Przedmiotem zamówienia jest zakup usług: gastronomicznej, hotelowej (w tym zapewnienie miejsc parkingowych), wynajmu sali konferencyjnej wraz z obsługą, a także zapewnienie transportu zbiorowego na trasie wizyty studyjnej w dniu 26 października w związku z organizacją X Mazowieckiego Kongresu Rozwoju Obszarów Wiejskich, który odbędzie się w dniach 26-27 października 2016 roku. Obiekt powinien znajdować się maksymalnie w promieniu 40 km od miejscowości Serock (miejsce rozpoczęcia wizyty studyjnej), w granicach województwa mazowieckiego. Dojazd do obiektu powinien odbywać się drogą asfaltową. Obiekt musi spełniać wymogi dla kategorii 3*. Zamówienie będzie obejmować w szczególności: 1. Zapewnienie transportu zbiorowego maksymalnie dla w dniu 26 października, zgodnie ze wstępnym programem I dnia kongresu: 10:00 rejestracja uczestników i serwis kawowy 11:00 otwarcie kongresu 11:00 13:00 wystąpienia merytoryczne 13:00 obiad 14:00 rozpoczęcie wyjazdu studyjnego spod obiektu hotelowego, przewidywana trasa: Serock inwestycje z PROW Kuligów muzeum/skansen agroturystyka i produkt turystyczny Nieporęt - odnawialne źródła energii 18:15 przewidywane zakończenie wyjazdu studyjnego pod obiektem hotelowym 19:00 kolacja II dzień kongresu będzie odbywał się stacjonarnie w wyłonionym obiekcie. Powyższy program może ulec zmianie (przy założeniu, że zasięg wizyty nie będzie odbiegał od podanych miejsc więcej niż 20 km). Odbiór uczestników kongresu nastąpi spod obiektu hotelowego (w grupach po około 50 osób). Usługa będzie zawierała podstawowe ubezpieczenie uczestników oraz wszelkie koszty związane z pracą kierowców/ przejazdami/kosztami parkingów itp. 2. Wynajem 200 miejsc noclegowych z pełnym węzłem sanitarnym, w terminie 26-27 października 2016 roku przy czym ilość pokoi jednoosobowych będzie wynosiła minimum 20, a pozostałe będą stanowić pokoje dwuosobowe. Noclegi będą odbywały się w jednym miejscu bez konieczności korzystania ze środków transportu. 3. Obiad trzydaniowy (zupa, drugie danie, deser, napój (woda i soki) oraz kawa i herbata do wyboru) dla w dniach 26-27 października 2016. 4. Kolację (5 godzin), złożoną z 2 dań gorących oraz wyboru bufetu zimnego (wędlin, ryb, sałatek, pieczywa, owoców sezonowych, zestawu ciast), napoi zimnych (woda i soki) i gorących (kawa, herbata) dla 230 osób w dniu 26 października 1
z serwisem kelnerskim. Wykonawca zapewni ponadto nieodpłatnie oprawę muzyczną z obsługą podczas trwania kolacji. 5. Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego dla 200 osób w dniu 27 października 6. Serwis kawowy (kawa, herbata, mleczko, cytryna, woda mineralna, soki owocowe, kruche ciasteczka) dla w dniu 26 października w formie ciągłej od rozpoczęcia rejestracji uczestników do obiadu. 7. Całodniowy serwis kawowy (kawa, herbata, mleczko, cytryna, woda mineralna, soki owocowe, kruche ciasteczka) dla w dniu 27 października 8. Wynajem sali konferencyjnej wraz z obsługą dla, w dniach 26-27 października wyposażonej w dwa ekrany i dwa rzutniki kompatybilne z jednym komputerem przy stole prezydialnym, dwa mikrofony, nagłośnienie, ustawienie siedzeń teatralne. 