Instrukcja obsługi systemu Nowy AudaNet

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi systemu Nowy AudaNet listopad Tu znajdziesz informacje o platformie AudaNet. Korzystając z Instrukcji będziesz umiał/a poprawnie wykonać wszystkie niezbędne czynności w procesie wyceny i likwidacji szkody. Instrukcja dla użytkownika AudaNet

2 Spis Treści 1. Wprowadzenie Logowanie Tworzenie nowej sprawy Identyfikacja pojazdu Stan pojazdu Stawki godzinowe Obraz uszkodzeń Warianty kalkulacji Wynik kalkulacji Załączniki Teksty końcowe Wiadomości Informacje Zamknięcie sprawy Instrukcja AudaNet Strona 2

3 1. Wprowadzenie Dokument ten jest wprowadzeniem do obsługi platformy AudaNet. Jego przeznaczeniem jest pomoc użytkownikowi w zrozumieniu procesu i w sprawnym posługiwaniu się programem. Program ten, umożliwia kompleksową obsługę procesu likwidacji szkód. Rozwiązanie to łączy wszystkich partnerów biznesowych biorących udział w procesie likwidacji szkód, pozwala na szybką wymianę informacji dzięki czemu znacznie skraca czas trwania procesu, a tym samym obniża koszty. Nowa wersja platformy łączy w sobie najlepsze osiągnięcia programu AudaShare i AudaNet. Nowoczesna szata graficzna i zakres funkcjonalny z pewnością okażą się znajome użytkownikowi dotychczasowej wersji programu AudaNet. Jedną z zalet nowej wersji platformy AudaNet jest umożliwienie użytkownikowi pracy ze szkodą nawet po jej wysłaniu. 2. Logowanie Rozpoczynając pracę z AudaNet, należy się do niego zalogować, to znaczy podać nazwę użytkownika i hasło. Po uruchomieniu przeglądarki Internetowej MS Internet Explorer, w polu adresowym należy wpisać: można używać dotychczasowego adresu stona powinna automatycznie być przekierowana na właściwy adres. Po wykonaniu powyższej czynności pojawi się strona logowania, w której należy podać nazwę użytkownika oraz hasło. Rys. 1 Ekran logowania do Audanet Po zalogowaniu się do systemu, użytkownik zostanie przekierowany do ostatnio używanej zakładki Otwarte/Zamknięte/Usunięte. 3. Sprawy Odebrane Jeżeli rozpoczynamy pracę folder nie zawiera żadnych pozycji, w trakcie użytkowania widoczne są wszystkie przesłane do użytkownika sprawy oraz wiadomości. Instrukcja AudaNet Strona 3

4 Na ekranie dostępne są następujące informacje: VIN, numer sprawy, numer szkody, numer rejestracyjny pojazdu, data utworzenia zlecenia, miasto właściciela pojazdu oraz możliwe do wykonania akcje.. Lista spraw może być sortowana po każdej kolumnie wg numeru od najniższej do najwyższej oraz alfabetycznie. Rys. 2 Ekran Lista spraw Otwarte (domyślne okno po zalogowaniu się do systemu) W przypadku otrzymania sprawy lub chęci otwarcia sprawy z Listy Spraw, w kolumnie Akcje znajdują się przyciski umożliwiające użytkownikowi wykonywanie czynności z daną sprawą. Ikony pozwalają na : Otwarcie sprawy, Zamkniecie sprawy oraz Usuniecie sprawy. Po najechaniu na ikony pojawia się opis klawisza i jego funkcjonalności. Dwukrotne kliknięcie na sprawie domyślnie ją otwiera. UWAGA! Każdy z użytkowników może dopasować do swoich potrzeb wybór odpowiednich kolumn aby pojawiały się na liście. Naciskając przycisk WYBIERZ KOLUMNY.. Użytkownik ma dostęp do listy kolumn jakie mogą być dodane i widoczne na liście spraw. 4. Tworzenie nowej sprawy Aby utworzyć nową sprawę należy przejść do zakładki OTWRTE i wybrać ikonę SPRAWA znajdującą się w pasku zadań Listy Spraw. NOWA Instrukcja AudaNet Strona 4

