Integra 7 INSTRUKCJA OBSŁUGI COPYRIGHT 2007 BY Integra Software Sp. z o.o. WSZELKIE PRAWA ZASTRZEśONE Wer. 1.08s 1
Od autorów Dziękujemy za podjęcie decyzji o wyborze naszego oprogramowania. Mamy nadzieję, Ŝe program Integra 7 pozwoli sprawniej, wygodniej i w sposób bardziej ekonomiczny prowadzić działalność Państwa firmy oraz, Ŝe wpłynie on na wzrost rentowności i efektywności Państwa działań. Integra 7 został zaprojektowany przez zespół osób od lat związanych z branŝą motoryzacyjną, dzięki czemu jego funkcje odpowiadają faktycznemu zapotrzebowaniu rynku. Ergonomia i łatwość obsługi były jednymi z podstawowych załoŝeń podczas procesu jego tworzenia. Gorąco zachęcamy do przeczytania niniejszej instrukcji obsługi. Została ona napisana, aby ułatwić Państwu rozpoczęcie pracy z programem oraz pomóc w wykorzystywaniu bardziej złoŝonych funkcji. DołoŜyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w tej publikacji przedstawione były w sposób przejrzysty i czytelny oraz przyczyniały się do coraz lepszego poznania funkcjonalności oprogramowania. UŜytkowanie systemu Integra 7 pozwoli Państwu usprawnić i przyspieszyć czynności związane zarówno z codzienną obsługą klienta jak i funkcjonowaniem całej firmy oraz przyczyni się do odniesienia kolejnych sukcesów. Zespół Redakcyjny Integra Software Koszalin, 1 sierpnia 2007 Wer. 1.08s 2
SPIS TREŚCI Od autorów... 2 1. Budowa systemu... 5 2. Instalacja... 7 2.1 Instalacja automatyczna (pełna wersja)... 9 2.2 Instalacja zaawansowana... 10 2.3 Proces instalacji plików programu... 14 2.4 Instalacja nowej wersji programu; odinstalowanie programu... 18 3. Uruchomienie programu i logowanie... 19 4. Administracja, moduł MenadŜer... 20 Kreator pierwszego uruchomienia... 20 Parametry programu edycja danych firmy... 23 Dodawanie uŝytkowników i modyfikacja uprawnień... 25 Konfiguracja magazynów... 26 Konfiguracja rejestrów sprzedaŝy... 26 Konfiguracja kasy... 26 Konfiguracja punktów sprzedaŝy... 27 Konfiguracja parametrów finansowych... 27 5. Poruszanie się w systemie Integra 7... 28 Rodzaje pól w formularzach... 28 Opis głównego okna programu... 29 5.3 Opis menu głównego programu... 32 5.4 Filtrowanie... 35 6. Kartoteki systemu Integra 7... 36 6.1 Kontrahenci... 37 6.2 Pojazdy... 37 6.3 Sprzęty... 37 6.4 Towary... 38 6.5 Usługi... 38 7. Praca z programem... 38 Wystawianie zleceń... 38 Wer. 1.08s 3
Tworzenie kosztorysów... 41 Wystawianie dokumentów sprzedaŝy... 42 Wystawianie dokumentów magazynowych... 42 Wystawianie dokumentów kasowych i bankowych... 45 Terminarz... 46 8. Raporty... 47 Raporty serwisowe... 48 Raporty zakupu... 48 Raporty sprzedaŝy... 48 Raporty magazynowe... 49 Raporty kasowe... 49 Rejestry dokumentów... 49 9. Współpraca programu Integra 7 z katalogiem części... 50 Połączenie funkcjonalne programów... 50 Współpraca przy doborze części do zlecenia... 50 Sprawdzanie stanu części w magazynie... 51 Notatki... 52 Wer. 1.08s 4
1. Budowa systemu Integra 7 charakteryzuje się modułową budową i jest skonstruowany w taki sposób, Ŝe kaŝdy z modułów oprogramowania współpracuje z innymi. Moduły moŝna dostosować do własnych potrzeb. Dzięki temu odbiorca systemu nie musi posiadać w programie elementów, które go nie dotyczą lub nie leŝą w kręgu jego zainteresowań. Moduły moŝna łączyć zgodnie z zapotrzebowaniem na wymagane funkcje. Dzięki modułowej konstrukcji programu, moŝna w nim odtworzyć strukturę organizacyjną firmy. Poszczególne moduły programu są opisane poniŝej. Ich dostępność zaleŝy od rodzaju posiadanej licencji. Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdu. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane szybko i sprawnie. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartoteki magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Serwis zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a takŝe pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Środowisko Integra 7 posiada równieŝ element umoŝliwiający prowadzenie sprzedaŝy towarów i usług. Moduł ten umoŝliwia wystawianie faktur, paragonów i rozliczeń wewnętrznych. W przypadku współpracy z modułami Magazyn i Kasa automatycznie generowane są dokumenty magazynowe i kasowe związane z procesem sprzedaŝy. Pełną gospodarkę magazynową realizuje moduł Magazyn. Pozwala on na przechowywanie w kartotece danych dot. towarów oraz na generowanie dokumentów magazynowych. Dzięki niemu mamy pełną kontrolę nad Wer. 1.08s 5
