platformę internetową AudaNet Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 13

Program AudaShare umożliwia eksport danych do Internetowej Giełdy Pojazdów Uszkodzonych Audatex AudaSalvage oraz współpracę z systemem AudaPad WEB. W przypadku, gdy użytkownik jest uprawniony do wprowadzania pojazdów na aukcję, należy w zakładce Parametry użytkownika (rys. 3.3.) wypełnić następujące pola: - Nazwę użytkownikana platformie AudaNet, - Hasło dostępu, - Domyślny region, w którym znajduje się pojazd uszkodzony. Rysunek 3.3. Definicja parametrów do eksportu na Platformę AudaNet i optymalizacji części Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 14

Zawansowane: Lista regionów znajduje się w pliku regions.txt w katalogu programu AudaShare. Jeżeli użytkownik chce używać innego podziału stref niż podział na województwa należy zmienić zawartość pliku regions.txt. UWAGA: Konfiguracja i sposób wykorzystywania modułu Optymalizacja części AudaOptima został omówiony w oddzielnej instrukcji poświęconej modułowi Optymalizacji kalkulacji z wykorzystaniem alternatywnych części zamiennych AudaOptima, znajdującej się na płytach aktualizacyjnych Program w katalogu Instrukcje, plik (AX_AudaOptima instalacja.pdf). Kwestie dotyczące Nagłówka użytkownika zostały omówione w punkcie 3.4. niniejszej instrukcji. Nowa wersja AudaShare umożliwia wprowadzenie Autonumerowania spraw. Użytkownik może ustawić następujące parametry: Przedrostek numeru sprawy np. AX/ Ostatnia używana wartość np. 1 Przyrostek numeru sprawy np. /08 Liczba cyfr np. 2 Takie ustawienia spowodują, iż sprawy zostaną automatycznie numerowane począwszy od AX/01/08 Rysunek 3.4. Autonumerowanie spraw Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 15

3.3. Dziennik zdarzeń w sprawie Opcja ta umożliwia przeglądanie wszystkich zdarzeń dotyczących szkód. W kolumnie opis zdarzenia zapisuje się tekst rezultatu każdej operacji. Po wysłaniu sprawy przez AudaNet dodawany jest prefiks AXN Rysunek 3.5. Dziennik zdarzeń sprawie 3.4. Zmiana hasła użytkownika Pracując z programem każdy z użytkowników powinien posiadać sobie tylko znane hasło. Zmiana hasła możliwa jest po wybraniu z menu >. W celu zmiany hasła należy podać stare, a następnie dwukrotnie wprowadzić nowe. Rysunek 3.6. Definiowanie nowego hasła użytkownika Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 16

Dodatkowo wprowadzono możliwość definiowania hasła do AudaNet (rys 3.7.), do AudaHistory oraz ustawienia własnego nagłówka użytkownika do kalkulacji (rys 3.8.). Rysunek 3.7. Definiowanie nowego hasła do AudaNet Możliwość definiowania nagłówka użytkownika dla kalkulacji: niemieckiej On-line, kalkulacji wykonywanej bezpośrednio z okienka listy kalkulacji w sprawie, Maksymalna ilość linii w pliku nagłówkowym to 12. Użytkownicy posiadający prawo zmiany nagłówka kalkulacji mają możliwość jego edycji. Rysunek 3.8. Ustawienie własnego nagłówka użytkownika do kalkulacji Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 17

UWAGA: Konfiguracja i sposób wykorzystywania modułu AudaHistory został omówiony w oddzielnej instrukcji. 3.5. Migracja z AudaPad Uruchamiając program po raz pierwszy, użytkownicy pracujący dotychczas z innymi produktami Audatex mają możliwość zaimportowania wykonanych spraw z programu AudaPad/AudaStation. Kalkulacja może zostać zaimportowana bezpośrednio do założonej uprzednio w AudaShare sprawy lub poprzez funkcję migracji danych z AudaPad. Kalkulacje można zatem importować na 2 sposoby. Jeżeli użytkownik uruchomi import kalkulacji z menu głównego > to kalkulacje będą importowane do listy spraw. Można również zaimportować kalkulację bezpośrednio do sprawy. Należy otworzyć sprawę i z menu > można wczytać kalkulacje do konkretnej sprawy. Ponadto istnieje możliwość ograniczenia listy kalkulacji do zgodnych z liczonym modelem w danej sprawie. Import z AudaPad funkcja dostępna z okienka edycyjnego sprawy. Umożliwia ona dodanie kalkulacji do listy dostępnych kalkulacji w otwartej sprawie. Migracja z AudaPad - Naciśnięcie klawisza Ctrl+A spowoduje zaznaczenie wszystkich kalkulacji. Po naciśnięciu klawisza, dla wszystkich kalkulacji zostaną utworzone niezależne sprawy. Dane zdefiniowane na kalkulacji takie jak: numer kalkulacji, numer akt, nazwisko, itd., zostaną przepisane do sekcji administracyjnej sprawy. Domyślnie kalkulacje importowane są z katalogu Audatex\AudaPad, niemniej jednak istnieje możliwość określenia katalogu (poprzez naciśnięcie klawisza ), z którego zostaną zaimportowane kalkulacje. Po zaimportowaniu możliwe jest wydrukowanie kalkulacji bezpośrednio z programu AudaShare bez konieczności jej przeliczania. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 18

Rysunek 3.9. Import istniejących kalkulacji z AudaPad Ustawienia importu przedstawione na rysunku 3.10. umożliwiają określenie dodatkowych parametrów usprawniających wczytywanie kalkulacji. Znaczenie poszczególnych opcji jest następujące: - Pokaż tylko modele zgodne opcja przydatna do importu kalkulacji do konkretnej sprawy ogranicza wyświetlaną listę tylko do kalkulacji modelu pojazdu takiego samego, jak w sprawie np. VW Golf IV (kod pojazdu 62901). - Wczytaj sprawy jako nieaktywne wczytane sprawy automatycznie otrzymają status zamkniętych. Zawsze jednak istnieje możliwość otwarcia sprawy w sposób opisany w punkcie 4.3 niniejszej instrukcji. Duplikaty spraw - opcja ta działa w następujący sposób: pytaj użytkownika jeżeli w trakcie importu pojawi się duplikat system zapyta czy nadpisać taką sprawę, pomiń podczas naczytywania w przypadku, gdy w bazie danych znajduje się już sprawa o takim samym numerze jak importowana, nie zostanie ona zapisana w bazie danych, uaktualnij sprawę - spowoduje dopisanie kalkulacji do istniejącej sprawy. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 19

Rysunek 3.10. Ustawienia importu kalkulacji UWAGA: Proces zaimportowania kalkulacji do AudaShare jest nieodwracalny. Przeliczenie kalkulacji po uprzednio wprowadzonych zmianach, będzie możliwe tylko za pomocą programu AudaShare. 3.6. Opcje programu Program AudaShare posiada kilka parametrów, których ustawienie pozwala dostosować program do preferencji użytkownika. Opcje programu można wywołać z menu >. 3.6.1. Opcje programu Rysunek 3.11. Opcje programu Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 20

