Zasady redagowania pism w korespondencji biurowej

Transkrypt

1 Zasady redagowania pism w korespondencji biurowej Korespondencja biurowa jest waŝną i nieodłączną częścią pracy biurowej. KaŜdy pracownik biurowy, niezaleŝnie od zajmowanego stanowiska, redaguje w czasie pracy szereg pism. W korespondencji ogromne znaczenie ma pierwsze wraŝenie odbiorcy po otrzymaniu pisma. Odbiorca spogląda na sposób zaadresowania koperty, układ graficzny tekstu, pisownię. KaŜde pismo reprezentuje nadawcę na zewnątrz, jest jego wizytówką. Korespondencja ma bardzo duŝy wpływ na wizerunek firmy. Właściwa forma pisma moŝe nastawić adresata pozytywnie lub negatywnie do jego nadawcy. Niewłaściwa forma pisma przekazuje informacje o braku profesjonalizmu pracowników i kierownictwa firmy. Prawidłowa forma pisma zachęca do współpracy z jego nadawcą. KaŜde dobrze sformułowane pismo powinno cechować: zwięzłość krótkie przedstawienie sprawy, bez uŝywania zbędnych słów i powtórzeń, jasność i zrozumiałość pismo musi być zrozumiałe dla adresata. NaleŜy unikać wyrazów obcojęzycznych, jeŝeli znane są ich odpowiedniki w języku polskim. Nie naleŝy stosować terminów fachowych, jeŝeli adresat moŝe ich nie znać, uprzejma forma pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie i w tym celu naleŝy uŝywać zwrotów grzecznościowych np. Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowny Panie Dyrektorze itp., w Ŝadnym wypadku nie naleŝy uŝywać słów obraźliwych i pogróŝek, nawet jeŝeli sytuacja jest krytyczna, uŝywanie skrótów w piśmie dozwolone jest stosowanie powszechnie uŝywanych skrótów, np. mgr, prof., dr itp. Nie naleŝy skracać zwrotów grzecznościowych ani nazw firm, kompletność w piśmie muszą być zawarte wszystkie istotne informacje związane z jego celem. Brak wymaganych informacji przedłuŝa załatwienie sprawy, poniewaŝ pismo jest odsyłane do momentu uzupełnienia przez nadawcę tych informacji, sugestywność pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, czyli powinno zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu, jedno pismo - powinno dotyczyć tylko jednej sprawy, jeŝeli nadawca chce przekazać adresatowi więcej spraw, powinien sformułować je w odrębnych pismach. Plan treści pisma Podstawowe znaczenie dla skuteczności pisma ma prawidłowe zredagowanie jego treści pod względem merytorycznym i stylistycznym. W związku z tym, naleŝy sporządzić plan treści pisma. Zaleca się, aby taki plan składał się z następujących elementów: wprowadzenie (wstęp) celem wprowadzenia jest ogólne zorientowanie adresata w sprawie, która będzie w piśmie poruszona; najczęściej nawiązuje się do poprzedniej korespondencji lub do odbytej rozmowy telefonicznej, itp., przedstawienie problemu jest zasadniczą i obowiązkową częścią treści kaŝdego pisma, nadawca powinien szczegółowo wyjaśnić sprawę, z którą zwraca się do adresata, uzasadnienie ma na celu przekonanie adresata o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę, w decyzjach administracyjnych naleŝy powołać się na przepisy prawne, wnioski jest to ostatnia część pisma, która moŝe stanowić rzeczowe podsumowanie całości. Nie kaŝde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, w niektórych pismach mamy do czynienia tylko z przedstawieniem problemu i z uzasadnieniem. Redagowanie korespondencji Korespondencja jest jedną z form porozumiewania się. Celem korespondencji moŝe być:

