Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli - do użytku zewnętrznego - i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.2.2013.2.3 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Młodzieżowym Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 06 marca 2013 roku roku do 18 marca 2013 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działających na podstawie upoważnienia nr 10/2013 z dnia 04.03.2013 roku Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach. 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Dyrektorem Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim jest Elżbieta Szumska, powołana Zarządzeniem nr 455/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 10 grudnia 2008 roku w sprawie w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora MDK w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 stycznia 2009 roku do 31 sierpnia 2013 roku. Główną Księgową w Młodzieżowym Domu Kultury jest Barbara Nowacka zatrudniona od dnia 28 sierpnia 2007 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielały: 1. Elżbieta Szumska - Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury 2. Barbara Nowacka - Główna Księgowa 2
Podstawy formalno - prawne funkcjonowania jednostki: 1. Statut Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim. 2. Regulamin pracy Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim. 3. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z pózn. zm.). 4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z pózn. zm.). 5. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z pózn. zm.). 6. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z pózn. zm.). 7. Ustawa z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z pózn. zm.). 8. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 r. do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe za II półrocze. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia nr 09/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 stycznia w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2012 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim. Plan po zmianach (ostatnia z dnia 27 grudnia ) Prezydent Miasta zatwierdził uchwałą Rady Miejskiej Nr 511/2012 z dnia 27 grudnia. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2012 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za II półrocze. Ogółem wydatki budżetowe Młodzieżowego Domu Kultury za II półrocze osiągnęły poziom 572.379,25 złotych, co stanowiło 46,27% ogółu zaplanowanych wydatków na 2012 rok. Największa kwota, tj.: 529.105,26 złotych przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne, stanowiąc 92,44% ogólnych wydatków w tym okresie. Drugą pozycją wydatków był zakup usług w kwocie 27.836,06 złotych, stanowiąc 4,86% ogólnych wydatków w tym okresie. Kolejną pozycją był odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 12.753,00 złotych, stanowiący 2,23% ogólnych wydatków w tym okresie, a podróże służbowe i wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń w kwocie 2.684,93 złotych stanowiły 0,47% ogólnych wydatków w badanym okresie. 3
Plan na 2012 rok (w zł) Wydatki za II półrocze 2012 roku (w zł) Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza 1.237.143,00 572.379,25 46,27 Rozdział 85407 - Placówki wychowania pozaszkolnego 1.224.989,00 566.270,95 46,23 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzenia 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do Internetu 4360 opłata z tytułu usług telekomunikacyjnych komórkowych 4370 opłaty z tytułu usług telekomunikacyjnych stacjonarnych 4410 podróże służbowe krajowe 4440 odpis na ZFŚS 4.59 864.073,00 66.518,00 152.294,00 17.615,00 1.012,00 1.071,00 43.553,00 462,00 748,00 17.216,00 2.006,00 1.534,00 4.736,00 1.373,00 46.188,00 2.048,01 444.878,17 72.742,63 8.324,46 51,70 70,28 13.429,75 184,50 663,00 5.731,77 1.247,22 933,85 2.575,69 636,92 12.753,00 % 44,62 51,49 47,76 47,26 5,11 6,56 30,84 39,94 88,64 33,29 62,17 60,88 54,39 46,39 27,61 Rozdział 85446 - Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 3.00 3.00 10 4300 zakup usług pozostałych 3.00 3.00 10 Rozdział 85495 - Pozostała działalność 9.154,00 3.108,30 33,96 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4440 odpis na ZFŚS 2.60 445,00 64,00 6.045,00 2.60 444,60 63,70 10 99,91 99,53 Ogółem 1.237.143,00 572.379,25 46,27 Plan dochodów budżetowych na 2012 rok i wykonanie. Wyszczególnienie 0920 0970 Plan na 2012 rok (w zł) Wykonanie za II półrocze 2012 roku (w zł) Rozdział 85407 28 100,61 35,93 Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów 28 % 0,61 10 35,71 Ogółem 28 100,61 35,93 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2012 r. (WB nr 67/2012) 50.190,47 zł Wpływy za II półrocze stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego - WB nr 68/2012 z dnia 03.07.2012 r. 30.00 zł - WB nr 70/2012 za okres od 11-18.07.2012 r. 10.00 zł - WB nr 71/2012 za okres od 19-24.07.2012 r. 30.00 zł - WB nr 74/2012 za okres od 28-31.07.2012 r. 35.00 zł 4
