Strona 1 Załącznik nr 4 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA na zapewnienie noclegu, wyżywienia i sal dydaktycznych dla Ośrodka Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą podczas kursu dla repatriantów i członków ich rodzin prowadzonego w formie obozu stacjonarnego w Poznaniu i w Gdańsku. 1. Termin realizacji usługi: a) 22 sierpnia 2015 r. 30 sierpnia lipca 2015 r. część przetargowa nr 1 (Poznań), b) 22 sierpnia 2015 r. 30 sierpnia lipca 2015 r. część przetargowa nr 2 (Gdańsk), 2. Wykonawca zapewni noclegi, wyżywienie, sale dydaktyczne, plac zabaw dla dzieci, parking w obrębie jednego obiektu budowlanego lub jednego kompleksu, przy czym wszystkie miejsca noclegowe winny się znajdować w jednym budynku. 3. Zamawiający określa liczbę uczestników szkolenia na: a) dla części przetargowej nr 1: minimum 8 osób, maksimum 15 osób. b) dla części przetargowej nr 2: minimum 7 osób, maksimum 15 osób. 4. Zamawiający przyjmuje liczbę 15 osób dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. Ostateczna liczba uczestników każdego ze szkoleń zostanie podana przez Zamawiającego Wykonawcy nie później niż w dniu podpisania umowy. 5. Miejsce zakwaterowania: 5.1. Lokalizacja: Obiekt powinien znajdować się w: a) dla części przetargowej nr 1 odległości nie większej niż 5 km w linii prostej od ratusza (Stary Rynek 1), w miejscu dobrze skomunikowanym z centrum poznania (komunikacja miejska) b) dla części przetargowej nr 2 dla części przetargowej nr 2 granicach administracyjnych miasta Gdańska, w miejscu dobrze skomunikowanym z centrum miasta (komunikacja miejska). 5.2. Standard ośrodka: 5.2.1. Dla części przetargowej nr 1: Obiekt, powinien mieć status minimum hotelu trzygwiazdkowego lub dysponować warunkami nie gorszymi niż wymaganymi wobec hotelu trzygwiazdkowego. Dla części przetargowej nr 2: Obiekt, powinien mieć status minimum hotelu dwugwiazdkowego lub dysponować warunkami nie gorszymi niż wymaganymi wobec hotelu dwugwiazdkowego. 5.2.2. Zakwaterowanie od godziny 14: 00 pierwszego dnia kursu do godziny 12: 00 ostatniego dnia kursu. 5.2.3. Obiekt, który ma możliwość, w ramach prowadzonej działalności: serwować gościom całodzienne wyżywienie, udostępnić sale szkoleniowe z pełnym wyposażeniem, posiada miejsca parkingowe oraz plac zabaw dla dzieci. 5.3. Pokoje: 5.3.1. Przynajmniej jeden z oferowanych pokoi noclegowych oraz znajdująca się w nim łazienka winien być dostosowany do potrzeb osoby niepełnosprawnej poruszającej się na wózku inwalidzkim. 5.3.2. Pokoje noclegowe muszą mieć otwierane okna i być wyposażone w działający telewizor wyposażony w antenę pozwalającą na odbiór minimum programów bezpłatnej telewizji cyfrowej naziemnej. 5.3.3. Wykonawca zapewni: 1) Dla części przetargowej nr 1: a) dwa pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania. Przez pojedyncze wykorzystanie Zamawiający rozumie nocleg jednej osoby w pokoju dwuosobowym, za które Zamawiający zapłaci jak za pokój jednoosobowy, b) dwa pokoje dwuosobowe, c) jeden pokój trzyosobowy,
Strona 2 d) pozostałe pokoje winne być dwuosobowe z możliwości dostawki dla 1 osoby. Niektórzy z uczestników kursu będą dziećmi innych uczestników. W takiej sytuacji korzystały będą z dostawek. Przy założeniu maksymalnej liczby uczestników nieujętych w pkt a) do c) tj. 6 osób do zakwaterowania w pokojach dwuosobowych z możliwością dostawki Zamawiający potrzebował będzie maksymalnie 3 pokoi. Natomiast w przypadku, gdy część uczestników będzie dziećmi (nieletnimi) innych uczestników będą oni zakwaterowani wraz ze swoimi rodzicami na dostawkach. Wówczas ogólna liczba pokoi dwuosobowych z możliwością dostawki dla uczestników nieujętych w pkt a) do c), nawet przy pełnym 6 osobowym obłożeniu kursu może ulec zmniejszeniu maksymalnie do 2. Zamawiający dopuszcza ulokowanie uczestników, którzy mieliby korzystać z dostawek, w pokojach trzyosobowych, przy czym cena takiego pokoju winna być równa zaoferowanej cenie pokoju dwuosobowego. 