Potwierdzenie wyjścia z programu domyślnie program pyta się, czy wyjść z programu. Wyłączenie parametru powoduje opuszczenie programu bez potwierdzenia. Potwierdzenie przejęcia danych z AudaStation domyślnie parametr włączony. Wyłączenie opcji powoduje przejmowania bez pytania użytkownika. Ostrzeżenie o eksporcie sprawy bez kalkulacji jeżeli w ramach sprawy nie utworzono kalkulacji, a następnie wysyła się ją pocztą elektroniczną, program ostrzega o zaistniałym fakcie. Wyróżniaj sprawy z AudaNet Wygląd włączenie parametru powoduje pojawienie się dodatkowych kolumn: o Kolumna statusu kalkulacji - widoczny jest stan domyślnej kalkulacji w sprawie (patrz punkt:4.4) o Kolumna nadawcy AXN - Widoczne sa dane kontrahenta od którego otrzymano sprawę poprzez AudaNet o Kolumna Kwota brutto w sprawie zaznaczenie tej opcji powoduje pojawienie się dodatkowej kolumny przedstawiającej wartość brutto kalkulacji w oknie Dane sprawy Synchronizacja załączników z Aktówką - umożliwia zdefiniowanie zakresu synchronizacji danych z aktówki z bazą główną. Synchronizacja załączników odbywa się jedynie z Aktówki do bazy głównej o Nie synchronizuj brak synchronizacji o Kopiuj pliki (pozostaw oryginały) załączniki zostają skopiowane do bazy głównej, pozostają również w Aktówce o Przenieś pliki (usuń oryginały) załączniki zostają przeniesione z Aktówki do bazy głównej, przy zaznaczeniu tej opcji po synchronizacji oryginały z Aktówki zostają usunięte Domyślnie nazwa kalkulacji pozostaje taka, jaką wpisał użytkownik Pierwsze Litery Wielkie pierwsze litery każdego wyrazu w nazwie kalkulacji automatycznie zostaną zmienione na wielkie litery, nawet jeśli użytkownik wpisał je z małej Wielkie litery - wszystkie litery w nazwie kalkulacji zostają zmienione na wielkie litery, nawet jeśli użytkownik wpisał je z małej Użyj kolorów alternatywnych włączenie tej opcji powoduje wyświetlenie listy szkód w innych kolorach: podświetlona na liście szkoda jest koloru jasno zielonego, szkoda innego użytkownika podświetlona jest kolorem jasno żółtym Pamiętaj nazwę użytkownika podczas logowania przy logowaniu wyświetlana jest nazwa użytkownika ostatnio logującego się do systemu. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 21

Otwórz sprawę po utworzeniu automatycznie otwiera sprawę po utworzeniu sprawy, tj. wprowadzeniu danych administracyjnych. Otwórz sprawę po wczytaniu z pliku otwiera sprawę po zaimportowaniu pliku axx. Importuj sprawy z AudaPad z datą modyfikacji pliku domyślnie data utworzenia kalkulacji po zaimportowaniu kalkulacji jest bieżącą datą. Jeżeli zaznaczymy tą opcję, data utworzenia sprawy będzie taka sama jak data ostatniej modyfikacji kalkulacji w AudaPad. Pokaż stopkę listy spraw wyświetla stopkę w liście spraw w obecnej wersji programu w stopce wyświetlana jest liczba wyświetlonych kalkulacji. Zapamiętaj ostatnio otwartą bazę danych zaznaczenie tej opcji powoduje, że system pamięta ostatnio otwarta bazę danych (Serwer, Aktówka) i przy ponownym otwarciu proponuje tę bazę. Gdy opcja jest nieaktywna zawsze proponowane jest połączenie z bazą główna na serwerze. Opcja nie ma zastosowania w przypadku instalacji jednostanowiskowej opartej na jednej bazie. Pokaż raport importu danych SAXIF (AUDANET) - po zaimportowaniu spraw z platformy internetowej AudaNet na ekranie pojawia się Raport importu kalkulacji zawierający podstawowe dane dotyczące importowanych spraw, jak na rysunku poniżej Odczyt danych bezpośrednio z bazy dla widoku wszystkich spraw Podgląd kalkulacji po przeliczeniu po przeliczeniu kalkulacji na ekranie automatycznie pojawia się okno z podglądem kalkulacji Pokaż liczbę kalkulacji na liście spraw po zaznaczeniu tej opcji, na liście spraw widoczna jest dodatkowa kolumna Liczba kalkulacji Pokazuj listę załączników Import tylko zaznaczonych kalkulacji Importuj tylko ostatnią kalkulację Limit czasu oczekiwania na AXN (w sek) domyślnie ustawiono 150 sek. parametr ten określa na jak długo ustawiony jest czas oczekiwania na otwarcie platformy internetowej AudaNet Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 22

Sprawdzaj AudaVin bez pytania użytkownika System automatycznie sprawdza czy usługa Vin jest dostępna dla danego pojazdu. 3.6.2. Ustawienia kalkulacji Audatex W zakładce Ustawienia kalkulacji Audatex użytkownik może zdefiniować w jakiej formie drukować czołówkę kalkulacji w AudaStation. Istnieje również możliwość ustawienia, czy przeliczona kalkulacja w sprawie ma stać się kalkulacją domyślną oraz czy wyśrodkować nagłówek użytkownika. Dostępne opcje przedstawia rysunek 3.12. Rysunek 3.12. Opcje programu ustawienia kalkulacji Audatex 3.6.3. Administracja Zakładka Administracja podzielona jest na 6 sekcji: AudaNet Parametry Sprawy Monit o dacie wykonania AudaOptima Automatyczne sprawdzanie AudaVin Ustawienia Archiwum CD Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 23

Rysunek 3.13. Opcje programu Administracja - gdzie należy wpisać nazwę serwera AudaNet (https://www.audanet.pl). W tej sekcji możliwa jest również definicja rodzaju komunikatu pojawiającego się po poprawnym wysłaniu sprawy na platformę internetową AudaNet. Istnieją trzy warianty: a. Bez dialogu potwierdzenia użytkownik nie otrzymuje informacji o poprawnym wysłaniu sprawy na platformę internetową AudaNet b. Dialog potwierdzenia prosty [OK] po wysłaniu sprawy na ekranie pojawia się informacja, że sprawa została pomyślnie przesłana na platformę internetową AudaNet c. Dialog potwierdzenia z otwarciem AXN - po wysłaniu sprawy na ekranie pojawia się informacja, że sprawa została pomyślnie przesłana na platformę internetową AudaNet, użytkownik może od razu otworzyć AudaNet Opcja Zamknij okno po skutecznym wysłaniu powoduje natychmiastowe zamknięcie okna po udanym wysłaniu sprawy na AudaNet w sekcji tej możliwe jest ustawienie maksymalnej liczby kalkulacji w sprawie. W przypadku gdy parametr ustawiony jest na 0 liczba kalkulacji jest nieograniczona. Limit ilości kalkulacji w sprawie dotyczy: - nowych kalkulacji, Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 24

- kopiowania kalkulacji, - importu kalkulacji z AudaPad - użytkownicy, którzy mają nadane prawo zarządzania monitami mają możliwość ustawienia przypomnienia o dacie wykonania zadania. Domyślny termin wykonania zadania można ustawić za pomocą parametru Takie ustawienie oznacza, iż użytkownik ma (w podanym przykładzie) 5 dni na wykonanie zadania. W tym czasie przy danej sprawie na ekranie będzie widoczna zielona flaga. Kolejny parametr: powoduję, iż 3 dni przed domyślnym terminem wykonania zadania flaga z koloru zielonego zmienia się na żółty, co informuje użytkownika o zbliżającym się terminie wykonania zadania. Wszystkie sprawy, których termin wykonania mija danego dnia zaznaczone są flagą koloru czerwonego, natomiast te dla których termin już upłynął flagą koloru czerwonego z wykrzyknikiem. Najeżdżając myszką na daną flagę użytkownik otrzymuje informacje o planowanej dacie zakończenia sprawy:. Domyślny termin wykonania zadania można również zmienić wybierając z menu >. Po pojawieniu się okna przedstawionego na rysunku 3.14. użytkownik posiadający dane prawo ma możliwość zmiany terminu zakończenia zadania. Rysunek 3.14. Monit o dacie wykonania Na ekranie widoczna jest bieżąca data, domyślny termin wykonania zadania (informacja pobierana z ustawień parametru: ) data utworzenia sprawy oraz data wykonania, którą to można zmienić wybierając odpowiednia datę w kalendarzu lub usunąć monitowanie sprawy wybierając opcję Wyczyść. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 25

