ZałoŜenia teorii biurokracji M. Webera 1. Wykonywanie czynności urzędowych przez urzędników jest działalnością stałą, uregulowaną przez przepisy. 2. [!] Obowiązuje zasada kompetencji, tzn. urzędnicy powinni posiadać określone kwalifikacje udokumentowane, które mogą być sprawdzone przez egzaminy. 3. Obowiązuje zasada hierarchii wyraŝająca się w odpowiedzialności urzędników niŝszego szczebla wobec urzędników wyŝszego szczebla, którzy posiadają uprawnienia do kontrolowania, wydawania poleceń, itp. 4. Obowiązuje zasada oddzielenia zajmowanych stanowisk od zajmujących je osób, tzn. urzędnik do celów prywatnych nie mógł wykorzystywać środków słuŝbowych. 5. Za wykonywaną pracę urzędnicy otrzymują określone wynagrodzenie, które uzaleŝnione jest od szczebla zajmowanego w hierarchii oraz od posiadanych kompetencji. 6. Zatrudnienie w instytucji traktowane jest jako stałe i podstawowe zajęcie urzędnika (by nie doprowadzić do konfliktu interesów). 7. Działalność urzędowa oparta jest na zasadzie dokumentacji nawet tam, gdzie istniała moŝliwość ustnego załatwienia sprawy. 8. Działalność urzędników regulowana jest przez formalne, utrwalane na piśmie przepisy. 9. Urzędnicy są osobowo wolni, podlegają władzy tylko w zakresie pełnionych obowiązków, która regulowała umowa o pracę. W teorii biurokracji Maxa Webera obowiązuje model człowieka ekonomicznego. To człowiek uprzedmiotowiony. Przez konieczność przestrzegania bardzo duŝej ilości często bezsensownych przepisów. Funkcjonowanie idealnego modelu w zespole doprowadziło do ogromnych przerostów negatywnych aspektów wynikających z funkcji teorii biurokracji. Przerosty te wynikały głównie z: 1. Konieczności pisemnego załatwiania (potwierdzania) praktycznie wszystkich spraw, czynności urzędnika. 2. Z ogromnej ilości przepisów, których musieli przestrzegać urzędnicy. Powodowały one, Ŝe urzędnik nie mógł wykonać praktycznie Ŝadnej czynności, która nie byłaby potwierdzona w przepisach. 3. Wynikała z mentalności ludzi, którzy stojąc przed koniecznością spełniania ogromnej ilości wymogów starali się ograniczać, omijać przepisy by ułatwić sobie pracę.
Zalety teorii biurokracji Teoria Biurokracji mimo szeregów wad i przerostów moŝe być jednak przydatna w niektórych organizacjach. Ma to miejsce gdy: 1. Organizacja uzaleŝniona jest od bardzo silnego ośrodka władzy, który znajduje się na zewnątrz niej. 2. W organizacji dominują pracownicy o niskich i bardzo niskich kwalifikacjach. 3. W organizacji istnieją stabilne, ale silne i ściśle określone, stosunki władzy, decyzji. 4. Organizacja funkcjonuje jako system niezaleŝny od otoczenia (quasi zamknięty) nie docierają informacje z otoczenia, itp. [!] Satyryczna teoria organizacji Na bazie załoŝeń teorii biurokracji Maxa Webera powstała tak zwana Satyryczna Teoria Organizacji, która wskazuje na absurdalne załoŝenia jej funkcjonowania, wytyka jej słabe punkty, itp. W ramach tej teorii sformułowano szereg praw, które pokazywały specyfikę funkcjonowania organizacji biurokratycznej. Są to na przykład: [!] 1. Im przełoŝony mniej wie co robi jego podwładny, tym większa pewność utrzymania się na stanowisku. 2. Sprawozdania powinny być niezrozumiałe, budzić u zwierzchnika przekonanie o wielkości i złoŝoności zadań. Sprzyja temu język, który powinien zawierać skomplikowane i niezrozumiałe terminy budzące respekt. 3. W kaŝdej organizacji jest jedna osoba, która wie o co w tej organizacji chodzi i tę osobę naleŝy natychmiast zwolnić. 4. KaŜda organizacja funkcjonuje tak źle, jak tylko moŝe. 5. Wszyscy kłamią nie ma to jednak znaczenia, gdyŝ i tak nikt nikomu nie wierzy. Marcin P. //Seekleas 2008 2
