Wrocław, 2012-02-07 Zap. Nr 1/POKL/ATB/2012 Zapytanie ofertowe na wynajem sal szkoleniowych oraz usługę cateringową Na usługi o wartości przekraczającej wyrażonej wartości w złotych równowartości kwoty 14 000 euro Preambuła Niniejsze zapytanie sporządzone zostało na potrzeby realizacji Projektu Akademia Turystyki Biznesu nr projektu WND-POKL. 08.01.01-02-610/11 zwanego dalej Projektem współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt realizowany jest ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Podziałanie 8.1.1 1. Zamawiający. EuroSpektrum s.c. ul. Drobnera 36/19 50-257 Wrocław tel. 071 733 69 95; fax. 071 733 69 92 e-mail: szkoleniaue@eurospektrum.pl Adres korespondencyjny: EuroSpektrum s.c. Biuro Projektu ul. Piotra Skargi 7/4 50-072 Wrocław 2. Postanowienia ogólne. 2.1. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 2.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. 2.3. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują faksem lub drogą elektroniczną. 3. Opis przedmiotu zamówienia. 3.1. Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal szkoleniowych wraz z salą dla dzieci (kod CPV 70220000-9 usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkanie) oraz zakup usług cateringowych (kod CPV 55300000-3 usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków). Do opisu przedmiotu zamówienia zostały użyte kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12. 2002, str. 1 z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3) oraz dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu
Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz. Urz. UE L 134 z 30.04.2004 r., str. 114, z późn. zm. ; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 7, str. 132). 3.2. Szczegółowy opis zamówienia. Miejsce i termin realizacji zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: 3.2.1 Wynajem sal szkoleniowych - trzech lub dwóch - do celów realizacji zajęć, w okresie kwiecień 2012 r. grudzień 2012 r. (co drugi weekend trzy sale, co drugi weekend dwie sale). Łącznie 920 jednostek (przyjmując za jednostkę wynajem jednej sali na jedną godzinę) w weekendy sobota i niedziela. Terminy wynajmu z załączonym harmonogramie załącznik nr 1. Czas wynajmu każdej z sal w poszczególne dni szkoleniowe to 8 godzin. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmian w harmonogramie (po konsultacji z Wynajmującym). Miejsce realizacji zamówienia Wrocław. Kryteria jakościowe niezbędne: powierzchnia nie mniejsza niż 35 m2, gwarantująca optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach 12 i 14 -osobowych + wykładowca (pomieszczenia z zapewnionym zapleczem do przeprowadzenia szkolenia, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe. Sale winny posiadać odpowiednią ilość stołów i krzeseł - miękkich, z oparciem, przystosowanych do wzrostu dorosłego człowieka); zapewniona obsługa techniczna w trakcie zajęć; zapewniony dostęp do źródeł prądu; zapewniony dostęp do Internetu bezprzewodowego WIFI o minimalnej przepustowości 2Mb/s; minimum dwie z trzech sal powinny posiadać projektor multimedialny oraz ekran do projektora; zapewnienie odpowiedniego oświetlenia: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej; temperatura pomieszczeń: 20-24 stopnie Celsjusza z możliwością wentylacji; zapewnione miejsce na umieszczenie serwisu kawowego dla uczestników szkoleń na korytarzu w pobliżu sal lub w innej wydzielonej sali; zapewnione miejsce dla uczestników szkoleń na spożywanie obiadu ( bez konieczności opuszczania budynku); dostępność w godzinach 8.00 16.00; lokalizacja w centrum Wrocławia, w odległości nie większej niż 200 metrów od przystanku komunikacji miejskiej; Kryteria jakościowe pożądane: dostępne miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej i/lub bagażu; w pobliżu sal, w dni szkoleniowe, powinny znajdować się bezpłatne miejsca parkingowe dla trenerów, obsługi, oraz uczestników.