kolejkowaniem wejść i wyjść towarów oraz posiadamy informacje o ich stanach, lokalizacjach i cenach. Kasa jest modułem umoŝliwiającym prowadzenie rozliczeń gotówkowych i bezgotówkowych z klientami. Pozwala na generowanie dokumentów KP i KW oraz ich odpowiedników w przypadku płatności przelewem bankowym. Rozliczanie zaliczek, raporty kasowe oraz moŝliwość powiązania dokumentów kasowych z dokumentami sprzedaŝy pozwalają na pełną kontrolę finansów firmy. Moduł zarządzania przypomnieniami. UmoŜliwia zarządzanie zadaniami/pracami, które naleŝy wykonać przy konkretnym pojeździe w zaleŝności od jego wieku lub przebiegu (np. wymiana oleju po określonym czasie), lub indywidualnie (bez powiązania z pojazdem). Otrzymamy wówczas przypomnienie, dzięki któremu zaprosimy klienta na wizytę w naszym warsztacie. Pozwala na zarządzanie przechowalnią opon. UmoŜliwia prowadzenie kart przechowalni, zawierających szczegóły dot. przyjmowanych opon (rozmiar, producent, stopień zuŝycia itp.). Zaawansowane raporty i statystyki to część systemu najbardziej przydatna dla właścicieli firm i kierowników działów. Przy pomocy tego modułu osoby kontrolujące funkcjonowanie firmy mają moŝliwość oceny: rentowności działań, wyników finansowych, przerobu stanowisk serwisowych, wydajności pracowników. Na podstawie dostępnych raportów moŝna analizować pod względem ilościowym i jakościowym obsługiwane przez serwis marki pojazdów. Dzięki temu budŝetowanie, uzgadnianie zakupów narzędzi, tworzenie asortymentu części oraz planowanie inwestycji staje Wer. 1.08s 6
się znacznie prostsze i skuteczniejsze. Moduł Raporty oferuje równieŝ moŝliwość tworzenia wykresów, ich wydruku oraz zapisania do pliku. Dane źródłowe raportów moŝna przenosić do programów zewnętrznych (np. do arkuszy kalkulacyjnych) w celu poddania ich dalszej obróbce. UmoŜliwia tworzenie faktur zakupowych oraz korekt tych faktur. Dzięki temu moŝna w przejrzysty sposób prowadzić finanse firmy. Program pozwala na ewidencję kosztów związanych z zakupem towaru na magazyn oraz na ewidencję pozostałych kosztów funkcjonowania firmy (czynsz, media, logistyka itp.). Moduł MenadŜer ma charakter nadrzędny w stosunku do pozostałych modułów. Jest przeznaczony dla właścicieli firm i administratorów systemu. Z jego poziomu moŝliwy jest dostęp do wszystkich kartotek środowiska Integra 7. Przy wykorzystaniu tego modułu konfiguruje się program, ustawia parametry pracy i uprawnienia poszczególnych pracowników. Dzięki MenadŜerowi konfiguruje się równieŝ pracę z programami zewnętrznymi. 2. Instalacja Wersja instalacyjna programu Integra 7 znajduje się na płycie CD- ROM. NaleŜy ją umieścić w odpowiednim napędzie, po czym nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego. JeŜeli to nie nastąpi, naleŝy ręcznie uruchomić znajdujący się na płycie program o nazwie SystemCheck.exe. Po jego uruchomieniu pojawia się okno Sprawdzanie systemu (Rys. 2-1). Program ten słuŝy do kontroli zgodności zasobów systemowo-sprzętowych z wymaganiami programu Integra 7. W celu sprawdzenia zgodności, naleŝy wybrać przycisk Testuj. Jeśli komputer spełnia wymagania, wówczas będzie moŝliwa kontynuacja instalacji (wybrać przycisk Dalej). Wer. 1.08s 7
Rys. 2-1 Okno programu do kontroli zasobów komputera Okno powitalne (Rys. 2-2), zawiera informacje o wersji programu IMS. Aby kontynuować instalację programu, naleŝy wybrać przycisk Dalej. Rys. 2-2 Okno powitalne instalatora Wer. 1.08s 8
Okno Rodzaj instalacji (Rys. 2-3) pozwala na wybór sposobu instalacji (automatyczna lub zaawansowana). Instalacja automatyczna spowoduje zainstalowanie programu z zalecanymi ustawieniami. Wybór instalacji zaawansowanej umoŝliwi zainstalowanie programu lokalnie lub sieciowo. W dalszym etapie moŝna będzie wybrać lokalizację dla plików programu oraz dla bazy danych. Po wyborze wymaganego sposobu instalacji naleŝy wcisnąć Dalej. Rys. 2-3 Wybór rodzaju instalacji 2.1 Instalacja automatyczna (pełna wersja) Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (MSDE), wymaganego do działania programu (Rys. 2-4). W przypadku braku instancji serwera pojawi się odpowiedni komunikat, a wybór przycisku Dalej spowoduje rozpoczęcie instalacji serwera. Wer. 1.08s 9
Rys. 2-4 Weryfikacja obecności instancji Integra i instalacja serwera Po instalacji środowiska MSDE nastąpi instalacja plików programu (patrz p. 2.3). 2.2 Instalacja zaawansowana 2.2.1 Instalacja lokalna Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (Rys.2-5), wymaganego do prawidłowego działania programu. W przypadku jego braku rozpocznie się instalacja Serwera SQL (patrz p. 2.1). Wer. 1.08s 10
Rys. 2-5 Weryfikacja obecności instancji Integra i wybór rodzaju instalacji W następnym kroku (Rys. 2-6) mamy moŝliwość wyboru miejsca instalacji plików programu. Aby zmienić miejsce instalacji plików programu, naleŝy wybrać przycisk Zmień... i wskazać nową ścieŝkę (docelowe miejsce instalacji programu). Po aktualizacji ustawień w oknie Wybierz parametry instalacji programu, naleŝy wybrać przycisk Dalej w celu kontynuowania instalacji. Wer. 1.08s 11
Rys. 2-6 Okno zmiany parametrów instalacji 2.2.2 Instalacja sieciowa Instalacja sieciowa dotyczy stanowisk, które będą łączyć się z bazą danych umieszczoną na innym komputerze (np. na serwerze dedykowanym). W celu wyboru lokalizacji serwera naleŝy wcisnąć przycisk Szukaj (Rys. 2-7), a następnie wskazać właściwe miejsce sieciowe. Uwaga! Program nie moŝe być instalowany na dyskach sieciowych. Wer. 1.08s 12
