ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/LC/TWP/2013. dotyczące wynajmu sal warsztatowych, gabinetów na sesje coachingowe oraz zapewnienia cateringu w ramach projektu

Transkrypt

1 Wrocław, dn r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/LC/TWP/2013 dotyczące wynajmu sal warsztatowych, gabinetów na sesje coachingowe oraz zapewnienia cateringu w ramach projektu ZAMAWIAJĄCY: Towarzystwo Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny we Wrocławiu ul. Wagonowa Wrocław te liderzy.twpwr@wp.pl Liderzy coachingu nowe metody pracy z seniorami Towarzystwo Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny we Wrocławiu w związku z realizacją projektu Liderzy coachingu nowe metody pracy z seniorami współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki Działanie 8.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, kieruje zapytanie ofertowe do Wykonawców, o przedstawienie oferty cenowej dotyczącej usług wynajmu sal szkoleniowych, gabinetów na sesje coachingowe w łącznej liczbie 230 godzin oraz usługi cateringowej dla maksymalnie 31 osób. I. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1) Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności 2) Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych 3) Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Wykonawców, zostaje umieszczone na stronie oraz w siedzibie Zamawiającego w celu wybrania najkorzystniejszej oferty 4) Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego II. OPIS PRZEDMIOTU Określenie przedmiotu zamówienia: Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi dostarczania posiłków W ramach projektu Liderzy coachingu nowe metody pracy z seniorami realizowane będą warsztaty Kurs kompetencji zw. z motywacją i planowaniem kariery oraz Kurs zawodowych kompetencji komunikacyjnych.

2 Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Wynajem wyposażonych sal szkoleniowych oraz gabinetów na sesje coachingowe na potrzeby warsztatu Kurs zawodowych kompetencji komunikacyjnych a) Zamawiający przewiduje zorganizowanie dwóch grup szkoleniowych na terenie m. Kłodzka w ramach jednej edycji w okresie od r r. Szkolenia będą realizowane w trakcie cyklicznych dwudniowych zjazdów w weekendy. W ramach jednej edycji zajęcia będą się odbywały dla dwóch grup jednocześnie. Szczegółowe terminy i godziny wynajmu wskazuje załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminów wynajęcia sali. b) łączna maksymalna ilość godzin wynajmu sali szkoleniowej oraz gabinetów na sesje coachingowe dla dwóch grup w okresie trwania edycji 230 godzin, c) ilość osób biorących udział w danej grupie szkoleniowej - max 16 osób + trener, d) łączna maksymalna liczba osób biorących udział w ramach edycji 31 osób. Zakres zamówienia obejmuje wynajem klimatyzowanych sal o powierzchni nie mniejszej niż 30m 2, gwarantując tym samym optymalne warunki prowadzenia zajęć w grupie maksymalnie 16-osobowej plus trener oraz: powinny spełniać wymogi akustyczne i bezpieczeństwa, być wyposażone w stoły oraz krzesła, tablicę typu flipchart z zapasem kartek, mazaków, rzutnik multimedialny, ekran, ustawienia stołów i krzeseł w podkowę lub teatralne z możliwością podania serwisu kawowego w salach lub w ich bliskim sąsiedztwie, pozwalają zapewnić odpowiednie oświetlenie: dostęp do światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia Sali podczas prezentacji multimedialnej, powinny posiadać klimatyzację i ogrzewanie, muszą być dostępne w godzinach i wskazanych przez Zamawiającego, 2) Usługę cateringową dla uczestników warsztatów Kurs kompetencji zw. z motywacją i planowaniem kariery, Kurs zawodowych kompetencji komunikacyjnych : a) dla maksymalnie 31 osób (1 grupa 15 osobowa, druga grupa 16 osobowa) w okresie od r r. w trakcie 12 dwudniowych zjazdów b) usługa cateringowa (serwis kawowy w systemie całodniowym, lunch jednodaniowy) w łącznej maksymalnej liczbie posiłków 744 (31 osób x 24 dni), ale nie mniejszej niż 595 (co stanowi 80% z maksymalnej liczby posiłków, uczestnicy mają prawo do 20% nieobecności na zajęciach). c) podczas każdego dnia szkoleniowego każdy uczestnik powinien mieć zapewniony lunch jednodaniowy oraz całodniowy serwis kawowy, d) catering serwowany będzie w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym w miejscu wynajmowania sal oraz w miejscu wskazanym przez Zamawiającego,

3 e) Zamawiający najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem każdego zjazdu przekaże Wykonawcy informację o liczbie posiłków oraz liczbie porcji na przerwy kawowe jakie należy przygotować na dany zjazd. 3) Usługę dostarczania posiłków dla uczestników warsztatów Kurs kompetencji zw. z motywacją i planowaniem kariery : a) dowóz cateringu do wskazanego przez Zamawiającego miejsca o ustalonej godz. III. IV. Termin realizacji zamówienia a) marzec 2013 r. sierpień 2013 r. b) dokładne terminy wykonania usługi określa załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego. c) harmonogram realizacji szkoleń będzie podawany do informacji Wykonawcy najpóźniej do 20 dnia każdego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym planowane są szkolenia, d) potwierdzenie bądź zmiana zaplanowanego terminu szkolenia odbędzie się nie później niż na 5 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia. Miejsce realizacji zamówienia Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy realizacji szkoleń na terenie m. Kłodzka. V. Warunki udziału w postępowaniu 1) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełniają następujące warunki: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami umożliwiającymi wykonanie zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 2) W zapytaniu ofertowym nie mogą brać udziału Oferenci, którzy są powiązani osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia

4 lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VI. SPOSÓB OCENY OFERT 1) Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego, 2) W przypadku uzyskania przez konkurencyjne oferty jednakowej liczby punktów, decydującym wyznacznikiem wyboru Oferenta będzie cena, a także rozmowa z wybranymi Oferentami oraz rezultat przeprowadzonych negocjacji, 3) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów, stanowiącą sumę punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach oceny oferty, 4) Wykonawcy biorący udział w postępowaniu zostaną poinformowani o liczbie punktów, które uzyskali oraz liczbie punktów oferty, która wygrała, 5) Oferta pozostająca w sprzeczności z wymogami przedstawionymi w niniejszym zapytaniu, w szczególności niekompletna lub niemożliwa do uznania za ofertę w rozumieniu przepisów prawa cywilnego albo zawierająca inne rozpoznane wady sprzeczne z przepisami prawa, zostanie odrzucona bez jej rozpatrywania, 6) Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona bez jej rozpatrywania, 7) Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje żadne roszczenie przeciw Zamawiającemu, 8) Zamawiający może nie wybrać żadnej oferty lub zmodyfikować treść zapytania ofertowego w szczególności: a) jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, b) ze względu na konieczność usunięcia wad zapytania, dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących Zamawiającego, c) o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji projektu lub przedmiotu zapytania. Informacja o zmianie treści zapytania ofertowego zostanie zamieszczona na stronie Internetowej Zamawiającego. W przypadku zmiany treści zapytania zostanie odpowiednio wydłużony termin do składania lub uzupełniania ofert.

5 VII. KRYTERIA WYBORU OFERT Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą, na podstawie następujących kryteriów oceny ofert: a) cena jednostkowa brutto za 1 godzinę wynajmu sali - waga maksymalnie 50 pkt., zostanie obliczona wg następującego wzoru: cena jednostkowa brutto za jedną godzinę wynajmu sali oferty najtańszej cena jednostkowa brutto za jedną godzinę wynajmu x 50 = ilość punktów sali oferty badanej b) cena jednostkowa brutto za 1 dzień usługi cateringowej na osobę waga maksymalnie 50 pkt zostanie obliczona wg następującego wzoru: cena jednostkowa brutto za jeden dzień usługi cateringowej na osobę oferty najtańszej cena jednostkowa brutto za jeden dzień usługi x 50 = ilość punktów cateringowej na osobę oferty badanej VIII. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1) Każdy z oferentów składa jedną ofertę wg formularz ofertowego (załącznik nr 1) oraz: a) oświadczenie iż między Oferentem a Zamawiającym nie zachodzą żadne powiązania kapitałowe lub osobowe (załącznik nr 2), b) oświadczenie Oferenta o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia (załącznik nr 3) c) opis sal przeznaczonych do realizacji zamówienia; d) przykładowe menu oferowane w usłudze cateringowej w podanej cenie. 2) W łącznej cenie usługi wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane z realizacją zamówienia plus podatek VAT naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami na dzień składania ofert oraz wszystkie koszty wynikające z zapisów niniejszego zaproszenia, bez których realizacja zamówienia nie byłaby możliwa, 3) Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich, 4) Ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą podlegały zwiększeniu, 5) Oferta cenowa powinna uwzględniać koszt brutto wykonania całości przedmiotu zamówienia, 6) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych lub wariantowych, nie obejmujących wszystkich usług objętych Zapytaniem ofertowym. Taka oferta zostanie uznana za niekompletną. TERMIN SKŁADANIA OFERT 1) Oferty prosimy o przesyłanie w formie elektronicznej na adres liderzy.twpwr@wp.pl oraz dostarczenie ich w wersji papierowej do siedziby ośrodka zamiejscowego TWP Centrum Kształcenia Kursowego w Kłodzku ul. ul. Wojska Polskiego Kłodzko

6 do dnia r. do godz. 10:00, 2) Ocena ofert oraz wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do dnia r. na stronie internetowej 3) Oferent przed upływem składania ofert może zmienić lub wycofać swoją ofertę, 4) W toku badania i oceny ofert Zamawiający ma prawo żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, 5) Zapytanie ofertowe umieszczono na stronie na tablicy informacyjnej Biura Partnera Liderzy coachingu nowe metody pracy z seniorami, Towarzystwo Wiedzy Powszechnej Oddział Regionalny we Wrocławiu ul. Wagonowa Wrocław pok.9. X. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Koordynator Partnera Magdalena Zakrzewska-Olejnik pod numerem telefonu wew. 14 oraz pod adresem liderzy.twpwr@wp.pl Wrocław, dnia r.