Korzyści z wdrożenia Plan-de-CAMpagne Chaos informacyjny w obszarze produkcji i realizacji zamówień jest bolączką producentów, którzy nie mają wystarczająco dużo czasu i energii by dokładnie analizować źródła i miejsca marnotrawienia zapasów. Istotna jest tu nie tylko wydajność surowcowa, ale również czas wykonywania operacji, podejmowania decyzji, jak również koszty popełnionych błędów czy obniżona motywacja pracowników. Optymalizowanie cyklu produkcyjnego bez wsparcia systemu integrującego dane, jest niezwykle trudne i czasochłonne. Bez podjęcia tego typu działań przedsiębiorstwo ponosi straty, w co najmniej kilku obszarach. Wdrożenie systemu klasy ERP zawsze wiąże się ze znaczną inwestycją. Logiczne jest zatem poszukiwanie wartości wskaźnika zwrotu z inwestycji. Firmy dostarczające tego typu rozwiązania, jako mierzalne korzyści podają: 1. Redukcja zapasów około 20% 2. Redukcja kosztów materiałowych średnio 5% wartości zakupu 3. Obniżenie kosztów pracy o nawet 10% 4. Poprawa sprzedaży wzrost o ok. 10% Korzyści z wdrożenia systemu ERP powstają w wyniku usprawnienia procesów wewnątrz firmy. Dzieje się to dzięki wspólnej bazie danych dla całego przedsiębiorstwa, która umożliwia szybki dostęp do rzeczywistych danych, powstałych w różnych działach i możliwości ich szybkiej analizy. Obecny artykuł poświęcony będzie wykazaniu, w jaki sposób wymienione powyżej korzyści mogą stać się udziałem przedsiębiorstwa, które z sukcesem wdroży system Plan-de- CAMpagne.
1. REDUKCJA ZAPASÓW, dzięki Plan-de-CAMpagne. Redukcja zapasów powstaje w wyniku poprawy planowania i organizacji w zakresie gospodarki materiałowej, a więc jest wynikiem: trwałej kontroli stanów zapasów i przepływów materiałów/towarów pozwala ograniczyć koszty utrzymania zapasów (system Plan-de-CAMpagne prowadzi automatycznie pełną historię zmian magazynowych, umożliwiając nie tylko drukowanie dokumentów magazynowych, ale również tworzenie zestawień i analiz porównawczych), planowaniu dostaw w zależności od zapotrzebowania (odwoływanie/przekładanie dostaw niepotrzebnych zamówień), możliwości opracowania zestawień materiałowych (tzw. Bill Of Material) i rezerwacji materiałów pod zlecenia - pozwalają uniknąć niepożądanych nadwyżek i/lub braków materiałów, wdrożenie filozofii JiT może dodatkowo obniżyć czas wytworzenia wyrobów i przepływu zapasów. Rys.1. Fragment tabeli MAGAZYN. System Plan-de-CAMpagne umożliwia dokładną analizę gospodarki magazynowej. W tabeli zawierającej informacje o wszystkich materiałach, półfabrykatach i wyrobach gotowych pozwala na automatyczne wyświetlanie informacji z działu: - produkcji o ilości materiałów potrzebnych pod uruchomione zlecenia, czyli ilość materiałów zarezerwowanych łącznie pod wszystkie zlecenia, a w odrębnej tabeli szczegółowy podział ile materiału i pod które numery zleceń produkcyjnych należy wydać w określonym czasie,
- zakupów o ilości zamówionych materiałów i prawdopodobnej dacie ich dostarczenia (tzn. kiedy i o ile zostanie zwiększony stan magazynowy). W typowym, udanym wdrożeniu ERP w firmie produkcyjnej udaje się zredukować zapasy o 20%. Oszczędności odnoszą się do: obniżenia poziomu zapasów: ok. 20% wartości zmniejszenia kosztów magazynowania, transportu oraz uszkodzeń w wyniku przemieszczania towarów: kolejne 5 10%. Całościowo można więc mówić o 30% oszczędności związanych z zapasami. Efektywne planowanie produkcji: Skraca czas realizacji zamówień. Pozwala na przejście z produkcji na magazyn na produkcję pod zlecenie : o ograniczenie koniecznej powierzchni magazynowej o redukcja poziomu zapasów/surowców/półwyrobów o poprawienie wskaźnika rotacji zapasów 2. REDUKCJA KOSZTÓW MATERIAŁOWYCH - optymalizacja zaopatrzenia. Optymalizacja procesu zakupu wynika bezpośrednio z usprawnienia przepływu informacji pomiędzy działem handlowym, produkcyjnym, magazynem, a działem zaopatrzenia. System Plan-de-CAMpagne dostarcza kompleksowych informacji potrzebnych do zwiększenia przewidywalności, dzięki czemu przedsiębiorstwo może: o tworzyć optymalne harmonogramy zakupów, o zapobiegać awaryjnym zamówieniom i nadmiarom zapasów, o uzyskiwać lepsze warunki od dostawców: prognoza wpływa na dostawcę w ten sposób, że może on lepiej zaplanować swoją produkcję co wpływa na cenę, o oszczędzać czas na pracy działu zaopatrzenia, o kontrolować postęp realizacji zamówienia. Samo planowanie zaopatrzenia umożliwiające negocjowanie cen z dostawcami generuje oszczędności w okolicach 5% wartości zakupu.
