SYSTEM ZARZĄDZANIA SALONEM

SYSTEM ZARZĄDZANIA SALONEM ver. 12.17.11.2011 1

Spis treści 1. Okno główne programu 3 2. Kartoteka klientów 5 3. Kartoteka pracowników 11 4. Kartoteka stanowisk 13 5. Kartoteka usług 14 6. Kartoteka towarów 17 7. Magazyn 19 7.1. Zamówienia 19 7.2. Przyjęcia 21 8. Ewidencja wyposażenia 23 9. Rejestracja kosztów 25 10. Kartoteka dostawców 27 11. Terminarz 28 11.1. Terminarz dzienny 28 11.2. Terminarz tygodniowy 35 11.3. Terminarz miesięczny 36 12. Sprzedaż 37 13. Drukarka fiskalna 38 14. Wystaw fakturę VAT 39 15. Zestawienie faktur VAT 40 16. Parametry 41 16.1. Dane podstawowe 41 16.2. Dane dodatkowe 41 16.3. Konto WWW 42 17. Statystki 44 17.1.Zestawienia finansowe 44 2

17.2. Zestawienia wg klientów 44 17.3. Zestawienia wg usług 45 18. Mailing 47 19. Powiadomienia SMS 48 20. System rezerwacji on-line 51 3

1. Okno główne programu Kartoteka klientów Kartoteka pracowników Kartoteka stanowisk Kartoteka usług Kartoteka towarów Okno terminarza Sprzedaż usług Parametry programu Statystyki Logowanie do systemu Wylogowanie Z poziomu okna głównego programu mamy dostęp do wszystkich opcji programu. Po prawej stronie okna umieszczono zestaw przycisków, za pomocą, których uruchamiamy poszczególne moduły programu: a) przycisk Klienci uruchamia kartotekę klientów salonu. Gromadzimy w niej informację o klientach, którzy odwiedzili gabinet, b) przycisk Pracownicy uruchamia kartotekę pracowników gabinetu, którzy zostali uprawnieni do obsługi klientów, c) przycisk Stanowiska uruchamia kartotekę stanowisk pracy, na których w zakładzie będą wykonywane usługi, d) przycisk Usługi uruchamia kartotekę usług wykonywanych w zakładzie, e) przycisk Towary uruchamia kartotekę towarów sprzedawanych w zakładzie 4

f) przycisk Terminarz uruchamia okno terminarza, w którym zapisujemy wszystkie zaplanowane usługi, g) przycisk Sprzedaż uruchamia okno umożliwiające rejestrację sprzedaży usługi, która nie była rezerwowana, h) przycisk Parametry uruchamia okno, w którym zapisujemy podstawowe parametry gabinetu, takie jak dane adresowe oraz czas pracy gabinetu, i) przycisk Statystyki umożliwia podgląd usług wykonanych przez określonego pracownika w danym dniu. j) przycisk Login umożliwia załogowanie się do systemu, k) przycisk Logout umożliwia wylosowanie z systemu. Wszystkie te moduły programu możemy również uruchomić z poziomu menu głównego znajdującego się w górnej części okna programu. 5

2. Kartoteka klientów Zadaniem tej kartoteki jest gromadzenie informacji o klientach gabinetu. Wygląd okna przedstawiono na poniższym rysunku Menu kartoteki Lista klientów Ekran kartoteki klientów składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu kartoteki oraz listy klientów. Lista klientów prezentuje całą zawartość bazy danych, wyświetlając wszystkie zapisane informacje o klientach. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do kartoteki nowego klienta, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowego klienta. Definiujemy takie dane jak: imię, nazwisko (pole musi być wypełnione), płeć, e-mail, telefon, data imienin, data urodzin oraz sposób przydzielania rabatów, dane adresowe, poziom zaufania do klienta (mamy 5 poziomów zaufania do klienta, każdy z nich ma przypisany inny kolor, po oznaczeniu poziomu zaufania do wybranego klienta jego dane będą wyświetlane na liście w kolorze danego poziomu zaufania). Mamy do dyspozycji dwa systemy udzielania rabatu. Pierwszy jest oparty na stałym rabacie na wszystkie towary i usługi. Drugi system polega na zdefiniowaniu, które z cen (Cena A-podstawowa, Cena B, Cena C) jest ceną dla danego klienta. Jeżeli dla towaru lub usługi zostanie zdefiniowana tylko cena podstawowa a klientowi przypiszemy korzystanie z ceny B lub ceny C do system do rozliczenia pobierze cenę podstawową. Nazwisko klienta jest polem wymaganym do zapisania klienta. Pozostałe pola są opcjonalne. 6

b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanego klienta, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranego klienta, d) przycisk Zapisz zapisuje wszystkie dane klienta, e) przycisk Drukuj drukuje na etykiecie samoprzylepnej dane identyfikacyjne klienta (kod EAN) i dane salonu, wydruk etykiety powiązany jest z systemem lojalnościowym prowadzonym przez program. Uruchomienie przycisku powoduje uaktywnienie menadżera wydruku (widok poniżej). Wydruk na standardowe etykiety samoprzylepne w rozmiarze 70x42 mm. Etykiety, te można zakupić w każdym sklepie papierniczym. 7

Po prawej stronie okna mamy listę etykiet, należy wybrać, na której etykiecie mają się wydrukować dane i uruchomić przycisk Drukuj, w przypadku rezygnacji wciskamy przycisk Anuluj. Wydrukowana etykietę przedstawia rysunek. Tak wydrukowaną etykietę, możemy nakleić np. na wizytówkę, aby otrzymać kartę stałego klienta gabinetu. f) przycisk Szukaj uaktywnia moduł wyszukiwania klienta w bazie danych, program umożliwia wyszukiwanie wg kryteriów: nazwisko, imię, nr klienta, kodu EAN. Panel widoczny na poniższym obrazku. 8