- WB nr 76/2012 z dnia 02.08.2012 r. 45.00 zł - WB nr 79/2012 za okres od 07-27.07.2012 r. 30.00 zł - WB nr 81/2012 za okres od 30-31.07.2012 r. 30.00 zł - WB nr 83/2012 z dnia 04.09.2012 r. 20.00 zł - WB nr 85/2012 za okres od 11-19.09.2012 r. 10.00 zł - WB nr 87/2012 za okres od 21-27.09.2012 r. 30.00 zł - WB nr 88/2012 z dnia 28.09.2012 r. 35.00 zł - WB nr 92/2012 z dnia 03.10.2012 r. 10.00 zł - WB nr 94/2012 za okres od 06-09.10.2012 r. 8.00 zł - WB nr 98/2012 za okres od 13-17.10.2012 r. 6.00 zł - WB nr 100/2012 za okres od 19-29.10.2012 r. 60.00 zł - WB nr 102/2012 za okres od 01-02.11.2012 r. 25.00 zł - WB nr 106/2012 z dnia 16.11.2012 r. 15.00 zł - WB nr 108/2012 z dnia 23.11.2012 r. 5.00 zł - WB nr 110/2012 za okres od 29-30.11.2012 r. 30.00 zł - WB nr 111/2012 za okres od 01-03.12.2012 r. 30.00 zł - WB nr 113/2012 za okres od 05-10.12.2012 r. 30.996,00 zł Razem: 524.996,00 zł 2) odsetki bankowe 0,61 zł 3) korekta banku - zwrot 29,25 zł 4) zwrot wynagrodzenia 41,21 zł Ogółem wpływy 525.067,07 zł Rozchody za II półrocze stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 1.943,30 zł 2) zrealizowane czeki 60.929,48 zł 3) przekazane składki na ubezpieczenia społeczne 172.603,03 zł 4) przekazany podatek PIT-4 32.633,00 zł 5) przekazanie dochodów budżetowych do Urzędu Miejskiego 2.929,83 zł 6) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 12.753,00 zł 7) wynagrodzenia pracowników 214.827,80 zł 8) potrącenia z list płac w tym: - składki na PZU-Życie 5.394,60 zł - składki członkowskie na ZNP 358,20 zł - spłata pożyczek mieszkaniowych 18.81 zł - spłata pożyczek na KZP 27.38 zł - składki członkowskie na NSZZ Solidarność 793,95 zł 9) monitoring obiektu 541,20 zł 10) energia cieplna 10.933,54 zł 11) energia elektryczna 2.518,98 zł 12) opłata za gaz 43,22 zł 13) zakup usług dostępu do sieci Internet 1.039,35 zł 14) opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci telefonicznej 823,12 zł 15) opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 2.183,53 zł 5
16) dostarczanie wody 283,12 zł 17) odprowadzanie ścieków 748,76 zł 18) wywóz odpadów 2.101,08 zł 19) abonament za konserwację monitoringu obiektu 184,50 zł 20) opłata za przewóz środków płatniczych 92,25 zł 21) woda EDEN 587,94 zł 22) abonament za uzytkowanie serwera strony internetowej 369,00 zł 23) dopłata do abonamentu RTV 1,26 zł 24) badania lekarskie pracowników 159,00 zł 25) szkolenie Rady Pedagogicznej 85 zł 26) warsztaty taneczne 38 zł 27) przedłużenie domeny internetowej za 2012 rok 61,50 zł Ogółem rozchody 575.257,54 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2012 r. (WB nr 118/2012) zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2012 r. zł Kontrolą objęto raporty kasowe za II półrocze : - RK nr 9/2012 za okres od 27-31.07.2012 r. - RK nr 10/2012 za okres od 29-31.08.2012 r. - RK nr 11/2012 z dnia 28.09.2012 r. - RK nr 12/2012 za okres od 11-29.10.2012 r. - RK nr 13/2012 za okres od 05-28.11.2012 r. - RK nr 14/2012 za okres od 03-10.12.2012 r. - RK nr 15/2012 za okres od 21-27.12.2012 r. Na przychody składały się: - wpłaty gotówki z banku do kasy z tytułu zrealizowanych czeków na kwotę 60.929,48 zł - zwrot wynagrodzenia 41,21 zł Razem: 60.970,69 zł Na rozchody składały się: - wypłacone wynagrodzenie 56.860,81 zł - wpłata do banku 41,21 zł - zakup butów treningowych dla nauczyciela 24 zł - dofinansowanie do doskonalenia zawodowego nauczycieli 1.77 zł - zakup odzieży ochronnej 69,00 zł - badania lekarskie pracowników 504,00 zł - zwrot wydatków za zakup okularów 25 zł - wyrób pieczątek 81,18 zł - środki czystości dla pracowników 483,34 zł - wypłata ekwiwalentu za używanie odzieży 333,73 zł - wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży 84,00 zł - opłaty bankowe 2,50 zł - zakup usług dostępu do sieci Internet 207,87 zł 6
- opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 43,05 zł Razem: 60.970,69 zł Stan środków na dzień 31.12.2012 r. (RK nr 15/2012 za okres od 21-27.12.2012 r.) zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj. faktury, dowody Kasa Przyjmie i Kasa Wypłaci. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy Młodzieżowego Domu Kultury w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Dochody budżetowe odprowadzane były na rachunek budżetu Miasta w terminie do dnia 10-tego każdego miesiąca. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy Młodzieżowego Domu Kultury przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota ( zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota ( zł) 73/2012 0010110868-27.07.2012 r. 6.274,29 9/2012 KP 19/2012-27.07.2012 r. 6.274,29 74/2012 0010110869-31.07.2012 r. 24 9/2012 KP 20/2012-31.07.2012 r. 24 80/2012 0010110870-29.08.2012 r. 16.743,59 10/2012 KP 22/2012-29.08.2012 r. 16.743,59 81/2012 0010110871-31.08.2012 r. 272,00 10/2012 KP 23/2012-31.08.2012 r. 272,00 87/2012 0010110872-27.09.2012 r. 6.316,22 11/2012 KP 24/2012-27.09.2012 r. 6.316,22 96/2012 0010110873-11.10.2012 r. 7.949,82 12/2012 KP 25/2012-11.10.2012 r. 7.949,82 100/2012 0010110874-29.10.2012 r. 6.362,22 12/2012 KP 26/2012-29.10.2012 r. 6.362,22 103/2012 0010110875-05.11.2012 r. 20 13/2012 KP 27/2012-05.11.2012 r. 20 105/2012 0010602778-15.11.2012 r. 25 13/2012 KP 28/2012-15.11.2012 r. 25 109/2012 0010602779-28.11.2012 r. 6.249,70 13/2012 KP 29/2012-28.11.2012 r. 6.249,70 111/2012 0010602780-03.12.2012 r. 580,78 14/2012 KP 30/2012-03.12.2012 r. 580,78 116/2012 0010602781-21.12.2012 r. 9.101,57 15/2012 KP 32/2012-21.12.2012 r. 9.101,57 117/2012 0010602782-27.12.2012 r. 389,29 15/2012 KP 33/2012-27.12.2012 r. 389,29 7
8. Terminowość odprowadzania składek ZUS za lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec - 2012 76/2012 02.08.2012 r. Sierpień - 2012 83/2012 04.09.2012 r. Wrzesień - 2012 90/2012 01.10.2012 r. Październik - 2012 103/2012 05.11.2012 r. Listopad - 2012 112/2012 04.12.2012 r. Grudzień - 2012 2/2013 03.01.2013 r. 9. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec - 2012 78/2012 06.08.2012 r. Sierpień - 2012 86/2012 20.09.2012 r. Wrzesień - 2012 99/2012 18.10.2012 r. Październik - 2012 105/2012 15.11.2012 r. Listopad - 2012 114/2012 14.12.2012 r. Grudzień - 2012 5/2013 18.01.2013 r. 1.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 31.12. wynosiło: zł 101 Obroty za II półrocze 31.12. 60.970,69 60.970,69 152.497,26 152.497,26 - - Saldo jest zgodne z RK nr 15/2012 za okres od 21-27.12.. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 31.12. wynosiło po stronie: Wn zł 130 Obroty za II półrocze 31.12. 525.067,07 575.257,54 1.240.167,61 1.240.167,61 - - Saldo jest zgodne z WB nr 118/2012 za okres od 28-31.12.. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 31.12.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 5.579,36 zł 201 Obroty za II półrocze 31.12.2012 r. 23.986,19 29.741,89 65.637,65 71.217,01-5.579,36 8
Saldo stanowią: - (ochrona danych) 92,25 zł - (ochrona danych) 87,33 zł - (ochrona danych) 92,25 zł - (ochrona danych) 285,31 zł - (ochrona danych) 4.937,10 zł - (ochrona danych) (4x21,28 zł) 85,12 zł Razem: 5.579,36 zł 4) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 31.12. wynosiło po stronie: Ma 5.143,00 zł 225 Obroty za II półrocze 31.12. 32.734,00 38.33 68.848,00 73.991,00-5.143,00 Saldo stanowi zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT - 4 za grudzień. Podatek w kwocie 5.143,00 zł odprowadzony do Urzędu Skarbowego dnia 18.01.2013 r. (WB nr 5/2013). 5) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne na dzień 31.12. wynosiło po stronie: Ma 40.212,69 zł 229 Obroty za II półrocze 31.12. 173.670,95 185.849,82 364.852,05 405.064,74-40.212,69 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za grudzień odprowadzonych do ZUS dnia 03.01.2013 roku (WB nr 2/2013). 6) Saldo 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na dzień 31.12. wynosiło po stronie: Ma 69.695,64 zł 231 Obroty za II półrocze 31.12. 440.873,00 518.897,53 936.689,78 1.006.385,42-69.695,64 Saldo stanowią zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. 7) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 39.907,71 zł 401 Obroty od lipca do listopada 30.11. 9.598,14-39.907,71-39.907,71-9
