INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU GABINET MEDYCYNY PRACY

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU GABINET MEDYCYNY PRACY Firma komputerowa PasCom s.c. 78-400 Szczecinek, ul. Ordona 5

SPIS TREŚCI 1. INSTALACJA I KONFIGURACJA PROGRAMU. 3 1.1. FUNKCJA PIECZĄTKA ZAKŁADU 4 1.2. KARTOTEKA OPERATORZY 5 1.2.1. Dodawanie nowego operatora, edycja danych operatora. 5 2. OPIS PRZYCISKÓW FUNKCYJNYCH 6 3. MODUŁ KARTOTEKI. 7 3.1. KARTOTEKA PACJENTÓW 7 3.1.1. Dopisanie nowego pacjenta. 8 3.1.2. Edycja danych pacjenta. 8 3.1.3. Wyszukiwanie pacjenta. 8 3.1.4. Usuwanie pacjenta z kartoteki. 9 3.1.5. Przypisanie pracownika do zakładu pracy (firmy). 9 3.1.6. Informacje o przeprowadzonych badaniach. 9 3.2. KARTOTEKA FIRM 9 3.3. KARTOTEKA LEKARZY, ZAWODÓW I OGRANICZEŃ 10 3.4. KARTOTEKA CENNIKÓW 10 4. MODUŁ KARTY BADAŃ. 11 4.1. DODAWANIE NOWEJ KARTY BADAŃ. 12 4.2. DODAWANIE NOWEJ WKŁADKI DO KARTY BADAŃ. 13 4.3. EDYCJA KARTY BADAŃ. 14 4.4. KASOWANIE KARTY BADAŃ. 14 4.5. DRUKOWANIE KARTY BADAŃ. 14 4.6. DRUKOWANIE ORZECZENIA (ZAŚWIADCZENIA). 14 5. MODUŁ ZESTAWIENIA. 15 5.1. BADANIA PRZEWIDYWANE. 15 5.2.WYCENA BADAŃ. 15 5.3. FAKTURY / RACHUNKI. 17 5.3.1. Dodawanie nowej faktury (rachunku). 17 5.3.2. Kasowanie faktury (rachunku). 18 6. MODUŁ KONFIGURACJA. 19 7. ZAKOŃCZENIE. 19 Strona 2 z 19

Program GABINET MEDYCYNY PRACY wspomaga pracę lekarza medycyny pracy, umożliwiając między innymi wydruk orzeczeń, przeprowadzonych badań, różnego rodzaju zestawień. Szczegółowy opis wszystkich możliwości programu będzie podany przy omawianiu poszczególnych modułów programu. 1. INSTALACJA I KONFIGURACJA PROGRAMU. Program "Gabinet Medycyny Pracy" wymaga następującej, minimalnej konfiguracji sprzętowej : procesor CELERON 300MHz ( 64 MB RAM ) system operacyjny MS-WINDOWS 98 SE lub wyższy napęd CD-ROM ( do instalacji programu ) twardy dysk z ok. 10MB wolnego miejsca program obsługi baz danych (BDE) połączony do programu Instalacja programu jest bardzo prosta : wystarczy włożyć płytę cd-rom programem do napędu CD. Program automatycznie zainstaluje się na dysku (należy postępować zgodnie ze wskazówkami zawartymi w programie instalacyjnym). Do poprawnej pracy konieczne jest zainstalowanie sterowników baz danych - BDE. Po zainstalowaniu programu można go uruchomić klikając w ikonkę utworzoną na pulpicie Po uruchomieniu programu pojawi się pytanie o użytkownika programu oraz o hasło - należy wprowadzić użytkownika ADMIN oraz hasło ANN (program rozróżnia w haśle wielkość liter). Następnie pojawi się programu z menu głównym. Wyboru poszczególnych modułów, tzn. : KARTY BADAŃ, ZESTAWIENIA, KARTOTEKI, KONFIGURACJA dokonujemy klikając lewym przyciskiem myszki w wybrany moduł. Strona 3 z 19

