ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/2013/TOPEKO/WK

ZAPYTANIE OFERTOWE NR 01/2013/TOPEKO/WK W związku z realizacją projektu szkoleniowo-doradczego pt. Ekozarządzanie o środowisku metodycznie współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Topas Sp. z o.o. zwana dalej Zamawiającym, zaprasza do udziału w konkursie ofert na realizację usług w zakresie: Zapewnienia sal szkoleniowych, noclegów i cateringu podczas szkoleń. Niniejsze postępowanie odbywa się zgodnie z zasadą konkurencyjności obowiązującą w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Celem niniejszego postępowania konkursowego jest wyłonienie Wykonawcy usługi szkoleniowej. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 55120000-7: Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 98341000-5: Usługi miejsc noclegowych. 55300000-3: Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Miejsce realizacji usługi: Projekt ma charakter ogólnopolski. Szkolenia będą odbywać się w miejscowościach na terenie calego kraju, przede wszystkim w: Warszawie, Krakowie, Gdyni, Katowicach, Poznaniu, Wrocławiu, Lublinie, Łodzi, Rzeszowie, Zielonej Górze i Szczecinie. II. SPECYFIKACJA USŁUGI 1. W skład usługi wchodzi: 1.1. Zapewnienie sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną na każde szkolenie (łącznie 216 dni wynajmu sali). 1.2. Zapewnieniem lunchu oraz serwisu kawowego dla uczestników szkoleń i trenerów i dostarczenie go do miejsca realizacji szkolenia (łącznie 2160 lunchów i serwisów kawowych). 1.3. Zapewnienie miejsc hotelowych zamiejscowym uczestnikom szkoleń (łącznie Zamawiający planuje zapewnienie uczestnikom szkoleń 216 noclegów). 2. Zamawiający może udzielić Wykonawcy/Wykonawcom zaliczki na poczet wykonania przedmiotu zamówienia, w wysokości ustalonej przez strony, ale nie przekraczającej 30% ceny usługi, jeżeli Zamawiający będzie posiadał odpowiednie środki na koncie dotacji. Strona 1 z 9