Zaznaczamy, które kryterium wyszukiwania nas interesuje, podajemy szukaną frazę a po naciśnięciu przycisku Szukaj program wyświetla wyniki wyszukiwania (uwaga, program uwzględnia wielkość liter). W przypadku rezygnacji wciskamy przycisk Anuluj. Przycisk Pokaż wszystkich wyświetla całą zawartość bazy danych. g) przycisk Historia umożliwia sprawdzenie, dla wybranego klienta, przebiegu usług wykonywanych klientowi. Program (na trzech zakładkach) pokazuje nazwę towarów, karnetów i usług, datę wykonania/zakupu oraz ile punktów zostało przypisane za wykonanie/zakup usługi lub towaru. Czwarta zakładka (Zaplanowane wizyty) umożliwia wyszukanie zaplanowanych wizyt klienta w zadanym okresie. Wygenerowane zestawienie można wydrukować. 9

W środkowej części panelu wyświetlany jest aktualny stan punktów, który można skasować. Po prawej stronie okna program wyświetla informacje tekstowe zgromadzone przez pracowników kliencie. Do tych notatek mamy również dostęp uruchamiając przycisk Notatki. h) przycisk Email umożliwia zredagowanie i wysłanie wiadomości e-mail do wybranego klienta salonu (przy użyciu domyślnego klienta poczty e-mail), i) przycisk Zdjęcie umożliwia przypisanie każdemu z klientów salonu zdjęcia, np. prezentujące ostatnio wykonaną usługę, jak to prezentuje poniższe zdjęcie. j) przycisk Zapisz jako MS Excel zapisuje zawartość kartoteki klientów możliwość pliku zgodnym możliwość formatem MS Excel, k) przycisk Notatki pokazuje notatki na temat wybranego klienta, l) przycisk Jubilaci umożliwia wyświetlenie wszystkich klientów, których imieniny lub urodziny przypadają w określonym przedziale czasu. Istnieje możliwość sortowania listy klientów wg: a) nazwiska klienta, b) imienia klienta, c) nr klienta 10

W celu wykonania posortowania listy klientów wg klucza należy prawym klawiszem myszy kliknąć na liście klientów, z wyświetlonego menu wybrać typ sortowania. Po wyborze typu sortowania, program wyświetli listę klientów wg wybranego kryterium. Czerwone podświetlenie nagłówka kolumny pokazuje aktualny stan sortowania. 11

3. Kartoteka pracowników Zadaniem tej kartoteki jest gromadzenie informacji o pracownikach gabinetu. Wygląd okna przedstawiono na poniższym rysunku W oknie wyświetlana jest lista wszystkich zarejestrowanych pracowników gabinetu, którzy mogą wykonywać usługi. Na liście widoczny jest komplet informacji, jakie przechowuje program. Ekran kartoteki pracowników składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu kartoteki oraz listy pracowników. Lista pracowników prezentuje całą zawartość bazy danych, wyświetlając wszystkie zapisane informacje o pracownikach. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do kartoteki nowego pracownika, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowego pracownika. Każdemu z pracowników możemy przypisać indywidualny kolor, który będzie się wyświetlał o oknie terminarza. 12

b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanego pracownika, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranego pracownika, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych, e) przycisk Harmonogram pracy uruchamia panel umożliwiający zdefiniowanie godzin pracy pracowników, f) przycisk Szukaj uruchamia panel wyszukiwania pracowników, Uruchamiając przycisk Harmonogram pracy na ekranie pojawi się panel, w którym możemy zdefiniować godziny pracy dla wybranego pracownika. Możemy ustawić godziny pracy w trybie miesięcznym, tygodniowym lub dziennym. Istnieje możliwość również wstawienia dnia wolnego od pracy. Po wybraniu zakresu (miesiąc, tydzień, dzień) i ustaleniu godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy należy uruchomić przycisk Zapisz. Jeżeli ustawimy godziny pracy w oknie terminarza program będzie podpowiadał, który z pracowników salonu jest dostępny. 13

4. Kartoteka stanowisk Kartoteka przeznaczona jest do definiowania stanowisk, na których pracownicy gabinetu będą wykonywać usługi. Ogólny wygląd kartoteki przedstawia poniższy rysunek. Ekran kartoteki stanowisk składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu kartoteki oraz listy stanowisk. Lista stanowisk prezentuje całą zawartość bazy danych, wyświetlając wszystkie zapisane informacje o stanowiskach pracy. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do kartoteki nowego stanowiska pracy, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowego stanowiska, b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanego stanowiska, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranego stanowiska, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych, 14

5. Kartoteka usług Kartoteka przeznaczona jest do definiowania usług, które będą wykonywane w gabinecie. Ogólny wygląd kartoteki przedstawia poniższy rysunek. Ekran kartoteki usług składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu kartoteki oraz listy usług. Lista stanowisk prezentuje całą zawartość bazy danych, wyświetlając wszystkie zapisane informacje o usługach. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do kartoteki nowej usługi, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowej usługi, 15

Wprowadzamy takie dane jak: nazwa usługi, opis usługi, grupa, czas trwania usługi, ilość punktów przydzielanych klientowi za wykonanie usługi oraz trzy poziomy cen, gdzie Cena A jest ceną podstawową. Wymagane dane to: nazwa usługi, czas trwania usługi oraz cena podstawowa, czyli Cena A. b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanego stanowiska, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranego stanowiska, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych, e) przycisk Szukaj uruchamia panel, za pomocą którego możemy wyszukiwać w bazie danych konkretną usługę. Wyszukiwanie może wykonywane wg. Nazwy lub opisu usługi. f) przycisk Towary powiązane uruchamia panel, za pomocą którego możemy przypisać wykonywanej usłudze towary w określonej ilości. Po każdym wykonaniu (sprzedaży) takiej usługi, program automatycznie zdejmie zadeklarowaną ilość towaru towarów magazynu. Tworząc listę towarów związanych z usługą posługujemy się listą towarów zdefiniowaną w oknie Towar. 16