Rys. 2-7 Okno wyboru lokalizacji serwera bazy danych w sieci MoŜna teŝ ręcznie wpisać lokalizację serwera podając jego nazwę oraz instancję \INTEGRA, a następnie wcisnąć Połącz (Rys. 2-8). Po ustaleniu zdalnego serwera naleŝy wcisnąć Dalej. Wyświetli się wówczas okno Wybierz parametry instalacji programu (patrz Rys. 2-6). Po zaznaczeniu parametrów naleŝy wcisnąć Dalej, aby kontynuować instalację. Wer. 1.08s 13
Rys. 2-8 Okno lokalizacji serwera bazy danych w sieci 2.3 Proces instalacji plików programu W kolejnym etapie zostaną zainstalowanie pliki programu oraz bazy danych. W oknie Gotowy do rozpoczęcia instalacji (Rys. 2-9) naleŝy wcisnąć przycisk Instaluj, a następnie potwierdzić chęć rozpoczęcia instalacji za pomocą przycisku Tak. Uruchomi się wówczas proces instalacji programu. Wer. 1.08s 14
Rys. 2-9 Uruchomienie instalacji plików programu Postęp instalacji będzie uwidoczniony za pomocą liczb w skali procentowej oraz pasków postępu (Rys. 2-10). Czas instalacji potrwa kilka minut. Będzie on uzaleŝniony od dostępnych zasobów komputera (pamięć, procesor, procesy pracujące w tle itp). Wer. 1.08s 15
Rys. 2-10 Proces instalacji plików programu Instalacja całego programu kończy się komunikatem, pozwalającym na podjęcie decyzji czy chcemy przejrzeć zapis wykonanych czynności (Rys. 2.11). Rys. 2-11 Wybór zapisu czynności instalacyjnych Wer. 1.08s 16
Okno Zakończono instalację (Rys. 2-12) umoŝliwia uruchomienie programu bezpośrednio po wyłączeniu instalatora oraz przeczytanie pliku z informacjami dodatkowymi. Rys. 2-12 Komunikat informujący o poprawnym zakończeniu instalacji programu IMS 7.0. Wer. 1.08s 17
2.4 Instalacja nowej wersji programu; odinstalowanie programu Po włoŝeniu płyty instalacyjnej do napędu i uruchomieniu instalatora, pojawi się okno umoŝliwiające wykonanie aktualizacji programu (Rys. 2-13). NaleŜy wtedy zaznaczyć opcję Aktualizacja automatyczna i nacisnąć przycisk Dalej. Z tego miejsca moŝna takŝe odinstalować program z komputera, zaznaczając Odinstaluj program i wciskając Dalej. Odinstalowanie programu oraz bazy danych moŝna równieŝ wykonać z poziomu Panelu Sterowania systemu operacyjnego Windows poprzez Dodaj lub usuń programy. Rys. 2-13 Okno wyboru aktualizacji lub odinstalowania Wer. 1.08s 18
3. Uruchomienie programu i logowanie Skrót uruchamiający program znajduje się na pulpicie (Rys. 3-1). Program moŝna równieŝ uruchomić z menu Start systemu Windows. Rys. 3-1 Skrót do programu IMS Przy pierwszym uruchomieniu program wyświetli okno Odblokowanie programu (Rys. 3-2), słuŝące do wprowadzenia kodu odblokowującego, otrzymanego od dostawcy programu. Po wpisaniu kodu odblokowującego naleŝy wcisnąć przycisk Kontynuuj. Rys. 3-2 Okno odblokowania programu Po uruchomieniu programu zostanie wyświetlone okno logowania (Rys. 3-3), w którym naleŝy podać swój login oraz hasło, a następnie nacisnąć Loguj lub przycisk Enter na klawiaturze. Przy pierwszym logowaniu naleŝy wpisać login admin i hasło admin. Wer. 1.08s 19
Rys. 3-3 Okno logowania 4. Administracja, moduł MenadŜer Po instalacji i uruchomieniu programu Integra 7, moŝna przystąpić do jego skonfigurowania. Czynności konfiguracyjne naleŝy przeprowadzić bezpośrednio po zainstalowaniu programu. Prawidłowe ustawienie wszystkich parametrów na początku pracy z programem prawdopodobnie pozwoli juŝ do tego nie wracać w przyszłości. Wszystkie czynności związane z konfiguracją programu powinna wykonywać osoba posiadająca uprawnienia administratora. Kreator pierwszego uruchomienia Kreator pierwszego uruchomienia pomaga uŝytkownikowi skonfigurować program krok po kroku i dostosować do specyfiki firmy (konfiguracja magazynów, punktów sprzedaŝy, pracowników itd.). Kreator uruchomi się automatycznie po pierwszym zalogowaniu do programu (logując się pierwszy raz naleŝy wpisać login: admin, hasło: admin). Kreatora moŝna równieŝ wywołać korzystając z menu Administracja (Rys. 4-1). Wer. 1.08s 20
Rys. 4-1 Menu Administracja, kreator pierwszego uruchomienia Zostanie uruchomione okno Kreatora, które w siedmiu krokach pozwoli na przystosowanie programu do potrzeb firmy. (Rys. 4-2). Rys. 4-2 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 1 z 7 Wer. 1.08s 21
Po uzupełnieniu danych firmy wciskamy przycisk Dalej i przechodzimy do konfiguracji magazynu (Rys. 4-3). Rys. 4-3 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 2 z 7 Kreator proponuje dodanie domyślnego magazynu o nazwie Magazyn główny. Przy pomocy przycisków edycyjnych moŝemy dodać nowy magazyn (przycisk Dodaj), obejrzeć szczegóły istniejącego (przycisk Info) oraz edytować istniejący magazyn (przycisk Edytuj). Po wpisaniu nazwy magazynu oraz symbolu wciskamy przycisk Zapisz (Rys. 4-4). Wer. 1.08s 22