Ad. 1.1. Zapewnienie sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną na każde szkolenie (łącznie 216 dni). Sale muszą być przygotowane w sposób zapewniający wygodne przeprowadzenie procesu szkoleniowego niezależnie od zakresu i tematyki szkolenia. Równolegle mogą być prowadzone cztery szkolenia wymagające oddzielnych salach. Koszt najmu obejmować powinien jedynie okres faktycznego wykorzystania sal tj. na czas przygotowania i realizacji szkolenia. Szkolenia będą odbywać się w miejscowościach na terenie calego kraju, przede wszystkim w: Warszawie, Krakowie, Gdyni, Katowicach, Poznaniu, Wrocławiu, Lublinie, Łodzi, Rzeszowie, Zielonej Górze i Szczecinie. Lokalizacja sal powinna zapewnić łatwy dostęp (dojazd) zarówno uczestnikom szkoleń, jak obsłudze szkoleniowej (catering, ekipa techniczna, osoby kontrolujące i nadzorujące itd.). Sala powinna być wyposażona w tablicę suchościeralną i/lub flipchart. Sala powinna mieć ekran lub inną gładką powierzchnię do wyświetlania prezentacji oraz możliwość instalacji projektora (najlepiej, gdyby rzutnik był podwieszony). Stanowiska powinny być ustawione w sposób umożliwiający swobodny dostęp do każdego z nich - zarówno słuchaczowi, jak trenerowi, a także gwarantować słuchaczowi wygodę podczas zajęć, możliwość posługiwania się materiałami szkoleniowymi oraz zapewniać trenerowi możliwość swobodnego poruszania się po sali. Ustawienie sali powinno zapewniać wygodny i swobodny dostęp wzrokowy każdego ze słuchaczy do tablicy, ekranu oraz trenera. Wszystkie sprzęty biurowe i urządzenia techniczne na sali powinny być w należytym stanie użytkowym i technicznym. Sprzęty i urządzenia powinny mieć jednorodny wygląd. Na sali nie powinno być sprzętu niepotrzebnego do danego szkolenia. Wszelakie kable, złącza i inne elementy infrastruktury sali powinny być uporządkowane i osłonięte. Musi być zapewniona możliwość wygodnego powieszenia okryć wierzchnich przez słuchaczy. Stanowiska nie mogą być ustawione w bezpośredniej bliskości klimatyzatora (lub innego urządzenia chłodzącego) ani rzutnika. Powinny być zapewnione podstawowe warunki higieniczne: czystość (codzienne sprzątanie), możliwość przewietrzenia lub klimatyzacja o odpowiedniej wydajności. Wynajmujący odpowiada za wyposażenie i rzeczy pozostawione w sali w okresie przygotowania i realizacji szkolenia. Sale będą spełniały standardy adekwatne do prowadzenia szkoleń: wielkość, wyposażenie, zaplecze sanitarne, odpowiednie oświetlenie i akustykę, pomoce dydaktyczne. Obsługa techniczna na wypadek ewentualnie zaistniałych problemów z infrastrukturą winna niezwłocznie naprawić/wymienić uszkodzony sprzęt w czasie nieprzekraczającym 20-30 minut, co umożliwi trenerowi i grupie normalne prowadzenie zajęć. Ad. 1.2. Zapewnienie lunchu oraz serwisu kawowego dla uczestników szkoleń i trenerów oraz dostarczenie go do miejsca realizacji szkolenia (łącznie 2160 lunchów oraz łącznie 2160 serwisów). Przedmiotem zapytania jest poczęstunek: lunche oraz serwis kawowy z obsługą, dla uczestników szkoleń i osób prowadzących szkolenia. Posiłki powinny być świeże, smaczne i odpowiadające normom kalorycznym oraz higienicznosanitarnym w wersji mięsnej lub wegetariańskiej stosownie do zamówienia Topas Sp. z o.o. Strona 2 z 9

Minimalny standard obiadu obejmuje gorące danie mięsne lub rybne (na życzenie wegeteriańskie), dodatki warzywne (surówka, jarzyna), dodatek skrobiowy, napój. Minimalny standard przerwy kawowej obejmuje kawę, herbatę, cukier, cytryny, śmietankę, ciastka, wodę, dostępne przez cały dzień. Wykonawca zapewnia oddzielne pomieszczenie umożliwiające wspólne spożycie posiłku uczestnikom szkoleń oraz trenerom. Wykonawca zapewnia obsługę w postaci serwowania posiłków oraz sprzątania. Ad. 1.3. Zapewnienie miejsc hotelowych zamiejscowym uczestnikom szkoleń (łącznie Zamawiający planuje zapewnienie uczestnikom szkoleń 216 noclegów). Usługa zakwaterowania ma na celu zapewnienie miejsc hotelowych zamiejscowym uczestnikom szkoleń. Łącznie Zamawiający planuje zapewnienie uczestnikom szkoleń 216 noclegów. Miejsca hotelowe będą rezerwowane z 3-dniowym terminem wyprzedzenia. Standard hotelowy minimum **/*** Pokoje 1 lub 2 osobowe. W cenę doby hotelowej powinno być wliczone śniadanie. Koszt zakwaterowania obejmuje jedynie zarezerwowane miejsca hotelowe na czas niezbędny do uczestniczenia w szkoleniach. Miejsce zakwaterowania powinno umożliwiać dotarcie środkami komunikacji miejskiej do miejsca realizacji szkoleń w czasie nie dłuższym niż 20 min. Harmonogram realizacji usługi: Usługi realizowane będą od stycznia 2014 r. do 31.06.2015 r. Sale wynajmowane będą wyłącznie na czas realizacji szkoleń. Rezerwacja sal odbywać się będzie na co najmniej 3 dni przed rozpoczęciem każdego szkolenia. Wykonawca gwarantuje 100% dostępności sal na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu. Usługi zapewnienia lunchu i serwisu kawowego świadczone będą w trakcie szkoleń. Zamówienie usług odbywać się będzie każdorazowo wraz z rezerwacją sal. Szczegółowe informacje o liczbie posiłków podawane będą pierwszego dnia szkolenia, nie później niż na 2 godziny przed planowanym czasem ich podania. Usługa zakwaterowanie zamawiana będzie każdorazowo wraz z rezerwacją sal. Strona 3 z 9

III. WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy/Podwykonawcy, którzy: 1.1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 1.2. posiadają wiedzę, doświadczenie niezbędne do należytego wykonania zamówienia; 1.3. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. IV. ZAKRES WYKLUCZENIA WYKONAWCY 1. O udzielenie zamówienia nie mogą ubiegać się Wykonawcy/Podwykonawcy, którzy powiązani są kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym, w szczególności jeśli wzajemne powiązania polegają na: 1.1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 1.2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; 1.3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 1.4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. V. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ 1. Propozycję świadczenia usług wraz z podaniem ceny w Formularzu ofertowym, który stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. 2. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, który stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania. 3. Dokumenty: 3.1. pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. W tym przypadku, pełnomocnictwo Wykonawca zobowiązany jest dołączyć w oryginale, 3.2. aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert, 4. W przypadku, gdyby Wykonawca przedstawił kopie jakiegoś dokumentu, kopia ta winna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji, tj. przez osobę (osoby) upoważnioną w dokumentach rejestracyjnych firmy lub posiadającą pełnomocnictwo do dokonywania określonych czynności prawnych. W tym przypadku pełnomocnictwo w oryginale Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty. W razie wątpliwości przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty uprawnia także do poświadczania za zgodność z oryginałem załączonych kopii dokumentów. Poświadczenie musi być opatrzone adnotacją za zgodność z oryginałem. Przy sporządzaniu oferty prosimy o zachowanie wyżej wymienionej kolejności. Strona 4 z 9

VI. TERMIN I FORMA SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać na Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 2. Zamawiający dopuszcza następujące formy składania ofert: drogą elektroniczną (zeskanowany, podpisany i zaparafowany dokument) na adres e-mail: daniel.sokolowski@topas.com.pl faksem (podpisany i zaparafowany dokument) na numer (022) 460 89 62, przesyłką pocztową na adres Topas Sp. z o.o. ul. Domaniewska 47/10, 02-672 Warszawa, Koperta powinna być zabezpieczona przed możliwością otwarcia bez pozostawienia śladów, osobiście do sekretariatu Topas Sp. z o.o. ul. Domaniewska 47/10, 02-672 Warszawa, w godzinach od 9:00 do 17:00. Koperta powinna być zabezpieczona przed możliwością otwarcia bez pozostawienia śladów. W tym przypadku sekretariat wystawi potwierdzenie otrzymania oferty. 3. Oferty należy złożyć do dnia 10.01.2014 r. do godziny 12:00. 4. Oferty składane osobiście lub przesyłką pocztową należy oznaczyć dopiskiem OFERTA NA ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/2013/TOPEKO/WK NIE OTWIERAĆ PRZED 10.01.2014 godz. 12:00!. 5. Wszystkie pytania, dotyczące zapytania ofertowego, proszę przesyłać wyłącznie pocztą elektroniczną na adres: daniel.sokolowski@topas.com.pl 6. Pytania i odpowiedzi będą umieszczone na stronie internetowej www.topas.com.pl. 7. Termin otwarcia ofert: 10.01.2014 r. godz. 12:15. VII. KRYTERIA OCENY OFERTY 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Przedstawione oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego na podstawie kryterium najniższej ceny. Lp. Kryterium Cena 1. Cena brutto za wykonanie zamówienia 100% 3. Wykonawca, którego oferta oceniona zostanie jako najkorzystniejsza będzie ogłoszony zwycięzcą postępowania. VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany (zwiększenia lub zmniejszenia) planowanej maksymalnej wartości zamówienia o 50% bez ponoszenia z tego tytułu jakichkolwiek kosztów lub konieczności zmiany kosztów jednostkowych. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny ze zwycięzca postępowania jeżeli oferta przez niego złożona przekraczała będzie środki przewidziane w budżecie projektu na realizację usług. 3. Oferta Wykonawcy jest wiążąca przez 30 dni od jej dostarczenia Zamawiającemu. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo przed wyborem najkorzystniejszej oferty do dokonania wizji lokalnej oferowanych pomieszczeń. IX. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA I ODRZUCENIE OFERT 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postepowania jeżeli: 1.1. w wyznaczonym czasie nie wpłynie żadna oferta, Strona 5 z 9