Do dyspozycji mamy wyszukiwarkę, towary możemy przeszukiwać wg. nazwy, kodu EAN. Po wybraniu żądanego towaru klikamy Dodaj do listy. Na ekranie pojawi się okno, w którym należy podać ilość towaru jaką potrzebujemy do wykonania usługi a następnie klikamy Zatwierdź. Po zakończeniu tworzenia listy należy uruchomić przycisk Zapisz listę. 17

6. Kartoteka towarów Kartoteka przeznaczona jest do definiowania towarów, które mogą być sprzedawane w gabinecie. Ogólny wygląd kartoteki przedstawia poniższy rysunek. Ekran kartoteki towarów składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu kartoteki oraz listy towarów. Lista towarów prezentuje całą zawartość bazy danych, wyświetlając wszystkie zapisane informacje o towarach. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do kartoteki nowego towaru, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowej usługi, Wprowadzamy takie dane jak: nazwa towaru, opis towaru, czas trwania usługi, ilość punktów przydzielanych klientowi za zakup, trzy poziomy cen, gdzie Cena A jest 18

ceną podstawową, ilość towaru, jaką wprowadzamy na magazyn, jednostkę miary, cenę zakupu, ilość minimalną, kod EAN, pojemność oraz jednostki miary pojemności. Wymagane dane to: nazwa towaru oraz cena podstawowa czyli Cena A. Dodatkowo mamy do dyspozycji pole pojemność i JM. Pola te są wykorzystywane przy tworzeniu listy towarów powiązanych z usługą. Podczas rozliczania usługi program automatycznie pomniejsza stan magazynowy. b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanego towaru, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranego towaru, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych, e) przycisk Szukaj uruchamia panel, za pomocą którego możemy wyszukiwać w bazie danych konkretny towar. Wyszukiwanie może wykonywane wg. Nazwy lub kodu EAN towaru. 19

7. Magazyn Funkcja jest dostępna z poziomu menu górnego okna głównego. Po jej uruchomieniu rozwinie się menu, z którego mamy do wyboru: a) Zamówienia, b) Przyjęcia. Za pomocą tych funkcji programu możemy generować zamówienia na towary handlowe oraz przyjąć te towary na stan salonu. 7.1. Zamówienia Za pomocą tej funkcji możemy realizować zamówienie na towar. Wygląd okna przedstawia poniższy rysunek. Panel wyszukiwania towaru Lista towarów Treść zamówienia Umieszczenie towaru na zamówieniu: a) wybierz z listy towarów, konkretną pozycję. Jeżeli towar jest już umieszczony na niezrealizowanym zamówienie program pokaże, jaka ilość wybranego towaru jest już zamówiona. b) wprowadź ilość zamawianą, c) uruchom przycisk Do zamówienia, towar zostanie umieszczony na zamówieniu. Po prawej stronie okna program będzie tworzył treść zamówienia. Po stworzeniu treści zamówienia należy wskazać dostawcę artykułów, które widnieją na zamówieniu. Wykonujemy to przechodząc na zakładkę Dostawca, na której mamy listę wszystkich zarejestrowanych dostawców. 20

Zakładka Dostawcy Treść zamówienia Poniżej, wygląd zakładki Dostawcy. Wybieramy dostawcę, wskazując go z listy i klikamy w przycisk Zatwierdź. Nazwa wybranego dostawcy pojawi się w dolnej części okna. Dane wybranego dostawcy Przygotowane zamówienie można zapisać i wydrukować. Poniżej przykładowy wygląd zamówienia. 21

7.2. Przyjęcia Za pomocą tej funkcji możemy realizować przyjęcie towaru na stan zakładu. Wygląd okna przedstawia poniższy rysunek. Wygląd okna jest bardzo zbliżony do okna związanego z generowaniem zamówień. Jedyną różnicą jest możliwość wpisania (np. z faktury zakupu) aktualnej ceny zakupu danego artykułu podczas generowania przyjęcia. Podana cena zakupu zostanie zapisana w kartotece towarów. Podana ilość przyjmowana na magazyn powiększy automatycznie stan artykułu na magazynie. Jeżeli towar wcześniej występował na dowolnym zamówieniu to program odejmie przyjmowaną ilość od ilości zamówionej. Obsługa okna jest analogiczna do obsługi okna związanego z przyjęciami. Poniżej zamieszczono wygląd przykładowego wydruku przyjęcia. 22

23

8. Ewidencja wyposażenia Program umożliwia prowadzenie ewidencji wyposażenia zakładu. Kartoteka ta jest dostępna z poziomu menu głównego. Kartoteka ta pozwala na przechowywanie następujących danych na temat wyposażenia zakładu: a) nazwa sprzętu, b) miejsce zakupu, c) data nabycia, d) nr dokumentu zakupu, e) nr pozycji w KPiR, f) wartość początkowa, g) opis sprzętu, h) nazwa pracownika, któremu przekazano sprzęt do użytkowania, i) data przekazania sprzętu pracownikowi, j) data likwidacji sprzętu, k) opis przyczyn likwidacji. Ekran kartoteki składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu kartoteki oraz listy wyposażenia. Lista wyposażenia prezentuje całą zawartość bazy danych, wyświetlając wszystkie zapisane informacje o wyposażeniu salonu. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do kartoteki nowego sprzętu, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowego sprzętu. 24

Po podaniu danych klikamy przycisk Zapisz. b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanej pozycji, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranej pozycji, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych, e) przycisk Drukuj umożliwia wydruk listy sprzętu. Do dyspozycji mamy również cztery przyciski do szybkiego przeszukiwania bazy wg: - pokaż wszystkie, wyświetla wszystkie pozycje w bazie danych, - pokaż tylko w użyciu, wyświetla sprzęt, który nie został poddany likwidacji, - pokaż tylko po likwidacji, wyświetla sprzęt, który został poddany likwidacji, -pokaż przypisane pracownikowi, wyświetla sprzęt przypisany konkretnemu pracownikowi, 25

