System obsługi ubezpieczeń FORT

KOMPLEKSOWY SYSTEM FORT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. 30-319 Kraków, ul. Tyniecka 10A/1 tel. (12) 262-02-95, 788-654-748 e-mail: krakow@fort.com.pl www.fort.com.pl OBSŁUGI UBEZPIECZEŃ I SIECI SPRZEDAŻY System obsługi ubezpieczeń FORT wersja 3.1 Pro Dokumentacja użytkownika Zarządzanie dokumentami Kraków, luty 2013

Zarządzanie dokumentami... 3 Udostępnienie modułu... 3 Administracja modułu... 4 Firmowe typy dokumentów... 6 Typy dziennika... 7 Import dokumentów... 8 Import grafiki... 10 Przestrzeń barw, system kodowania kolorów... 10 Skanowanie dokumentów... 10 Przegląd typów dokumentów.... 11 Import poczty elektronicznej... 11 Zapis poczty elektronicznej w formacie eml... 13 Wysłanie dokumentu pocztą elektroniczną... 14 Szablony - tworzenie własnych szablonów dokumentów... 14 Procedura zapisu Szablonów dokumentów... 15 Synchronizacja dokumentów... 15 Aby ściągnąć dokument wystarczy nacisnąć Synchronizacja dokumentów.... 16 Odkrycie paska narzędzi... 17 Selekcja schematów danych... 20 Selekcja znaczników pól w obrębie schematów danych... 22 Tworzenie szablonów z istniejących dokumentów... 22 Skrócony wykaz szablonów... 24 Edycja szablonu... 24 Import szablonów... 25 Zastosowanie istniejących szablonów... 25 Szablony tabelaryczne... 27 Administracja szablonów tabelarycznych... 29 Archiwizacja raportów... 29 Obsługa zdjęć... 29 Rozliczenie ma wzór ExpZdjecia Wysłanie zdjęć pojazdów... 31 Zadania... 37 Aktywowanie modułu zadań... 37 Skrócony wykaz zadań... 37 Tworzenie zadań... 38 Wymagania systemowe i teczniczne... 40 Masowy import zeskanowanych dokumentów... 40 Export dokumentów... 41 Obsługa dokumentów MS Office... 41 Obsługiwane wersje pakietów MS Office... 41 Windows 7 Windows Live Mail Share... 42 Tworzenie nowego dokumentu... 42 2

Zarządzanie dokumentami Moduł zarządzania dokumentami umożliwia pełną obsługę dokumentów własnych (np. skany, faksy, dokumenty Office, własne raporty z Fort a 3) jak i przychodzących (np. dokumenty elektroniczne, pisma, faksy). Każdy taki dokument można podpiąć do odpowiedniej kartoteki (polisy, klienta, pojazdu, przedmiotu, TU czy też Agenta). Podpinanie dokumentów pod odpowiednie kartoteki umożliwi szybkie przeglądnięcie i wyszukanie konkretnych dokumentów. Podpięcie dokumentów pod kartotekę polisy spowoduje pojawienie się na niej litery D, co będzie oznaczało, że są z nią powiązane dokumenty. Za pomocą tego modułu możemy tworzyć, rejestrować, przechowywać, porządkować, wyszukiwać dokumenty i przekazywać je pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy. Moduł zarządzania dokumentami składa się z 3 poziomów: 1. skanowanie dokumentów i ich podpięcie pod odpowiednie kartoteki 2. zachowanie, export, import wszystkich typów dokumentów elektronicznych (w tym scanowanie) 3. pełne zarządzanie dokumentami rozszerzenie w/w o możliwość tworzenia własnych szablonów, grup dokumentów (teczek) oraz dziennika dokumentów W zależności od poziomu wykupionego modułu zarządzania dokumentami będą dostępne odpowiednie funkcje tego modułu. Udostępnienie modułu Moduł zarządzania dokumentami można udostępnić z poziomu: Administracja / Aktywne moduły. 3

Funkcję obsługi dokumentów należy również włączyć wybranym operatorom Dostepne pod: Administracja / Operatorzy / Operator / Poprawa Administracja modułu Zanim rozpoczniemy pracę z modułem obsługi dokumentów musimy ustawić jego podstawowe parametry, a więc: 4

- gdzie będą przechowywane dokumenty z centrali (katalog głowny) - katalog lokalny ustalamy jeżeli użytkownik nie ma dostępu do katalogu firmowego - w którym katalogu będziemy przechowywać kopie dokumentów (nie jest wymagane) - czy operatorzy będą mogli usuwać pliki po imporcie - czy będziemy korzystać z podziału na firmowe typy dokumentów - czy po imporcie ma być podgląd dokumentu i czy po jego zaimportowaniu ma być usuwany plik źródłowy - czy dla wielu danych generować 1 dokument z szablonu Wszystkie dokumenty powinniśmy przechowywać w jednym katalogu (z wyjątkiem sieci WAN), dlatego też program tworzy podkatalog Dokumenty i ten właśnie katalog powinniśmy wskazać jako główny katalog dokumentów. Katalog lokalany wymagany jest w przypadku instalacji programu na sieciach rozległych WAN.Użytkownik programu pracujący w takiej topologi powinien dla swojego stanowiska pracy ustalić katalog lokalny w którym będą przechowywane jego dokuemnty. UWAGA!! Katalog lokalny należy ustalać w porozumienie z Administratorem programu FORT 5