2) Dla części przetargowej nr 2: a) cztery pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania. Przez pojedyncze wykorzystanie Zamawiający rozumie nocleg jednej osoby w pokoju dwuosobowym, za które Zamawiający zapłaci jak za pokój jednoosobowy, b) dwa pokoje dwuosobowe, c) pozostałe pokoje winne być dwuosobowe z możliwości dostawki dla 1 osoby. Niektórzy z uczestników kursu będą dziećmi innych uczestników. W takiej sytuacji korzystały będą z dostawek. Przy założeniu maksymalnej liczby uczestników nieujętych w pkt a) do b) tj. 7 osób do zakwaterowania w pokojach dwuosobowych z możliwością dostawki Zamawiający potrzebował będzie maksymalnie 4 pokoi. Natomiast w przypadku, gdy część uczestników będzie dziećmi (nieletnimi) innych uczestników będą oni zakwaterowani wraz ze swoimi rodzicami na dostawkach. Wówczas ogólna liczba pokoi dwuosobowych z możliwością dostawki dla uczestników nieujętych w pkt a) do b), nawet przy pełnym 8 osobowym obłożeniu kursu może ulec zmniejszeniu maksymalnie do 3. Zamawiający dopuszcza ulokowanie uczestników, którzy mieliby korzystać z dostawek, w pokojach trzyosobowych, przy czym cena takiego pokoju winna być równa zaoferowanej cenie pokoju dwuosobowego 5.4. Warunki pozostałe (dla organizatorów i uczestników kursu bezpłatny dostęp): a) dostępność do Internetu (WiFi) minimum w salach dydaktycznych i minimum jednym wyznaczonym w hotelu miejscu np. hol z miejscami siedzącymi, wyznaczone pomieszczenie z miejscami siedzącymi itp. b) pokoje z pełnym węzłem sanitarno higienicznym (łazienki, toalety), c) dla części przetargowej nr 1: klimatyzacja, w pokojach i salach działająca, d) plac zabaw dla dzieci (minimum 2 maksymalnie 5). Przez plac zabaw Zmawiający rozumie wydzielone miejsce, zapewniające dzieciom bezpieczne miejsce do zabawy, z miejscami siedzącymi dla opiekunów. Plac zabaw powinien się znajdować na świeżym powietrzu. Powinien być wyposażony, co najmniej w zjeżdżalnię i domek, huśtawkę, piaskownicę. Zamawiający dopuszcza plac zabaw np. w postaci Sali zabaw w budynku należącym do obiektu, w którym realizowana będzie usługa. W taki wypadku sala, w której zlokalizowany będzie plac zabaw winna posiadać działającą wentylację lub / i klimatyzację. e) Miejsc parkingowych w liczbie 10 f) Wykonawca umożliwi zamawiającemu drukowanie i kserowanie materiałów po cenie nie wyższej niż średni rynkowy koszt wydruku / kserokopii funkcjonujący w punktach oferujących tego typu usługi w granicach administracyjnych Poznania i Gdańska. 6. Wyżywienie: 6.1. Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników (śniadanie, obiad, kolacja, serwis kawowy) z możliwością płynnego regulowania godziny przygotowania posiłków w zależności od potrzeb. Godziny posiłków: a) 7:00-8:30 śniadanie b) 14: 00-15:00 obiad c) 18:30-19:30 - kolacja 6.2. Uczestnikami obozów mogą być osoby posiadające specjalną dietę ze względu na stan zdrowia np. dieta bezglutenowa, dieta cukrzycowa. Zamawiający na dzień ogłoszenia zamówienia nie posiada wiedzy, co do
