IP Instytucje Pośredniczące. Z uwagi na złoŝoność procesu realizacji PI i PWP, wymagającego zaangaŝowania takŝe innych podmiotów w szczególności ROEFS

Transkrypt

1 Konsultacje dokumentu Działania informacyjno-promocyjne na rzecz projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL. Rekomendacje Krajowej Instytucji Wspomagającej dla Instytucji Pośredniczących I oraz II stopnia Uwagi Urzędu ego : Podmiot zgłaszający Numer uwagi Obecne brzmienie zapisu Lokalizacji zapisu rozdział, pkt/p-pkt, strona IP I stopnia Instytucje Pośredniczące I stopnia Z uwagi na złoŝoność procesu realizacji PI i PWP, wymagającego zaangaŝowania takŝe innych podmiotów w szczególności ROEFS oraz Punktów Informacyjnych PO KL Regionalne Informacyjne Grupy Robocze, składające się z przedstawicieli IP I i II stopnia Skróty i pojęcia uŝyte w dokumencie 2.4 Odbiorcy dokumentu 3.2 planowanie działań informacyjnopromocyjnych; diagnozowanie grup docelowych kampanii (str.16) Ogólne załoŝenia / Instytucje odpowiedzialne Propozycja zmiany zapisu Uzasadnienie zmiany Stanowisko KIW IP Instytucje Pośredniczące Z uwagi na złoŝoność procesu realizacji PI i PWP, wymagającego zaangaŝowania takŝe innych podmiotów w szczególności ROEFS Regionalne Informacyjne Grupy Robocze, składające się z przedstawicieli IP I i II stopnia oraz Regionalnych Ośrodków EFS Taka nomenklatura jest powszechnie stosowana w dokumentach w ramach systemu realizacji PO KL oraz w SZOP PO KL Punkty informacyjne PO KL nie są samodzielnym podmiotem, lecz funkcjonują w ramach IP / IP2 Diagnoza jest wyraźnie zorientowana na konkretne osoby fizyczne (cechy demograficzne i psychofizyczne grupy), podczas gdy grupą docelową tzn. potencjalnymi projektodawcami PIiWP są klienci instytucjonalni osoby fizyczne tylko jako osoby reprezentujące określone organizacje Plan Komunikacji PO KL i wynikający z niego stan faktyczny Grupami docelowymi działań informacyjno-promocyjnych zaproponowanych w poradniku są, oprócz potencjalnych projektodawców, równieŝ potencjalni uŝytkownicy i odbiorcy rezultatów i produktu finalnego, formalni i nieformalni liderzy lokalni oraz pomysłodawcy. Do członków kaŝdej z tych grup powinien być kierowany komunikat celowany w zaleŝności od cech osobniczych charakterystycznych i wspólnych dla większości członków grupy.