9. Rejestracja kosztów Program umożliwia prowadzenie ewidencji wyposażenia zakładu. Kartoteka ta jest dostępna z poziomu menu głównego. Kartoteka ta pozwala na przechowywanie następujących danych na temat wyposażenia zakładu: a) nazwa sprzętu, b) miejsce zakupu, c) data nabycia, d) nr dokumentu zakupu, e) nr pozycji w KPiR, f) wartość początkowa, g) opis sprzętu, h) nazwa pracownika, któremu przekazano sprzęt do użytkowania, i) data przekazania sprzętu pracownikowi, j) data likwidacji sprzętu, k) opis przyczyn likwidacji. Mamy tu do dyspozycji następujące przyciski: a) przycisk Dodaj, umożliwia dopisanie do kartoteki nowego sprzętu, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowego sprzętu, b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazany sprzęt, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranego sprzętu, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych, e) przycisk Drukuj umożliwia wydruk aktualnie wyświetlanej listy sprzętu. Przycisk pozostanie nieaktywny, jeżeli w systemie nie ma zainstalowanej żadnej drukarki. Możemy wyświetlać zapisane dane wg następujących filtrów: a) Pokaż wszystkie, na ekranie pojawi się lista wszystkich urządzeń zapisanych w kartotece, b) Pokaż tylko w użyciu, na ekranie pojawi się lista wszystkich urządzeń zapisanych w kartotece, które nie zostały poddane likwidacji 26

c) Pokaż tylko po likwidacji, na ekranie pojawi się lista wszystkich urządzeń zapisanych w kartotece, które zostały zlikwidowane d) Pokaż przypisane pracownikowi, na ekranie pojawi się lista wszystkich urządzeń zapisanych w kartotece, które zostały przekazane do użytkowania wybranemu pracownikowi. Po wybraniu tej opcji pojawi się dodatkowe pole wyboru, w którym należy wskazać pracownika. 27

10. Kartoteka dostawców Zadaniem tej kartoteki jest gromadzenie informacji o dostawcach towaru i usług gabinetu. Wygląd okna przedstawiono na poniższym rysunku Kartoteka gromadzi podstawowe informacje o dostawcach. Dostawcą może być osoba lub firma, która dostarcza towar, materiały eksploatacyjne czy usługi. Obsługa kartoteki odbywa się w sposób analogiczny do wszystkich wcześniej opisywanych kartotek. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do kartoteki nowego dostawcę, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowego dostawcy. b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanego dostawcy, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranego dostawcy, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych, e) przycisk Szukaj uruchamia panel wyszukiwania dostawcy. 28

11. Terminarz 11.1. Terminarz dzienny W oknie terminarza użytkownik programu ma możliwość zapisywania wszystkich umówionych wcześniej wizyt. Program pozwala na rejestrację wizyt z dowolnym wyprzedzeniem. Ekran okna składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu oraz listy zarejestrowanych wizyt. Lista wizyt budowana jest w oparciu o zawartość kartoteki stanowisk. Wszystkie zarejestrowane stanowiska są wyświetlone na liście, aby umożliwić przypisanie wizyty do konkretnego stanowiska pracy. Na każdym z tych stanowisk możemy zarejestrować wizytę, która będzie wykonana o określonej godzinie. Podział terminarza na przedziały czasowe został wykonany w oparciu o parametry gabinetu (godzina otwarcia i zamknięcia gabinetu opisane w rozdziale Parametry) oraz systemowy interwał czasowy wynoszący 15 min. Menu kartoteki zawiera następujące przyciski: a) przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do terminarza nowej wizyty, po uruchomieniu przycisku pojawia się panel, w którym należy podać dane nowej wizyty, 29

b) przycisk Usuń umożliwia usunięcie z listy wskazanej wizyty, c) przycisk Edycja umożliwia edycję danych wybranej wizyty, d) przycisk Zapisz umożliwia zapis danych nowo wprowadzonych jak i edytowanych danych wizyty, e) przycisk Wykonano umożliwia oznaczenie wizyty, jako usługę wykonaną. Nowa wizyta W celu rejestracji nowej wizyty w oknie terminarza: a) uruchamiamy przycisk Dodaj, spowoduje to uaktywnienie panelu za pomocą, którego zdefiniujemy parametry wizyty, b) za pomocą kalendarza wybieramy dzień wykonania usługi, c) wybieramy stanowisko i godzinę planowanego rozpoczęcia wizyty, klękając w odpowiednią komórkę listy terminarza, d) wybieramy klienta zamawiającego usługę, po wyborze parametrów wyszukiwania podajemy szukaną frazę. Lista terminarza wyświetli klientów salonu, którzy spełniają parametry wyszukiwania, wielkość liter nie ma znaczenia. 30

Parametry wyszukiwania Lista klientów Szukana fraza W dolnej części okna pojawi się menu pomocnicze, które pomaga zarządzać kartoteką klientów, w trybie rejestracji wizyt. Możemy również zobaczyć historię wykonanych usług dla wybranego klienta. e) wybieramy pracownika, którego upoważniamy do wykonania usługi. f) Wybieramy usługę, którą zamawia klient. Wyboru dokonujemy poprzez określenie sposobu wyszukiwania usługi i podanie szukanej frazy. Lista terminarza przejdzie w tryb wyświetlania zapisanych usług. W dolnej części okna mamy menu pomocnicze, które umożliwia modyfikację danych z kartoteki usług. Parametry wyszukiwania Lista usług Szukana fraza Wyboru dokonujemy poprzez wskazanie wybranej usługi. Wszystkie parametry usługi wyświetlane są w panelu Ustalone parametry. 31

