Fiskalizacja w KS-PPS Moduł fiskalny (Kasa) przeznaczony jest do fiskalizacji usług wykonywanych komercyjnie. Bezwzględny termin uruchomienia pracy modułu fiskalnego, ustalony jest na 1 maja 2011 roku, od którego to dnia każda usługa komercyjna zrealizowana w gabinecie lekarskim podlega obowiązkowi jej rejestracji na urządzeniu fiskalnym. Fiskalizację usług komercyjnych należy rozpocząć ustawiając opcję w module Admin FISKALIZACJA_USLUG (Czy fiskalizować wprowadzone pozycje rozliczeniowe dla umów komercyjnych?) według własnego życzenia i dostępnych wartości: Nie (domyślna) Po każdej dodanej usłudze Po zatwierdzeniu zestawu świadczeń Wybór wartości innej niż NIE, podczas uruchamiania modułu rejestracji usług komercyjnych, inicjuje rozpoznawanie zainstalowanej drukarki fiskalnej. Podczas gdy, nie podłączono drukarki fiskalnej następuje inicjacja "tradycyjnej" drukarki do wydruku faktur VAT lub rachunków. Wydruk paragonów fiskalnych i faktur VAT dostępny jest również w modułach: Rozliczenia, Terminarz, Wizyta i Rehabilitacja. Jednak nie ma konieczności przechodzenia pomiędzy danym modułem do rejestracji usług a modułem fiskalnym. Moduł fiskalny można obsługiwać w dwojaki sposób: 1. Praca uproszczona - polegająca wyłącznie na drukowaniu paragonów (niewymagająca rejestracji świadczeń w PPS). 2. Model pełny to nic innego jak fiskalizacja usług komercyjnych zarejestrowanych w dowolnym module KS-PPS. Wersja uproszczona kierowana jest do użytkowników, którzy potrzebują tylko uruchomić drukowanie paragonów za usługi medyczne udzielane swoim pacjentom. Zakłada ona brak konieczności prowadzenia pełnej dokumentacji medycznej w systemie, a nawet konieczności rejestracji wykonanych usług, wymagając jedynie wprowadzenia umowy na usługi komercyjne wraz z cennikiem. Model pełny umożliwia rejestrację pacjentów w terminarzu, przeprowadzanie wizyt wraz z rejestracją wykonanych usług, a następnie fiskalizację tych ostatnich na stanowisku kasowym. Niezależnie od wybranej metody pracy z modułem wymagane jest skonfigurowanie umowy komercyjnej wraz z cennikami. Opis wprowadzania do systemu umowy komercyjnej zamieszczony jest w innej części instrukcji obsługi. Aby dodać umowę komercyjną należy po przejściu do modułu Rozliczenia należy wybrać z menu Kontrakty -> Umowy komercyjne. Na liście należy wybrać CF2 Dodaj i uzupełnić dane wymagane do utworzenia umowy. Ryc.1. Tworzenie umowy komercyjnej W obrębie okna należy uzupełnić: Płatnik kontrahenta, dla którego konfigurujemy umowę Numer umowy Daty obowiązywania
Dla pierwszej umowy może to być płatnik o nazwie Pacjent jednorazowy, a czas obowiązywania 2011-02 do 2011-12. Po zamknięciu okna udostępniony zostanie przycisk F2 Dodaj, który pozwoli na dodanie pozycji umowy, zawierającej odpowiedni cennik. Ryc.2. Dodawanie pozycji do umowy komercyjnej W obrębie okna uzupełnić należy: Nazwę pozycji umowy (np. usługi komercyjne, laryngologiczne) Czas obowiązywania najlepiej pozostawić daty umowy Rodzaj cennika: - wartościowy pozycje cennika (usługi) posiadają swoją wartość kwotową - ilościowy usługi w cenniku posiadają wartość punktową Różnica polega na możliwości użycia cennika w kilku pozycjach umowy, u kilku kontrahentów z możliwością ustalania różnego mnożnika ceny za każdą z usług. W przypadku wybrania rodzaju ilościowego - dodatkowym polem Cena za punkt możemy regulować wartości poszczególnych świadczeń. Ryc.3. Rodzaj cennika dla umowy komercyjnej Cennik pole umożliwiające wybór cennika obowiązującego w pozycji umowy Miejsca wykonania usług możliwość dodania miejsc wykonywania przypisanych do wybranej pozycji umowy. Dodanie cennika umożliwia przycisk F2 na rozwiniętym polu Cennik. Karta dodawania cennika przedstawiona jest poniżej. Cennik może zostać nazwany Usługi komercyjne 2011.