Rys. 4-4 Okno dodawania nowego magazynu Nowy magazyn uwidoczni się jako moduł Magazyn opon w obszarze wyboru modułów (Rys 4-5). Rys. 4-5 Widok nowego magazynu w obszarze wyboru modułów W dalszych krokach (po wciśnięciu przycisku Dalej) moŝemy w podobny sposób skonfigurować kasy, punkty sprzedaŝy, uŝytkowników oraz kasę fiskalną. Parametry programu edycja danych firmy Aby rozpocząć ustawianie parametrów programu trzeba się zalogować jako administrator i przejść do modułu MenadŜer. W module tym, korzystając z menu Administracja naleŝy wybrać Parametry programu (Rys. 4-6). Wer. 1.08s 23
Rys. 4-6 Menu Administracja, parametry programu Okno Parametry programu (Rys. 4-7) pozwoli na edycję danych firmy. MoŜna w nim równieŝ sprawdzić szczegóły posiadanej licencji. Po wprowadzeniu danych naleŝy wcisnąć przycisk Zapisz w celu zachowania tych informacji w systemie. Dane te moŝna w kaŝdej chwili poprawić ponownie wykonując wyŝej opisane czynności. Uwaga! W oknie Parametry programu nie moŝna zmienić nazwy firmy. Wer. 1.08s 24
Rys. 4-7 Okno Parametry programu Dodawanie uŝytkowników i modyfikacja uprawnień Aby dodać nowych pracowników i nadać im uprawnienia lub zmienić uprawnienia wpisanego juŝ pracownika naleŝy przejść do modułu MenadŜer i wybrać menu Administracja, a następnie Pracownicy. Okno dodawania pracownika wraz z przykładowymi danymi znajduje się na Rys. 4-8. Wer. 1.08s 25
Rys. 4-8 Okno dodawania nowego pracownika Konfiguracja magazynów Po zakończeniu dodawania uŝytkowników systemu oraz modyfikacji ich uprawnień naleŝy utworzyć oraz skonfigurować magazyny. Aby tego dokonać postępuje się podobnie jak w przypadku pracowników. Mianowicie pozostając w module MenadŜer, z menu Administracja naleŝy wybrać Magazyny, po czym dodać nowy magazyn. Konfiguracja rejestrów sprzedaŝy Gdy wszystkie magazyny są juŝ skonfigurowane naleŝy wprowadzić i ustawić parametry rejestrów sprzedaŝy. Aby wykonać tę operację naleŝy kolejno wybrać menu Administracja, a następnie Rejestry SprzedaŜy. W tym miejscu moŝna dodać nowy rejestr sprzedaŝy, ewentualnie modyfikować juŝ istniejący. Konfiguracja kasy Aby dodać nową kasę i ją skonfigurować naleŝy wybrać menu Administracja a następnie Kasy, po czym dodać nową kasę. Wer. 1.08s 26
Konfiguracja punktów sprzedaŝy W systemie Integra 7 funkcjonują cztery typy punktów sprzedaŝy, na bazie których moŝna tworzyć własne punkty sprzedaŝy. Typy punktów sprzedaŝy to: Serwis pojazdów Serwis sprzętowy SprzedaŜ detaliczna SprzedaŜ hurtowa Postępując podobnie jak w wyŝej opisanych przypadkach, aby dodać nowy punkt sprzedaŝy naleŝy wybrać Administracja, Punkty SprzedaŜy. Z chwilą wyświetlenia listy punktów sprzedaŝy danego typu, korzystając z paska przycisków edycji lub menu podręcznego dodajemy nowy punkt sprzedaŝy. Konfiguracja parametrów finansowych Parametry finansowe w systemie Integra 7 są wstępnie ustalone i po instalacji nie trzeba ich koniecznie modyfikować. MoŜna jednak to zrobić, jeŝeli firma ma wypracowane standardy obsługi stałych klientów, przydzielania rabatów oraz określoną politykę, co do stosowanych form płatności. Do parametrów finansowych w Integra 7 naleŝą: Stawki VAT Standardowo wprowadzone są trzy poziomy tego podatku: 0%, 7% oraz 22%. W przypadku konieczności zmiany lub dodania nowej stawki naleŝy wybrać z menu Administracja Stawki VAT. Grupy cenowe Kolejnym elementem finansowym, jakim naleŝy się zająć są grupy cenowe. Pozwalają one na przypisanie kontrahenta do konkretnego przedziału cenowego, w którym moŝna określić standardowe narzuty na towary i rabaty na usługi. Aby wyświetlić okno z grupami cenowymi naleŝy wybrać Administracja Grupy cenowe. Formy płatności W przypadku form płatności do słownika wprowadzone są domyślnie jej podstawowe typy. Są to: płatność gotówką, przelewem, kartą kredytową i czekiem. Mogą one określać typ dla innych form płatności zdefiniowanych indywidualnie. Aby dodać nową formę płatności naleŝy z menu wybrać Administracja Formy płatności. Wer. 1.08s 27
Rabaty Okno dodawania rabatów oraz ich modyfikacji wyświetlamy podobnie jak było to w przypadku parametrów omawianych powyŝej (Administracja Rabaty). 5. Poruszanie się w systemie Integra 7 Rodzaje pól w formularzach Rys. 5-1 przedstawia rodzaje pól i przycisków uŝywanych w formularzach programu Integra 7. Rys. 5-1 Rodzaje pól w formularzach Wer. 1.08s 28
Opis głównego okna programu W celu ułatwienia obsługi programu, okno główne podzielono na kilka obszarów (Rys. 5-2): 1. Obszar przycisków edycyjnych i funkcyjnych - udostępnia w formie graficznej najwaŝniejsze funkcje związane z aktywnym modułem 2. Obszar menu głównego - udostępnia wszystkie funkcje programu w postaci tekstowej 3. Obszar zawierający przyciski konfiguracyjne umoŝliwia zarządzanie filtrami oraz widokiem okna programu 4. Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość). 5. Obszar paska filtrów - słuŝy do wyszukiwania dokumentów i kartotek wg róŝnych kryteriów. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane w obszarze 7 6. Obszar wyboru modułów umoŝliwia szybkie nawigowanie między poszczególnymi modułami 7. Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek. 8. Pasek informacyjny prezentuje ilość pozycji wyświetlanych w oknie głównym i nazwę serwera bazy danych 9. Obszar szczegółów kartoteki pokazuje szczegóły aktualnie zaznaczonej pozycji na liście dokumentów i kartotek. Rys. 5-2 Główne okno programu Wer. 1.08s 29