5 Kliknięcie na przycisk NOWA SPRAWA spowoduje pojawienie się następującego ekranu: Instrukcja AudaNet Strona 5

6 Rys. 4 Tworzenie nowej sprawy Wszystkie pola które oznaczone będą czerwonym trójkątem są polami obowiązkowymi do uzupełnienia. Założenie nowej sprawy bez ich uzupełnienia nie jest możliwe. W przypadku gdy użytkownik wybierze przycisk OK., a pola obowiązkowe nie są uzupełnione pojawia się komunikat o uzupełnieniu wymaganych pól. W trakcie tworzenia nowej sprawy bardzo istotny jest wybór firmy ubezpieczeniowej, ponieważ w zależności od dokonanego wyboru zmieniają się kategorie załączników, które są wymagane przez odpowiednie Towarzystwa Ubezpieczeniowe współpracujące z użytkownikiem i wykorzystujące platformę Nowy AudaNet. Definiowanie firmy ubezpieczeniowej możliwe jest na dwa sposoby, albo poprzez wpisanie danych firmy w poszczególne pola, bądź poprzez kliknięcie na ikonę książki adresowej Instrukcja AudaNet Strona 6

7 Rys. 5 Okno Książka Adresowa Użytkownik ma możliwość wyboru firmy ubezpieczeniowej bądź spośród swoich partnerów, ulubionych, bądź wszystkich organizacji. Aby utworzyć predefiniowany zbiór podmiotów, użytkownik ma możliwość utworzenia grupy ULUBIONE, gdzie umieszczone mogą zostać najczęściej wybierane Towarzystwa Ubezpieczeniowe. Aby dodać Towarzystwo Ubezpieczeniowe do grupy Ulubionych należy skorzystać z odpowiedniej ikony. Po wybraniu ubezpieczyciela oraz kliknięciu na przycisk OK sprawa zostaje założona i pojawia się w zakładce SPRAWY OTWARTE. Od tej chwili sprawa ta widoczna jest na stronie OTWARTE. Każde wyjście ze sprawy i otwarcie ponowne spowoduje, że sprawa otworzy się w zakładce na której poprzednio zakończyliśmy zapisanie wprowadzonych danych. Podczas tworzenia sprawy przechodzimy kolejno do każdego katalogu automatycznie po zapisaniu wprowadzonych danych. Instrukcja AudaNet Strona 7

8 Rys. 6 Katalogi procesu sprawy ustawione kolejno w schemacie Po wypełnieniu pól informacjami danej sprawy ich zapisanie i przejście do kolejnego katalogu następuje po naciśnięciu przycisku NASTĘPNY lub użycia ikony ZAPISZ znajdującej się w prawym górnym rogu ekranu. UWAGA! Katalogi procesu (Rys. 6) sprawy mogą być uzupełniane o dodatkowe zakładki jeżeli wymagane jest to przez grupy użytkowników. Przedstawiony zbiór katalogów jest tylko poglądowy. Każdy z użytkowników poszczególnych grup Klientów może mieć widok katalogów różniący się od przedstawionego w zależności od potrzeb. 5. Identyfikacja pojazdu Po założeniu nowej sprawy jej numer lub nazwa określona przez Użytkownika będzie widoczna w lewym górnym rogu ekranu. Identyfikacja pojazdu możliwa jest na dwa sposoby albo poprzez wprowadzenie numeru VIN i wykonanie zapytania, co spowoduje identyfikację wyposażenia fabrycznego pojazdu na podstawie danych producenta pojazdu, bądź poprzez ręczne wybranie producenta i modelu. Instrukcja AudaNet Strona 8

9 Rys. 7 Katalog IDENTYFIKACJA POJAZDU Wpisując numer nadwozia pojazdu w polu obligatoryjnym, w momencie uzupełnienia trzech pierwszych znaków VIN użytkownik zostaje poinformowany, czy dostępna jest opcja rozkodowania numeru VIN (opcje wyposażenia pojazdu w stanie fabrycznym). Komunikat może przyjąć dwojaką formę: W tej sytuacji możliwe jest uzyskanie informacji dotyczących wyposażenia z użyciem usługi AudaVin oczywiście o ile producent faktycznie udostępnił informacje o danym modelu. UWAGA! Zapytanie VIN jest usługą dodatkowo płatną, a szczegóły płatności użytkownik znajdzie w załącznikach do umowy AudaNet. W tej sytuacji nie jest możliwe rozkodowanie wersji wyposażenia pojazdu w oparciu o numer VIN. Poprawne zdefiniowanie pojazdu zależy w tym przypadku od samego użytkownika. Użytkownik w tym przypadku powinien skorzystać z określenia modelu, wersji wyposażenia oraz typu pojazdu z dostępnego menu. Instrukcja AudaNet Strona 9