W sekcji można m.in. zdefiniować domyślny szablon wydruku zoptymalizowanej kalkulacji oraz szablon wydruku dokumentu optymalizacji. Możliwy jest wybór progu tolerancji ceny dla zamienników - jest to parametr sterujący optymalizacją części zamiennych. Części alternatywne, których różnica ceny pomiędzy oryginałem a zamiennikiem jest mniejsza niż ustalony procent nie są brane pod uwagę. Margines jest analizowany tylko dla obliczania algorytmu cen maksymalnych czyli optymalizacji bezwzględnej (zawsze od cen producenta ignorując modyfikacje cen części) Jeżeli margines zostanie ustalony na poziomie 0% nie będzie brany pod uwagę. (patrz Uwagi Rozdział 3.2.). użytkownik może włączyć bądź wyłączyć opcję automatycznego sprawdzania AudaVin dla danego pojazdu. Przy włączonej opcji, po wprowadzeniu numeru VIN i opuszczeniu strony bez uprzedniego wysłania zapytania VIN, na ekranie pojawi się następujące okno: opcja umożliwia ustawienie lokalizacji Archiwum CD po naciśnięciu na przycisk pojawia się okno, w którym można wskazać preferowaną lokalizację. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 26

3.6.4. Położenie plików Definicja położenia plików umożliwia użytkownikowi określenie domyślnych ścieżek (rys. 3.15): importu przysłanych plików w formacie AudaShare o rozszerzeniu axx ; domyślnego katalogu eksportu danych do systemu Info-Ekspert. W sekcji załączniki i dokumenty PDF istnieje również możliwość zdefiniowania: schematu ścieżki zapisu załączników, domyślnej ścieżki zapisu dokumentów PDF domyślnej nazwy pliku dokumentów PDF(bez rozszerzenia), domyślnej ścieżki zapisu zdjęć, domyślnej ścieżki zapisu dokumentów, domyślnej ścieżki zapisu korespondencji, domyślnej ścieżki zapisu rachunków. Załączniki podzielone są na 4 rodzaje: zdjęcia, korespondencja, rachunki, dokumenty. Ich klasyfikacja wykonywana jest przez nadawcę podczas załączania ich do przesyłki. Oprócz definiowania stałych ścieżek możliwe jest ustawienie dynamicznego wyznaczania lokalizacji na podstawie parametrów sprawy. Tworząc dynamiczne ścieżki zapisu dla poszczególnych dokumentów należy przeciągnąć myszką dany parametr tak jak przedstawiono na rys 3.14. Przyciski ułatwiające tworzenie dynamicznych ścieżek znajdują się po prawej stronie ekranu w zakładce Położenie plików są nimi m.in. :,,. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 27

Rysunek 3.15. Opcje programu Położenie plików 3.7. Szablony Użytkownicy posiadający uprawnienie do zarządzania szablonami po wybraniu z menu > mają możliwość zdefiniowania szablonów parametrów kalkulacji i wydruku, które zostaną zapamiętane. Dzięki temu podczas wykonywania kalkulacji nie będzie konieczne definiowanie na nowo wszystkich parametrów, wystarczy jedynie wskazać szablon z którego dane mają być pobrane. Na rysunku 3.16. widoczne są wszystkie możliwe do zdefiniowania parametry. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 28

Rysunek 3.16. Tworzenie nowego szablonu Po wybraniu żądanych parametrów, użytkownik ma możliwość zdefiniowania stawek oraz kodów warunkowych dla danego szablonu. W tym celu należy wybrać przycisk po czym pojawi się ekran przedstawiony na rysunku 3.17. Rysunek 3.17. Wprowadzenie stawek oraz kodów warunkowych Naciśnięcie przycisku w sekcji Stawki godzinowe powoduje pojawienie się ekranu jak na rysunku 3.18. na którym można wprowadzić preferowane stawki godzinowe. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 29

Rysunek 3.18. Wprowadzenie stawek godzinowych Podobnie, po wybraniu przycisku w sekcji Kody warunkowe pojawia się ekran umożliwiający wprowadzenie danych. Rysunek 3.19. Wprowadzenie kodów warunkowych Po uzupełnieniu wszystkich danych i wciśnięciu przycisku nadać stworzonemu szablonowi konkretną nazwę. użytkownik może Rysunek 3.20. Wprowadzenie nazwy szablonu Każdy szablon może zostać usunięty, służy do tego przycisk. Opcja umożliwia ustawienie szablonu jako domyślnego w wykonywanych kalkulacjach. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 30

3.8. Firmy naprawcze Użytkownik posiadający prawo zarządzania firmami naprawczymi ma możliwość stworzenia bazy partnerów z którymi współpracuje. Aby do listy dodać firmę naprawczą, należy wybrać z menu >. Pojawia się ekran jak na rysunku 3.21. Rysunek 3.21. Zarządzanie partnerami Chcąc dodać nowy warsztat należy wybrać przycisk, następnie pojawi się ekran na którym należy uzupełnić dane ogólne firmy naprawczej takie jak: Firma / Tytuł Tytuł Nazwa Adres Kod, Miasto Osoba kontaktowa Telefon Fax Uwagi Użytkownik AXN E-mail Szablon Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 31

Rysunek 3.22. Wprowadzenie danych ogólnych firmy naprawczej Po uzupełnieniu danych ogólnych, możliwe jest zdefiniowanie stawek oraz kodów warunkowych dla danego partnera. Aby to uczynić należy wybrać przycisk, po czym pojawia się ekran jak na rysunku poniżej. W sytuacji, gdy dane będą pobierane z konkretnego szablonu, przycisk jest nieaktywny, ponieważ stawki i kody definiowane są podczas tworzenia szablonu. Rysunek 3.23. Wprowadzenie stawek oraz kodów warunkowych Zasady edycji oraz wprowadzania stawek i kodów zostały wyjaśnione w kolejnym rozdziale (patrz punkt 4.6 Nowa sprawa). Po uzupełnieniu wszystkich danych i wybraniu przycisku dodana do listy partnerów. firma naprawcza zostaje Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 32

Rysunek 3.24. Firma naprawcza dodana do listy partnerów Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 33

4. Praca z programem 4.1. Logowanie Rozpoczynając pracę z programem, należy się do niego zalogować, to znaczy podać nazwę i hasło użytkownika. Jeżeli użytkownik loguje się pierwszy raz i nie zna nazwy użytkownika i hasła, należy zwrócić się do administratora programu celem uzyskania w/w informacji. Domyślnie nazwa użytkownika to Administrator natomiast hasło - Audatex. Rysunek 4.1. Logowanie do programu W przypadku instalacji przenośnej, dodatkowo użytkownik musi zdecydować, czy będzie pracować z bazą lokalną czy z sieciową. 4.2. Ekran główny Po zalogowaniu się do programu, wyświetlony zostanie ekran główny. Składa się on z następujących części: Menu Listwy przycisków Listy spraw. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 34

Rysunek 4.2. Ekran główny 4.2.1. Menu Pełna struktura menu jest następująca: Dokumenty, Stan Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 35

Administracja Pomoc W zakładce tej należy zwrócić uwagę na dwie nowe funkcje: Odnowienie licencji umożliwia aktywację nowych opcji programu przez Internet oraz odnowienie licencji; Asysta Online pozwala na czasowe przejęcie kontroli nad komputerem użytkownika przez pracownika Audatex Polska. AudaNet Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą korzystać z dodatkowej funkcji Wydruki. Opcja ta dostępna jest z menu głównego. Tematy dotyczące menu Dokumenty i Stan zostały omówione w dalszej części rozdziału. Kwestie administracji programu omówiono w rozdziale 2. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 36