Jednak przed rozpoczęciem pracy (zaraz po instalacji programu na dysku) należy skonfigurować program. W tym celu należy wybrać moduł KONFIGURACJA / PIECZĄTKA ZAKŁADU. 1.1. FUNKCJA PIECZĄTKA ZAKŁADU Wybierając funkcję {Pieczątka Zakładu} otworzy się następne okno (rys. poniżej), które musimy wypełnić. Wybór akceptujemy naciskając klawisz <Potwierdź> Znaczenie poszczególnych pól nie trzeba chyba szczegółowo wyjaśniać. Należy tylko nadmienić, że pola zaznaczone kolorem szarym są modyfikowalne tylko przez autora programu. Uwaga : informacje zawarte w liniach 3 i 4 nazwy oraz w polu Inne nie są drukowane na fakturze. Strona 4 z 19

Następnie należy skonfigurować opcje dotyczące użytkowników programu. W tym celu wybieramy z modułu {KARTOTEKI} funkcję {OPERATORZY} 1.2. KARTOTEKA OPERATORZY Po wywołaniu tej funkcji pojawi się okno (rys. poniżej), w którym mamy wyświetlone dane o wszystkich użytkownikach programu. Znaczenie klawiszy funkcyjnych zostało opisane w rozdziale Opis klawiszy funkcyjnych 1.2.1. Dodawanie nowego operatora, edycja danych operatora. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno, w którym możemy ustawić opcje dotyczące danego operatora (lekarza). Strona 5 z 19

Opis poszczególnych opcji : <LOGIN> <HASŁO> <NAZWA> login operatora. Tą frazą użytkownik będzie logował się do programu. Wielkość liter jest bez znaczenia. hasło potrzebne przy uruchomieniu programu Uwaga : program rozróżnia duże i małe litery. imię i nazwisko lekarza. Dane te są drukowane na orzeczeniach (zaświadczeniach) oraz na kartach badań. Dane te są pobierane z kartoteki lekarzy. <MIEJSCE WYSTAWIENIA > miejsce wystawienia zaświadczenia (orzeczenia) Dane te są drukowane na orzeczeniach (zaświadczeniach) oraz na kartach badań. <USTAWIENIA WYDRUKU> - opcje związane z wydrukiem orzeczeń, zestawień i faktur. wydruk bezpośrednio na drukarkę opcja <NIE> umożliwia podgląd wydruku wydruk logo umożliwia wydruk własnego logo. Logo musi być zapisane w katalogu programu pod nazwą logo.bmp, w formacie.bmp, a jego rozmiar nie może przekraczać 65x65 pikseli. Logo drukowane jest tylko na orzeczeniach oraz na fakturach. 2. OPIS PRZYCISKÓW FUNKCYJNYCH Rekord pozycja w bazie danych zawierająca informacje. Uwaga : najechanie kursorem myszy na dany klawisz wyświetla znaczenie danego klawisza. Strona 6 z 19

3. MODUŁ KARTOTEKI. W celu wypełnienia danych o pracownikach, zakładach pracy, cennikach badań itp. przechodzimy do modułu KARTOTEKI. Pojawi się wtedy okno (poniżej), z którego wybieramy interesującą nas kartotekę. 3.1. KARTOTEKA PACJENTÓW Opcja ma za zadanie gromadzenie danych osobowych osób (pacjentów) przeprowadzających badania. Po uruchomieniu tej opcji program okno z następującymi danymi o pacjencie : nazwisko, imiona, adres pacjenta, telefon, pesel, miejscu zatrudnienia oraz informacjami o przeprowadzonych badaniach. Strona 7 z 19