5.2.1 Obszar menu Na obszar menu aplikacji składa się: menu główne (opisane w punkcie 5.3) menu modyfikacji dokumentów i kartotek (Rys. 5-3). SłuŜy ono do przeprowadzania podstawowych operacji na wybranej pozycji z listy. Rys. 5-3 Menu modyfikacji dokumentów i kartotek menu funkcyjne modułu (przykład na Rys. 4-4). Menu funkcyjne zmienia się w zaleŝności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny i pozwala na dostęp, do najwaŝniejszych funkcji. Rys. 5-4 Pasek przycisków funkcyjnych modułu Serwis 5.2.2 Obszar drzewa dokumentów i kartotek W lewej części głównego okna programu znajduje się okno Zawartość (Rys. 5-5). Jest w nim widoczne drzewo kartotek i dokumentów, które pozwala na szybkie i łatwe wyszukiwanie, i wyświetlanie potrzebnych danych. Rys. 5-5 Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość) Wer. 1.08s 30
Za pomocą podwójnego kliknięcia albo uŝywając znaku +, moŝna rozwijać poszczególne gałęzie drzewa i przechodzić do coraz niŝszych jego poziomów. 5.2.3 Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek stanowi największą część okna głównego Integra 7. Na Rys. 5-2 jest on oznaczony numerem 7 i wypełniony towarami. KaŜdy z towarów zajmuje jeden wiersz. Podwójne kliknięcie na wybranym towarze powoduje otwarcie jego kartoteki do edycji. 5.2.4 Obszar szczegółów kartoteki Obszar szczegółów kartoteki oznaczony jest numerem 9 na Rys. 5-Rys. 5-2. W tym miejscu wyświetlane są dodatkowe informacje o wybranej pozycji: np. szczegóły dot. miejsca przechowywania towaru czy dane o zamiennikach. Typ i wygląd informacji wyświetlanych w obszarze szczegółów jest uzaleŝniony od rodzaju kartoteki. 5.2.5 Menu podręczne Pojedyncze kliknięcie prawym klawiszem myszy w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek (7), powoduje wyświetlenie menu podręcznego (przykład na Rys. 5-6). Rys. 5-6 Menu podręczne w kartotece towarów Wer. 1.08s 31
Menu podręczne zawiera te same funkcje co pasek przycisków edycyjnych. UmoŜliwia dodawanie i usuwanie danych w kartotekach, a takŝe ich wyświetlanie i modyfikację. Pozycja Konfiguracja kolumn pozwala na zmianę ilości i kolejności wyświetlanych kolumn aktywnej kartoteki. W zaleŝności od rodzaju kartoteki menu podręczne udostępnia takŝe szereg innych, przydatnych funkcji. 5.3 Opis menu głównego programu Na poniŝszym rysunku przedstawione zostało menu główne systemu Integra 7. Rys. 5-7 Menu główne systemu Integra 7 Znajdują się w nim następujące pozycje: Program Edycja Kartoteki Dokumenty Raporty Administracja Pomoc 5.3.1 Program Menu Program (Rys. 5-8) pozwala m.in. na zmianę zalogowanego pracownika, wybór odpowiedniego modułu, ustawienie parametrów drukarki fiskalnej, archiwizację danych i aktualizację programu. Wer. 1.08s 32
Rys. 5-8 Menu Program 5.3.2 Edycja Menu Edycja (Rys. 5-9) pozwala na modyfikowanie, tworzenie, przeglądanie i usuwanie pozycji aktywnej kartoteki. Wybranie opcji Dodaj, Modyfikuj i PokaŜ powoduje wyświetlenie dodatkowego okna, które umoŝliwia odpowiednio dodanie, modyfikację lub podgląd wybranej pozycji. Wciśnięcie Usuń spowoduje wyświetlenie komunikatu wymagającego potwierdzenia chęci usunięcia kartoteki. Rys. 5-9 Menu umoŝliwiające edycję kartotek 5.3.3 Kartoteki Menu Kartoteki (Rys. 5-10) pozwala na dostęp m.in. do kartotek: kontrahentów, usług, towarów. Dostęp ten jest uzaleŝniony od aktualnie włączonego modułu. Wer. 1.08s 33
Rys. 5-10 Menu umoŝliwiające dostęp do kartotek w module MenadŜer Dostęp do kartotek zgromadzonych w programie moŝliwy jest takŝe z opisanego wcześniej drzewa dokumentów i kartotek. 5.3.4 Dokumenty Dokumenty wygenerowane w programie moŝna przeglądać z menu Dokumenty (Rys. 5-11). Zawartość jest uzaleŝniona od aktualnie aktywnego modułu. Rys. 5-11 Menu umoŝliwiające dostęp do dokumentów w module Magazyn Wer. 1.08s 34
5.3.5 Administracja Menu Administracja (Rys. 5-12) umoŝliwia zmianę konfiguracji programu. Za pomocą tego menu moŝna m.in. ustalić grupy cenowe, dodać nowego pracownika, utworzyć nowy magazyn, punkt sprzedaŝy itp. 5.4 Filtrowanie Rys. 5-12 Menu Administracja Filtry umoŝliwiają wyświetlenie w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek tylko tych elementów, które spełniają ustawione kryteria (np. nr rejestracyjny, okres czasu, marka i model pojazdu itp). Wyszukiwanie uruchamia się za pomocą przycisku czyści ustawione kryteria wyszukiwania.. Przycisk Rys. 5-13 Obszar filtrów zakładka Podstawowy Na Rys. 5-14 zobrazowano wyniki wyszukania zleceń dla pojazdu VW Golf III Variant (1H5). Wer. 1.08s 35
