Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 2 dniowego spotkania pod nazwą Forum liderów obszarów wiejskich województwa łódzkiego. Forum musi się odbyć w hotelu/ośrodku/centrum szkoleniowym o standardzie trzy gwiazdkowym, położonym na terenie województwa łódzkiego (poza granicami administracyjnymi Łodzi). Uczestnikami spotkania będzie grupa 85 osób. Spotkanie zostanie przeprowadzone między 15 maja 2016 r. a 20 czerwca 2016 r. Ostateczny termin zostanie ustalony z Zamawiającym nie później niż do 5 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca odpowiedzialny będzie za: Usługi hotelarskie 1. Zapewnienie noclegu dla uczestników spotkania, w pokojach jednoosobowych (5 pokoi) i dwuosobowych (40 pokoi) z łazienkami. W koszcie noclegu Wykonawca zobowiązuje się zapewnić pokrycie kosztów standardowego śniadania, serwowanego w formie stołu szwedzkiego. Zamawiający wymaga, aby noclegi były zapewnione w miejscu, w którym odbywać się będzie spotkanie. a) Wykonawca zobowiązany jest do koordynowania zakwaterowania uczestników i gości w porozumieniu z Zamawiającym. b) Zamawiający dostarczy ostateczną listę uczestników, którzy będą nocować nie później niż na 3 dni przed terminem przedsięwzięcia. 2. Zapewnienie bezpłatnego parkingu dla uczestników spotkania. Usługi gastronomiczne 3. Zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników podczas trwania spotkania. Zamawiający planuje, że liczba uczestników nie przekroczy 85, w związku z czym Wykonawca zobowiązany jest zapewnić na terenie obiektu salę restauracyjną na odpowiednią ilość osób. Zamawiający planuje następujący rozkład posiłków: a) w pierwszym dniu spotkania: przerwa kawowa ciągła, dwudaniowy obiad, kolacja. b) w drugim dniu spotkania: przerwa kawowa ciągła, dwudaniowy obiad,. Przez serwis kawowy ciągły rozumie się usługę gastronomiczną dostępną podczas każdego dnia spotkania, od godziny rozpoczęcia zajęć do godziny zakończenia zajęć. Serwis kawowy musi składać się z: przegotowanej wody w zaparzaczu bez ograniczeń,
kawy sypanej i rozpuszczalnej, herbaty (min. 3 rodzaje: herbata czarna, zielona, owocowa), cukru porcjowanego, cytryny świeżej w plasterkach, śmietanki do kawy, soków owocowych 100% pomarańczowy, jabłkowy, porzeczkowy z każdego rodzaju po 0,4 l na osobę (nie dopuszcza się napoi owocowych i nektarów), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej łącznie 0,5 l na osobę, ciast min. 3 rodzaje (sernik, szarlotka, makowiec), z każdego rodzaju po jednym kawałku (min. 170 g) na osobę, ciastek kruchych 3 rodzaje, z każdego po 3 sztuki, łącznie 9 sztuk na osobę, owoców jabłka, po 1 sztuce na osobę. W ramach dwudaniowego obiadu z kompotem lub sokiem w formie zasiadanej, serwowany przez kelnerów Wykonawca zapewni: a) Zupa w ilości min. 250 ml na osobę. b) Drugie danie składające się zawsze: z ziemniaków / ryżu / kaszy / klusek śląskich / klusek na parze / makaronu, w ilości nie mniejszej niż 200 g na osobę. Wykonawca zaproponuje zestaw obiadowy zawierający jeden z wyżej wymienionych składników. z porcji mięsa wołowego / drobiowego / wieprzowego lub ryby o gramaturze nie mniejszej niż 130 g na osobę. Wykonawca zaproponuje zestaw obiadowy z jednym z wyżej wymienionych rodzajów mięsa. z porcji surówki o gramaturze nie mniejszej niż 100 g na osobę. z soku owocowego 100% (jabłkowy, pomarańczowy, porzeczkowy) bądź kompotu w ilości nie mniejszej niż 250 ml na osobę. Przez kolację w formie zasiadanej należy rozumieć: deska serów wysokogatunkowych minimum 4 rodzaje (łącznie w ilości nie mniej niż 120 g/os.); deska wędlin wysokogatunkowych minimum 4 rodzaje (łącznie w ilości nie mniejszej niż 120 g/os.); pieczywo mieszane co najmniej dwa rodzaje; masło; zestaw sałatek (minimum 200 g/os.); zupa (minimum 250 ml/os.); 2 dania gorące do wyboru (danie mięsne - minimum 160 g/os., danie wegetariańskie - minimum 160 g/os); zestaw surówek (minimum 100 g/os), co najmniej 2 rodzaje dodatków skrobiowych (minimum 160 g/os); deser (minimum