3.1.1. Dopisanie nowego pacjenta. Po naciśnięciu klawisza plus (+) pojawi się okno (poniżej), które należy wypełnić podając odpowiednie dane. Uwagi : 1) nie można zmieniać pola numer program automatycznie nadaje numer kolejnemu pacjentowi 2) przejście miedzy wypełnianymi polami może następować za pomocą klawisza ENTER 3) pole Pesel musi zostać wypełnione. 4) pola Zatrudnienie oraz Stanowisko możemy wypełnić tylko pobierając dane z odpowiedniej kartoteki. W tym celu klikamy w klawisz strzałki przy odpowiednim polu pojawi się wtedy odpowiednia kartoteka, klikamy dwa razy w wybrany rekord i automatycznie pole zostanie wypełnione. 3.1.2. Edycja danych pacjenta. Po naciśnięciu klawisza trójkąt pojawi się okno podobne jak przy dopisywaniu nowego pacjenta, w którym możemy zmienić odpowiednie dane. UWAGA : Zmiana danych w tym oknie nie spowoduje zmian w wypełnionych już wynikach badań. 3.1.3. Wyszukiwanie pacjenta. W zależności od wybranego sposobu sortowania w opcjach Sortowanie po : program wyszukuje od razu szukaną frazę np. nazwiska ( np. po wpisaniu w polu Szukaj litery N znacznik ( belka ) ustawia się na pierwszym rekordzie, którego nazwisko rozpoczyna się na tą literę. Wpisanie następnej litery np. A spowoduje ustawienie się znacznika na nazwisku zaczynającym się na NA. Strona 8 z 19

3.1.4. Usuwanie pacjenta z kartoteki. Aby usunąć pacjenta (jego dane) z kartoteki należy nacisnąć klawisz minus (-). Program poprosi o potwierdzenie decyzji i w przypadku jej podtrzymania usunie dane z kartoteki. UWAGA : Usunięcie danych pacjenta z kartoteki nie powoduje ich usunięcia z wyników badań (analiz). Niemniej przed użyciem tej funkcji należy się dobrze zastanowić! 3.1.5. Przypisanie pracownika do zakładu pracy (firmy). W prawym, górnym rogu okna znajdują się informacje o zatrudnieniu danego pracownika. Naciskając ten przycisk uzyskujemy informacje o zakładzie pracy, do którego przyporządkowany jest wybrany pracownik Przycisk ten powoduje usunięcie pracownika z danego zakładu pracy (brak przyporządkowania). Przycisk ten powoduje otworzenie się kartoteki firm, z której możemy wybrać firmę (zakład pracy), w której jest zatrudniony dany pracownik. W tym celu dwukrotnie klikamy w wybrany rekord okno kartoteki firm zostanie zamknięte, a pracownik zostanie przyporządkowany do danej firmy (zakładu pracy). Uwaga : Tylko w tym miejscu możemy przypisać danego pracownika do wybranego zakładu pracy (firmy). 3.1.6. Informacje o przeprowadzonych badaniach. W prawym dolnym rogu okna znajdują się skrótowe informacje o badaniach przeprowadzonych dla wybranego pacjenta (pracownika). Informacje te zawierają : datę badania, datę następnego badania, typ badania oraz orzeczenie o zdolności lub niezdolności. 3.2. KARTOTEKA FIRM Zadaniem tej funkcji jest zgromadzenie niezbędnych danych o zakładach pracy (firmach), w których pracują pacjenci przeprowadzający badania. Z moduły tego korzystamy także podczas wystawiania faktur za przeprowadzone badania. Po uruchomieniu tej funkcji program wyświetli okno z badaniami wraz z ich normami (rys. poniżej). Strona 9 z 19

Wprowadzanie danych, ich edycja oraz kasowanie odbywa się w sposób analogiczny jak w kartotece pacjenta. Uwaga: okna po prawej stronie ( Pracownicy oraz Informacje o badaniach ) mają charaker informacyjny. 3.3. KARTOTEKA LEKARZY, ZAWODÓW I OGRANICZEŃ Kartoteki te są kartotekami pomocniczymi służą przede wszystkim do wypełniania kart badań oraz zestawień. Kartoteka lekarzy Kartoteka zawodów Kartoteka ograniczeń kartoteka lekarzy wykonujących badania kartoteka zawodów pracowników kartoteka przyczyn ograniczeń (wraz z kodami) w kierowaniu pojazdami. 3.4. KARTOTEKA CENNIKÓW Kartoteka ta służy do wyceny przeprowadzonych badań. Program korzysta z niej zarówno podczas automatycznego wystawiania faktur jak i podczas wyceny wykonanych badań. Uwaga : kody badań od 001 do 009 są kodami zastrzeżonymi i nie zaleca się ich kasowania. 001 kod badania zdolności pracownika do pracy ogólne 002 kod badania zdolności pracownika do pracy w celach sanitarnoepidemiologicznych Strona 10 z 19