Ustalone parametry usługi Suwak czasu trwania usługi Zdecyduj czy program ma wysłać przypomnienie SMS o wizycie System przyjmuje czas trwania usługi, który został określony wybranej usługi w Kartotece usług. Mamy tu jednak możliwość modyfikacji tego czasu, wg własnego uznania. Wykonujemy to za pomocą suwaka czasu trwania usługi. Możemy również zdecydować czy program ma wysłać do klienta wiadomość SMS z przypomnieniem o zaplanowanej wizycie. Parametry wiadomości SMS opisane zostaną w rozdziale 15. g) Uruchamiamy przycisk Zapisz, co skutkuje zapisem wizyty w terminarzu. Jeżeli zdecydujemy, że program ma wysyłać powiadomienia SMS o zaplanowanej wizycie to po uruchomieniu przycisku Zapisz program wyświetli panel, w którym musimy zdecydować, na który z zapisanych numerów telefonu ma zostać wysłany SMS. 32

Mamy tu do dyspozycji przyciski Zatwierdź wysłanie wiadomości na wybrany numer, Zamknij - rezygnacja z wysyłki SMS. Jeżeli w oknie terminarza dwukrotnie klikniemy w zarezerwowany termin, program wyświetli wszystkie informację na temat rezerwacji oraz notatki o kliencie. W oknie tym operator programu może wprowadzić zmiany w notatkach klienta oraz wysłać przypomnienie SMS o zaplanowanej wizycie. Otrzymujemy też informacje o pierwszej i ostatniej wizycie w salonie. Jeżeli klient miał przypisane zdjęcie to zostanie ono również wyświetlone. Terminy zarezerwowane oznaczone są kolorem pracownika, który ma wykonać daną usługę. W pierwszej komórce mamy informacje o kliencie zamawiającym i zamówionej wizycie. 33

Jeżeli usługa zostanie wykonana, zaznaczamy jedną z komórek zarezerwowanych dla usługi i klikamy w przycisk Wykonano. Po uruchomieniu tego przycisku system przejdzie do sprzedaży usługi. Po prawej stronie okna mamy podsumowanie operacji. Do tabeli oczywiście została wpisana zarezerwowana usługa. Za pomocą przycisków Dodaj do koszyka oraz Usuń z koszyka możemy dowolnie modyfikować listę usług do zapłaty Sprzedając wcześniej zarezerwowaną usługę możemy sprzedać klientowi dowolny towar, który mamy na magazynie. Aby program wyświetlił listę towarów należy zaznaczyć (górna część okna) w opcjach operacji przycisk Towar. Klikając dwukrotnie na wartość danej usługi możemy ręcznie modyfikować wartość tej usługi. 34

Mamy podgląd na całkowitą wartość wykonanych usług, ilość punktów dodanych za wykonane usługi oraz możemy dopisać kolejne informacje o kliencie. Całość finalizujemy uruchamiając przycisk Zatwierdź sprzedaż. Mamy możliwość wydrukowania listy zabiegów zaplanowanych na wybrany dzień i wybrane stanowisko, na wydruku umieszczane są dane: a) godzina rozpoczęcia usługi, b) czas trwania usługi, c) nazwa zaplanowanej usługi, d) dane klienta, e) pracownik przypisany do zabiegu, f) notatki zgromadzone na temat klienta, Aby wygenerować wydruk należy uruchomić przycisk Drukuj. Przykładowy wygląd wydruku przedstawia poniższy rysunek. W prawym, górnym rogu umieszczono przycisk za pomocą, którego możemy pomniejszyć widok terminarza, jeżeli informacje w nim zawarte nie są prezentowane w pełni. 35

11.2. Terminarz tygodniowy W oknie terminarza tygodniowego użytkownik programu ma możliwość podglądu na tygodniowy obciążenie salonu oraz zapisywania wszystkich umówionych wcześniej wizyt. Program pozwala na rejestrację wizyt z dowolnym wyprzedzeniem. Ekran okna składa się z dwóch podstawowych elementów: Menu oraz listy zarejestrowanych wizyt. Ze względu na mnogość informacji prezentowanych w tym widoku wprowadzono ułatwienia w nawigacji: 1. po wskazaniu komórki terminarza, nagłówek wskazanej kolumny (nr stanowiska i data) jak i godzina ulega pogrubieniu i pisany jest czcionką czerwoną, 2. wprowadzono możliwość szybkiego zwiększenia lub zmniejszenia czasu wykonywania usługi, co uzyskujemy klikając prawym klawiszem myszy na wybranej usłudze. 36

11.3. Terminarz miesięczny W oknie terminarza miesięcznego użytkownik programu ma możliwość podglądu na miesięczne obciążenie salonu. Kolorem: 1. zielonym oznaczono dni opisanego powyżej miesiąca, 2. niebieskim, oznaczono dni miesiąca, które zawierają rezerwacje, 3. kolorem czerwonym, dni miesiąca poprzedniego lub następnego. 37

12. Sprzedaż Opcja ta wykorzystywana jest przy sprzedaży towarów lub usług, które nie zostały wcześniej rezerwowane. Po uruchomieniu pojawia się okno z poniższego rysunku. W celu rejestracji sprzedaży należy: - wybrać klienta, - wybrać pracownika dokonującego sprzedaż, - wybrać czy sprzedajemy towar czy usługę, - wybrać z wyświetlonej listy towar lub usługę, - kliknąć w przycisk Do koszyka, program przejdzie do wyświetlenia podsumowania transakcji jak w przypadku rozliczania zamówionej usługi w oknie terminarza. 38

13. Drukarka fiskalna Program jest przystosowany do współpracy z drukarką fiskalną firmy NOVITUS. Wszystkie paragony ze sprzedaży są rejestrowane przez program. Uruchamiając funkcję Drukarka fiskalna z menu Sprzedaż pojawia się okno, w którym możemy: - przeglądać wszystkie wystawione paragony, - wydrukować raport dobowy i miesięczny, Przeszukiwanie wystawionych paragonów można wykonać wg: - zakresu dat, - numeru paragonu, - oraz klienta, dla którego był wystawiony paragon. Możliwy jest również podgląd treści wybranego paragonu. 39