Dział zaopatrzenia, wykorzystujący system Plan-de-CAMpagne pracuje na tabeli zakupy. Odpowiedzialny jest nie tylko za dokonanie właściwych zakupów we właściwym czasie od najlepszego dostawcy, ale również za pełną kontrolę procesu realizacji zamówienia (zamówienie, przyjęcie materiałów oraz kontrolę ich jakości, a niekiedy również rejestrację faktur zakupowych). Cel 1: Planowanie zaopatrzenia w celu uzyskania lepszej pozycji w negocjacjach z dostawcami (np. uzyskanie większych rabatów, minimalizacja kosztów administracyjnych i transportowych), dzięki korzyści skali. W planowaniu zaopatrzenia niezwykle ważna jest także możliwość szybkiej reakcji na pilną potrzebę (co da nam informacja o dacie oczekiwanej, czyli terminie na kiedy chcemy mieć materiał w przedsiębiorstwie w celu terminowego rozpoczęcia produkcji). Rys.2. Fragment tabeli ZAKUPY. Cel 2: Kontrolowanie zaopatrzenia i kooperacji. W tym przypadku istotny jest szybki wgląd w czytelnie przedstawione informacje: czy zamówienie zostało złożone, czy materiały są przyjęte na magazyn, czy półfabrykaty wysłane do kooperanta wróciły w całości oraz czy faktury zakupowe są już wprowadzone do systemu. Dzięki temu mamy możliwość szybkiej reakcji w przypadku niedostarczenia przez dostawcę materiału lub półfabrykatów przez podwykonawcę na czas. Cel 3: Analiza dostawców pozwala na wybór najlepszego dostawcy, w oparciu o historyczne dane np. o terminowości dostaw, jakości zakupywanych materiałów, czy cenie zakupu.
Przy wsparciu zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym Plande-CAMpagne szybka odpowiedź na pytania: co? ile? na kiedy? i od kogo zamówić? przestaje być problemem. Możliwości tworzenia różnych układów wyświetlania tej samej tabeli, filtrowania zawartych w niej pozycji pod względem dowolnych kryteriów, eksportowania danych (np. do Excela) oraz wbudowany w system Edytor Raportów (umożliwiający tworzenie dowolnych zestawień i raportów) pozwalają zapanować nad logistyką zaopatrzeniową tak: by surowiec był na czas, a jego brak nie opóźniał produkcji, by jak najwięcej zaoszczędzić, dzięki zbiorczym zamówieniom na większą skalę by dbając o jakość dostaw i dostępność materiałów wyprzedzić konkurencję. 3. OBNIŻENIE KOSZTÓW PRACY optymalizacja czasu i kosztów produkcji. System Plan-de-CAMpagne dostarcza pełną wiedzę o bieżącej i planowanej produkcji, dostępności wszystkich zasobów, surowcach w drodze, zamówieniach do realizacji łącznie z danymi archiwalnymi. Jego wdrożenie bezpośrednio przekłada się na: możliwość ustalania realnych, bardziej stabilnych harmonogramów produkcji - tworzonych w oparciu o rzeczywiste (zapotrzebowanie): o harmonogramy są podstawą planowania liczby pracowników - pozwalają zoptymalizować kadry, pełną kontrolę nad obciążeniem zasobów i możliwością ich redukcji bądź zwiększenia na podstawie harmonogramów, możliwość przeciwdziałania awariom i przestojom zwiększającym koszty (w tym koszty płac), zmniejszenie do minimum nadgodzin dla tej samej wielkości produkcji, ulepszenie prognozowania zapotrzebowania i poprawa przepływu pracy, poprawa organizacji czasu pracy -> skrócenie czasu realizacji zamówień, zmniejszenie liczby pilnych prac: o maszyny nie muszą, więc być ponownie ustawiane, aby przystosować je do niezapowiedzianych zmian produkcyjnych.