Rys. 5-14 Wyniki wyszukania przy pomocy filtrów (zakładka Dodatkowy ) 6. Kartoteki systemu Integra 7 Informacje i wszelkie dane zapisywane w systemie Integra 7 przechowywane są w kartotekach. Kartoteki pełnią funkcję widzianej przez wszystkie moduły biblioteki danych. Dzięki współdzieleniu zbioru kartotek nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Środowisko Integra 7 posiada pięć podstawowych kartotek: Kontrahenci, Pojazdy, Sprzęty, Towary i Usługi. KaŜda z kartotek posiada swój formularz słuŝący do uzupełniania w niej danych. Formularz taki składa się z dwóch zakładek. Podstawowej, gdzie zapisywane są informacje najbardziej przydatne oraz Dodatkowej, gdzie mieszczą się dane uzupełniające. Program posiada teŝ zabezpieczenia, które uniemoŝliwiają zapisanie danych w kartotece bez informacji kluczowych, niezbędnych w późniejszym procesie tworzenia dokumentów. Zbiór danych, jakim są kartoteki słuŝy do wykonywania operacji na dokumentach. Przy jego wykorzystaniu pracownik jest w stanie poprawnie wprowadzić dane do: zlecenia, kosztorysu, dokumentów sprzedaŝy, dokumentów magazynowych czy kasowych. W kaŝdej z kartotek moŝliwe jest skonfigurowanie ustawień domyślnych, tzn. takich, które będą przypisywane kaŝdej nowej pozycji (pojazd, kontrahent, itp.) tworzonej w danej kartotece. Pozycja Ustawienia domyślne znajduje się w menu kaŝdej z poszczególnych kartotek (przykład na Rys. 6-1). Wer. 1.08s 36
Rys. 6-1 Wybór ustawień domyślnych kartoteki Kontrahenci 6.1 Kontrahenci Ta kartoteka gromadzi dane o wszystkich kontrahentach firmy. Bez względu na to, czy jest to klient serwisu lub sklepu, czy odbiorca lub dostawca części czy teŝ wreszcie osoba prywatna lub osoba prowadząca działalność, jeŝeli miała kontakt z firmą musi trafić na listę kontrahentów. Raz zapisana osoba moŝe być wykorzystywana wielokrotnie w procesach wystawiania zlecenia, sprzedaŝy, dostawy itp. Figuruje ona na stałe w bazie danych firmy. 6.2 Pojazdy Kolejną kartoteką systemu Integra 7 jest kartoteka pojazdów. Gromadzi ona wszelkie dane dotyczące naprawianych w serwisie pojazdów. WiąŜe ona równieŝ pojazd z kontrahentem. 6.3 Sprzęty Kartoteka sprzętów przechowuje dane dotyczące naprawianych w serwisie urządzeń/sprzętów (alternatorów, rozruszników, pomp wtryskowych itp.). Serwisowane sprzęty są przypisane do kontrahentów. Wer. 1.08s 37
6.4 Towary Kartoteka towarów przechowuje informacje dotyczące towarów znajdujących się w magazynie. Jest ściśle powiązana z modułem magazynowym. 6.5 Usługi Kartoteka ta gromadzi informacje na temat usług oferowanych przez serwis. 7. Praca z programem Wystawianie zleceń Chcąc wystawić zlecenie trzeba przejść do modułu Serwis. W obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek wyświetli się lista zleceń. MoŜna w tym momencie utworzyć kartę zlecenia wciskając klawisz Nowe zlecenie lub po prostu klawisz Dodaj z paska edycji lub menu podręcznego. Widok formularza zlecenia przedstawia Rys. 7-2 Program umoŝliwia równieŝ wystawianie tzw. szybkich zleceń na potrzeby usług wymiany oleju, regulacji świateł, przeglądów okresowych, itp. Aby wystawić szybkie zlecenie, wybieramy ikonę Szybkie zlecenie na pasku przycisków funkcyjnych lub prawym przyciskiem myszy na liście zleceń, a następnie opcję Szybkie zlecenie. Szybkie zlecenie przedstawia Rys. 7-1. Rys. 7-1 Formularz szybkiego zlecenia Wer. 1.08s 38
Rys. 7-2 Formularz zlecenia Część danych na zakładce Zlecenie uzupełnia się automatycznie i są to: nr zlecenia, osoba wystawiająca zlecenie (aktualnie zalogowana), typ (zwykłe lub gwarancyjne), status (oczekujące) oraz data i godzina zgłoszenia. Dane kontrahenta oraz dane pojazdu naleŝy wprowadzić samodzielnie. MoŜna je wybrać z listy (jeśli wcześniej dane o pojeździe i kontrahencie były wprowadzone do odpowiednich kartotek) albo uzupełnić wymagane pola wpisując potrzebne dane kontrahenta i pojazdu z poziomu otwartego zlecenia. Jeśli wprowadzimy fragment n-ru rejestracyjnego lub nazwy zleceniodawcy i potwierdzimy przyciskiem Enter, wówczas program wyszuka w bazie istniejące wpisy i zasugeruje pojazd/zleceniodawcę do wyboru. Po wciśnięciu przycisku Ctrl na klawiaturze, przyciski funkcyjne dotyczące pojazdu oraz zleceniodawcy zmieniają zastosowanie. Dzięki temu moŝna w szybki sposób zmieniać wpisane dane (bez konieczności uruchamiania kartotek pojazdów i kontrahentów). Widok przycisków po zmianie przedstawia Rys. 7-2. Wer. 1.08s 39