4.2.2. Listwa przycisków Znajduje się po lewej stronie ekranu. Zawiera następujące opcje: 4.2.3. Lista spraw Wyświetla informacje o wszystkich sprawach o ile użytkownik nie zadecyduje inaczej. Lista zawiera następujące kolumny: ACT stany aktywności sprawy (opisano w punkcie 4.3.) STAT status sprawy (opisano w punkcie 4.5.) C stan domyślnej kalkulacji w sprawie (opcjonalnie - opisano w punkcie 4.4) Numer sprawy Numer Akt Nazwisko imię i nazwisko właściciela samochodu Utworzona data i godzina wprowadzenia sprawy Nr rejestr numer rejestracyjny samochodu Marka kod marki pojazdu wg Audatex Model kod modelu pojazdu wg Audatex VIN - numer nadwozia VIN Nadawca AXN (opcjonalne) M - (opcjonalne) przypomnienie o dacie zakończenia zadania, prezentowane w formie graficznej w postaci flag Liczba kalkulacji (opcjonalnie) informacja o ilości kalkulacji w danej sprawie Jak wcześniej wspomniano, użytkownik może w pewnym stopniu decydować o wyświetlanych sprawach, oznaczając odpowiednio poprzez wybranie myszą, jedną z dwóch opcji znajdujących się w lewej dolnej części ekranu: Wyświetl tylko moje szkody Wyświetl tylko aktywne szkody Wybranie pierwszej opcji powoduje wyświetlenie tylko spraw przypisanych do użytkownika. Wybranie drugiej powoduje dodatkowo wyświetlenie niezamkniętych spraw, podlegających ciągle procesowi szacowania wysokości szkody. Listę spraw można sortować klikając myszką na opisie kolumny. Spowoduje to ułożenie spraw alfabetycznie wg wskazanej kolumny. Dodatkowo istnieje możliwość wyszukiwania określonej sprawy np. jeżeli klikniemy na kolumnę Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 37

Numer sprawy i wpiszemy literę S na liście podświetlony zostanie element rozpoczynający się od tej litery. Wpisanie kolejnych znaków spowoduje zawężenie selekcji. 4.3. Stany aktywności sprawy Program dopuszcza dwa możliwe stany aktywności sprawy: Aktywna ( - kółko koloru zielonego) Oznacza sprawę w trakcie opracowywania. Możliwe czynności na sprawie to: o Otwarcie sprawy do edycji o Otwarcie sprawy do odczytu o Zamknięcie sprawy o Przypisanie sprawy pracownikowi o Wysłanie zlecenia na zewnątrz do opracowania o Odebranie wyników zlecenia z poczty o Pobranie sprawy do Aktówki o Odesłanie wyników z Aktówki do bazy macierzystej Zamknięta ( - kółko koloru szarego) oznacza sprawę wykonaną lub zaniechaną. Dopuszczalne jest: o Otwarcie sprawy w trybie tylko do odczytu o Usunięcie sprawy o Ponowne uaktywnienie sprawy Dla wszystkich zakończonych szkód zaleca się wykonanie operacji zamknięcia. Operacja spełnia dwie funkcje: informacyjną oznacza zakończenie pracy nad sprawą i może być jednocześnie sygnałem do pobrania ostatecznej wersji do systemu zewnętrznego porządkową - zmniejsza ilość otwartych spraw na ekranie osoby zarządzającej sprawami ułatwiając ich administracje. Opcja ta przyspiesza pracę programu. Jeżeli sprawa wymaga ponownego otwarcia można to zrobić poprzez wybranie z menu opcji Stan > Uaktywnij sprawę ponownie 4.4. Stan domyślnej kalkulacji w sprawie Stan domyślnej kalkulacji widoczny jest w kolumnie C Statusy spraw pokazywane są w postaci ikon graficznych i mają następujące znaczenia: Sprawa nie zawiera kalkulacji domyślnej, lub jest ona pusta Sprawa zawiera kalkulację domyślą zawierającą dane ale kalkulacja ta nie została przeliczona Sprawa zawiera kalkulację domyślą zawierającą dane i przeliczoną Domyślnie opcja wyświetlania stanu domyślnej kalkulacji jest wyłączona. Widoczność kolumny można włączyć i wyłączyć w opcjach programu Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 38

4.5. Statusy sprawy Poniższa lista zawiera wszystkie możliwe statusy sprawy. Opis Kod 0 5 9 21 66 70 71 72 73 77 90 Sprawa nowo założona, nieprzypisana do żadnego użytkownika. Taka sprawa wymaga przypisania przed przystąpieniem do jej obróbki. Sprawa przypisana do użytkownika. Może być Edycja bazy głównej NIE Edycja aktówki NIE przetwarzana przez przypisanego użytkownika TAK NIE Sprawa założona w trybie pracy aktówkowej - wymaga specjalnego traktowania podczas synchronizacji. Musi zostać jej nadany identyfikator systemowy bazy głównej Status może zaistnieć tylko na serwerze. Sprawa została pobrana do Aktówki i zablokowana. Tylko administrator może zmienić ten status w bazie głównej (serwera) w przypadku, gdy zawartość aktówki została zniszczona i nie można szkody odblokować inaczej Sprawa wczytana posiadała status żądania odesłania odpowiedzi. Taka sprawa w lokalnym systemie oznaczana jest jako wymagane odesłanie wyników sprawy. Sprawa po pobraniu wyników Kalkulacje zweryfikowane Wyniki kalkulacji zapisane Kalkulacje zatwierdzone Sprawa została wysłana z systemu lokalnego do systemu zewnętrznego (np.: do systemu ubezpieczyciela lub mailem do rzeczoznawcy) z żądaniem odesłania wyników. Sprawa została załatwiona całkowicie. NIE NIE TAK TAK NIE TAK TAK TAK TAK NIE 4.6. Nowa sprawa Nowa sprawa może zostać wprowadzona po naciśnięciu przycisku. Pojawi się ekran:. Rozpoczynając nową sprawę użytkownik musi najpierw podać Numer kalkulacji (przed podaniem numeru kalkulacji edycja pozostałych pól jest niemożliwa). Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 39

Rysunek 4.3. Tworzenie nowej sprawy Dopiero po wpisaniu numeru kalkulacji, i wciśnięciu przycisku Enter lub tabulatora, wszystkie pola stają się aktywne, użytkownik może je kolejno uzupełniać przechodząc do kolejnych sekcji wybierając przycisk znajdujący się na dole ekranu. Ekran podzielony jest na 3 części: Zawiera następujące informacje: Numer kalkulacji - unikalny, zdefiniowany przez użytkownika ciąg maksymalnie dziesięciu znaków. Jest to również jedyne wymagane pole przy wprowadzaniu nowej sprawy. Pozostałe pola mogą zostać wypełnione podczas edycji wybranej kalkulacji. Zdefiniowany numer jest unikalny w ramach instalacji sieciowej lub pojedynczego, autonomicznego stanowiska. W ramach jednego numeru sprawy można wykonać dowolną ilość kalkulacji Numer akt - dodatkowe pole używane do wpisania numeru akt w ramach organizacji np.: towarzystwa ubezpieczeniowego lub jego przedstawicielstwa, rzeczoznawcy czy warsztatu Typ szkody możliwość wyboru z listy rozwijanej: Opis kalkulacji domyślnie jest to data i godzina stworzenia sprawy Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 40

Wszystkie daty uzupełnia się poprzez wybór odpowiedniej daty z kalendarza lub wpisując datę w formacie RRRRMMDD Data zdarzenia Data oględzin Data kalkulacji Data cen części zamiennych Ogólne dane dotyczące właściciela pojazdu takie jak: Firma Tytuł Nazwisko i imię Adres Kod pocztowy, miasto Rysunek 4.4. Uzupełnienie danych dotyczących nowej sprawy Po wprowadzeniu wszystkich danych i wybraniu przycisku kliknięciu na opcję pojawia się kolejne okno, w którym należy wprowadzić dane dotyczące pojazdu. Numer rejestracyjny - numer rejestracyjny samochodu lub Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 41