3.2.2 Zapewnienie cateringu dla uczestników szkolenia. Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa, obejmująca: a) 1518 porcji obiadowych dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu (23 dni szkoleniowe, soboty, niedziele, dla 42 lub 24 osób). Terminy i ilości zgodne z załącznikiem nr 1 harmonogram. Obiad oznacza dwa ciepłe dania: zupa i drugie danie. Posiłek powinien spełniać wszystkie przewidziane normy (gramatura, temperatura) dla tego rodzaju produktów. Posiłki powinny być podawane na typowej zastawie stołowej lub wariantowo w jednorazowych naczyniach. Wykonawca usługi zapewni obsługę, rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń oraz dbałość o estetykę miejsca podawania pożywienia. Prosimy o przesłanie przykładowego menu oferowanego w usłudze cateringowej. b) 1518 jednostkowych serwisów kawowych dla uczestników szkoleń realizowanych w ramach projektu (23 dni szkoleniowe soboty, niedziele dla 42 lub 24 osób). Terminy i ilości zgodne z załącznikiem nr 1 harmonogram. Serwisy kawowe muszą być serwowane w systemie ciągłym i zawierać min. : napoje gorące (kawa i herbata), mleczko do kawy, cukier wodę mineralną, soki minimum 2 rodzaje, kruche ciasteczka min. 3 rodzaje. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmian w harmonogramie (po konsultacji z Wynajmującym). 3.2.3 Wynajem sali dla dzieci przystosowana do opieki nad dziećmi w wieku do lat 7 w okresie kwiecień 2012 r. grudzień 2012 r. (jedna sala w weekend kiedy odbywają się zajęcia szkoleniowe). Łącznie 184 jednostek (przyjmując za jednostkę wynajem jednej sali na jedną godzinę) w weekendy sobota i niedziela. Terminy wynajmu z załączonym harmonogramie załącznik nr 1. Czas wynajmu sali w poszczególne dni szkoleniowe to 8 godzin. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmian w harmonogramie (po konsultacji z Wynajmującym). Miejsce realizacji zamówienia Wrocław. Kryteria jakościowe niezbędne: powierzchnia nie mniejsza niż 40 m2, wysokość co najmniej 2,5 m gwarantująca optymalne warunki prowadzenia zajęć dla dzieci w wieku do lat 7 zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe. Sala powinna być wyposażona dziecięce stoły i krzesełka; meble są dostosowane do wymagań ergonomii; Odpowiednie zaplecze sanitarne, musi być minimum 1 toaleta i umywalka przystosowane do korzystania przez dzieci w wieku do lat 7; zapewniony dostęp do źródeł prądu, sprzęt musi posiadać atesty lub certyfikaty; zapewnienie dostępu do dziennego światła (i powietrza - otwierane okna); temperatura pomieszczeń: 20-24 stopnie Celsjusza z możliwością wentylacji;
grzejniki muszą być zabudowane, aby dzieci nie mogły się oparzyć farba którą są pomalowane ściany ma być nietoksyczna zaplecze kuchenne na przygotowanie ciepłych napojów i poczęstunku dla dzieci ( bez konieczności opuszczania budynku); dostępność w godzinach 8.00 16.00; lokalizacja w budynku, gdzie znajdują się sale szkoleniowe lub w odległości do 50m od miejsca odbywania się szkoleń. Kryteria jakościowe pożądane: dostępne miejsce na przechowywanie odzieży wierzchniej; dostępność leżaczków dla dzieci Zamawiający dokona wyboru oferty Wykonawcy, w oparciu o wszystkie kryteria. 4. Warunki wymagane od wykonawców. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1. są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymogami ustawowymi, 2. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia, 3. nie podlegają wykluczeniu z postępowania. 5. Sposób porozumiewania się Wykonawców z Zamawiającym. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego szkoleniaue@eurospektrum.pl, lub telefonicznie - tel. 071 733 69 95. 6. Sposób przygotowania oferty; miejsce i termin ich składania: 6.1. Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na e-mail: szkoleniaue@eurospektrum.pl w terminie do 22.02.2012 do godz. 12.00 6.2.Oferta powinna zawierać: a) nazwę i adres oferenta; b) datę sporządzenia oferty, c) dane kontaktowe osoby reprezentującej firmę d) cenę jednostkową netto oraz brutto za wynajem sali szkoleniowej x jeden dzień (1 dzień = 8 godzin ); e) łączną cenę netto oraz brutto za wynajem Sali szkoleniowej oraz za wynajem Sali dla dzieci f) cenę jednostkową netto oraz brutto za przerwę kawową oraz za obiad; g) cenę netto oraz brutto za całość cateringu; h) łączną cenę netto oraz brutto za całościową ofertę (wynajem sal plus catering); i) terminy płatności za faktury i częstotliwość ich wystawiania; j) miejsce położenia sal (adres) wraz ze zdjęciem sal szkoleniowych; opis miejsca gdzie będą serwowane posiłki oraz przerwa kawowa; k) propozycję zróżnicowanego menu obiadowego oraz poczęstunku podczas serwisów kawowych;
6.3. Zapytanie ofertowe będzie umieszczone na stronie zamawiającego www.eurospektrum.pl, oraz w Biurze Projektu. 6.4. Zamawiający oświadcza, iż szkolenia będą prowadzone przez Zamawiającego EuroSpektrum s.c. Z wybranym Wykonawcą zostaną podpisane trzy odrębne umowy, obejmujące ilościowo zamówienie, o którym mowa w punktach 3.2.1, 3.2.2 i 3.2.3 6.5. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania ofert, będzie miał prawo żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści oferty. W szczególności zamawiający będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Wykonawców, których oferty będą zawierać rażąco niska cenę. 7. Sposób dokonania wyboru oferty przez Zamawiającego Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: 1. cena waga 80% 2. atrakcyjność oferty (wyposażenie sal, lokalizacja, spełnianie kryteriów pożądanych, dodatkowe atuty) waga 20% Sposób oceny ofert: C (cena oferty) = najniższa cena spośród złożonych ofert: 100 pkt. A (atrakcyjność oferty) = najbardziej atrakcyjna spośród złożonych ofert: 100 pkt. Wybór oferty = C * 80% + A * 20% 8. Osoba do kontaktów z oferentami Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami jest: Mateusz Mirończuk tel. 71 733 69 95, adres e-mail: szkoleniaue@eurospektrum.pl 9. Zamawiający skontaktuje się z wybranym Wykonawcą i ustali szczegóły zamówienia. 10. Załączniki: 1. Harmonogram 2. Wzór oferty