Wszystko to zapewnia obniżenie kosztów produkcji i wzrost jakości. Ocenia się, że dobrze wykorzystany system ERP pomaga obniżyć pośrednie i bezpośrednie koszty aż o 10% poprzez redukcję nadgodzin, poprawiania pracy oraz przyspieszenie przepływu pracy na hali produkcyjnej. Rys.3. Fragment harmonogramu produkcji wyświetlony na wykresie Gantta. Zaoszczędzony czas, można wykorzystać na: o zarządzanie i szkolenie pracowników, o rozwijanie lepszych metod działania, zwiększanie jakości i wydajności pracy. Dzięki rozbudowanej, wielopoziomowej funkcji analizy danych odpowiednio skonfigurowany system ERP przynosi znaczne oszczędności także w procesie analitycznym: o system wykonuje samodzielnie obliczenia i pozwala na generowanie analiz od ręki, o dostarcza szybko, wiarygodne i obrazujące stan faktyczny informacje mające bezpośrednie przełożenie, na jakość decyzji menadżera, o wygoda i szybkość dotarcia do informacji pozwala kierownictwu koncentrować się na jakości i wydajności procesów. Pełna wiedza pozwala na: wdrażanie skutecznego monitoringu produkcji, szybką identyfikację czynników ryzyka przestoju produkcji i miejsc produkcji, które wymagają usprawnień (optymalizacji),
identyfikację miejsca i źródła marnotrawstwa zasobów, co umożliwia ciągłe usprawnianie procesów produkcyjnych zwiększenie efektywności poziomu operacyjnego np.: szybka informacja o awarii/przestoju, rejestracja zdarzeń w powiązaniu z osobą/gniazdem produkcyjnym, ERP pozwala analizować poszczególne etapy produkcji umożliwiając ich optymalizację przez skrócenie czasu wykonywania poszczególnych operacji: minimalizacja czynników ryzyka powiązanych z kapitałem ludzkim. Rys.4. Porównanie kosztu szacowanego z kosztem rzeczywistym zlecenia produkcyjnego.
4. WZROST SPRZEDAŻY. W wyniku wdrożenia systemu ERP organizacja procesu sprzedaży i produkcji może ulec znacznej poprawie. Przyczynić się to może do podniesienia jakości obsługi klienta oraz wzrostu sprzedaży zwłaszcza poprzez: o możliwość dokładnego ustalenia terminów wykonania produktów w oparciu o harmonogramy produkcji i dostępność materiałów: dotrzymywanie czasu i warunków dostaw, terminowość, rzetelność i jakość relacji w obszarze sprzedaży, wzrostu satysfakcji i lojalności klientów, wzrost konkurencyjności, o zmniejszenie liczby reklamacji i oszczędność czasu na wyjaśnianiu błędów w dostawach, o możliwość szybkiej wyceny zamówień przez handlowców na podstawie szybkiej kalkulacji kosztów (system podpowiada ceny materiałów i czasy realizacji w oparciu o podobne zamówienia), o zmniejszenie liczby utraconych kontraktów oraz zwiększenia potencjalnej wielkości sprzedaży. System Plan-de-CAMpagne udostępnia handlowcom tabelę projektów, której każda linia odpowiada za rejestrację zapytania/zamówienia klienta i ogólny postęp realizacji. Poniżej informacje z jakich linii składa się wybrany projekt. Rys.5. Tabela projektów.