2 Ze względu na specyfikę grup docelowych, wyróŝnimy dla naszych działań dwie podstawowe fazy: przedaplikacyjną i poaplikacyjną Komunikat kierowany do tej grupy docelowej nie moŝe być urzędową, suchą informacją, której większość treści stanowią długie nazwy własne (programów, funduszy, tytułów konkursów) przeplatane specyficzną terminologią z dokumentacji programowej na stronie powinna znaleźć miejsce regionalna baza dobrych i złych praktyk broszura powinien to być krótki materiał nie więcej niŝ 2-6 stron Narzędzie: doradztwo indywidualne przez pracowników IP/IPII Ogólne załoŝenia / Organizacja pracy Ogólne załoŝenia / Narzędzia Strony internetowe IP I i II stopnia pkt. j Materiały drukowane dotyczące konkursów Tabela nr 3 lp.1 Cały dokument uwaga ogólna. Ze względu na adresatów odbiorców naszych działań, wyróŝnimy dwie podstawowe fazy tych działań: Komunikat nt. projektów innowacyjnych i ponadnarodowych (zresztą podobnie jak i inne komunikaty dot. funduszy europejskich) nie moŝe być urzędową, suchą informacją na stronie powinna znaleźć miejsce regionalna baza dobrych praktyk Nie więcej niŝ 2-8 stron doradztwo indywidualne świadczone przez doradców kluczowych ROEFS? --- Wskazane rozróŝnienie faz nie do końca moŝna odnieść do specyfiki grup docelowych grupa docelowa nie zmienia się jako taka, tylko zmieniają się oczekiwania i potrzeby informacyjne poszczególnych podmiotów w ramach grupy docelowej Do Ŝadnej grupy docelowej nie naleŝy kierować takiego komunikatu opis moŝe sugerować, Ŝe są grupy odbiorców, do których naleŝy pisać w ten sposób. Promocja złych praktyk jest nawet na poziomie sformułowania trochę ryzykowna, poza tym w jaki sposób zdefiniować złą praktykę, a następnie na jakiej podstawie upubliczniać ewentualne nieprawidłowości w realizacji projektów? Techniczne moŝliwości nie przewidują raczej druku innego niŝ 1,2,4 strony, a następnie juŝ tylko poprzez wielokrotność 4 Pracownicy IP/IPII nie świadczą doradztwa indywidualnego Z dokumentu wynika, iŝ jedynym, a z pewnością najwaŝniejszym zadaniem IP/IP2 jest właśnie wdraŝanie PIiWP dokument sugeruje bardzo duŝą ilość działań promocyjnych, w tym poprzez media, co z kolei wymaga duŝych uzupełniono o wyjaśnienie (baza złych praktyk zawierałaby strategie ocenione negatywnie i niezwalidowane rezultaty w celu edukacyjnym) (poniewaŝ w praktyce niektórzy pracownicy IP / IP II stopnia doradzają potencjalnym wnioskodawcom na indywidualnych spotkaniach, zapis odpowiednio uzupełniono) Poradnik jest rekomendacjami, z których, jak to wyjaśniono w pkt. 2.5 Status dokumentu, moŝna/naleŝy korzystać w miarę potrzeb oraz w szczególności w zakresie i zgodnie z potencjałem dostępnym w danej instytucji. Dodatkowo dokument odnosi się

3 nakładów finansowych i osobowych nieproporcjonalnie do zasobów IP/IP2 oraz do działań promocyjnych dot. projektów standardowych. Zgadzamy się, co do konieczność wzmoŝenia działań promocyjnych w tym obszarze, ale jednocześnie trzeba podkreślić, iŝ autorzy dokumentu prawdopodobnie nie zdają sobie sprawy, Ŝe moŝliwości finansowe IP/IP2 nie są wystarczające, aby prowadzone były na taką skalę działania promujące wyłącznie PIiWP, wobec trwających konkursów na tzw. standardowe projekty. tylko do tego typu projektów, stąd zapewne wraŝenie nadmiaru zaproponowanych działań. Pokreślić jednocześnie naleŝy, Ŝe aktualny stan wdraŝania PI oraz PWP wskazuje na konieczność podjęcia dodatkowych oraz strategicznie przemyślanych kroków w tym obszarze.