14. Wystaw fakturę VAT Funkcja umożliwia tworzenie faktur do wykonywanych usług lub sprzedaży towarów. Wszystkie wygenerowane tego typu dokumenty są rejestrowane, ich podgląd zostanie omówiony w następnym punkcie. Wygląd modułu do fakturowania prezentuje poniższy rysunek. Użytkownik programu ma do dyspozycji następujące przyciski: a) przycisk Nowy, okno przechodzi do trybu wystawiania nowego dokumentu. b) przycisk Zapisz umożliwia zapis przygotowanego dokumentu, c) przycisk Drukuj wydruk przygotowanego dokumentu. Po uruchomieniu funkcji Wystaw fakturę VAT, okno przechodzi w tryb wystawienia nowego dokumentu. Program na podstawie danych ustawionych w oknie Parametry, ustawia nr dokumentu, datę dokumentu oraz sprzedawcę. Dane na fakturze umieszczamy dokonując: - wyboru odbiorcy dokumentu, którym może być klient lub dostawca, - wyszukujemy odbiorcę wg: nazwy lub nr NIP a następnie klikamy przycisk Wstaw, - wyboru źródła danych, wyszukujemy towar lub usługę. W zależności od wyboru program wyświetli listę towarów lub usług, - wyszukujemy towar lub usługę wg: nazwy lub kodu EAN, wskazujemy wybraną pozycję a następnie klikamy przycisk Dodaj pozycję. - pojawi się okno definiujący ilość i cenę, po kliknięciu w przycisk Zatwierdź pozycja jest umieszczana na liście. Tak przygotowany dokument jest gotowy do zapisania i wydrukowania. 40

15. Zestawienie faktur VAT Program prowadzi rejestr wszystkich faktur wystawionych za pomocą funkcji Wystaw fakturę VAT. Zestawienie wystawionych dokumentów można zobaczyć uruchamiając funkcję Zestawienie faktur VAT z menu Sprzedaż. Widok okna dla tej funkcji przedstawia poniższy rysunek. a) przycisk Rozlicz umożliwia rozliczenie płatności o ile forma płatności ustawiona była na przelew. Przycisk jest aktywny tylko w sytuacji, gdy wskazany dokument nie został rozliczony. Po uruchomieniu przycisku na ekranie pojawia się okno, za pomocą którego możemy dokonać rozliczenia. b) przycisk Anuluj umożliwia anulowanie skazanego dokumentu, c) przycisk Edycja umożliwia edycję wskazanego dokumentu, d) przycisk Szukaj uruchamia panel wyszukiwania, e) przycisk Drukuj umożliwia wydruk wskazanego dokumentu. 41

16. Parametry W oknie tym użytkownik programu definiuje parametry programu. Parametry te zostały podzielone na trzy kategorie: 1. Dane podstawowe, 2. Dane dodatkowe, 3. Konto WWW. 16.1. Dane podstawowe Określamy tu: a) dane adresowe gabinetu i godziny pracy, b) Dane konfiguracyjne klienta poczty e-mail, c) Dane logo, które może być wyświetlane w oknie głównym, zamiast logo producenta oprogramowania, d) Dane konfiguracyjne konta SMS, e) Stawki VAT i parametry do fakturowania Istnie również możliwość wyłączenia menu bocznego. Opcja ta może być przydatna w sytuacji, gdy rozdzielczość ekranu jest zbyt mała i nie widzimy części okien programu. Po wyłączeniu menu bocznego program możemy obsługiwać z poziomu menu znajdującego się w górnej części okna. 16.2. Dane dodatkowe Określamy tu: a) Grupy towarów i usług, b) Administratorów systemu, mają oni dostęp do statystyk, c) Parametry archiwizacji danych, d) Funkcje związane z importem i eksportem danych na dowolny nośnik, e) Konfigurację drukarki fiskalnej, f) Kolor tła dla wszystkich tabel w programie, 42

g) Parametry drukarki etykiet. 16.3. Konto WWW Określamy tu: a) Dane konta WWW, czyli login i hasło, po wpisaniu tych danych należy kliknąć przycisk Sprawdź, program połączy się z serwerem i sprawdzi czy podany login jest wolny. Jeżeli podany login będzie wolny program zapyta czy założyć konto. b) Parametry synchronizacji danych, gdzie wybieramy jaki rodzaj danych ma być synchronizowany z serwerem WWW oraz co jaki interwał czasowy, z jakim program będzie dokonywał synchronizacji danych z serwerem WWW. c) Synchronizacja danych, uruchamiamy przesył danych na serwer WWW. 43

Logowanie do systemu Po zdefiniowaniu listy administratorów systemu blokowane są wybrane funkcje programu. Zablokowana jest możliwość usuwania danych z kartotek oraz dostęp do parametrów programu i statystyk. W celu załogowania się do systemu z pełnymi uprawnieniami należy z menu bocznego lub głównego wybrać opcję Login. Pojawi się okno, w którym należy podać dane do weryfikacji użytkownika. Po wybraniu nazwy użytkownika wpisujemy hasło i klikamy w przycisk Załoguj. Po udanej weryfikacji odblokowane zostają wszystkie funkcję programu. Klękając w przycisk Logout program blokuje wszystkie funkcje przeznaczone wyłącznie dla administratora systemu. 44

17. Statystyki Moduł ten umożliwia sporządzenie: 1. Zestawień finansowych, 2. Zestawień wg klientów, 3. Zestawień wg usług. 17.1. Zestawienia finansowe Omawiany rodzaj zestawienia możemy wykonać jako: a) zestawienie dzienne, b) zestawienie okresowe. Aby zobaczyć dane zgromadzone przez system należy: a) wskazać analizowany okres (zestawienie okresowe) lub dzień (zestawienie dzienne), b) wybrać typ analizy, zestawienie dla wybranego pracownika lub dla wszystkich pracowników, dla wybranej grupy lub dla wszystkich towarów i usług, c) uruchamiamy przycisk Wykonaj. W wyniku działania programu uzyskamy listę usług wykonanych oraz wszystkich kosztów zarejestrowanych w systemie za wskazany okres. Program wskaże obrót wykonany przez pracownika i wyznaczy należną mu premię. 17.2. Zestawienia wg klientów Omawiany rodzaj zestawienia możemy wykonać jako: a) zestawienie dzienne, b) zestawienie okresowe. 45