Ryc.4. Cennik dla umowy komercyjnej Przyciskami w dolnej części okna zmieniamy jego zawartość. W pierwszej kolejności przyciskiem F2Dodaj, założymy jego pierwszą pozycję. Dodawanie pozycji do cennika obrazuje poniższy rysunek: Ryc.5. Dodawanie usług do cennika Pozycja cennika składa się z usługi i jej ceny/ilości punktów. Jako że lista usług po pierwszym uruchomieniu programu także jest pusta należy dodać usługi przyciskiem F2. Poniżej przykładowa usługa, którą będzie można już wkrótce fiskalizować. Ryc.6. Usługa komercyjna
Wypełnienie pola Paragon jest opcjonalne i wymagane w przypadku nazw usług przekraczających długości nazwy dopuszczalną do wydruku na posiadanej drukarce fiskalnej. Kod PKWiU i jednostka miary może zostać uzupełniona, jeżeli planujemy w przyszłości wystawianie faktur za usługi poza ich fiskalizacją. Po zatwierdzeniu tak przygotowanej umowy można przejść do modułu fiskalnego (Kasa). Po uruchomieniu modułu następuje rozpoznanie drukarki fiskalnej oraz wczytanie usług z umowy komercyjnej. Ryc.7. Widok modułu fiskalnego Okno możemy podzielić na 3 części: Lewa część przedstawia niezafiskalizowane świadczenia komercyjne zarejestrowane w systemie wybranego dnia. Prawa zawiera listę usług, które znajdują się na umowie komercyjnej. Centralna część okna przedstawia usługi, które zamierzamy fiskalizować. W celu dodania do paragonu usługi należy przenieś ją na paragon klikając dwukrotnie wybraną usługę. Usługę dodaną z cennika można poprawić zmienić jej krotność (ten sam efekt można uzyskać dodając ponownie tą samą usługę) oraz cenę.
Ryc.8. Wybór i edycja usług do fiskalizacji Po naciśnięciu przycisku drukuj paragon, centralna część okna jest czyszczona, a na drukarkę wysyłane jest polecenie drukowania paragonu, który po wydrukowaniu można wręczyć pacjentowi. Kolejny paragon rozpoczynamy wybierając po prostu usługę z cennika. Praca z drukarką fiskalną kończy się każdego dnia wydrukowaniem raportu dobowego. Operacja ta możliwa jest z panelu sterowania drukarki fiskalnej, lub z modułu fiskalnego, po rozwinięciu funkcji drukowania przycisk Raport dobowy. Wcześniej wspomniany model pełny zakłada rejestrację i przeprowadzanie wizyt pacjentów w systemie, w modułach terminarza i wizyty. Obsługa modułów jest dokładnie opisana w instrukcji użytkownika systemu KS-PPS i nie będziemy jej tutaj powtarza. System umożliwia zapisanie pacjenta na wizytę w terminarzu, przeprowadzenie wizyty wraz z wprowadzeniem dokumentacji medycznej (wywiad, badania przedmiotowe i podmiotowe, rozpoznanie), przepisaniem leków, wystawieniem skierowań i zleceń na badania laboratoryjne. Ważne jest aby w ramach przeprowadzanej wizyty określi wykonane usługi, które wybierzemy ze skonfigurowanej wcześniej umowy.