10 Rys. 10 Wybór danych pojazdu z rozwijanego menu Aktualna lista Producentów, których pojazdy mogą zostać rozkodowane z użyciem AudaVIN jest dostępna pod adresem: Katalog IDENTYFIKACJA POJAZDU podzielony jest na poszczególne sekcje danych takich jak: SILNIK, PRZEBIEG, DANE REJESTRACJI, INNE DANE. Uzupełnienie danych w poszczególnych sekcjach może być wykonywane poprzez wpisywanie informacji w oknach lub wybieranie przypisanych informacji z menu. Rys. 11 Wybieranie danych z rozwijanego menu Dane dotyczące rejestracji pojazdu wybieramy poprzez użycie ikony kalendarza, gdzie na ekranie pojawi się elektroniczny kalendarz udostępniając nam wybór konkretnej daty. Instrukcja AudaNet Strona 10

11 Rys. 12 Wybór kalendarza elektronicznego w celu określenia daty w danych rejestracji 6. Stan pojazdu W kolejnym katalogu realizacji sprawy pod nazwą STAN POJAZDU są następujące sekcje: Naprawa, Dane pojazdu, Opis, Rodzaj uszkodzeń, Opis stanu pojazdu, Wyzwolona poduszka powietrzna, Zablokowane pasy bezpieczeństwa, Informacje o lakierowaniu, Ogumienie i Opona zapasowa. Rys. 13 Opis uszkodzeń i sposoby wyboru pól stref uszkodzonych Dla każdej z powyższych sekcji możliwości wyboru danych mogą być na podstawie odznaczenia odpowiedniego pola lub wyboru danych z menu. W przypadku okien bez opcji menu lub zaznaczenia pola wyboru dane należy wprowadzić z klawiatury. Instrukcja AudaNet Strona 11

12 7. Stawki godzinowe Stawki godzinowe są zdefiniowane przez Towarzystwo Ubezpieczeniowe i warsztat/serwis lub rzeczoznawca współpracujący - nie mają możliwości ich modyfikacji. W przypadku zmiany warunków współpracy (wysokość stawek mech-blach lub lakierniczej, wprowadzenia rabatów na części zamienne itp.) podmiotem decydującym o wprowadzeniu tych zmian jest ubezpieczyciel. W momencie zgłoszenia zmian w kontrakcie, rekomendacji nowego serwisu do współpracy w ramach AudaNet ubezpieczyciel zobowiązany jest dostarczyć do Audatex komplet danych opisujących podmiot, z którym warunki współpracy są modyfikowane lub likwidacja rozpoczyna się. W polu STAWKA KONTRAKTOWA przy wyborze z menu widoczne są poszczególne powiązania z innymi firmami, wybierając jedno z nich na ekranie pojawiają się zdefiniowane uprzednio stawki godzinowe oraz kody warunkowe. W przypadku wyboru z listy kontraktów użytkownika, nie ma możliwości dokonania zmian w wartościach stawek prac. Modyfikacje dopuszczalne są jedynie w obrębie kodów warunkowych: ich ilości oraz wartości. Rys. 14 Stawki godzinowe dla zdefiniowanych firm przy wyborze z menu Aby natomiast wprowadzić stawki roboczogodzin zgodnie z własnym uznaniem, użytkownik ma zawsze możliwość skorzystania z tzw. pustego kontraktu. Wybierając ten zakres wykonujący kalkulacje ma pełną swobodę modyfikacji wszystkich danych wejściowych związanych z kalkulacją w obrębie wysokości stawek i kodów warunkowych. Instrukcja AudaNet Strona 12

13 Rys. 15 Wstawianie stawek roboczogodzin z pustego kontraktu 8. Obraz uszkodzeń Po przejściu na stronę Obraz Uszkodzeń otwiera się program OnePad, który służy do graficznego określania zakresu szkody. Zagadnienia związane z programem OnePad zostały omówione w odrębnej instrukcji, natomiast metodyka i związane z nią umiejętności poprawnego tworzenia kalkulacji są już przedmiotem szkolenia, które organizowane jest przez Audatex Polska. Szczegółowe informacje dotyczące terminów szkoleń można uzyskać pod numerem telefonu: , lub bezpośrednio drogą elektroniczna kierując zapytanie na adres: audatex@audatex.pl Za pośrednictwem tego oprogramowania użytkownik ma możliwość utworzenia kosztorysu naprawy uszkodzonego pojazdu w oparciu o dane technologiczne udostępniane firmie Audatex przez Producentów pojazdów. Rys. 16 Program OnePad z panelem nawigacyjnym Po zakończeniu działań w OBRAZIE USZKODZEŃ wyjście z systemu i przejście do kolejnego katalogu w sprawie następuje poprzez kliknięcie ikony Wyjście w prawym górnym rogu ekranu. System automatycznie zamknie program OnePad i otworzy kolejny katalog zgodnie z lista katalogów wg rys. 6. Instrukcja AudaNet Strona 13