Rys. 7-3 Widok przycisków po wciśnięciu Ctrl W następnej kolejności uzupełniamy sekcję Zakres zlecenia. W tym celu moŝna skorzystać z istniejącej bazy usterek i usług (przyciski ) lub wprowadzić własny opis (po wciśnięciu przycisku ). W sekcji Uwagi dodatkowe wpisujemy informacje istotne z punktu widzenia serwisu, np. uszkodzenia pojazdu, braki w wyposaŝeniu itp. Przydatną funkcją dla serwisów blacharsko-lakierniczych (i nie tylko) jest szybkie dodawanie uszkodzeń zewnętrznych pojazdu poprzez wykorzystanie specjalnego formularza z poziomu zlecenia. Wystarczy wcisnąć ikonę samochodu zlokalizowaną po prawej stronie formularza zlecenia (w sekcji Uwagi dodatkowe), a następnie wybrać rodzaj pojazdu i nadwozia, i wskazywać uszkodzone elementy. Dodatkowo wyświetli się lista typowych uszkodzeń do wyboru. Formularz moŝna następnie wydrukować. Przykładowe formularze uszkodzeń są przedstawione na Rys. 7-4a i 7.4b. Rys. 7-4a Formularz wyboru uszkodzeń w programie Integra Car 7 Wer. 1.08s 40
Rys. 7-4b Formularz wyboru uszkodzeń w programie Integra Truck 7 Po wprowadzeniu danych do zlecenia naleŝy je zapisać przyciskiem Zapisz.. Przy tej czynności drukowane są formularze: Zlecenia, Karty serwisowej i Potwierdzenia, w zaleŝności od zaznaczenia pól: W momencie zapisu zlecenie otrzymuje status Oczekujące. Moment rozpoczęcia naprawy pojazdu oznaczamy wciskając przycisk Rozpocznij, co spowoduje zmianę statusu na W trakcie realizacji. Tworzenie kosztorysów Program umoŝliwia tworzenie kosztorysów, które pozwalają na udzielenie klientom szczegółowych informacji, co do wyceny usług. Dostęp do kosztorysów moŝliwy jest na dwa sposoby (Rys. 7-5): 1. Wybierając pozycję Kosztorys z menu Dokumenty; 2. Wybierając pozycję Kosztorys z drzewa Dokumenty widocznego w lewej części okna Wer. 1.08s 41
Rys. 7-5 Dostęp do kosztorysów z menu programu. Wystawianie dokumentów sprzedaŝy Bez względu na rodzaj punktu sprzedaŝy, z którego będzie wystawiany dokument, formularz do jego tworzenia pozostaje bez zmian. Aby wystawić dokument sprzedaŝy naleŝy wybrać z drzewa gałąź Dokumenty SprzedaŜy (ewentualnie wybrać konkretny typ dokumentu np. paragon, faktura) i wcisnąć przycisk Dodaj lub wybrać odpowiednią opcję z menu podręcznego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na obszarze podglądu kartotek. Dokumenty korygujące Do kaŝdego dokumentu sprzedaŝy moŝna wystawić dokument korygujący. Aby tego dokonać naleŝy wybrać z drzewa gałąź Dokumenty SprzedaŜy Korygujące. Następnie przyciskamy przycisk Dodaj - wyświetli się lista moŝliwych dokumentów do skorygowania. Wystawianie dokumentów magazynowych W większości przypadków dokumenty magazynowe są wystawiane samoczynnie. Do zleceń i dokumentów sprzedaŝy automatycznie dołączane są odpowiednie dokumenty magazynowe. Taka sama sytuacja dotyczy dokumentów magazynowych korygujących. Ręczne wystawianie dokumentów magazynowych jest wymagane tylko w przypadku przyjęć magazynowych, przyjęć wewnętrznych lub rozchodów wewnętrznych na potrzeby własne. Oczywiście w firmach o rozbudowanej strukturze moŝna wyłączyć automatyczne generowanie dokumentów magazynowych i przekazać to w ręce pracowników. Po tym pracownik serwisu wystawiając Wer. 1.08s 42
zlecenie lub dokument sprzedaŝy moŝe taki istniejący dokument magazynowy dołączyć. Dokument PZ Dokumenty typu PZ (przyjęcie zewnętrzne) wystawia się w przypadku wprowadzenia na magazyn zakupionych towarów. MoŜliwe jest ręczne wprowadzenie towarów na magazyn lub automatyczny importu faktury elektronicznej. Dokument PW Dokument PW równieŝ słuŝy do wprowadzania towarów na magazyn. Jest to tzw. przychód wewnętrzny, który moŝna wykorzystać, jeŝeli firma prowadzi działalność produkcyjną. Po przekazaniu elementów do montaŝu (dokumentem RW) moŝna przyjąć juŝ gotowy wyrób dokumentem PW. Dokument WZ Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) towarzyszy zawsze dokumentom sprzedaŝy. Jest on najczęściej generowany automatycznie przy wystawianiu faktury, ale moŝna go przygotować równieŝ ręcznie. Dokument RW Dokumenty RW (rozchód wewnętrzny) towarzyszą najczęściej zleceniom naprawy i są przewaŝnie generowane automatycznie. MoŜna je wystawiać równieŝ ręcznie. Wystawianie ręczne dokumentów RW odbywa się w dwóch przypadkach - przy prowadzeniu zaawansowanej gospodarki magazynowej obsługiwanej przez wyznaczone do tego osoby lub wtedy, gdy dokument wystawiany jest na potrzeby własne firmy (nie ma do niego zlecenia ani dokumentu sprzedaŝy, np. zuŝycie płynu do szyb w samochodach firmowych). Dokument BO Bilans otwarcia BO jest dokumentem, który się wykonuje tylko raz na początku pracy z programem Integra 7. Utworzenie dokumentu BO polega na dodaniu do magazynu wszystkich towarów jakie są w firmie (np. na podstawie przeprowadzonego spisu z natury) i ustalenie ich stanów początkowych wynikających z inwentaryzacji. Dokumenty MM-, MM+ Dokumenty te słuŝą do przesunięć towarów między magazynami. MMprzesuwa towar do wybranego magazynu docelowego (odejmuje ze stanu Wer. 1.08s 43