Po wybraniu tego rodzaju statystyk program zaprezentuje listę klientów salonu. Aby zobaczyć dane zgromadzone przez system należy: a) wskazać analizowany okres (zestawienie okresowe) lub dzień (zestawienie dzienne), b) uruchamiamy przycisk Wykonaj. W wyniku działania programu uzyskamy listę klientów i przyporządkowany im obrót wykonany przy zakupie usług, towarów oraz obrót ogólny. Zestawienie możemy sortować po: a) wg nazwiska, b) wg imienia, c) wg nr klienta, d) wg obrotu na usługach, e) wg obrotu na towarach, f) wg obrotu ogólnego. 17.3. Zestawienia wg usług Omawiany rodzaj zestawienia możemy wykonać jako zestawienie okresowe. 46

Po wybraniu tego rodzaju statystyk program zaprezentuje listę usług salonu. Aby zobaczyć dane zgromadzone przez system należy: c) wskazać analizowany okres, d) uruchamiamy przycisk Wykonaj. W wyniku działania programu uzyskamy listę usług i przyporządkowany im obrót. Zestawienie możemy sortować po: a) wg nazwy, b) wg numeru, c) wg nr ilości d) wg wartości, 47

18. Mailing W oknie tym możemy zredagować i wysłać wiadomość e-mail do wszystkich klientów salonu. Warunkiem jest przypisanie klientowi adresu e-mail. W liście klientów(odbiorców wiadomości) wyświetlani są jedynie ci klienci, którzy mają zdefiniowany adres e-mail. Kolejnym warunkiem jest poprawne zdefiniowanie parametrów konta e-mail dla poczty wychodzącej (klient SMTP) 48

19. Powiadomienia SMS System powiadomień SMS został stworzony celem umożliwienia użytkownikom programu wygenerowanie wiadomości przypominającej o zaplanowanej wizycie. Może to skutkować zmniejszeniem ilości wizyt, na które umówieni klienci nie przychodzą. Procę z modułem SMS należy rozpocząć od okna Parametry, w którym należy podać dane konta SMS. Dane konfiguracyjne konta SMS Dane, jakie należy podać: a) nazwa użytkownika, b) hasło, Dane, te należy otrzymać od firmy FU kksoft, która zajmuję się generowaniem i administracją kont SMS. Celem pełnego skonfigurowania usługi SMS należy uruchomić (z menu górnego) funcję Mailing/SMS. Z rozwiniętego menu wybrać opcję SMS. Wygląd okna przedstawia poniższy rysunek. Użytkownik programu ma do dyspozycji trzy rodzaje wiadomości SMS: a) wiadomość SMS Eco, wysyłana wiadomość jest z losowego numeru, brak możliwości zdefiniowania nadawcy, b) wiadomość SMS Fast, wysyłka wiadomości odbywa się osobnym kanałem, zapewniający najwyższy priorytet wysyłki, dla tego typu wiadomości zabrania się przeprowadzania wysyłek masowych i marketingowych c) wiadomość SMS Pro, wiadomość dla której określono pole nadawcy. 49

Konfiguracja powiadomień SMS Konfiguracja masowej wysyłki SMS Użytkownik programu może wysyłać wiadomości SMS w dwóch trybach: powiadomienie SMS do wybranego klienta, wysyłka masowa do wybranej grupy klientów. Powiadomienia SMS Konfiguracja powiadomień SMS sprowadza się do podania określonych informacji: a) określenie typu wysyłanego SMS, b) podanie treści SMS, podana treść wiadomości jest pokazana na podglądzie. Jako stały element zawsze występuje sformułowanie dnia: dd-mm-rr, godz: gg:mm. c) Podanie podpisu, który zostanie dołączony na końcu wiadomości SMS d) Podanie trybu wysyłki SMS. Mamy do wyboru dwie opcje: - na żądanie wysyłka prowadzona jest przez użytkownika programu, - 1 dzień przed zaplanowaną wizytą wysyłka przeprowadzona automatycznie podczas rejestracji wizyty. Wiadomość zostanie dostarczona do klienta na 1 dzień przed zaplanowaną wizytą w godzinach 12:00 do 14:00. Po zdefiniowanie wszystkich parametrów program jest przygotowany do pracy. Sposób wysyłania powiadomień został szczegółowo opisany w punkcie 8. Wysyłka masowa Wysyłka masowa realizowana jest do wygranego klienta lub grupy klientów. Celem przeprowadzenia takiej wysyłki należy: a) podać typ wiadomości SMS, b) podać treść wiadomości, c) zdefiniować listę klientów, d) uruchomić przycisk Wyślij wiadomość Celem określenia klientów, do których będziemy wysyłać wiadomość SMS należy przejść na zakładkę Lista klientów, gdzie wyświetlona zostanie cała zawartość kartoteki klientów. klientów następnym kroku wskazujemy wybranego klienta i uruchamiamy przycisk Dodaj do listy wysyłkowej. Przycisk ten pozostanie nieaktywny, jeżeli wskazany klient nie posiada 50

zdefiniowanego przynajmniej jednego numeru telefonu. Jeżeli wskazany klient ma podane dwa numery telefonu to program zapyta, na który numer ma zostać wysłana wiadomość. Stworzoną listę klientów możemy zapisać. Rozwiązanie to umożliwia grupowanie klientów, celem prowadzenia określonej akcji reklamowej skierowanej do różnych grup klientów. Poniżej panel odpowiadający za prowadzenie grup klientów. Po przygotowaniu wysyłki (treść wiadomości i lista odbiorców) uruchamiamy przycisk Wyślij SMS. Program zacznie wysyłkę wiadomości, po wysłaniu wiadomości do klienta w kolumnie Status SMS zostanie wyświetlony komunikat: a) oczekuje, wiadomość oczekuje na wysyłkę, b) wysłany, wiadomość wysłana do klienta. 51