14 9. Warianty kalkulacji Po wejściu do katalogu Warianty Kalkulacji użytkownik może zdefiniować format wyjściowy dokumentu kalkulacji naprawy pojazdu, czyli zadeklarować które z elementów mają być widoczne na wydruku, które maja zostać ukryte i w jakiej kolejności poszczególne informacje nt. naprawy pojazdu mają zostać wyszczególnione. Rys. 17 Katalog Warianty Kalkulacji i wybory z menu Użytkownik wybiera dane warianty kalkulacji z menu każdego okna klikając myszka na rozszerzenie każdego okna. Po zdefiniowaniu preferowanych opcji, wybierając przycisk PRZELICZ użytkownik tworzy kalkulację. Po dokonaniu przeliczenia system przekierowuje użytkownika na stronę Wynik kalkulacji. Użytkownicy, którzy mają zdefiniowaną możliwość optymalizacji kalkulacji, mogą wybierając przycisk OPTYMALIZACJA i zoptymalizować kalkulację wykorzystując użycie w przeliczeniu kalkulacji bazy części alternatywnych. 10. Wynik kalkulacji Ekran widoczny zaraz po przeliczeniu kalkulacji. Podzielony jest na sekcje: Wydruk (możliwość wydrukowania w pliku w formacie.pdf), Lista kalkulacji (lista wszystkich kalkulacji w danej sprawie), Modyfikacje (możliwość porównania kalkulacji wykonanych w sprawie). Instrukcja AudaNet Strona 14

15 Rys. 18 Strona Wynik kalkulacji Każde, nowe przeliczenie kalkulacji skutkuje pojawieniem się nowego rekordu na liście kalkulacji. W wyniku kalkulacji widoczne są wyniki kalkulacji, która aktualnie jest oznaczona czerwonym znacznikiem w kształcie trójkąta. Użytkownik może podejrzeć wyniki poprzednio wykonanych kalkulacji przełączając się między kalkulacjami na liście kalkulacji. Możliwa jest również zmiana nazwy każdej z kalkulacji widocznych na liście w tym celu należy aktywować przycisk a następnie wpisać żądany numer/nazwę kalkulacji zatwierdzając klawiszem akceptacji zmiany. Instrukcja AudaNet Strona 15

16 Rys. 19 Zmiana numeru kalkulacji 11. Załączniki Po przejściu na stronę Kategorie załączników na ekranie może pojawić się następujące okno dialogowe: Rys. 20 Okno certyfikatu dla aplikacji wgrywającej pliki na platformę. Okno to może pojawić się w szczególności u użytkowników, którzy po raz pierwszy będą dołączać załączniki do sprawy. Instrukcja AudaNet Strona 16

17 UWAGA! Warunkiem koniecznym do prawidłowego załączania plików jest zaznaczenie chceckbox Always trust content from this publisher i kliknięcie na przycisk RUN. W przeciwnym przypadku nie będzie możliwe dołączanie załączników. W zależności od konfiguracji lub wymagań ze strony Towarzystw Ubezpieczeniowych, strona Kategorie Załączników podzielona jest na dowolną ilość kategorii. Na rys. 18. Przedstawione jest przykładowy wzór strony Kategorie Załączników z listą dostępnych opcji. UWAGA! Opis danego załącznika jest powyżej klawiszy funkcyjnych. Mylący może być opis kolejnej grupy załączników poniżej klawiszy funkcyjnych, które przypisane są do grupy załączników powyżej Rys. 21 Przykładowa lista kategorii i odpowiednie przyciski funkcyjne do danej kategorii załączników Aby dodać załącznik należy kliknąć na przycisk DODAJ, gdzie pojawi się okno katalogów z których należy wybrać odpowiednie pliki dokumentów do załączenia w sprawie. Podczas załączania zdjęć widoczne są ich miniatury. Ponadto dany dokument zapisuje się pod kategoria załączników do której został przypisany (w podanym przykładzie Rys. 20., jest to kategoria Zdjęcia) Dodany załącznik można edytować, kopiować, usunąć oraz zmienić jego numer lub opis wybierając odpowiednie ikony z zaznaczonych poniżej zdjęcia. Instrukcja AudaNet Strona 17

18 Rys. 22 Przykład dodania załącznika do wybranej grupy (np. Zdjęcia) 12. Teksty końcowe Użytkownik może wpisać odpowiednie adnotacje w postaci tekstów początkowych oraz tekstów końcowych. Wprowadzone informacje pojawia się w Kalkulacji na ostatniej stronie. Rys. 23 Okno dialogowe do wprowadzania tekstów końcowych Instrukcja AudaNet Strona 18