003 - kod badania zdolności nauczyciela do pracy 004 - kod badania zdolności ucznia do nauki 005 - kod badania zdolności do kierowania pojazdem 006 - kod badania okulistycznego dla kierowcy 007 - kod badania laryngologicznego dla kierowcy Wszystkie ceny w cennikach są cenami brutto (zawierają podatek VAT). 4. MODUŁ KARTY BADAŃ. Moduł ten służy do zakładania kart badań oraz ich wkładek dla pacjentów. Po wybraniu tego modułu pojawi się okno (rys. poniżej) : Znaczenie przycisków zaznaczonych kolorem czerwonym na rysunku : 1) przeglądanie wybranej karty badań (bez możliwości edycji) 2) dodanie wkładki do wybranego badania 3) wydruk całej karty badań 4) wydruk orzeczenia (zaświadczenia) Strona 11 z 19

4.1. DODAWANIE NOWEJ KARTY BADAŃ. Aby dopisać nową kartę badania klikamy w przycisk plus (+) (patrz rozdział 2 Znaczenie przycisków funkcyjnych). Pojawi się wtedy okno (rys. poniżej), w którym możemy wybrać kilka opcji. 1) przede wszystkim zaznaczamy typ karty (dla kierowców lub inne) 2) następnie możemy wpisać numer pesel badanego pacjenta i kliknąć w przycisk {Szukaj}. Program przeszuka kartotekę kart badań i jeśli znajdzie kartę badań dla podanego numeru pesel to wyświetli się okno informujące o tym (rys. poniżej) i proponujące nam do wyboru trzy opcje : a) TAK zostanie wprowadzona nowa karta badań b) NIE zaniechanie wprowadzania nowej karty badań c) WKŁADKA do znalezionej karty badań zostanie dopisana nowa wkładka badań UWAGA : w przypadku wyboru opcji a) lub c) nowa karta (wkładka) zostanie automatycznie wypełniona danymi osobowymi pacjenta. Strona 12 z 19

3) możemy kliknąć w przycisk {Pomiń}. W tym wypadku zostanie pominięte wyszukiwanie istnienia karty i zostanie założona nowa karta. W tym wypadku nie musimy wprowadzać numeru pesel. 4) możemy też kliknąć w przycisk {Zaniechaj} w tym przypadku przerywamy operację dodawania nowej karty. W zależności od wyboru typu karty pojawi się okno wyglądem zbliżone do druku karty badań. Przykładowy opis podamy dla karty badania lekarskiego osoby ubiegającej się o uprawnienia do kierowania pojazdami i kierowców. Uwaga : wyboru zakładek dokonujemy klikając w nazwę u góry karty (np. Dane identyfikacyjne czy Orzeczenie ). Nie wszystkie zakładki mieszczą się na ekranie aby przejść do nich klikamy w strzałki przewijania ekranu (rys. poniżej). Najpierw wypełniamy zakładkę o nazwie Dane identyfikacyjne. W tym celu klikamy w klawisz oznaczony czerwoną strzałką otworzy się nam kartoteka pacjentów, z której wybieramy interesującą nas osobę. Jeśli danej osoby nie mamy jeszcze w kartotece, to możemy ją z tego poziomu dopisać i dopiero wtedy wybrać do karty badań. Uwaga : wyboru z każdej kartoteki dokonujemy klikając dwa razy w wybrany rekord lub naciskając kombinację klawiszy <Shift> <Enter>. Po wprowadzeniu danych identyfikacyjnych osoby badanej wypełniamy dalsze pola. Pole Data następnego badania możemy pozostawić niewypełnione program sam je wypełni po określeniu terminu ważności badania w zakładce Orzeczenie. Następnie wypełniamy pole / pola tytułu badania lekarskiego. I tu nie możemy bezpośrednio wpisywać danych musimy korzystać z kartoteki. Przechodzimy do następnej zakładki, wypełniamy ją (lub nie), aż do zakładki Orzeczenie. Wypełnioną kartę zapisujemy klikając w przycisk {Zapisz}. 4.2. DODAWANIE NOWEJ WKŁADKI DO KARTY BADAŃ. Aby dodać wkładkę do karty badań możemy postępować tak jak przy dodawaniu karty badań podając przy tym pesel pracownika i wybierając wkładkę badania lub znajdując w kartotece kart badań interesującą nas wkładkę i klikając w przycisk Dodaj wkładkę oznaczony na rysunku ze strony 11 numerem (2). Dalej postępujemy analogicznie jak przy dodawaniu kart badań (patrz rozdział 4.1.) Strona 13 z 19