150 g/os.); kawa, herbata, woda mineralna (minimum 0,25 litra na osobę); wybór soków owocowych 100% (minimum 0,25 litra na osobę). Czas trwania kolacji ok. 3 h. Wykonawca zapewni pełną obsługę kelnerską podczas trwania usług gastronomicznych. Szczegółowe menu podlegać będą akceptacji Zamawiającego. Wykonawca przedstawi dwa warianty menu na każdy dzień spotkania na 3 dni przed planowanym terminem spotkania. Usługi konferencyjne/szkoleniowe 4. Zapewnienie sali wykładowej mieszczącej 85 osób, w której odbywać się będzie spotkanie. Sala powinna być klimatyzowana, wyposażona w odpowiednie nagłośnienie, stół prezydialny dla prowadzących, mównicę, krzesła, mikrofony, rzutnik multimedialny, laptop, flipchart, różnokolorowe mazaki do pisania. Krzesła ustawione amfiteatralnie. 5. Zapewnienie wykładowcy/wykładowców, którzy przeprowadzą wykłady w określonym zakresie merytorycznym. Wykonawca powinien zapewnić tylu prelegentów i zaplanować czas ich wystąpienia w taki sposób, aby spotkanie w zaplanowanym czasie przebiegło sprawnie. Wykładowca/wykładowcy powinni posiadać doświadczenie i kwalifikacje adekwatne do zakresu merytorycznego wystąpienia tj.: wykształcenie wyższe, co najmniej 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu szkoleń (referencje potwierdzające przeprowadzenie co najmniej 3 szkoleń w ciągu ostatniego roku. Oferent złoży je na etapie składnia oferty). 6. Zapewnienie materiałów szkoleniowych w wersji papierowej i elektronicznej oraz certyfikatów uczestnictwa (wraz z kserokopiami) dla wszystkich uczestników spotkania. Materiały szkoleniowe w formacie A4, kolorowe, zbindowane. W skład materiałów wchodzić będą także notatnik A4 (min. 24 karty) oraz długopis. Całość zapakowana w teczkę tekturową. Materiały szkoleniowe i certyfikaty, z uwagi na źródło finansowania, muszą zostać oznaczone zgodnie z wymogami określonymi w Księdze Wizualizacji znaku PROW na lata 2014 2020 i Systemie Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego. Projekt certyfikatu będzie podlegał akceptacji Zamawiającego. Pozostałe usługi organizacyjno- konferencyjne 7. Zapewnienie nadzoru nad prawidłowym przebiegiem spotkania, co oznacza obecność przedstawiciela Wykonawcy na miejscu realizacji umowy przez cały czas trwania spotkania. 8. Nadzór merytoryczny i organizacyjny podczas trwania spotkania. 9. Sporządzenie sprawozdania ze spotkania, zgodnie z wytycznymi uzgodnionymi z Zamawiającym, w tym do przedstawienia kosztów zamówienia.
Agenda wydarzenia I dzień 9.30 10.00 Rejestracja uczestników, zakwaterowanie, sprawy organizacyjne 10.00 11.30 Panel otwierający Czy warto zostać na wsi? Perspektywy rozwoju i podjęcia działalności przez młodzież na obszarach wiejskich. 11.30 11.45 przerwa 11.45 14.00 Nowoczesne rolnictwo a działania oferowane w ramach PROW na lata 2014-2020 prelekcja zakończona dyskusją 14.00 15.00 przerwa obiadowa 15.00 16.30 Rynek pracy i aktywizacja zawodowa młodzieży. Jak osiągnąć sukces zawodowy na wsi? warsztaty 16.30 16.45 przerwa 16.45 18.15 Rozwój turystyki wiejskiej szansą na sukces! wykład 19.15 22.15 kolacja II dzień Do godz. 9.30 śniadanie w miejscu zakwaterowania, wykwaterowanie uczestników 10.00 11.30 Innowacje w edukacji. Przyszłościowe kierunki i zawody warsztaty 11.30 11.45 przerwa 11.45 13.15 Współpraca organizacji pozarządowych na obszarach wiejskich. Animacja życia społecznego wsi panel dyskusyjny 13.15 14.00 przerwa obiadowa 14.00 15.30 Panel zamykający Młodzież przyszłością wsi! Dyskusja panelowa z udziałem uczestników, podsumowanie spotkania, ewaluacja 15.30 Zakończenie.
Oferty mogą składać tylko podmioty, które w okresie trzech lat przed upływem terminu składania ofert wykonali co najmniej 3 usługi polegające na organizacji i przeprowadzeniu dwudniowego szkolenia/spotkania/warsztatów/forum/konferencji, w których wzięło udział minimum 70 osób (w każdym wydarzeniu), o wartości co najmniej 25 000 zł brutto każde. Wykonawca zobowiązany jest do załączenia dowodów na potwierdzenie, że w/w usługa została wykonana należycie oraz dowodów potwierdzających doświadczenie zawodowe wykładowcy/wykładowców.