Moduł fiskalny działający w trybie pełnym pokazuje w lewej części okna listę nie zafiskalizowanych usług udzielonych pacjentom. Ryc.9. Wybór usługi do zafiskalizowania z listy zarejestrowanych Pierwsze zaznaczenie na liście nazwiska pacjenta wyświetli szczegóły wykonanej usługi. W polu filtr można klawiaturą (bądź klawiaturą ekranową jeżeli pracujemy na ekranie dotykowym) wprowadzić początek nazwiska pacjenta, w celu wybrania wszystkich usług udzielonych w tym dniu pacjentowi. Następnie klikając dwukrotnie w usługę na liście przenoszona jest ona do centralnej części w celu utworzenia paragonu. Jeżeli chcemy umieścić na paragonie wszystkie odfiltrowane usługi można skorzystać z przycisku Dodaj wszystkie. Następnie przyciskiem drukuj paragon kończymy obsługę pacjenta, pobieramy opłatę i wydajemy wydrukowany paragon. moduł fiskalny gotowy jest do obsługi kolejnego pacjenta. Moduł fiskalny umożliwia także wystawianie faktur. Po dodaniu pozycji można także utworzyć fakturę ale po uprzednim wydrukowaniu paragonu.
Ryc.10. Ustawienie drukowania faktury za usługi komercyjnej Karta wydruku faktury umożliwia wybór nabywcy, sposobu zapłaty oraz daty wystawienia / terminu jej płatności. Dane sprzedawcy pobierane są z bazy danych można je poprawić na karcie świadczeniodawcy w module Rozliczenia. Nabywcę można uzupełnić z poziomu karty fakturowania. Po dokonaniu wyboru nabywcy oraz sposobu zapłaty fakturę można wydrukować. Ryc.11. Dodanie lub edycja danych kontrahenta
Ryc.12. Podgląd wydruku faktury VAT W przypadku jakichkolwiek zmian dotyczących utworzonej uprzednio faktury VAT, można utworzyć jej korektę za pomocą funkcji Korekta Faktury Ryc.13. Wybór funkcji Korekta Faktury Na karcie Korekta Faktury wybieramy zakres dat, który ogranicza nam wyświetlanie faktur tylko z danego okresu.
Ryc.14. Lista wystawionych faktur w wybranym okresie Po wybraniu pozycji z listy i dwukrotnym kliknięciu pojawia się okno edycyjne ze szczegółami dotyczącymi korekty faktury.
Ryc.15. Edycja Korekty faktury VAT
Po zatwierdzeniu dokonanych zmian następuje automatyczne wydrukowania takiej korekty faktury. Ryc.16. Podgląd wydruku korekty faktury VAT W module istnieje możliwość tworzenia niefiskalnych wydruków na urządzeniach fiskalnych. Głównie, dotyczy to wydruków faktur VAT wprost z drukarki fiskalnej, co powoduje minimalizację urządzeń peryferyjnych korzystających z oprogramowania. Funkcja wydruków niefiskalnych współpracujących z drukarkami fiskalnymi NOVITUS. Funkcjonalność ta jest dostępna po zainstalowaniu biblioteki ze strony producenta http://www.novitus.pl/pl/dla-programistow/drukarki-fiskalne/sterowniki-biblioteki/sterownikactivex/oicfiscalprinterlib_setup_5.4.1.exe. Następnie, należy ustawić wartości opcji FISK_FAKTURA, w module Admin, na TAK. Dopiero wówczas, będzie możliwość tworzenia wydruków niefiskalnych na drukarce fiskalnej zamiast klasycznej. Uwaga! Aktualnie wydruki niefiskalne dostępne są na następujących urządzeniach: BonoE, DelioE, DeonE.
Świadczeniodawców, korzystający ze zwolnienia podmiotowego od podatku od towarów i usług mogą za pośrednictwem modułu fiskalnego drukować rachunki zamiast faktur VAT. Aby taka funkcjonalność się uaktywniła w menu KASA, należy w module Admin zmienić wartość opcji FISK_RACHUNEK na TAK. Podobnie jak w przypadku faktury VAT, istnieje możliwość utworzenia korekty rachunku Ryc.17. Ustawienie drukowania rachunku za usługi komercyjnej Po dokonaniu wydruku, system jest gotowy do tworzenia kolejnego dokumentu kasowego.