Numer VIN - numer nadwozia samochodu. Przycisk aktywny jest tylko wtedy, gdy program stwierdzi, że wprowadzany numer VIN jest rozpoznawalny to znaczy, że występuje prawdopodobieństwo jego istnienia w bazie danych Rysunek 4.5. Identyfikacja pojazdu za pomocą programu AudaVin Po wykonaniu zapytania, kody pojazdu według Audatex zostają automatycznie wprowadzone do systemu, użytkownik otrzymuje również informacje dotyczącą wersji wyposażenia pojazdu. Wybierając przycisk otwiera się okno jak na rysunku 4.6. Rysunek 4.6. Wersje wyposażenia Klikając na przycisk, użytkownik ma możliwość zapoznania się z wyposażeniem pojazdu, które zostało automatycznie uzupełnione po wysłaniu zapytania AudaVin. Istnieje możliwość jego modyfikacji. Rysunek 4.7. Warianty wyposażenia W przypadku, gdy do wersji wyposażenia wprowadzono zmiany, a użytkownik chciałby wrócić do stanu pierwotnego należy wybrać przycisk Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 42

. System zapyta czy użytkownik chce dokonać zmian, w przypadku odpowiedzi Tak zmiany zostaną wprowadzone. Rysunek 4.8. Powrót do ustawień po wysłaniu zapytania AudaVin Identyfikacja pojazdu poprzez zdefiniowanie: o Producenta o Modelu o Typu Użytkownicy, którzy nie korzystają z programu AudaVin, kod pojazdu wg Audatex niezbędny do identyfikacji pojazdu mogą wpisać w odpowiednie pola lub wybrać z listy po naciśnięciu na przycisk, po pojawieniu się ekranu użytkownik może wprowadzić filtr szukając tylko wybranych pojazdów: - samochody osobowe - jednoślady - samochody dostawcze i ciężarowe - tylko z grafiką elektroniczną Rysunek 4.9. Identyfikacja pojazdu Typ silnika Moc silnika Pojemność Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 43

Jednostka mocy Przebieg Jednostka Źródło danych Pierwsza rejestracja Ostatnia rejestracja Następne badanie techniczne Następna kontrola spalin Dopuszczalna masa całkowita Poprzedni właściciele Ładowność Rysunek 4.10. Dane pojazdu Dla użytkowników, którzy nie korzystają z usługi AudaVin, kolejny krok stanowi wybór wersji wyposażenia. Po wybraniu przycisku pojawia się okno. W celu otwarcia kolejnego okna umożliwiającego dokonanie wyboru należy wybrać przycisk Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 44

Rysunek 4.11. Wersje wyposażenia Pojawia się okno Wybór wariantów wyposażenia, w którym, jeśli wcześniej nie zostało to zdefiniowane przy użyciu programu AudaVin, użytkownik może zdefiniować typ oraz wyposażenie pojazdu Rysunek 4.12. Wybór wariantów wyposażenia Po dokonaniu wyboru typu oraz wariantów wyposażenia i kliknięciu na przycisk pojawia się strona podzielona jest ona na 3 sekcje: Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 45

Rysunek 4.13. Stan pojazdu Zgoda na naprawę - możliwość wyboru opcji: tak/nie Czas naprawy szacowany czas naprawy Maksymalnie można zaznaczyć 3 opcje. Zdolny do jazdy Rozłożony Częściowo naprawiony Naprawiony Niebezpieczny dla ruchu Bezpieczny dla ruchu Rozebrany Częściowo rozebrany Naprawa konieczna Maksymalnie można zaznaczyć 5 opcji. Wybrane obszary uszkodzeń zostają podświetlone na kolor różowy. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 46

Kolejna strona to na której widnieją informacje dotyczące danych ogólnych, lakierowania i opon tak jak na rysunku 4.14. Rysunek 4.14. Opis stanu pojazdu Po uzupełnieniu danych dotyczących pojazdu, na stronie użytkownicy, którzy nie posiadają uprawnień do zarządzania firmami naprawczymi mogą wprowadzić informacje o Firmie naprawczej tak jak to zostało przedstawione na rysunku poniżej Rysunek 4.15. Wprowadzenie danych firmy naprawczej W przypadku użytkowników posiadających możliwość zdefiniowania grup partnerów, nie ma konieczności wprowadzania wszystkich danych od nowa. Użytkownikom tym wyświetla się lista wszystkich zdefiniowanych firm naprawczych, wystarczy jedynie kliknąć na wybranej i dane zostaną skopiowane. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 47

Rysunek 4.16. Wybór firmy naprawczej z listy Kolejna część dotyczy kalkulacji. są wszystkie parametry kalkulacji.. Po jej otwarciu widoczne Rysunek 4.17. Parametry kalkulacji W przypadku, gdy użytkownik chciałby zmienić ustawienia należy wybrać przycisk, po czym otworzy się strona przedstawiona na rys. 4.18. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 48

Rysunek 4.18. Edycja parametrów kalkulacji Możliwa jest edycja następujących parametrów: Kody tekstów: Strona kontrolna Jedn. czasowe prod. Kalk. naprawy oszklenia Czołówka Numer strony parametr ten umożliwia zdefiniowanie od jakiego numeru strony będzie rozpoczęta numeracja stron kalkulacji. Strona wynikowa/czołówka Wydruk kolej. kalkulacji Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 49

Wydruk wyposażenia Robocizna Kolejny krok stanowi wprowadzenie lub modyfikacja stawek i kodów warunkowych. Otwarcie strony możliwe jest z menu lub Rysunek 4.19. Konfiguracja stawek i kodów warunkowych Po wybraniu przycisku godzinowych możliwe jest wprowadzenie stawek Rysunek 4.20. Edycja stawek godzinowych Wprowadzenie lub edycja kodów warunkowych możliwa jest również po wybraniu przycisku, sekcji kody warunkowe Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 50

Rysunek 4.21. Edycja kodów warunkowych Użytkownicy posiadający prawo zarządzania szablonami mogą jedynie wybrać z listy rozwijanej odpowiedni szablon, w którym wcześniej zdefiniowano już parametry kalkulacji. Po zdefiniowaniu pojazdu oraz wprowadzeniu stawek godzinowych możliwe jest graficzne określenie zakresu uszkodzeń, w tym celu należy przejść na pozycję menu:, po czym otworzy się strona z grafiką. Rysunek 4.22. Wybór stref Na ekranie widoczne są wszystkie strefy. Po lewej części ekranu znajdują się ich nazwy, natomiast po prawej stronie wyświetlana jest grafika. I tak np. jeżeli Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 51

użytkownik wybierze drzwi, po prawej stronie widoczne są one w wersji graficznej. Rysunek 4.23. Wybór stref Po wybraniu danej części na dole ekranu pojawiają się przyciski z możliwymi rodzajami. Po wybraniu rodzajów operacji dla konkretnych części wyróżniane są one domyślnie kolorem czerwonym Rysunek 4.24. Wyróżnienie ujętych części Wybór stref opuszcza się klikając na ikonę należy wybrać przycisk.. Chcąc przeliczyć kalkulację Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 52

Rysunek 4.25. Przeliczenie kalkulacji Kalkulacja zostaje przeliczona, system automatycznie przechodzi na stronę służąca do edycji sprawy Dane sprawy i opcjonalnie zależności od wybranej opcji w ustawieniach, automatycznie wyświetla podgląd kalkulacji. Rysunek 4.26. Podgląd kalkulacji UWAGI: W ramach jednego numeru sprawy dopuszcza się dowolną ilość wykonanych kalkulacji. Zaleca się jednak wykonywanie ograniczonej liczby kalkulacji, co ułatwi zarządzanie i organizację procesu likwidacji szkody. W ramach jednej sprawy mogą istnieć kalkulacje z różnymi markami samochodów. 4.7. Edycja sprawy Sprawa może być otwarta poprzez zaznaczenie sprawy na liście i dwukrotne kliknięcie myszą lub naciśnięcie klawisza. Po wykonaniu czynności pojawi się nowy ekran Dane sprawy, na którym wyświetlone są dane klienta, pojazdu i kalkulacji. W dolnej części ekranu znajduje się lista zawierająca wszystkie wykonane kalkulacje dotyczące sprawy. Na samym dole okienka wyświetlone są wyniki kalkulacji takie jak ceny części zamiennych, lakierowania, robocizny oraz kwota ogółem. Po lewej stronie okna znajdują się przyciski opisane w kolejnych podpunktach. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 53