Szkoła Stosunków Międzyludzkich E. Mayo a Kierunek ten powstał w latach 20-tych, 30-tych XX wieku. Po raz pierwszy dostrzeŝono w nim znaczenia nieformalnych związków i zaleŝności między ludźmi oraz ich wpływa na jakość pracy. Zwrócono w nim uwagę na znaczenie grup nieformalnych, w których człowiek zaspokaja potrzeby społeczne, na przykład: przynaleŝności, uznania, szacunku, itp. E. Mayo i jego współpracownicy udowodnili, Ŝe człowiek lubiany, szanowany, doceniany zarówno w grupie roboczej jak i przez kierownictwo pracuje bardziej wydajnie. [!] ZałoŜenia Szkoły Stosunków Międzyludzkich 1. Źródłem podstawowych pobudek organizacyjnych zachowania się pracownika są jego potrzeby społeczne, a szczególnie przynaleŝności i uznania. 2. Wynikające ze specjalizacji i nowej technologii rozdrobnienie pracy powoduje, Ŝe robotnik nie ma moŝliwości zaspokojenia potrzeb społecznych w miejscu pracy, dlatego poszukuje ich zaspokojenia w ramach stosunków nieformalnych. 3. Uczestnictwo człowieka w organizacji jest tym bardziej niezawodne i wydajne im wyŝsze jest jego morale i wyŝszy poziom zadowolenia z wykonywanej pracy. 4. Wysokie morale i wysoki poziom zadowolenia moŝna uzyskać stosując odpowiednie techniki zarządzania. Model człowieka społecznego W Szkole Stosunków Międzyludzkich pojawia się nowy model człowieka. Jest to człowiek społeczny, dla którego waŝne są nie korzyści ekonomiczne, a potrzeby społeczne. Człowiek taki jest bardziej wydajny, kiedy jest zadowolony z uczestnictwa w grupie nieformalnej oraz kiedy jest doceniany przez kierownictwo. Bardzo waŝnym przedstawicielem Szkoły Stosunków Międzyludzkich jest D. Mc Gregor, który sformułował dwa przeciwstawne typy człowieka X i Y. Nie chodziło u jednak o to by typ X zastąpić typem Y, ale by doceniać oba rodzaje ludzi w pracy stosując odpowiednie podejście, inne instrumenty motywacyjne, by jak najlepiej wykorzystać ich potencjał w pracy. Marcin P. //Seekleas 2008 3
X Y Osoba taka ma wrodzoną niechęć do pracy, stara się jej unikać za wszelką cenę. Większość ludzi woli być kontrolowana, zmuszana do pracy, zagraŝana karami by efektywnie pracować. Przeciętny człowiek unika odpowiedzialności, jest mało ambitny, pragnie spokoju, nie angaŝuje się w wykonywane zadanie. Praca jest naturalną częścią Ŝycia człowieka, a angaŝowanie się w nią jest tak naturalne, jak potrzeba zabawy i wypoczynku. Kontrola i zagroŝenie karami nie są jedynymi środkami motywacji ludzi do pracy. Człowiek uczy się odpowiedzialności, poszukuje jej, pragnie być samodzielny, jest zdolny do nowatorskiego podejścia, jest twórczy, aktywny, ambitny. W warunkach współczesnego przemysłu potencjał intelektualny przeciętnego człowieka tylko w niewielkim stopniu jest wykorzystany. [!] Jakie instrumenty motywowania będą najskuteczniejsze w przypadku człowieka X, a jakie w przypadku człowieka Y? W przypadku człowieka X: Materialne instrumenty, negatywne (kary, sankcje, zastraszenia wymuszanie pewnych zachowań). W przypadku człowieka Y: Pozamaterialne instrumenty, pozytywne (nagrody, pewien zakres swobody zachęcanie do odpowiedniego zachowania się). Marcin P. //Seekleas 2008 4