9. Bezpłatne zapewnienie miejsc parkingowych dla gości w dniach 26-27 października 10. Bezpłatne zapewnienie stołów pokrytych suknem i krzeseł z przeznaczeniem na miejsce rejestracji uczestników. Wycenę należy sporządzić zgodnie z tabelą stanowiącą załącznik do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia. W przypadku mniejszej liczby uczestników Kongresu niż określona w załączniku do szczegółowego przedmiotu zamówienia, ostateczna wartość wynagrodzenia za przedmiot zamówienia zostanie ustalona na podstawie iloczynu rzeczywistej liczby uczestników/pokoi i stawki wskazanej przez Wykonawcę za jednego uczestnika/ pokój oraz kosztu stałego tj. wynajęcia sali konferencyjnej, jednakże nie mniej niż zostanie to określone na 14 dni przed wykonaniem przedmiotu zamówienia (nie dotyczy wynagrodzenia za transport). Wartość wynagrodzenia za transport podczas wizyty studyjnej, zostanie wyliczona proporcjonalnie dla ilości uczestników, którzy zadeklarują udział zgodnie z poniższym zestawieniem: 1. Do 50 chętnych 20 % wynagrodzenia brutto za usługę transport dla uczestników wizyty studyjnej w dniu 26 października ; 2. Od 51 do 100 chętnych 40 % wynagrodzenia brutto za usługę transport dla 3. Od 101 do 150 chętnych 60 % wynagrodzenia brutto za usługę transport dla 2
4. Od 151 do 200 chętnych 80 % wynagrodzenia brutto za usługę transport dla 5. Od 201 do 250 chętnych 100% wynagrodzenia brutto za usługę transport dla uczestników wizyty studyjnej w dniu 26 października. Liczba uczestników wyjazdu studyjnego zostanie przekazana wykonawcy najpóźniej 14 dni przed kongresem. Opis kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty: W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria przypisując im odpowiednio wagi procentowe: 1. 50 % cena 2. 45 % jakość oferty obiektu oraz ocena standardu środka transportu (wygląd i standard pokoi 5%; wygląd obiektu z zewnątrz 5 %; menu zaproponowane na kolację w dniu 26 października 5 %; wygląd i wyposażenie sal konferencyjnych oraz ogólny standard obiektu 10%; lokalizacja i otoczenie obiektu 10%; standard środka transportu 10%) 3. 5% klauzula społeczna Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni min. 2 osoby: bezrobotne lub młodociane w celu przygotowania zawodowego, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub osoby niepełnosprawne, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osoby o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W celu udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnianiu wymogów klauzuli społecznej. 3
Załącznik do szczegółowego przedmiotu zamówienia L.p. usługa cena jednostkowa brutto (zł) Ilość I realizacja usług I dnia Kongresu 1 transport dla uczestników wizyty studyjnej w dniu 26 października 2 obiad trzydaniowy w dniu 26 października 3 kolacja (5 godzin) 230 w dniu 26 października osób z bezpłatną oprawą muzyczną z obsługą 4 serwis kawowy w dniu 26 października 5 wynajem sali 1 sala konferencyjnej dla 250 osób wraz z obsługą w dniu 26 października 2016 r. 6 Suma ( L. p. od 1 do 5) II realizacja usług I i II dnia Kongresu 7 wynajem miejsc 90 pokoi noclegowych z 26 na 27 października dla 180 osób wraz ze śniadaniem w dniu 27 października pokoje dwuosobowe 8 wynajem miejsc 20 pokoi noclegowych z 26 na 27 października dla 20 osób wraz ze śniadaniem w dniu 27 Stawka podatku VAT (%) cena brutto razem (zł) 4
października pokoje jednoosobowe 9 obiad trzydaniowy w dniu 27 października 10 serwis kawowy w dniu 27 października 11 wynajem sali konferencyjnej dla 250 osób wraz z obsługą w dniu 27 października 12 Suma ( L. p. od 7 do 11) 13 Suma ogółem I i II (L.p. 6 i 12) 1 sala 5