Analityka do kosztów według rodzajów: Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85407 - Placówki wychowania pozaszkolnego - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 1.125,88 zł - 4260 zakup energii 38.781,83 zł 8) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 24.454,05 zł 402 Obroty od lipca do listopada 30.11. 10.428,99-24.454,05-24.454,05 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85407 - Placówki wychowania pozaszkolnego - 4270 zakup usług remontowych 276,75 zł - 4300 zakup usług pozostałych 15.876,82 zł - 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 1.797,40 zł - 4360 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej 1.384,25 zł - 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej 4.268,83 zł Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85446 - Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4300 zakup usług pozostałych 85 zł 9) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 792.702,11 zł 404 Obroty od lipca do listopada 30.11. 375.131,26-792.702,11-792.702,11 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85407 - Placówki wychowania pozaszkolnego - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 789.112,11 zł - 4170 wynagrodzenie bezosobowe 99 zł 10
Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85495 - Pozostała działalność - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 2.60 zł 10) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.11.2012 roku wynosiło po stronie: Wn 202.096,35 zł 405 Obroty od lipca do listopada 30.11. 82.819,66-202.096,35-202.096,35 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85407 - Placówki wychowania pozaszkolnego - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 2.979,49 zł - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 130.600,42 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 15.027,15 zł - 4280 zakup usług zdrowotnych 748,00 zł - 4440 odpis na ZFŚS 46.188,00zł Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85495 - Pozostała działalność - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 444,60 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 63,70 zł - 4440 odpis na ZFŚS 6.045,00 zł 11) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 1.236,57 zł 409 Obroty od lipca do listopada 30.11. 518,55-1.236,57-1.236,57 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Analityka do kosztów według rodzajów: Dział 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział 85407 - Placówki wychowania pozaszkolnego - 4410 podróże służbowe krajowe 1.236,57 zł 11
W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury VAT, rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci, bankowe dowody wpłat. 2. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 3. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 4. Faktury i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy MDK w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5, pkt 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 ze zm.). 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI Zarządzeniem nr 3/2010 Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Stargardzie Szczecińskim z dnia 10.03.2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz zakładowego planu kont, opracowanej zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi wprowadzono do stosowania dokumentację opisującą przyjęte w MDK zasady (politykę) rachunkowości, która zawiera: 1) miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz wykaz ksiąg rachunkowych, 2) metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych, 3) metody wyceny aktywów i pasywów, 4) ewidencja kosztów, 5) metody przyjętych uproszczeń, 6) system ochrony danych, 7) technikę prowadzenia rejestrów księgowych - odbywa się przy użyciu licencjonowanego programu komupterowego QWANT, 8) instrukcję obiegu dokumentów finansowo-księgowych, 9) instrukcję kasową, 10) instrukcję inwentaryzacyjną. Instrukcja kasowa opracowana została w oparciu o: 1) ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223), 2) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakimi powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 166, poz. 1128 z późn. zm.). 12
Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie. W Młodzieżowym Domu Kultury stan pogotowia kasowego ustalano z dniem 13 lipca 2007 roku Zarządzeniem Nr 2/2007 Dyrektora MDK w wysokości 4.50 zł (słownie: cztery tysiące pięćset złotych). Wartości pieniężne przechowywane i transportowane są w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. W zakresie ochrony transportu przestrzegane są zasady i warunki określone przepisami ww. rozporządzenia. Przyjmowanie wpłat do kasy odbywa się na podstawie źródłowych dowodów kasowych KP. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, tj. zgodnie z art. 24, ust. 5, pkt 3 ustawy o rachunkowości. Zakładowy plan kont obowiązujący w Młodzieżowym Domu Kultury obejmuje następujące : 1) bilansowe: zespołu: 0-011, 013, 020, 071, 072, 080 1-101, 130, 132, 135,141 2-201, 221, 222, 223, 225, 229, 231, 234, 240, 290 3-310 4-400, 401, 402, 403, 404, 405, 409, 490 7-700, 720, 750, 751, 760, 761, 770, 771 8-800, 810, 851, 860 2) pozabilansowe: 975 - wydatki strukturalne, 976 - wzajemne rozliczenia między jednostkami, 980 - plan finansowy wydatków budżetowych, 990 - plan finansowy wydatków budżetowch w układzie zadaniowym, 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Ewidencję księgową do kont pozabilansowych prowadzi się odrębnie przy pomocy programu EXCEL z pakietu OFFICE. 2. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Młodzieżowego Domu Kultury. Na podstawie cytowanej wyżej Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Młodzieżowym Domu Kultury został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 854 - Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale 85407 - Placówki wychowania pozaszkolnego i paragrafach klasyfikacji wydatków budżetowych. Źródłami dochodów Młodzieżowego Domu Kultury gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) czynsze za wynajem sal i pomieszczeń, dzierżawa terenu, 13
2) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów, 3) darowizny, 4) wpływy z innych usług. Dochody gromadzone przez Młodzieżowy Dom Kultury na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) cele wskazane przez darczyńcę, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup artykułów żywnościowych, 4) zakup nagród dla uczestników konkursów, 5) umowy cywilno prawne, 6) szkolenia pracowników. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za II półrocze przedstawia poniższa tabela, opracowana na podstawie sprawozdania półrocznego Rb - 34S. 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki 0960 otrzymane darowizny Plan w zł 25.00 15.00 2,00 30.00 Wykonanie za II półrocze 2012 roku w zł 10.91 5.508,79 138,21 1.30 % 43,64 36,73 4,34 Ogółem 70.002,00 17.857,00 25,51 Ogółem wydatki za II półrocze z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana na podstawie sprawozdania półrocznego Rb 34S. Plan w zł Wydatki za II półrocze 2012 roku w zł 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4110 skladki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej 286,00 787,00 123,00 13.646,00 28.00 6.00 40 18.742,00 30 40 1.50 36 20.511,54 2.752,43 6.193,30 193,00 % 2,64 73,26 45,88 33,05 48,25 Ogółem 70.002,00 30.010,27 42,87 14
2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2012 r. (WB nr 0060/2012 za okres 01-03.07.2012 r.) 12.644,21 zł Wpływy za II półrocze stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,28 zł 2) wynajem powierzchni użytkowej i lokalu 10.408,44 zł 3) darowizny 1.30 zł 4) dotacja na reklamę powiatu 1.75 zł 5) odprowadzenie gotówki z kasy do banku 4.398,28 zł 6) zwrot za szkolenie 20 zł Ogółem wpływy: 18.057,00 zł Wydatki za II półrocze stanowiły: 1) opłaty bankowe 574,00 zł 2) wypłata czeków 11.555,13 zł 3) składki członkowskie żeglarzy 5 zł 4) podatek PIT-4R umowy cywilnoprawne 52,00 zł 5) dostęp do internetowej Biblioteki Prawa Oświaty 146,37 zł 6) wynajem autobusu 1.00 zł 7) zakup kompletu żagli 5.10 zł 8) woda 172,09 zł 9) ścieki 364,01 zł 10) szkolenie 20 zł 11) monitoring 270,60 zł 12) konwój gotówki 92,25 zł 13) wywóz nieczystości 1.306,43 zł 14) zakup toneru 116,85 zł 15) prenumerata literatury fachowej 1.183,20 zł 16) koszt wysyłki 35,04 zł 17) usługa informatyczna 307,50 zł 18) zakup dyskietek, myszy, klawiatury, dysku twardego 770,20 zł 19) energia cieplna 1.623,38 zł 20) energia elektryczna 956,96 zł 21) zakup artykułów biurowych 352,60 zł 22) zakup kserokopiarki 1.476,00 zł 23) usługa kominiarska 940,41 zł 24) nowelizacja systemu księgowo kadrowego 1.60 zł 25) zwrot wpłaty do Towarzystwa Przyjaciół MDK 40 zł 26) zwrot środków do UM 29,25 zł Ogółem wydatki: 30.674,27 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2012 r. (WB nr 0110/2012) 2.2. Stan środków w kasie na dzień 03.07.2012 r. (RK nr 13/2012/DW za okres od 03-30.07.2012 r.) 26,94 zł zł 15