Do każdego projektu dedykowane jest indywidualne okno, które odpowiada za gromadzenie pełnej informacji na temat realizacji działań w związku z zapytaniem/zamówieniem klienta. Trafiają tu automatycznie informacje z kalendarza sprzedawcy (o działaniach w związku z tym projektem), z produkcji o ewentualnych opóźnieniach i błędach podczas realizacji tego zlecenia, dodatkowa dokumentacja czy faktury sprzedażowe. Rys.6. Szczegóły przykładowego projektu. System ERP, dzięki możliwościom śledzenia i analizowania informacji z rynku, może umożliwić przedsiębiorstwom: szybsze i efektywniejsze reagowanie na zmiany w popycie, przewidywanie problemów w dostawach, podejmowane działań korygujących z odpowiednim wyprzedzeniem np.: o określenie wysyłek priorytetowych, o zawiadomienie klientów o zmianie terminu dostawy, o zmiana planu produkcji w odpowiedzi na zmianę zgłoszonego popytu. Dzięki wspólnej bazie danych dla wszystkich działów przedsiębiorstwa system Plan-de- CAMpagne choć skupiony na poprawie zarządzania procesami produkcyjnymi, umożliwia sprawne, często automatyczne, przesyłanie danych wewnątrz przedsiębiorstwa zwiększając tym samym efektywność zarządzania całym przedsiębiorstwem. Dzięki rozbudowanej opcji
raportowania i analizowania informacji, Plan-de-CAMpagne umożliwia przedsiębiorstwom szybkie i efektywne reagowanie na zmiany. Do najbardziej istotnych wymiernych korzyści wdrożenia systemu Plan-de-CAMpagne zaliczyć można: obniżenie kosztów pracy o 10% - w wyniku poprawy planowania obciążenia zasobów produkcyjnych, ograniczenia przestojów linii produkcyjnych oraz błędów w rejestrach danych, redukcję poziomu zapasów nawet o 20% - między innymi, dzięki poprawie planowania i organizacji w zakresie gospodarki materiałowej oraz lepszą kontrolę nad przepływem materiałów i towarów na podstawie harmonogramów produkcji, redukcję kosztów zakupu średnio o 5%.-np. usprawnienie procesu zaopatrzeniowego pozwala na osiąganie lepszych warunków w negocjacjach cenowych z dostawcami, wzrostu sprzedaży 10 % - dzięki usprawnieniu i podwyższeniu jakości obsługi klienta przez np. dotrzymywanie czasu i warunków dostaw. Wszystkie działania w Plan-de- CAMpagne powiązane są z klientem umożliwiając szczegółowe śledzenie produkcji i ewentualnych opóźnień w realizacji zleceń. Użytkownicy Plan-de-CAMpagne poza wymienionymi powyżej usprawnieniami wskazywali jako zalety Plan-de-CAMpagne: relatywnie prosty we wdrożeniu, konfiguracji i utrzymaniu, przyjazny dla użytkownika - intuicyjny w obsłudze, ułatwiający organizację produkcji, jej planowanie i dyscyplinowanie pracowników, również pod kątem przestrzegania reżimu technologicznego, przejrzysty podgląd w zakresie toku produkcji, gospodarki materiałowej i wykorzystania zasobów, możliwość racjonalizacji produkcji i poprawa jej efektywności oraz obniżenia kosztów, zarządzanie zamówieniami części, stanem magazynowym i wysyłanymi ofertami, pomoc w zapanowaniu nad dynamicznie rozwijającą się produkcją szybkie szacowaniu kosztów i realizacji wszystkich procesów logistycznych,
szacowanie kosztów wytworzenia i automatyczne obliczanie rzeczywistych kosztów wytworzenia, tworzenie i dokumentowanie technologii produkcji, lepsze zarządzanie bazą klientów, wszelkich kontaktów bazą sporządzonych ofert i dokumentacji niezbędnej do ich przygotowania, znaczne skrócenie czasu potrzebnego na sporządzenie oferty dla klienta, integracja z już działającym systemem finansowo-księgowym.