20. System rezerwacji on-line System rezerwacji on-line jest opcjonalna części programu Gabinet-Hair and Beauty salon Software. Każdy użytkownik programu ma możliwość utworzenia konta WWW dla swojego salonu. Procedurę te opisano w punkcie 16.3 instrukcji. Po wygenerowaniu konta na serwerze należy przeprowadzić transmisje danych z programu na serwer WWW. Optymalnym rozwiązaniem jest wysłanie kompletu danych, tj: a) Dane klientów, na serwer wysyłane są: login i hasło klienta. Pozostałe dane klient może uzupełnić samodzielnie po zalogowaniu się na stronie WWW, co zostanie opisane poniżej, b) Dane pracowników, na serwer wysyłane jest imię pracownika i pierwsza litera nazwiska, c) Dane usług, na serwer wysyłane są nazwa usługi oraz jej zadeklarowany czas trwania, d) Dane towarów, na serwer wysyłane są nazwa towaru, stan magazynowy, kod EAN oraz jednostka miary, e) Dane stanowisk, na serwer wysyłana jest nazwa stanowiska, f) Dane dotyczące wprowadzonych rezerwacji. Po wysłaniu kompletu danych należy w oknie Parametry ustawić częstość komunikacji programu z serwerem WWW celem importu danych z serwera do programu. Transmisja danych z programu na serwer odbywa się na bieżąco. Należy pamiętać o tym, że do poprawnego działania tej funkcjonalności programu niezbędny jest dostęp do sieci Internet. Dostęp do strony WWW, oraz adres strony wskazany jest w oknie Parametry. Po kliknięciu w adres strony, automatycznie otworzy się przeglądarka internetowa a w niej strona salonu. Adres ten można dołączyć do posiadanej strony WWW. Badania marketingowe wskazują, iż możliwość rejestracji on-line w sposób znaczący zwiększają przywiązanie klienta do salonu. Strona WWW systemu rezerwacji on-lina została przygotowana dla: 1. Klienta salonu, otrzymuje możliwość podglądu terminarza salonu, dodania rezerwacji, podgląd historii rezerwacji, zakupionych usług i towarów oraz ich komentowania. 2. Właściciela salonu, otrzymuje możliwość podglądu terminarza salonu, dodania rezerwacji, podgląd historii rezerwacji i komentarzy, statystyki sprzedaży oraz stan magazynu. 52

Strona główna systemu prezentowana jest na powyższym obrazku. Każdy odwiedzający może sprawdzić obłożenie salonu oraz dodać rezerwację, mamy tu dwie drogi: 1. Klient, który jest nieznany dla salonu. W tym przypadku dodając rezerwację system poprosi o podanie danych kontaktowych, tak aby pracownik salonu mógł zweryfikować autentyczność zapisu: 2. Klient, który jest znany i zarejestrowany w kartotece klientów salonu. W tym przypadku dodając rezerwację system poprosi wyłącznie o podanie usługi, z której klient chce skorzystać. 53

Po wprowadzeniu wszystkich parametrów usługi należy kliknąć przycisk Zapisz, wynikiem czego będzie wyświetlenie podsumowania. Podsumowanie to można wydrukować lub przejść do okna głównego. 54

W oknie głównym będzie widoczna dodana przez klienta rezerwacja. Każda z rezerwacji może mieć trzy stany, każdy ze stanów oznaczany jest innym kolorem: 1. Żółty rezerwacja dodana przez stronę WWW, 2. Zielony, rezerwacja dodana przez stronę WWW ale odczytana przez salon, 3. Czerwony, rezerwacja dodana przez stronę WWW i potwierdzona przez salon, lub rezerwacja wprowadzona przez salon. Każdy z klientów ma możliwość przeglądania historię dodanych przez siebie rezerwacji i zakupionych usług lub towarów. 55

Każdą z pozycji, czy to jest rezerwacja czy usługa, klient może dodać komentarz, w którym może się wypowiedzieć na temat usługi. Może to wykonać klikając przycisk Uwagi dosługi przy wybranej usłudze. W oknie uwag, widoczna jest lista wszystkich dodanych przez klienta uwag wraz z ewentualnymi odpowiedziami salonu. Klient ma również możliwość zobaczenia jakie kosmetyki są powiązane z zakupioną usługą. Informacja ta może być pomocna przy zakupie kosmetyków w salonie. Strona po zalogowaniu się przez zarządzającego salonem umożliwia dostęp do: 1. Edytora profilu, 2. Listy uwag klientów, 3. Magazynu, 56

4. Statystyk W oknie widać również wszystkie rezerwacje, wraz z nazwami usług jakie zostały zamówione przez klientów. Klikając przycisk Mój profil możemy przejść do okna, w którym można indywidualnie dostosować wygląd strony WWW. Możemy zmienić kolor tła strony, kolor czcionki, zmienić baner górny na stronie. Wprowadzone dane po zapisaniu uaktywniają się natychmiast. Klikając przycisk Uwagi możemy przejść do okna, w którym uzyskamy listę wszystkich uwag wprowadzonych do systemu przez klientów salonu. Na stronie tej, można odpowiedzieć na w/w uwagi. 57

Klikając przycisk Magazyn możemy przejść do okna, w którym uzyskamy listę towarową zawierającą kod EAN, nazwę towaru jego aktualną ilość i jednostkę miary. Możemy uzyskać listę towarów, których aktualny stan magazynowy jest równy zero, lub jest poniżej stanu minimalnego, lub towary zamówione. Istnieje możliwość przeszukiwania towarów wg nazwy i jego kodu EAN. Dostęp do statystyk uzyskujemy przez kliknięcie w przycisk Statystyki. W oknie tym uzyskujemy dostęp do danych ze sprzedaży: 1. Zestawienie usług i towarów wg obrotu 58

2. zestawienie towarów i usług wg ilości sprzedanych 3. obrót wg pracowników 59

60