1.2. całkowita cena najniższej oferty będzie przekraczać kwotę jaką przeznaczono na realizacje przedmiotowego zamówienia. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia: 2.1. oferty o cenie rażąco niskiej, niewspółmiernej do stawek rynkowych, 2.2. oferty Wykonawcy, który mimo wybrania jego oferty uchyli się od podpisania umowy w terminie 5 dni roboczych od wybrania jego oferty. Strona 6 z 9

Załącznik 1 do Zapytania ofertowego nr 01/2013/TOPEKO/WK z dnia 20.12.2013 r. Formularz ofertowy Formularz ofertowy (pieczęć Wykonawcy).. miejscowość, data I. Oferta złożona przez Wykonawcę: Nazwa Adres II. Osoba do kontaktu Imię i Nazwisko Firma Adres Telefon e-mail III. Oferta cenowa W odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert z dnia 20.12.2013 r. dotyczące Projektu Ekozarządzanie o środowisku metodycznie oświadczamy, że oferujemy wykonanie usługi zapewnienia sal szkoleniowych, noclegów i cateringu podczas szkoleń za ceny podane w poniższych tabelach: I. II. III. IV. V. VI. lp Rodzaj usługi Jedn. miary Planowana maksymalna liczba jednostek Cena brutto za jednostkę Wartość usługi (VI=IV x V) 1. 2. 3 Zapewnienie sal szkoleniowych wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną. Zapewnienie lunchu oraz serwisu kawowego dla uczestników szkoleń i trenerów i dostarczenie go do miejsca realizacji szkolenia. Zapewnienie noclegów uczestnikom szkoleń Dzień 216 Osobodzień 2160 Osobodzień 216 ŁĄCZNIE ZAMÓWIENIE PLN brutto., Strona 7 z 9

Oświadczamy, że składając niniejszą ofertę: 1. Posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Posiadamy wiedzę, doświadczenie niezbędne do należytego wykonania zamówienia. 3. Dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Technicznie i organizacyjnie jesteśmy w stanie wykonać łącznie wszystkie części zamówienia.... (imię i nazwisko, stanowisko) Załączniki:* Załącznik nr 1 - Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym; Załącznik nr 2 aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert; Załącznik nr 3 pełnomocnictwo do podpisania oferty (jeżeli uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą); Oferta zawiera łącznie. ponumerowanych i parafowanych stron.... * niepotrzebne skreślić (imię i nazwisko, stanowisko) Strona 8 z 9

Załącznik 2 do Zapytania ofertowego nr 01/2013/TOPEKO/WK z dnia 20.12.2013 r. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Wykonawca oświadcza, że nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym 1, w tym: 1. nie uczestniczy w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2. nie posiada udziałów lub co najmniej 5 % akcji, 3. nie pełnieni funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 4. nie pozostaje w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.... (imię i nazwisko, stanowisko) 1 Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą. Strona 9 z 9