2 przekazywanie informacji o przedsiębiorstwie, potwierdzenie i uzupełnienie treści umów zawartych ustnie lub telefonicznie, udokumentowanie postanowień lub decyzji, itp. Korespondencję biurową moŝna podzielić na: wewnętrzną słuŝy ona do porozumiewania się wewnątrz przedsiębiorstwa, zewnętrzną wpływającą i wychodzącą, stanowi ona więź między przedsiębiorstwem a otoczeniem zewnętrznym. Pisma mogą być redagowane na papierze bez nadruku lub na blankietach korespondencyjnych, do których zalicza się: blankiet zwykły BZ, blankiet reklamowy BR, blankiet uproszczony BU. NiezaleŜnie od tego, czy pismo sporządzane jest na blankiecie korespondencyjnym czy na papierze bez nadruku zwykle uŝywa się papieru formatu A4 (210 x 297 mm) w układzie pionowym lub A5 (210 x 148,5 mm). Przy redagowaniu pism wykorzystuje się dwa róŝne układy graficzne: układ europejski lub układ amerykański. Układy te róŝnią się między sobą rozłoŝeniem poszczególnych elementów pisma na papierze. Elementy pisma: pole nagłówkowe zawiera nazwę i adres nadawcy pisma, pole adresata zawiera nazwę i siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania adresata, miejscowość i datę, pole wpływu miejsce na pieczątkę wpływu dokumentów do firmy, w pismach urzędowych, w których występuje prośba o dokonanie czynności prawnej, powinno napisać się, czego dotyczy sprawa; określenie sprawy jest swoistym tytułem pisma, to na jego podstawie bez czytania tekstu, dokonuje się rozdzielenia pisma do załatwienia, treść pisma, formuła grzecznościowa zakończeniowa tzw. zwroty poŝegnalne np. Z powaŝaniem, Z wyrazami szacunku, Załączam pozdrowienia, itp., podpisy, załączniki. NiŜej przedstawiono przykładowe pisma w układzie europejskim i amerykańskim.

3 Pole nagłówkowe Miejsce i data sporządzenia pisma pieczątka wpływu Pole adresata Określenie sprawy Treść pisma załączniki Zwrot poŝegnalny i podpis Rys. 3. Układ pisma według wzoru europejskiego. Źródło: [Opracowanie własne].

4 Pomorski Zakład Ubezpieczeń Szczecin, dnia w Szczecinie ul. Mrowia Szczecin Pan Tomasz Karwowski ul. Pucka 25/ JAROCIN Sprawa: oferta ubezpieczeniowa Szanowni Państwo Cieszymy się, Ŝe docenili Państwo atrakcyjność gwarantowanego przez nas, osobistego pakietu ubezpieczeniowego. Staramy się, aby oferta Pomorskiego Zakładu Ubezpieczeń moŝliwie najpełniej odpowiadała Państwa potrzebom w zakresie ochrony zdrowia, Ŝycia i mienia. Wyrazem naszych starań jest Karta Klienta. Dzięki temu Programowi, w wygodny i kompleksowy sposób, mogą Państwo zadbać o bezpieczeństwo swoje i swoich bliskich. Po okazaniu Karty Klienta przedstawicielowi naszej firmy, skorzystają Państwo przy zakupie ubezpieczeń z oferowanej przez nas, specjalnej zniŝki. Mamy nadzieję, Ŝe niniejsza oferta sprawi, iŝ powiększą Państwo grono naszych stałych i zadowolonych klientów. Załączniki: - Karta Klienta, Z powaŝaniem Dyrektor Biura Obsługi Klienta Tomasz Raczek Przykład pisma według wzoru europejskiego.

5 Data i pole nagłówkowe popoldxcsxcx Pieczątka wpływu Pole adresata Określenie sprawy Treść pisma Zwrot poŝegnalny i podpis Załączniki Rys. 4. Schemat pisma według wzoru amerykańskiego. Źródło: [Opracowanie własne].

6 Szczecin, dnia Pomorski Zakład Ubezpieczeń w Szczecinie ul. Mrowia Szczecin Pan Tomasz Karwowski ul. Pucka 25/ JAROCIN Sprawa: oferta ubezpieczeniowa Szanowni Państwo Cieszymy się, Ŝe docenili Państwo atrakcyjność gwarantowanego przez nas, osobistego pakietu ubezpieczeniowego. Staramy się, aby oferta Pomorskiego Zakładu Ubezpieczeń moŝliwie najpełniej odpowiadała Państwa potrzebom w zakresie ochrony zdrowia, Ŝycia i mienia. Wyrazem naszych starań jest Karta Klienta. Dzięki temu Programowi, w wygodny i kompleksowy sposób, mogą Państwo zadbać o bezpieczeństwo swoje i swoich bliskich. Po okazaniu Karty Klienta przedstawicielowi naszej firmy, skorzystają Państwo przy zakupie ubezpieczeń z oferowanej przez nas, specjalnej zniŝki. Mamy nadzieję, Ŝe niniejsza oferta sprawi, iŝ powiększą Państwo grono naszych stałych i zadowolonych klientów. Z powaŝaniem Dyrektor Biura Obsługi Klienta Tomasz Raczek Załączniki: - Karta Klienta Przykład pisma wg układu amerykańskiego