Na wpływy składały się: wynajem powierzchni użytkowej i lokali pobranie gotówki czekiem z banku opłata za media od najemców wykonanie druków zaproszeń odsetki od nieterminowych wpłat nota za prywatne rozmowy telefoniczne czarter dwóch jachtów 73 zł 11.555,13 zł 33 zł 40 zł 38,28 zł 10 zł 2.80 zł Razem: 15.953,41 zł Na wydatki składały się: umowy cywilnoprawne materiały do pracowni usługi autokarowe materiały na potrzeby konserwatora nagrody i materiały na konkursy usługi transportowe wyposażenie apteczki toner do drukarki zwrot mylnej wpłaty zakup benzyny zakup znaczków pocztowych usluga fotograficzna pomiary środowiska pracy ubezpieczenie OC regat odprowadzenie gotówki do banku zakup materiałów biurowych zakup artykułów czystościowych 308,00 zł 1.174,47 zł 50 zł 2.701,39 zł 2.096,26 zł 4 zł 119,20 zł 10 zł 64,00 zł 74,73 zł 392,50 zł 12,00 zł 156,21 zł 143,00 zł 4.398,28 zł 2.754,82 zł 918,55 zł Razem: 15.953,41 zł Stan środków w kasie na dzień 31.12.2012 r. (RK nr 22/2012/DW z dnia 31.12.2012 r.) zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 16
4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacona do kasy MDK w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.). 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 31.12. wynosiło: zł 101 Obroty za II półrocze od początku roku 31.12.2012 rok 15.953,41 15.953,41 26.660,37 26.660,37 - - Saldo jest zgodne z RK nr 22/2012/DW z dnia 31.12.. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień 31.12.2012 roku wynosiło po stronie: Wn 26,94 zł 132 Obroty za II półrocze od początku roku 31.12.2012 rok 18.057,00 30.674,27 46.821,23 46.794,29 26,94 - Saldo jest zgodne z WB nr 0110/2012 z dnia 31.12.. 3) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 16.822,60 zł Obroty za m-ce VII - XI 30.11. 401 12.657,57-16.822,60-16.822,60 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział 85407 Placówki wychowania pozaszkolnego - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 16.822,60 zł 4) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 5.794,53 zł 402 Obroty za m-ce VII - XI 30.11. 4.061,61-5.794,53 5.794,53-17
Na saldo 402 Usługi obce składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział 85407 Placówki wychowania pozaszkolnego - 4260 zakup energii 113,80 zł - 4270 zakup usług remontowych 20 zł - 4300 zakup usług pozostałych 5.480,73 zł 5) Saldo 403 Podatki i opłaty na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 291,40 zł 403 Obroty za m-ce VII - XI od początku roku 30.11. 193,00-291,40-291,40 - Na saldo 403 Podatki i opłaty składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział 85407 Placówki wychowania pozaszkolnego - 4430 różne opłaty i składki 291,40 zł 6) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 2.986,00 zł 404 Obroty za m-ce VII - XI 30.11. 36-2.986,00-2.986,00 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział 85407 Placówki wychowania pozaszkolnego - 4170 wynagrodzenia bezosobowe 2.986,00 zł 7) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.11. wynosiło po stronie: Wn 135,30 zł Obroty za m-ce VII - XI 30.11. 405 207.708,03-299.121,98-299.121,98 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 18
1. Dział 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział 85407 Placówki wychowania pozaszkolnego - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 135,30 zł 3. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości - w tym we wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji ekonomicznych, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki. W Młodzieżowym Domu Kultury obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona przez Dyrektora z dnia 10 marca 2010 roku, opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Instrukcja wewnętrzna reguluje zasady spisu z natury stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz zasady inwentaryzacji stanu pozostałych aktywów i pasywów jednostki, wyceny składników oraz ustalenia i wyjaśnienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem składników, a stanem wynikającym z ksiąg. Osobą odpowiedzialną za ewidencję dla wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest Główna księgowa. Ewidencja prowadzona jest na kartotekach inwentarzowych. Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w. Zarządzeniem Nr 5/2012 Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury z dnia 27 grudnia w sprawie przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji w jednostce, jak również stanu ksiąg pomocniczych przeprowadzono inwentaryzację składników majątkowych na dzień 31 grudnia. W powyższym zarządzeniu określono, które składniki majątku należy objąć inwentaryzacją oraz jaką metodą. Powołany w Zarządzeniu zespół spisowy dokonał spisu wszystkich składników majątku. Załącznikami są następujące dokumenty: protokół z inwentaryzacji gotówki w kasie przeprowadzonej w dniu 31 grudnia przez Komisję inwentaryzacyjną w obecności Kasjera. Stan gotówki w kasie wynosił zł. Stan druków ścisłego zarachowania tzn.: czeki gotówkowe, KP i KW był zgodny z ewidencją, zestawienie należności i zobowiązań przeprowadzonej drogą weryfikacji w dniu 31 grudnia aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - faktury za energię cieplną, gaz, wywóz nieczystości, monitoring oraz usługi telekomunikacyjne na kwotę 5.579,36 zł, 201 Należności z tytułu dostaw i usług - faktury za wynajem pomieszczeń 19
i powierzchni na kwotę 2.274,68 zł, 225 Rozrachunki z budżetami - podatek od dodatkowego wynagrodzenia na kwotę 6.228,00 zł, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - składki na ubezpieczenie za wynagrodzenie grudniowe i dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 40.212,69 zł, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 69.695,64 zł oraz 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami - pożyczki mieszkaniowe udzielone pracownikom i znaczki pocztowe na kwotę 24.139,25 zł. Po porównaniu dokumentów źródłowych i obliczeń wymienione salda uznano za prawidłowe, potwierdzenia sald rozrachunków i należności na dzień 31 grudnia. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 03/2012 Dyrektora MDK z dnia 10 października w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w formie spisu z natury w dniach od 19 do 30 listopada został przeprowadzony spis. Inwentaryzację przeprowadzono według stanu na dzień 30 października. W zarządzeniu znajduje się: imienne powołanie przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej, imienne powołanie członków Komisji inwentaryzacyjnej, wykaz powołanych członków Komisji spisowych, szczegółowy harmonogram inwentaryzacji w roku 2012. W Młodzieżowym Domu Kultury spośród członków Komisji Inwentaryzacyjnej tworzy się dwuosobowy zespół spisowy. Zgodnie z wypracowanymi przez praktykę zasadami nauki o rachunkowości, do zespołów spisowych nie mogą być powoływane osoby nie mające kwalifikacji zawodowych; nie mogą to być również osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne) za stan składników majątku objętych spisem z natury, pracownicy jednostki prowadzący ich ewidencję w księgach rachunkowych oraz osoby nie zapewniające bezstronności spisu. W ich składzie nie powinien się również znaleźć przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, gdyż jest to osoba, która powinna sprawować nadzór nad pracą zespołów spisowych, któremu powinny one składać sprawozdanie z przeprowadzonego spisu. Załącznikami do przygotowania inwentaryzacji są: instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, plan i harmonogram inwentaryzacji, zarządzenie Dyrektora o jej przeprowadzeniu, protokół z przeszkolenia zespołów spisowych z dnia 04 listopada. Załącznikami przeprowadzonej inwentaryzacji są następujące dokumenty: arkusze spisu z natury, które posiadają: numer, numer strony, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, nazwę i adres jednostki, rodzaj inwentaryzacji, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, osobę odpowiedzialną materialnie, skład zespołu spisowego, liczbę porządkową, symbol indeksu, nazwę przedmiotu spisywanego, jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, sumę końcową, podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, wyceniającej, sprawdzającej, zespołu spisującego. Zapisy prowadzone są w sposób staranny, czytelny, w porządku chronologicznym, brak błędów, sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury w MDK z dnia 20 grudnia - Komisja inwentaryzacyjna dokonała podsumowania prac zespołów spisowych przeprowadzonej inwentaryzacji w dniach od 07 do 30 listopada i stwierdziła, że: 20