4.3. EDYCJA KARTY BADAŃ. W celu edycji karty badań (wkładki) wybieramy rekord i klikamy w przycisk { Δ } zostanie otworzone okno z wybraną kartą badań. Poprawiamy ją, a efekty zapisujemy klikając w przycisk { Zapisz }. 4.4. KASOWANIE KARTY BADAŃ. Wybranie rekordu do kasowania i kliknięcie w przycisk { - } spowoduje wykasowanie karty badań oraz wszystkich badań i konsultacji z nią związanych. Kasowanie jest w praktyce operacją nieodwracalną. 4.5. DRUKOWANIE KARTY BADAŃ. Aby wydrukować kartę badań klikamy w przycisk { Drukuj kartę badań } oznaczony na rysunku ze strony 11 numerem (3). Pojawi się wtedy okno, w którym możemy wybrać które strony karty chcemy drukować. 4.6. DRUKOWANIE ORZECZENIA (ZAŚWIADCZENIA). W celu wydrukowania zaświadczenia (orzeczenia) wybieramy interesującą nas kartę badań i klikamy w przycisk { Drukuj }. Orzeczenie (zaświadczenie) związane z wybraną kartą zostanie wydrukowane. Strona 14 z 19

5. MODUŁ ZESTAWIENIA. Moduł ten służy do tworzenia różnego rodzaju zestawień oraz wystawiania rachunków (faktur). 5.1. BADANIA PRZEWIDYWANE. Funkcja ta umożliwia wygenerowanie zestawienia przewidywanych badań w danym okresie. Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się okno pokazane poniżej. <Podaj maskę lekarza> - możemy wstawić tu dane lekarza, dla którego chcemy wygenerować zestawienie. W tym celu klikamy w czerwoną strzałkę otworzy się okno z kartoteką lekarzy. Wyboru lekarza dokonujemy klikając dwukrotnie w dany rekord (lub stosując kombinację klawiszy {Shift} {Enter} ). Jeśli nie podamy maski lekarza, to w zestawieniu będą uwzględnieni wszyscy lekarze. <Podaj daty... > - w tym miejscu podajemy okres, w którym spodziewamy się przeprowadzenia badań. Na przykład, jeśli jakieś badanie miało okres ważności do 2 września 2005 to podając okres czasu od 01-09- 2005 do 30-09-2005 badanie to będzie uwzględnione w naszym zestawieniu jako badanie do ponownego przeprowadzenia. 5.2.WYCENA BADAŃ. Funkcja ta umożliwia wycenę wykonanych badań w danych okresie. Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się okno pokazane poniżej. Strona 15 z 19