19 Rys. 24 Okno dialogowe do wprowadzania tekstów końcowych Aby aktywować opcje teksty końcowe należy kliknąć na przycisk kiedy napis Dowolny tekst do wprowadzenia będzie podświetlony na niebiesko. Aktywacja podświetlenia na niebiesko będzie kliknięcie napisu przyciskiem myszki Jest to konieczne aby w celu przeniesienia dostępnych tekstów końcowych Dowolny tekst do wprowadzenie do okienka edycji tekstów końcowych (rys. 22) uaktywnić możliwość edycji i wpisania dowolnego tekstu. Rys. 25 Okno dialogowe edycji tekstu końcowego W oknie dialogowym Edytuj tekst należy wprowadzić dowolny tekst końcowy i kliknąć przycisk Zapisz. Tekst może zostać wprowadzony w wielu liniach. Instrukcja AudaNet Strona 19

20 UWAGA! Wprowadzona przez użytkownika treść tekstu końcowego drukować się będzie na ostatniej stronie wykonanej kalkulacji w sprawie. Po wprowadzeniu i zapisaniu tekstu, należy kliknąć przycisk odświeżania. Operacja ta spowoduje wyświetlenie wprowadzonego tekstu w oknie: Podgląd tekstu. Rys. 26 Edycja wprowadzonego tekstu końcowego Kliknięcie na pole Tekst końcowy i następnie na przycisku wprowadzonego tekstu. umożliwi ponowną edycje 13. Wiadomości W katalogu Wiadomości użytkownik ma dostęp do możliwej komunikacji z Towarzystwami Ubezpieczeniowymi oraz ma możliwość przypisania danej sprawy do innego użytkownika. Instrukcja AudaNet Strona 20

21 Rys. 27 Katalog Wiadomości z komunikacją z innymi użytkownikami W celu wysłania danej sprawy użytkownik powinien skorzystać z przycisku wyślij znajdującego się w górnym prawym rogu ekranu. Po użyciu przycisku wyślij otworzy się okno dialogowe określające parametry wysłania sprawy. Rys. 28 Okno dialogowe wysyłki sprawy Po wykonaniu operacji wysyłki na liście Wiadomości w sprawie pojawi nam się nowa pozycja wykonanej operacji. Instrukcja AudaNet Strona 21

22 UWAGA! Po wysłaniu sprawy do Towarzystwa Ubezpieczeniowego użytkownik może dokonywać zmian i modyfikacji. Aby poinformować Towarzystwo Ubezpieczeniowe o dokonanych zmianach należy ponownie wysłać sprawę do odbiorcy wg opisanego schematu. W ramach prowadzonej sprawy użytkownik może przypisać dalsze prowadzenie sprawy do innego użytkownika. W tym celu należy skorzystać z określonego w prawym górnym rogu ekranu przycisku funkcyjnego Przypisanie innego użytkownika Rys. 26. Okno dialogowe przypisania innego użytkownika do sprawy Zadanie operacji przypisania innego użytkownika do sprawy otworzy okno dialogowe (rys. 26.). Aby wybrać innego użytkownika należy jego wyszukać w opcji szukaj i następnie po dokonanym wyborze zaakceptować przyciskiem Przypisz użytkownika. 14. Informacje Ostatnim katalogiem przy realizacji sprawy jest katalog Informacje, który zawiera wszystkie dane historyczne tworzenia sprawy począwszy od informacji, kto utworzył sprawę a skończywszy na poszczególnych etapach wprowadzania stosownych załączników, zdjęć i modyfikacji. Instrukcja AudaNet Strona 22

23 Rys. 27. Katalog Informacje z danymi historycznymi w sprawie Pierwsza kolumna umożliwia szybką nawigację po sprawie, dostarcza również informacji dotyczących kompletności danych. Jeżeli pod daną literą znajduje się zapełniony kwadrat oznacza to, iż dane dotyczące konkretnej sekcji zostały uzupełnione, pusty kwadrat, iż dane nie zostały jeszcze wprowadzone. A - Dane administracyjne V - Dane dotyczące pojazdu D - Obraz uszkodzeń U - Załączniki C - Kalkulacja 15. Zamknięcie sprawy Aby zakończyć sprawę należy użyć przycisku ZAMKNIJ znajdującego się w górnym prawym rogu ekranu Instrukcja AudaNet Strona 23

24 Zamknięcie sprawy spowoduje otwarcie okna dialogowego w którym można dopisać komentarz i zaakcentować zamkniecie sprawy Rys. 28 Zamykanie sprawy i wpis komentarzy Instrukcja AudaNet Strona 24