Rysunek 4.27. Edycja sprawy 4.7.1. Nowa kalkulacja Wybranie przycisku powoduje otwarcie okna z zapytaniem o opis kalkulacji. Po zaakceptowaniu numeru poprzez naciśnięcie klawisza OK., otwiera się okno. W tym momencie możemy wpisać dane administracyjne, stawki godzinowe itd. Po wprowadzeniu wszystkich danych, przeliczyć kalkulację, która zostanie dopisana do listy. Rysunek 4.28. Stworzenie nowej kalkulacji 4.7.2. Edycja kalkulacji Wybranie sprawy i naciśnięcie klawisza powoduje otwarcie strony. Pozostałe operacje na sprawie nie różnią się od czynności przedstawionych w punkcie 4.6. 4.7.3. Usuń kalkulację Tylko uprawniona osoba posiada tą opcję. Umożliwia ona trwałe usunięcie kalkulacji z bazy danych. Funkcja powinna być używana ze szczególną ostrożnością. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 54

4.7.4. Import z AudaPad Umożliwia zaimportowanie istniejących kalkulacji z AudaPad do aktualnie edytowanej sprawy. Po zaznaczeniu opcji Pokaż tylko zgodne modele program wyświetla listę ograniczoną do kalkulacji samochodów tej samej marki i typu głównego wskazanej wcześniej w bieżącej sprawie. Po zaznaczeniu kalkulacji i naciśnięciu klawisza Importuj zaznaczone, zostaną one zaimportowane. Podczas importu należy zdefiniować opis dla każdej importowanej kalkulacji. 4.7.5. Kopiuj kalkulację Powoduje utworzenie kopii kalkulacji na bazie istniejącej w ramach jednej szkody. Użytkownik może ustalić, które dane z kalkulacji mają być kopiowane do nowej, a które nie. Dostępne są następujące opcje kopiowania: Rysunek 4.29. Kopiowanie kalkulacji 4.7.6. Podgląd kalkulacji W zależności od ustawień wyświetlona kalkulacja może być podzielona na 4 części: Czołówkę Kalkulację Podsumowanie Stronę kontrolną Naciśnięcie klawisza umożliwia użytkownikowi zmianę czcionki na wydruku kalkulacji. Zaleca się stosowanie czcionek o tzw. stałej szerokości, w przeciwnym razie kalkulacja jest rozsypana. Przycisk spowoduje wyświetlenie wersji do wydruku. Natomiast naciśnięcie klawisza spowoduje zapisanie kalkulacji do pliku w formacie Adobe Acrobat Reader. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 55

Rysunek 4.30. Podgląd przeliczonej kalkulacji 4.8. Przelicz kalkulację Wybranie z przycisku znajdującego się po lewej stronie w oknie Dane sprawy, umożliwia przeliczenie kalkulacji bez konieczności edycji. 4.9. Przelicz z nagłówkiem Wybranie z menu >, umożliwia przeliczenie kalkulacji z wybranym nagłówkiem. 4.10. Oznacz jako domyślną Oznaczenie kalkulacji jako domyślnej powoduje uznanie jej do rozliczenia szkody. Aby to uczynić należy wybrać z menu > Dane z tej kalkulacji mogą zostać przesłane do systemu zewnętrznego. 4.11. Zmiana nazwy kalkulacji Nazwa każdej kalkulacji może zostać zmieniona, aby to uczynić należy wybrać z menu >. Po czym zostaje wyświetlone okno jak na rysunku 4.31. w którym należy dokonać zmian. Po wciśnięciu przycisku OK. opis / nazwa kalkulacji zostaje zmieniony. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 56

Rysunek 4.31. Zmiana nazwy kalkulacji 4.12. Import załączników Po wybraniu z menu > możliwy jest import załączników. Pojawia się okno jak na rysunku poniżej. W górnej części ekranu znajdują się kategorie załączników, w oknie poniżej można wybrać z jakiej lokalizacji, będą pobierane załączniki, ich miniatury widoczne są po prawej stronie ekranu. Chcąc dodać załącznik np. do kategorii Dokumenty, należy ustawić się na tej kategorii, następnie wybrać złącznik lub załączniki (ponieważ można dodawać kilka jednocześnie) do dodania i wybrać przycisk, dodanie możliwe jest również poprzez przeciągnięcie załącznika do danej kategorii. Rysunek 4.32. Import załączników Wybierając przycisk można przesuwać załączniki między kategoriami. Istnieje również możliwość modyfikacji szerokości zdjęcia. Po naciśnięciu na przycisk pojawia się lista rozwijana, z której użytkownik może wybrać preferowana szerokość. Importowane fotografie Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 57

zostaną wówczas automatycznie przeskalowane szerokości. do wybranego wymiaru 4.13. Porównanie kalkulacji System pozwala na porównanie wybranych kalkulacji. W tym celu należy wybrać z menu >, po czym pojawia się ekran widoczny poniżej. Widoczne są na nim wszystkie różnice między wybranymi kalkulacjami. Użytkownik, korzystając z filtra może zadecydować co zostanie wyświetlone na ekranie: Części zmienione Części usunięte Części identyczne Wszystkie Filtr włącza się wybierając z menu > Rysunek 4.33. Porównanie kalkulacji 4.14. Wybór płyty do przeliczenia Jeżeli istnieje taka konieczność, użytkownik może przeliczyć kalkulacje wg dowolnie wybranej płyty aktualizacyjnej, znajdującej się na serwerze/dysku Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 58

użytkownika. Wystarczy po naciśnięciu klawisza i wybraniu potrzebnej płyty, przeliczyć kalkulację. Wskazując: <LOCAL> - używamy dane w bieżącej instalacji AudaStation, <CD-ROM> - korzystamy z napędu CD-ROM; Wskazując np. płytę P09/2002 korzystamy z danych zgromadzonych na serwerze. UWAGA: Decydując się na gromadzenie danych na serwerze należy wziąć po uwagę, iż każdego miesiąca dane wzrastają o około 1 GB. 4.15. Wysyłanie danych do systemu wyceny wartości pojazdu Info-Ekspert Po wykonaniu kalkulacji można ją przesłać do systemu Info-Ekspert. Po wejściu do sprawy i kliknięciu prawym klawiszem myszy na wybranej kalkulacji pojawia się menu. Wybranie Eksport danych do Info-Ekspert spowoduje utworzenie pliku w katalogu Audatex/Audapad skąd system wyceny wartości pobiera informacje niezbędne do wyceny wartości pojazdu. 4.16. Usuń sprawę To ostatnia czynność w całym łańcuchu pracy ze sprawą. Po przesłaniu danych do systemu zewnętrznego i/lub zakończeniu sprawy, bądź też omyłkowym założeniu sprawy, uprawniony użytkownik może ją wykasować trwale przez naciśnięcie klawisza. UWAGA: można usuwać tylko zamknięte sprawy 4.17. Kopiuj sprawę Utworzoną wcześniej sprawę można skopiować do nowej. Czynność tą można wykonać z głównego ekranu programu poprzez wybranie z menu Dokumenty -> Kopiowanie sprawy. Następnie w wyświetlonym oknie należy wpisać nową nazwę sprawy i nacisnąć klawisz OK. Podczas kopiowania sprawy kopiuje się tylko domyślna kalkulacja. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 59