Strona 3 faktycznego zapotrzebowania na dietetyczne posiłki. Zamawiający poda Wykonawcy informacje z tego zakresu najpóźniej w dniu podpisania umowy. Niezależnie od powyższego wszystkie posiłki winny być lekkostrawne. 6.3. Posiłki: śniadania w formie bufetu szwedzkiego, obiady i kolacje zasiadanie przy stole. 6.4. Wykonawca przygotuje kolację podsumowującą w godzinach 18:30-22:00. Wymagania wobec menu:, co najmniej dwa dania na ciepło, deska mięs i wędlin, deser, napoje zimne (woda mineralna i soki) i ciepłe (kawa, herbata), deser (ciasto lub lody). 6.5. W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: a) świadczenia usługi restauracyjnej wyłącznie przy użyciu produktów, spełniających normy, jakości produktów spożywczych o ważnym okresie przydatności do spożycia, w opakowaniach posiadających stosowne atesty, b) przestrzegania przepisów prawnych oraz sanitarnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych, c) świadczenie usług Żywienia odbywać powinno się zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie Żywności i Żywienia (Dz. U. z 2010 Nr 136 poz. 914 z późn. zm.). 6.6. wymogi ogólne: a) Zamawiający nie dopuszcza możliwości podania posiłków na jednorazowych naczyniach. b) Serwis, na którym będą podawane posiłki powinien stanowić estetyczną całość (komplet), nie może być obtłuczony i popękany. c) Wykonawca dostarczy serwetki. d) Zamawiający nie przewiduje możliwości podania obiadów w formie szwedzkiego stołu. e) Wykonawca zabezpieczy odpowiednią dla liczby osób ustaloną z Zamawiającym liczbę stolików. f) Zamawiający nie przewiduje możliwości dzielenia uczestników kursu na grupy. g) Wykonawca zapewni adekwatną do liczby stolików liczbę estetycznych, niepoplamionych obrusów. h) W trakcie posiłków i przerw kawowych, Wykonawca zapewni obsługę niezbędną do regularnego uzupełniania potraw i napojów dla uczestników. i) Jakość serwowanych potraw powinna być wysoka i charakteryzować się wysoką estetyką podania. 6.7. Wykonawca dołączy do oferty przykładowe menu. Dokładne Menu zostanie ustalone z Wykonawcą najpóźniej na w dniu podpisania umowy. 6.8. Wykonawca zapewni do każdego posiłku (także do obiadu) nielimitowaną ilość pieczywa. 6.9. Wykonawca zapewni przez cały pobyt uczestników nielimitowany dostęp do wody pitnej butelkowanej lub filtrowanej. 6.10. Wykonawca zapewni następujące posiłki: 6.10.1. Kolacje a) 6 kolacji dla każdej z części przetargowych główne składniki 300 g dopuszcza się podawanie dań gorących w ilości nie większej niż 50 % całego dania, dodatkowo wędlina, jajko, nabiał itp. dodatkowo minimum: warzywa 50 g na osobę, pieczywo bez limitu, masło 20 g, owoce i inne; napoje gorące min. 200 ml (kawa, herbata, kompot) herbata podawana w saszetkach: 2 g herbaty, woda gorąca podana w dzbankach lub termosach bez ograniczeń. 6.10.2. Kolacja podsumowująca szkolenie. a) Jedna dla każdej z części przetargowych, w przedostatnim dniu pobytu dniu trzy rodzaje przystawek zimnych do wyboru ( w tym jedna bezmięsna) jedno danie gorące minimum cztery rodzaje sałatek warzywnych
Strona 4 zestawy wędlin i mięs na zimno deser woda mineralna, soki, napoje gazowane, herbata, kawa 6.10.3. Obiadokolacja a) Jedna dla każdej z części przetargowych, w pierwszym dniu zupa porcja zawsze nie może być mniejsza niż 350 ml. minimum jedno danie ciepłe ( nie licząc zupy), pieczywo, wędlina, sery, jajka, sałatka. dodatkowo: warzywa minimum 50 g na osobę, pieczywo bez ograniczeń, masło 20 g, owoce i inne; napoje gorące min. 200 ml (kawa, herbata, kompot) herbata podawana w saszetkach: 2 g herbaty, woda gorąca podana w dzbankach lub termosach bez ograniczeń. 