Bezpieczeństwo projektów - aspekt HR

Transkrypt

1 Bezpieczeństwo projektów - aspekt HR KONFERENCJA BEZPIECZEŃSTWO W PROJEKTACH 11 maja 2010 Renata Polak W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 1

2 Specyfika projektów - a bezpieczeństwo HR Przykłady projektów o dużym znaczeniu aspektu HR Projekty typu greenfield budowanie nowej firmy czy tworzenie nowego produktu Fuzje i przejęcia Restrukturyzacje WdraŜanie radykalnie nowych standardów i złoŝonych rozwiązań np. serwisowych Projekty IT W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 2

3 Cele zarządzania bezpieczeństwem HR w projekcie CEL NADRZĘDNY: ZREALIZOWANIE WSZYSTKICH CELÓW POSTAWIONYCH PRZED PROJEKTEM ŹRÓDŁO NIEPEWNOŚCI: DZIAŁANIA OSÓB ZAANGAśOWANYCH W PROJEKT CEL HR: maksymalizacja szans na to, by działania ludzi były optymalne z perspektywy realizacji celów projektu W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 3

4 Kierowanie ludźmi w projektach a kierowanie w czasie nieokreślonym Ludzie w warunkach pracy na czas nieokreślony w firmie CEL HR: Nastawienie na stabilne działanie, proces, trwanie standardów konkurencyjnej oferty firmy Ludzie zatrudnieni w projekcie CEL HR: Działania skierowane na osiągnięcie rezultatu, który zakończy projekt w ustalonym czasie Wnioski dla zarządzania bezpieczeństwem Wnioski dla zarządzania bezpieczeństwem W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 4

5 Priorytety HR w zaleŝności od kontekstu działania CZAS NIEOKREŚLONY PROJEKT Zapewnienie efektywnych kosztowo/biznesowo kompetencji i zasobów pracy Motywacja i wynagrodzenie Standardy pracy i kierowania Satysfakcja i atmosfera w pracy Etap budowania zespołu Zarządzanie zadaniami i celami Zarządzanie oczekiwaniami i niepewnością Inne specyficzne dla danego projektu Inne specyficzne dla danej firmy W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 5

6 Wybrane aspekty bezpieczeństwa HR ZNACZENIE DLA JAKOŚCI PROJEKTÓW WPŁYW DZIAŁAŃ HR Terminowość W zaleŝności od specyfiki projektu Poufność Motywacja Oczekiwania *) *) oczekiwania uczestników w związku z projektem: np. jak długo będę miał w nim pracę; na ile wpłynie pozytywnie na rozwój mojej kariery; nieadekwatne oczekiwania mogą zagraŝać projektowi W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 6

7 Wybrane narzędzia bezpieczeństwa HR Wyraźnie zdefiniowane reguły funkcjonowania Harmonogram wynagradzania powiązany z etapami projektu Rezygnacja członka projektu -zasady, terminy, Jasny podział odpowiedzialności i zadań Role w projekcie (lider, sponsor, koordynator, trener itp.) Raportowanie i jego związek z bezpieczeństwem HR Wystarczająco częste i dokładne sprawdzanie postępów; pozwalające na reagowanie i efektywne zarządzanie czasem. Inne metody sprawdzania projektu (w szczególności raportowanie i kontrolowanie zewnętrzne wobec członków projektu) Oprócz ludzi, innym krytycznym zasobem projektu jest czas. Działania ludzi mają znaczący wpływ na to, w jaki sposób ten zasób zostanie wykorzystany. W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 7

8 Zasób krytyczny projektu - czas O skali sukcesu (lub poraŝki) projektu często decyduje to, czy uda się go zrealizować w załoŝonym czasie. Bezpieczeństwo utrzymania harmonogramu jest w wielu przypadkach ściśle powiązane z zachowaniami i działaniami zespołu projektowego. Narzędzia HR mogą więc wpłynąć znacznie na bezpieczeństwo w tym zakresie. Szczególnie newralgiczne dla harmonogramu moŝe okazać się brak stabilności kadrowej w projekcie. Zmiany składu zespołu projektowego są potencjalnie ogromnie czasochłonne i mogą powodować duŝe opóźnienia projektu i często konieczność przedefiniowania jego załoŝeń. Konieczność rekrutacji nowego uczestnika, wdroŝenie do zadań i dołączenie do zespołu, zsynchronizowanie stylu pracy ZAWSZE wpłynie na sprawność realizacji projektu. W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 8

9 Przykładowe kryzysy i zagroŝenia projektów związane z działaniami ludzi ZAGROśENIE HR ŚRODKI ZARADCZE POWIAZANE PROBLEMY: odejście członka zespołu - renegocjacje - zastępowalność i zastępstwa - siła przetargowa wobec sponsorów projektu - harmonogram i terminy - motywacja zespołu nieprzestrzeganie terminów przez niektórych uczestników - kontrola na etapach pośrednich - systemy motywacyjne powiązane z terminowością - dotrzymanie załoŝeń całego projektu W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 9

10 Profil zespołu i profil członka zespołu projektowego Rekrutacja i dopasowanie członków zespołu do jego wymogów jest etapem, na którym w duŝej mierze definiujemy poziom bezpieczeństwa HR projektu. ZaangaŜowanie i wysiłek na tym etapie będzie procentować do ostatniego dnia projektu. Warto zbudować szczegółowy profil wymogów i próbować go osiągnąć dla wszystkich kluczowych pozycji, a takŝe przygotować charakterystykę zespołu projektowego jako całości przed rozpoczęciem rekrutacji. Profil zespołu Profil uczestnika Przykłady Zastępowalność uczestników: (duŝa mała) Dostępność poszczególnych kompetencji (w zespole zlecenia zewnętrzne) Zasady odpowiedzialności (Indywidualna zespołowa) Nastawienie na zadania: Skuteczność w negocjacjach Rywalizacyjność Szybkość pracy Kompetencje interpersonalne Inne W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 10

11 Władza i odpowiedzialność w projekcie i poza projektem Władza i odpowiedzialność w projekcie ma taką zaletę choć dla niektórych moŝe to być wada -śe SIĘ KOŃCZY WRAZ Z PROJEKTEM Jak bezpiecznie zarządzać przydzielaniem kompetencji decyzyjnych *)? *) szczególnie istotne gdy projekt toczy się w ramach organizacji, do której później wrócą jego uczestnicy. W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 11

12 Projekt bezpieczny i niezbędny koniec Uczestnik projektu wdraŝającego nowy model sprzedaŝy: Mam poczucie, Ŝe projekt zakończy się sukcesem, gdy stopniowo przestaję byćpotrzebny, a wypracowane rezultaty utrzymują się Plan wdroŝenia projektu w standardy działania. Rozwiązanie zespołu projektowego. Bezpieczeństwo HR po zakończonym projekcie W A R S Z A W A R Z E S Z Ó W W R O C Ł A W 12