4 Uwagi Regionalnego Ośrodka EFS w : Podmiot zgłaszający Numer uwagi Obecne brzmienie zapisu Lokalizacji zapisu rozdział, pkt/p-pkt, strona Propozycja zmiany zapisu Uzasadnienie zmiany Stanowisko KIW Stanowisko IZ 1 RóŜnorodność sama w sobie nie jest oczywiście aspektem negatywnym, niemniej jednak rolą KIW - jako instytucji wspierającej PI oraz PWP horyzontalnie jest podejmowanie inicjatyw mających na celu ujednolicanie podejścia w duchu propagowania dobrych praktyk oraz sprawdzonych form i narzędzi dla zwiększenia efektywności podejmowanych przez instytucje działań. 2 Ile czasu potrzeba, aby pomysły dojrzały? Jak ich działań to jeszcze wymaga? 3 uczestnicy z odpowiednim wyprzedzeniem powinni otrzymać materiały warsztatowe i zapoznać się z nimi, po to, aby podczas warsztatów nie dyskutować o podstawowych kwestii związanych z konkursami, Rozdział II pkt 2.2 Cel opracowania dokumentu strona nr 6 Rozdział III pkt 3.2 Planowanie działań informacyjnopromocyjnych Rys.2 Drzewo pytań strona nr 19 Rozdział III Planowanie działań informacyjnopromocyjnych pkt Warsztaty po ogłoszeniu konkursu str 39 RóŜnorodność sama w sobie nie jest oczywiście aspektem negatywnym, niemniej jednak rolą KIW - jako instytucji wspierającej PI oraz PWP horyzontalnie jest podejmowanie inicjatyw mających na celu ujednolicanie podejścia w duchu propagowania dobrych praktyk oraz sprawdzonych form i narzędzi dla zwiększenia efektywności podejmowanych przez instytucje działań. Ile czasu potrzeba, aby pomysły dojrzały? Jakich działań to jeszcze wymaga? uczestnicy z odpowiednim wyprzedzeniem powinni otrzymać materiały warsztatowe i zapoznać się z nimi, po to, aby podczas warsztatów nie dyskutować o podstawowych kwestiach związanych z konkursami, 4 Jednak z oczywistych powodów nie moŝna tych materiałów aktualizować, co sprawia, Ŝe cześć nakładu nierzadko w ogóle nie opuszcza magazynów. Rozdział III pkt Materiały drukowane dotyczące konkursów str 39 Jednak z oczywistych powodów nie moŝna tych materiałów aktualizować, co sprawia, Ŝe część nakładu nierzadko w ogóle nie opuszcza magazynów.

5 5 ogólna informacja na temat przyszłego sposobu finansowania i zarządzania projektem, o ile zostanie zakwalifikowany do realizacji. NaleŜy podać informację dotyczącą: płatności, wniosku o płatność, uzasadnienie wydatków, kontrole waŝne, aby ta informacja na tym etapie była podana w sposób lekki aczkolwiek realistyczny, tak, aby nie przestraszyć potencjalnych projektodawców, Rozdział III pkt Materiały drukowane dotyczące konkursów str 39 ogólna informacja na temat przyszłego sposobu finansowania i zarządzania projektem, o ile zostanie zakwalifikowany do realizacji. NaleŜy podać informację dotyczącą: płatności, wniosku o płatność, uzasadnienia wydatków, kontroli waŝne, aby ta informacja na tym etapie była podana w sposób lekki aczkolwiek realistyczny, tak, aby nie przestraszyć potencjalnych projektodawców, 6 W celu prowadzenia skutecznego monitoringu najwaŝniejszym elementem jest systematyczność po stronie IP I i II stopnia, jak, gdyŝ narzędzia, wskaźniki i źródła weryfikacji potwierdzające realizację działań informacyjno promocyjnych są w zasadzie precyzyjnie określone i zdefiniowane. Rozdział IV Monitoring i ewaluacja skuteczności działań informacyjnopromocyjnych na co zwrócić szczególną uwagę? str nr 48 W celu prowadzenia skutecznego monitoringu najwaŝniejszym elementem jest systematyczność po stronie IP I i II stopnia, gdyŝ narzędzia, wskaźniki i źródła weryfikacji potwierdzające realizację działań informacyjno promocyjnych są w zasadzie precyzyjnie określone i zdefiniowane. 7 Dlatego ewaluacja jest konieczna, a w połączeniu z monitoringiem, udzieli często brakującej odpowiedzi na pytanie, czy prowadzone działania informacyjno promocyjne były Rozdział IV Monitoring i ewaluacja skuteczności działań informacyjnopromocyjnych na co zwrócić szczególną uwagę? str nr 50 Dlatego ewaluacja jest konieczna, a w połączeniu z monitoringiem, udzieli często brakującej odpowiedzi na pytanie, czy prowadzone działania informacyjno promocyjne były skuteczne i czy przyczyniły się do osiągnięcia

6 skuteczne i czy przyczyniły się do osiągnięcia zakładnic celów - zwiększenia liczby dobrej jakości wniosków oraz realizowanych projektów. zakładanych celów - zwiększenia liczby dobrej jakości wniosków oraz realizowanych projektów.