4.18. Przypisz pracownika Każda sprawa może zostać przypisana do konkretnego użytkownika. Jest to możliwe po wciśnięciu przycisku znajdującego się po lewej stronie ekranu głównego. Pojawia się ekran na którym widoczni są tylko aktywni użytkownicy. Lista użytkowników posortowana jest alfabetycznie według opisów. Możliwe jest również sortowanie listy według nazwy lub ilości przypisanych spraw. Rysunek 4.34. Okno przypisywania pracowników do sprawy 4.19. Wyślij zlecenie (opcjonalne) Wybierając z menu > Dokumenty > możliwe jest przesłanie sprawy w formie załącznika do wiadomości do dowolnej osoby posiadającej zainstalowany program AudaShare. Po wybraniu wyżej wymienionej opcji program zapyta, czy żądać od Adresata zwrotnego odesłania wyników. W przypadku wybrania opcji TAK sprawa zostaje domyślnie zablokowana i niemożliwa jest jej edycja (tzn. do czasu odesłania lub ręcznej zmiany statusu sprawy. Następnie automatyczne uruchomi się domyślny program pocztowy. Do otwartej wiadomości automatycznie zostaje dodany załącznik o rozszerzeniu axx i nazwie takiej jak numer wysyłanej sprawy. W pole tematu wiadomości zostanie wpisany numer sprawy. Wystarczy tylko wpisać adres odbiorcy wiadomości i po naciśnięciu klawisza Wyślij, kalkulacja zostanie wysłana. Program automatycznie dołącza do tekstu wiadomości opis zalogowanego obecnie do systemu AudaShare użytkownika jako podpis. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 60

Rysunek 4.35. Wysyłanie zlecenia 4.20. Wyślij kalkulację (PDF) (opcjonalne) Kolejnym elementem menu Dokumenty jest możliwość wysłania sprawy dowolnej osobie w formacie PDF (Adobe Acrobat Reader) jako załącznik do wiadomości. Należy z menu Dokumenty wybrać. Naciśnięcie klawisza spowoduje automatyczne uruchomienie domyślnego programu pocztowego, załączenie pliku do wiadomości oraz w pole tematu wiadomości zostanie wpisany numer sprawy. Wystarczy tylko wpisać adres odbiorcy wiadomości i po naciśnięciu klawisza Wyślij, kalkulacja zostanie wysłana. Tak przesłaną kalkulację będzie można zachować na dysku i w dowolnym momencie wydrukować. 4.21. Wczytaj zlecenie z pliku (opcjonalne) Służy do wczytania sprawy przysłanej e-mailem. Po odebraniu sprawy należy zachować załącznik wiadomości w dowolnym katalogu, a następnie wybierając w menu Dokumenty >, zaimportować sprawę. Rysunek 4.36. Importowanie szkody z pliku Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 61

Importując sprawę system umożliwia przed wczytaniem modyfikację numeru sprawy i akt. Po naciśnięciu klawisza Importuj szkodę, dane zostaną wczytane do bazy. Jeżeli sprawa o podanym numerze istnieje w bazie danych, użytkownik przed wczytaniem zostanie o tym poinformowany i będzie mógł zdecydować czy chce zastąpić istniejącą w bazie sprawę, czy też utworzyć nową pod określonym przez użytkownika numerze. 4.22. Zapisz sprawę do pliku (opcjonalne) Każda sprawa może zostać zapisana jako plik o rozszerzeniu axx. Możliwe jest to po wybraniu z menu Dokumenty >. Plik axx automatycznie otrzymuje taką nazwę jak numer zapisywanej sprawy. Możliwa jest jednak zmiana nazwy pliku na dowolną wybraną przez użytkownika. 4.23. Filtrowanie i wyszukiwanie spraw Użytkownicy pracujący z długimi listami spraw mają możliwość wyszukania dowolnej sprawy. Wyszukiwanie spraw można wybrać z ekranu głównego programu w menu Administracja > lub przez naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl+F. Spowoduje to wyświetlenie ekranu przedstawionego poniżej. Rysunek 4.37. Filtrowanie spraw Użytkownik programu ma do dyspozycji wyszukiwanie spraw wg określonych kryteriów: Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 62

Numer sprawy w tym polu można podać konkretny numer sprawy - zostanie wyszukana konkretna sprawa. Podanie pierwszych znaków numer sprawy ze znakiem * na końcu spowoduje wyszukanie wszystkich spraw rozpoczynających się od znaków podanych do *, np.: wpisanie 394* spowoduje wyświetlenie wszystkich spraw rozpoczynających się od cyfr 394. Zaznaczenie pola Zaprzecz. Spowoduje wyświetlenie wszystkich spraw, które nie spełniają podanych warunków. Numer akt, nazwisko, data utworzenia, numer rejestracyjny, numer VIN, użytkownik i status sprawy zasada działania jest analogiczna jak w przypadku numeru sprawy. Marka pojazdu w polu tym należy wpisać markę pojazdu według kodów Audatex. Na przykład, jeżeli chcemy wyszukać sprawy dotyczące następujących marek i modelu pojazdów: VW należy wpisać 6 VW Passat model B3 należy wpisać 663 VW Passat B3 Variant należy wpisać 66351 W filtrze można zadawać jednocześnie wiele kryteriów wyszukiwania, np.: numer sprawy i rodzaj Wyłączenie filtru można wykonać poprzez naciśnięcie klawisza Wyczyść. 4.24. Grupowanie spraw wg użytkowników Po wybraniu z menu Administracja > możliwe jest sortowanie wszystkich spraw według przypisanych do nich użytkowników. Po wybraniu tej opcji program wyświetla opis użytkownika i liczbę przypisanych do niego spraw. Chcąc zobaczyć wszystkie sprawy przypisane do danego użytkownika należy nacisnąć krzyżyk i lista zostanie rozwinięta tak jak na rysunku 4.38. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 63

Rysunek 4.38. Grupowanie spraw wg użytkowników Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 64

5. Komunikacja AudaNet 5.1. Import sprawy z AudaNet Wybranie menu AudaNet > Import sprawy z AudaNet powoduje otwarcie okna umożliwiającego pobranie z AudaNet spraw przesłanych do danego użytkownika. Po zalogowaniu się, użytkownik może ustawić konkretne parametry wyszukiwania spraw. Po ich ustawieniu można pobrać listę spraw naciskając przycisk Pobierz listę spraw. Na liście wyszukanych spraw użytkownik ma możliwość zaznaczenia spraw, które zamierza pobrać poprzez odznaczenie pola wyboru w pierwszej kolumnie. Naciśnięcie przycisku Pobierz zaznaczone sprawy spowoduje pobranie spraw do systemu AudaShare. Podczas pobierania zlecenia system AudaShare zakłada nową sprawę oraz zapisuje dokumenty zlecenia. Miejsce zapisu dokumentów można określić w Opcjach programu (patrz punk 3.6.4.). Tak pobrana sprawa będzie posiadała status Sprawa po pobraniu wyników. W przypadku, gdy w opcjach programu zostanie zaznaczona opcja Pokazuj listę załączników, po wybraniu przycisku Pobierz zaznaczone sprawy pojawi się okno Zapisywanie załączników. Użytkownik może odznaczyć wybrane załączniki, których nie chce zapisywać, ma również możliwość zmiany domyślnej ścieżki zapisu załączników poprzez przycisk Wybierz katalog. Aby zapisać załączniki należy wybrać przycisk Zapisz załączniki, chcąc pominąć zapisywanie plików należy wybrać przycisk Zamknij. W sytuacji, gdy w opcjach programu nie jest zaznaczona opcja Pokazuj listę załączników, załączniki zapisują się w tle, a ekran Zapisywanie załączników jest pomijany. Rysunek 5.1. Lista spraw na AudaNet W zakładce Parametry wyszukiwania w sekcji Wyszukiwanie spraw możliwe jest zdefiniowanie następujących parametrów: Data od data graniczna wyświetlanych spraw, Data do data graniczna wyświetlanych spraw, Tylko zaznaczone w AudaPad/ Web, Wyświetl sprawy zablokowane - na liście spraw do pobrania zostaną wyświetlone również te sprawy, które wcześniej były pobierane i zostały zablokowane na AudaNet, Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 65