<Podaj nazwę firmy> - możemy wstawić tu dane zakładu pracy, dla którego chcemy wygenerować zestawienie. W tym celu klikamy w czerwoną strzałkę otworzy się okno z kartoteką firm. Wyboru zakładu pracy dokonujemy klikając dwukrotnie w dany rekord (lub stosując kombinację klawiszy {Shift} {Enter} ). Jeśli nie podamy nazwy firmy to w zestawieniu będą uwzględnione wszystkie zakłady pracy, których pracownicy przeprowadzili badania. <Podaj daty... > - w tym miejscu podajemy okres, za który chcemy dokonać wyceny wykonanych badań. <Numer cennika> - zaznaczamy numer cennika, względem którego chcemy dokonać wyceny wykonanych badań. Dane są pobierane z kartoteki cenników. Strona 16 z 19

5.3. FAKTURY / RACHUNKI. Funkcja ta umożliwia wystawianie faktur ( rachunków ). Okno faktur (rys. poniżej) można podzielić na dwie części : część górną i dolną (oddzielone czerwoną linią). Górna część to nagłówki faktur, dolna cześć to pozycje faktur przyporządkowane do nagłówków. 5.3.1. Dodawanie nowej faktury (rachunku). W prawym górnym oknie klikamy w przycisk { + } tworzymy nagłówek faktury (rachunku). Pojawi się wtedy okno (rys. obok), które należy wypełnić danymi. Kliknięcie w przycisk { Dodaj/Zmień } spowoduje przejście do kartoteki firm, z której wybieramy zakład pracy, któremu wystawiamy fakturę. Następnie wypełniamy kolejne pola i klikamy w przycisk { Potwierdź }. Uwaga : wybór sposobu zapłaty : przelew spowoduje wydruk na fakturze numeru konta bankowego podanego w Pieczątce Zakładu Strona 17 z 19

Po kliknięciu w przycisk {Potwierdź} pojawi się na ekranie pytanie (rys. poniżej) o automatyczne uzupełnienie pozycji faktur. Jeśli wybierzemy opcję <TAK> to wyświetli się następne okno (rys. poniżej), które wypełniamy identycznie jak w funkcji Wycena badań (rozdział 5.2). Oczywiście, że zrozumiałych względów nie jest możliwa zmiana nazwy firmy. Po kliknięciu w przycisk { Potwierdź } program wygeneruje zestawienie oraz pozycje faktur z podziałem na stawki VAT ( 22%, 7%, 0% i ZW ). Podczas wydruku faktury będzie drukowane szczegółowe zestawienie wykonanych badań. Oczywiście możemy też ręcznie wypełnić pozycje faktur. W tym celu w oknie dolnym klikamy w przycisk { + } pojawi się wtedy okno, w którym możemy wypisać treść pozycji, podać cenę jednostkową, ilość oraz stawkę VAT. Ale i w tym miejscu możemy skorzystać z cennika wprowadzając z niego dane. Uwaga : wprowadzane ceny są zawsze pobierane z cennika o numerze 0 (zero). 5.3.2. Kasowanie faktury (rachunku). Kliknięcie w przycisk { - } w oknie górnym spowoduje wykasowanie całej faktury. Kliknięcie w przycisk { - } w oknie dolnym spowoduje usunięcie pozycji faktury. Uwaga : proces kasowania jest nieodwracalny Strona 18 z 19

6. MODUŁ KONFIGURACJA. Moduł ten, oprócz funkcji konfigurujących działanie programu ma charakter pomocniczy - umożliwia dodatkowo kontrolę zbiorów, tworzenie kopii zapasowych zbiorów danych oraz odtwarzanie tych zbiorów np. z dyskietek. 7. ZAKOŃCZENIE. Program, który Państwo otrzymaliście do swej dyspozycji nie jest produktem idealnym. W dalszym ciągu trwają prace nad jego rozwojem. Bylibyśmy bardzo wdzięczni za wszelkie uwagi i spostrzeżenia, które umożliwiłyby nam podniesienie jakości programu. Wierząc, że program będzie dla Państwa użytecznym narzędziem miłej pracy życzy AUTOR Strona 19 z 19