Ujęcie ilościowe Odgrywa bardzo duŝą rolę w Nauce o Organizacji, dlatego Ŝe dostarcza modeli, metod, formuł, technik, które mogą być wykorzystane do analizy róŝnych aspektów funkcjonowania organizacji. [!] Geneza ujęcia ilościowego Ujęcie ilościowe rozwinęło się w latach 50-tych XX wieku, choć po raz pierwszy wykorzystano je w czasie II Wojny Światowej do planowania, organizowania działań wojennych. Po wojnie stopniowo upowszechniono ich wykorzystanie do celów cywilnych. W organizacjach metody ilościowe mogą być wykorzystane do: Planowania ilości zapasów. Planowania zapotrzebowania na surowce i materiały. Zarządzania zasobami ludzkimi, na przykład do rozmieszczenia ludzi w organizacji. Kontrolowania. Planowania powierzchni magazynowych. Sprawdzania poziomu efektywności funkcjonalności organizacji. [!] Wady ujęcia ilościowego 1. Wykorzystywane w tym ujęciu modele upraszczają rzeczywistość. Nie są w stanie ukazać wszystkiego, co w rzeczywistości ma miejsce w organizacjach. 2. Modele matematyczne mogą być głównie wykorzystywane do analizy aspektów ilościowych, wymiernych, mierzalnych. Bardzo wiele problemów organizacji to natomiast aspekty jakościowe, niemierzalne, gdzie modele matematyczne nie mogą być wykorzystane lub tylko w niewielkim stopniu. [!] Skład ujęcia ilościowego 1. Ilościowa teoria zarządzania jest bardzo zmatematyzowana, ścisła, skomplikowana. Dostarcza metod, modeli, formuł, algorytmów odzwierciedlających sposób funkcjonowania organizacji, jej specyfikę. 2. Zarządzanie operacyjne jest mniej skomplikowane, mniej zmatematyzowane. Wykorzystując dorobek ilościowej teorii omawia, analizuje, interpretuje badane aspekty organizacji, wyciąga wnioski, itp. Marcin P. //Seekleas 2008 5
Podejście integrujące Jego dotychczasowym celem było integrowanie dotychczasowego dorobku Nauki o Organizacji. Wybieranie z wszystkich kierunków tego, co najistotniejsze (nawet z ujęcia klasycznego). Przedstawiciele tego kierunku podkreślali, Ŝe wszystkie ujęcia w ramach Nauki o Organizacji naleŝy traktować jako komplementarne względem siebie, czyli uzupełniające się. Tylko wówczas mogą być wykorzystane w bardzo róŝnych sytuacjach organizacji. [!] Skład ujęcia integrującego 1. Podejście systemowe podkreśla znaczenie organizacji jako systemu otwartego, w którym wyodrębnić moŝna następujące elementy (podsystemy): a) Nakłady pobierane na wejściu. b) Procesy transformacyjne wewnątrz systemu. c) Wyniki, tzw. układy wyjścia. d) SprzęŜenia zwrotne między systemem a jego otoczeniem. 2. Ujęcie sytuacyjne podkreśla się w nim, Ŝe uniwersalne metody podejścia nie sprawdzają się dlatego, Ŝe kaŝda organizacja jest inna, na jej funkcjonowanie wpływają inne uwarunkowania, dlatego konieczne jest indywidualne podejście uwzględniające wyjątkowość kaŝdej organizacji. Bardzo popularna dla tego ujęcia metoda badawcza to studium przypadku, które analizuje bardzo szczegółowo określony aspekt funkcjonowania organizacji, uwzględniając specyficzne uwarunkowania mające na nią wpływ. Współczesne wyzwania wobec Nauki o Organizacji Współczesne teorie organizacji podkreślają ogromną złoŝoność organizacji, złoŝoność ich otoczenia oraz konieczność uwzględnienia takich aspektów jak: - Turbulentne, niedookreślone otoczenie. - Globalizacja działalności. - Ciągły nacisk na wzrost jakości produktów. - Nacisk na wzrost wydajności produkcji. - Ciągła konieczność redukcji kosztów działalności, zwłaszcza stałych. - Problemy ekologii. - Problemy etyki i społeczna odpowiedzialność przedsiębiorstw. - Postrzeganie przedsiębiorczości jako bardzo waŝnego zasobu organizacji, nie tylko małych i średnich, ale takŝe duŝych i bardzo duŝych organizacji (przedsiębiorczość wewnętrzna, intraprzedsiębiorczość). Marcin P. //Seekleas 2008 6
Polska myśl organizatorska W polskim obszarze językowym Nauka o Organizacji rozwijana była w ramach OiZ. Nazywano ją takŝe teorią organizacji. Polscy przedstawiciele tej nauki, którzy rozwijali jej teorię, prowadzili badania, to na przykład: - Karol Adamiecki - Jan Zieleniewski - Jerzy Kurnal - Marcin Bielski - Witold Kierzun Marcin P. //Seekleas 2008 7