Wyświetl tylko sprawy przysłane - na liście spraw do pobrania zostaną wyświetlone jedynie sprawy przysyłane od innych użytkowników. Sprawy, które użytkownik założył sam na AudaNet, nie zostaną wyświetlone, Wyświetl tylko dzisiejsze - widoczne będą sprawy, które zostały utworzone lub przekazane na AudaNet w dniu dzisiejszym, W sekcji Pobranie spraw: Pobierz załączniki - załączniki zostaną pobrane do zapisania w domyślnej lokalizacji, Pobierz kalkulacje - w systemie AudaShare zapisana zostanie kalkulacja, Zablokuj na AudaNet po pobraniu - po pobraniu, status sprawy na platformie AudaNet zostanie zmieniony na Przekazano. Spowoduje to, iż sprawa nie będzie widoczna przy kolejnej próbie pobrania z platformy Auda.Net, chyba że użytkownik zaznaczy dodatkowo opcję Wyświetl sprawy przekazane, Usuń zaznaczenie po pobraniu. Możliwe jest również wybranie opcji - Wczytaj zaznaczenie z pliku, Zaznaczenie wymienionych parametrów spowoduje wyświetlenie tylko tych spraw, które spełniają wybrane kryteria. Rysunek 5.2. Parametry wyszukiwania W zakładce Parametry połączenia widoczne są dane dotyczące użytkownika oraz nazwa serwera Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 66

Rysunek 5.3. Parametry połączenia 5.2. Eksport sprawy do AudaNet Chcąc wysłać sprawę na serwer AudaNet należy wybrać menu AudaNet >Eksport sprawy do AudaNet. Po wybraniu tej opcji zostanie wyświetlone okno jak na rysunku 5.3. Na wstępie użytkownik powinien zalogować się czyli podać nazwę serwera, użytkownika oraz hasło. Wysyłając sprawę do AudaNet możliwe jest zdefiniowanie danych jakie mają zostać wysłane na serwer są nimi: Numer sprawy Identyfikacja pojazdu Dane administracyjne pojazdu (zaw. Właściciela) Dane właściciela pojazdu Wykonane kalkulacje Nie jest możliwe wysyłanie nowej sprawy na serwer AudaNet bez numeru sprawy. Jeżeli wysyłana sprawa jest nowa program nie pozwoli odznaczyć pola numer sprawy. Obok elementu Wykonane kalkulacje podawana jest informacja o ilości kalkulacji w formacie (m/n) gdzie m jest liczbą kalkulacji nieprzeliczonych a n kalkulacji przeliczonych. Zaznaczając opcję odeślij sprawę do można odesłać daną sprawę do innego użytkownika lub organizacji oraz wpisać krótką wiadomość do odbiorcy. Wysyłając sprawę użytkownik może również załączyć pliki poprzez naciśniecie przycisku załącz pliki do wysłania. Istnieje możliwość wybrania jakiego rodzaju maja to być załączniki (pliki graficzne, korespondencja, rachunki czy dokumenty). Na samym dole ekranu znajduje się nowa opcja umożliwiająca przeskalowanie fotografii i innych załączników w formacie jpg, w celu zoptymalizowania wielkości przesyłki. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 67

Gdy wszystkie dane zostaną wprowadzone sprawa może zostać wysłana na serwer AudaNet za pomocą przycisku Wyślij. Rysunek 5.4. Eksport spraw na AXN Użytkownicy systemu AudaNet posiadają indywidualny limit wielkości wysyłanej sprawy. Jeżeli zostanie on przekroczony, to AudaShare wyświetli komunikat The file is too large. Domyślny rozmiar wysyłanej sprawy łącznie z wszystkimi załącznikami jest ograniczony do ok. 20MB. Jeżeli istnieje potrzeba przesłania większej ilości załączników przesyłkę należy podzielić na mniejsze. W tym celu, przygotowując pierwszą przesyłkę, niezbędne jest odznaczenie pola odeślij sprawę do. Wtedy wysyłane załączniki zostaną umieszczone na serwerze bez odsyłania do odbiorcy. Następnie należy zamknąć okno B2B interface i ponownie otworzyć (wciąż będąc na zaznaczonej sprawie). Za drugim razem należy załączyć pozostałe załączniki i wysyłać ponowie. W miarę potrzeby można wysłać kolejne części sprawy. Należy pamiętać, że przy wysyłaniu ostatniej części musi być zaznaczone i uzupełnione pole odeślij sprawę do. Dopiero wtedy sprawa zostanie odesłana do odbiorcy. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 68

6. Praca z aktówką System AudaShare dopuszcza 2 tryby współpracy użytkownika z bazą danych: sieciowy użytkownik pracuje podłączony bezpośrednio do bazy znajdującej się w lokalizacji serwera bazy danych AudaShare, aktówkowy po wybraniu tej opcji, użytkownik pracuje z lokalną bazą AudaShare zawierającą sprawy pobrane z sieciowej bazy danych AudaShare. Po zakończeniu obróbki zleceń użytkownik posiada możliwość synchronizacji (przeniesienia spraw) znajdujących się w aktówce z bazą znajdującą się na tzw. serwerze. 6.1. Konfiguracja aktówki Przed przystąpieniem do pracy w trybie aktówki, niezbędna jest rekonfiguracja programu AudaShare. Proces ten rozpoczyna się poprzez wybranie w Windows komendy ze Start->Uruchom i wpisanie nazwy regedit tak jak przedstawiono na rysunku 6.1. Rysunek 6.1. Uruchamianie regedit Po wykonaniu tej operacji otwiera się okno Edytor rejestru. Następnie użytkownik otwiera katalog AudaShare, który znajduje się w HKEY_LOCAL_MACHINE > Software >Audatex > AudaShare. Pojawia się okno jak przedstawiono na rysunku 6.2.. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 69

Rysunek 6.2. Edytor rejestru Po naciśnięciu prawym przyciskiem myszy po prawej stronie ekranu, pojawia się przycisk Nowy i z menu użytkownik powinien wybrać Wartość ciągu. W polu Nazwa należy wpisać DataBaseLocalName, w polu Dane wartości należy wpisać ścieżkę dostępu do bazy danych aktówki. Przykład przedstawiono na rysunku 6.3.. Pusta baza danych znajduje się w katalogu AUDATEX \ INSTAU \ PROGRAM \ AUDASHARE \ DB na dysku na którym jest zainstalowany AudaShare i może zostać skopiowana w dowolne miejsce. Rysunek 6.3. Edytowanie ciągu Kolejny krok stanowi stworzenie nowej wartości DWORD. Podobnie jak poprzednio, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Wartość DWORD i wprowadzić wartość 1 tak jak przedstawiono na rysunku 6.4. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 70

Rysunek 6.4. Edytowanie wartości DWORD Po uruchomieniu AudaShare użytkownik powinien mieć możliwość wyboru dwóch baz danych: serwera lub aktówki. Jeżeli nie, oznacza to że popełniono błąd podczas wykonywania rekonfiguracji systemu AudaShare i całą procedurę należy rozpocząć od początku. Logując się do serwera bazy danych użytkownik posiada możliwość skopiowania wybranych spraw do Aktówki Rysunek 6.5. Logowanie do wybranej bazy danych Do poprawnej pracy z aktówką, niezbędne jest również zaktualizowanie danych użytkowników Aktówki możliwe jest to poprzez wybranie z menu Administracja > Zarządzanie użytkownikami. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Lista użytkowników, a naciśnięcie przycisku Aktualizacja użytkowników aktówki spowoduje, że wszystkie dane użytkowników zostaną zaktualizowane. Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 71

Rysunek 6.6. Aktualizacja użytkowników aktówki 6.2. Wybieranie spraw do pracy z aktówką Podczas pracy w terenie, użytkownik nie ma możliwości podłączenia swojego notebook a do tzw. serwera AudaShare. Dlatego stworzono możliwość pobrania spraw do aktówki, celem pracy bez podłączenia do bazy sieciowej. Jest to możliwe poprzez wybranie z menu Dokumenty > Synchronizacja Aktówki. Po wybraniu tej opcji pojawia się ekran jak na rysunku 6.7.. Rysunek 6.7. Synchronizacja aktówki Sieciowe Zarządzanie Kalkulacjami Audatex AudaShare Instrukcja obsługi programu Strona 72