magazynu źródłowego), a w magazynie docelowym tworzony jest automatycznie dokument MM+ (dodający towar na stanu magazynu docelowego). Dokument AI Jest to arkusz inwentaryzacyjny, ułatwiający przeprowadzanie inwentaryzacji w firmie. W dolnej części arkusza została umieszczona funkcja dzięki której moŝemy z poziomu arkusza inwentaryzacyjnego ukryć spisywane towary, tzn. wyłączyć je ze sprzedaŝy na czas spisu aŝ do wystawienia dokumentów RI. Towary moŝna wybierać ręcznie lub automatycznie. Do automatycznego wypełnienia arkusza spisywanymi towarami słuŝy przycisk Automatyczne tworzenie. W oknie, które pojawia się po wyborze tego przycisku, moŝemy ustalić jakie towary mają znaleźć się na arkuszu inwentaryzacyjnym. Wybór tych towarów moŝna zawęzić do określonych grup/podgrup towarowych. MoŜna np. automatycznie wprowadzić wszystkie towary znajdujące się w grupie Filtry i podgrupie Filtry paliwa. Dokumenty RI-, RI+ Są to dokumenty słuŝące do odnotowania róŝnic inwentaryzacyjnych. Są one wynikiem przeprowadzenia inwentaryzacji. Dokumenty RI+ zostaną wygenerowane w przypadku, gdy ilość towaru wprowadzona ze spisu z natury przekracza stan towaru na magazynie (w programie). Ich wystawienie wymaga od uŝytkownika programu wejścia w edycję dokumentu RI+ i zapisanie go z zaznaczoną opcją Wystaw. Dokumenty RI- generowane są w przeciwnym wypadku i wystawiane są automatycznie. Po wystawieniu dokumentów RI stan magazynu jest korygowany. Dokument PZK Dokument PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące) słuŝy do wykonania korekty dokumentu PZ. Przy dodawaniu PZK naleŝy wskazać korygowany dokument PZ. Dokument WZK Jest to dokument wydania zewnętrznego korygującego i słuŝy do skorygowania wystawionego wcześniej dokumentu WZ. Dokument RWK Dokumenty rozchodów wewnętrznych korygujących słuŝą do korekty dokumentów RW. Wer. 1.08s 44
Dokument ZA Jest to dokument słuŝący do zamawiania części i materiałów eksploatacyjnych u dostawców. Zamówienie moŝna uzupełnić wskazując ręcznie potrzebne towary lub automatycznie. Przy tworzeniu automatycznym naleŝy wskazać, do jakich stanów mają być uzupełnione towary. Do wyboru jest: Uzupełnienie do stanów minimalnych Uzupełnienie do stanów zalecanych Uzupełnienie do stanów maksymalnych Uzupełnienie do ilości towarów zarezerwowanych Formularz zamówienia moŝna wydrukować lub wyeksportować do pliku. Dokument RT Dokument rezerwacji towarów RT umoŝliwia zarezerwowanie towarów dla konkretnego klienta. Rezerwacja pozwala na zamroŝenie towarów w magazynie, aby nie zostały wykorzystane do innych potrzeb (np. sprzedane innemu klientowi). Wystawianie dokumentów kasowych i bankowych W systemie Integra 7 funkcjonują dwa typy dokumentów kasowych i bankowych. Są to dokumenty KP/BP i KW/BW, czyli kasa/bank przyjmie i kasa/bank wyda. W zaleŝności od struktury zatrudnienia firmy dokumenty te mogą być generowane automatycznie lub mogą być przygotowywane ręcznie i dołączane do dokumentów (zlecenie, dokument sprzedaŝy). Aby utworzyć dokument kasowy naleŝy przejść do modułu Kasa i wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Kasowe, po czym wcisnąć przycisk Dodaj z paska edycji lub wybrać odpowiadającą mu opcję z menu podręcznego. Powinno wyświetlić się okienko z moŝliwością wyboru interesującego nas dokumentu kasowego. Dokument KP/BP Dokument Kasa/Bank Przyjmie to najczęściej wystawiany dokument kasowy i jest związany z wszystkimi dokumentami sprzedaŝy oraz rozliczeniami zleceń naprawy. Z chwilą wystawiania dokumentu sprzedaŝy lub zlecenia system wyświetla pytanie czy wystawić dokument kasowy na kwotę opiewającą na dokumencie sprzedaŝy. JeŜeli zostanie wybrana opcja Tak dokument kasowy zostanie wystawiony i dołączony. Wer. 1.08s 45
Dokument KW/BW Dokument Kasa/Bank Wyda stanowi dowód wszystkich wypłat gotówkowych z kasy. Pola, które naleŝy uzupełnić są takie same jak w przypadku dokumentu KP/BP z jednym wyjątkiem- zamiast pola Wpłacił jest pole Wypłacił. Zmiana ta jest oczywista gdyŝ dokumenty KP/BP i KW/BW są w stosunku do siebie odwrotne. Terminarz W programie dostępny jest terminarz napraw, który umoŝliwia planowanie pracy na poszczególnych stanowiskach naprawczych (przykład na Rys. 7-8). Stanowiska te, wraz z godzinami pracy, definiowane są podczas konfiguracji ustawień serwisu pojazdów czy sprzętów. Terminarz jest dostępny jako moduł i moŝna go uruchomić na dwa sposoby: wybierając pozycję Terminarz w obszarze wyboru modułów (Rys. 5-2) wybierając ikonę Terminarza z obszaru przycisków edycyjnych i funkcyjnych (Rys. 7-7) Rys. 7-7 Wybór Terminarza z obszaru przycisków edycyjnych i funkcyjnych Dzięki swojej funkcjonalności Terminarz jest nieocenionym narzędziem planowania pracy serwisu samochodowego i zwiększania wydajności poszczególnych stanowisk naprawczych. Wer. 1.08s 46
Rys. 7-8 Widok okna Terminarza 8. Raporty Program Integra 7 daje uŝytkownikom moŝliwość generowania róŝnego rodzaju raportów i zestawień na podstawie zgromadzonych danych. Raporty pozwalają na bieŝącą analizę osiąganych wyników i ułatwiają podejmowanie decyzji związanych z prowadzeniem działalności. Znajdują się one w menu głównym pozycja Raporty (Rys. 8-1) i są uzaleŝnione od aktywnego modułu. Rys. 8-1 Menu Raporty Wer. 1.08s 47