6.10.4. Śniadania a) 8 śniadań dla każdej z części przetargowych b) porcje śniadaniowe muszą zachowywać następującą minimalną gramaturę: główne składniki (np. wędlina, nabiał) 200 g, dodatkowo zupa mleczna/serek/jogurt, dodatkowo warzywa - 80 g, dodatkowo pieczywo bez ograniczeń, masło 20 g i inne, napoje gorące min. 200 ml (kawa, herbata) - herbata podawana w saszetkach: 2 g herbaty, woda gorąca podana w dzbankach lub termosach bez ograniczeń; 6.10.5. obiad: a) 7 obiadów dla każdej z części przetargowych, b) Dla obu części przetargowych pięć z siedmiu obiadów serwowane będzie przez wykonawcę w obiekcie noclegowym, podobnie jak śniadania i kolacje. c) Dla obu części przetargowych dwa z siedmiu obiadów zostaną zapewnione przez wykonawcę poza obiektem. Uczestnicy w trakcie obozu podczas dwukrotnie udadzą się po śniadaniu na wycieczkę. Obiad zjedzą w miejscu docelowym wycieczki. Zamawiający na dzień pisania ogłoszenia nie zna konkretnej daty ani miejsca tej wycieczki. Koszt tego obiadu poniesie Wykonawca. Miejsce obiadu oraz menu zostanie wskazane przez Zmawiającego. Koszty pokryje Wykonawca, przy czym koszt jednego obiadu nie przekroczy 35 złotych brutto na osobę. d) wytyczne minimalne dla obiadów serwowanych w obiekcie: zupy porcja zawsze nie może być mniejsza niż 350 ml., nie zupy kremy drugie danie łączna gramatura dania musi wynosić min. 500 g, z zastrzeżeniem udziałów procentowych: dania mięsne, rybne bądź inne zawierające elementy jarskie, np. jajko: podstawowy element (np. mięso, filet z ryby) dania musi wynosić min. 120 g, wypełnienie (np. ziemniaki, frytki, kasze, makarony) musi stanowić ok. 40 % udziału w całkowitej gramaturze dania gramatura uzależniona jest od wagi pozostałych elementów składających się na gramaturę dania o wielkości 500 g, surówki, sałatki, warzywa gotowane gramatura porcji musi wynosić min. 150 g, chleb bez ograniczeń napoje serwowane do posiłków obiadowych muszą wynosić min. 200 ml 6.10.6. serwis kawowy: a) dla każdej z części przetargowych w dniach: 1 sierpnia w godzinach 18: 00 20:00; w dniach: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 sierpnia 2015 r. w godzinach: 9:00 13:30 oraz 15:30 18:00 b) UWAGA w dniu wycieczki, o której mowa w pkt 6.10.5. lit d) Wykonawca zamiast przerw kawowych zapewni suchy prowiant tj. minimum, co najmniej dwie kanapki dla każdego uczestnika, jedna z serem, druga z wędliną oraz woda mineralna minimum 1 l na osobę
Strona 5 kawa, herbata, woda niegazowana bez ograniczeń cukier, cytryna, mleczko do kawy, serwetki bez ograniczeń ciasto, lub drożdżówki w ilości min. 120 g na osobę w pierwszym dniu przerwy kawowej oraz min. 300 g na osobę w pozostałe dni zapewniania przerw kawowych, wykładane sukcesywnie 7. Sale wykładowe (takie same dla obu części przetargowych): 7.1. 15 krzeseł w ustawieniu teatralnym. Ponadto wskazane jest, aby sala wykładowa dla dorosłych była rozmiarami przystosowana dla grupy nie większej niż do 25-30 osób. 7.2. Sala wykładowa dla dzieci. 7.3. Wymagania dotyczące Sali wykładowej: a) działająca klimatyzacja z możliwością regulacji przez Zamawiającego, b) Ekran optymalnie dostosowany do liczby uczestników obozu oraz wielkości Sali wykładowej, zapewniający dobrą widoczność z każdego miejsca w Sali,, mikrofon bezprzewodowy, nagłośnienie, (wg potrzeb) dodatkowo: komputer, odtwarzacz CD,DVD, 25 krzeseł w ustawieniu teatralnym oraz 4 stoliki ustawione przy ścianach, dostęp do Wi-Fi i 2 gniazda z prądem c) flipchart z kartonami i flamastrami 7.4. Wymagania dotyczące Sali wykładowej dla dzieci: a) działająca klimatyzacja z możliwością regulacji przez Zamawiającego, b) wyposażona w 5 krzeseł i 3 minimum 2 osobowe stoliki, c) wielkość, która pozwoli na zajęcia ruchowe w przerwach w nauczaniu tj. minimum 15 m 2 powierzchni wolnej (niezastawionej), na podłodze, której znajdować się będzie wykładzina lub niesuwający się dywan, d) w sali winny się znajdować, do dyspozycji zmawiającego papier do rysowania bez ograniczeń i kredki bambino lub ołówkowe ( minimum 12 kolorów, minimum 24 sztuki).