Po naciśnieciu klawisza Zapisz i zamknij program sam automatycznie będzie tworzył drabinkę podkatalogów w których to będą umieszczane poszczególne rodzaje dokumentów np. - Calc - Excel - Mail - Obce - Obrazy - Raporty - Szablony - Word - Writer Po kolei program będzie prosił o potwierdzenie utworzenia każdego z podkatalogów np. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Zarządzanie dokumentami Firmowe typy dokumentów Jeżeli zdecydowalismy się rozszerzyć funkcję programu o firmowe typy dokumentów, musimy sobie je określić już na samym początku pracy Klikamy na klawisz Firmowe typy dokumentów. Pod tą formatką możemy ustalić własne rodzaje firmowe dokumentów, które mogą być wielokrotnie wykorzystywane i pozwolą nam pogrupować wszystkie dokumenty. 6

Typy dziennika Funkcja obsługi dziennika to nic innego jak książka pism przychodzących i wychodzących lub tzw. Dziennik podawczy. Na formatce typów dziennika można zdefiniować sobie jego poszczególne rodzaje np. dziennik pism przychodzących, dziennik pism wychodzących, dziennik awiz itp. Ustalając typy dziennika musimy szczegółowo przemyśleć jak chcemy posegregować dokumenty, bowiem jeżeli ustalimy jakiś typ dziennika i podepniemy do niego dokumenty, to w trakcie dalszej pracy nie będzie możliwa zmiana jego symbolu (pole to będzie zablokowane do edycji). 7

Import dokumentów Funkcja importu dokumentu pozwala pobrać, zapisać do bazy i podpiąć w odpowiednie miejsce dowolny dokument zapisany wcześniej na jakimś dysku. Wskazujemy dokument który chcemy zaimportować, i naciskamy klawisz Otwórz. Dokument zostanie wyświetlony na ekranie. Upewniamy się że jest to dokładnie ten dokument o który nam chodziło i zamkamy go. Na ekranie wyświetli się formatka filtrująca w której będziemy musieli wskazać klienta, który będzie powiązany z dokumentem. 8

Po jego wskazaniu otworzy się kartoteka dokumentu w tytule wstawi się nazwa dokumentu z dysku, podepnie się wybrany wcześniej klienrt oraz uzupełniona zostanie data utworzenia dokumentu (data z dysku) oraz data wpływu (bieżąca data z komputera). Resztę pól możemy sami uzupełnić wg potrzeb. Kartotekę zapisujemy do bazy. Można importować wiele dokumentów jednocześnie. Zaznaczamy je za pomocą klawisza Shift 9

Dalej postępujemy analogicznie jak w przypadku importu jednego dokumentu. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Importuj dokument Import grafiki Przestrzeń barw, system kodowania kolorów Aby poprawnie zaimportować pliki graficzne wykonane np. za pomocą aparatu cyfrowego musi on mieć w ustawieniach zapisaną przestrzeń barw RGB, ponieważ jest ona standardowym zestawem barw. Jeżeli Agent w swoim aparacie cyfrowym korzysta z innych modeli przestrzeni barw (np. CMYK) powinien przed importem grafiki zmienić je na model RGB. Aby przekonwertować taki dokument np. z CMYK do RGB można skorzystać z zewnętrznego programu np. Irfan-View. Skanowanie dokumentów Wybór z menu dokumentów funkcji Skanuj dokument (obraz) umożliwi zeskanowanie każdego rodzaju dokumentu. Program skanuje zarówno dokumenty jak i np. zdjęcia z aparatu cyfrowego. Jeżeli podpinamy do komputera np. aparat cyfrowy to za pomocą tej funkcji możemy podpiąć pod daną kartotekę kilka zdjęć jednocześnie. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Skanuj dokument (obraz) 10

Przegląd typów dokumentów. Program korzysta z zewnetrznych przeglądarek, dlatego koniecznie należy ustalić odpowiednie przegladarki do czytanych plików. Wykonujemy to w: Panel sterowania/opcje folderów/typy plików. Import poczty elektronicznej Funkcja importu poczty umożliwia zaimportowanie maili z Outlook a Express lub innego programu obsługującego pocztę elektroniczną. Funkcja importu poczty elektronicznej dostępna jest ze skróconego wykazu dokumentów: Dokumenty / Importuj pocztę. Po jej wybraniu nastąpi połączenie i na formatce importu poczty elektronicznej zostanie wyświetlona lista odebranych wiadomości. 11

Każdą wiadomość możemy przeglądnąć wraz z jej załącznikami (przez dwukrotne kliknięcie na załączniku) i zdecydować co z nią zrobić. Zaimportować do programu wiadomość możemy poprzez zaznaczenie wiadomości i wybranie funkcji: Poczta / Importuj zaznaczone albo przez dwukrotne kliknięcie na wiadomości. Możemy też usunąć: Poczta / Usuń zaznaczone. Po zaimportowaniu wiadomości, każda z nich po kolei będzie wyświetlana. Będziemy mogli wtedy: zapisać ją do bazy: Okienko / Zapisz wiadomość od razu odpowiedzieć: Okienko / Odpowiedź Jeżeli przy nadawcy wiadomości będzie ikonka ludzika z trójkącikiem to oznacza to, że tego klienta o tym adresie e-mialowym mamy już w bazie. Jeżeli nie będzie to nie mamy i musimy utworzyć jego kartotekę. Wybieramy wtedy funkcję: Klienci / Powiąż klienta z bazą / Nowy i zakładamy kartotekę. 12

Wcześniej można sobie pod prawym przyciskiem myszy w nadawcy skopiować do bufora adres e-mail, aby łatwo go później wkleić do kartoteki klienta. Po obsłużeniu każdej wiadomości malowej uzyskamy potwierdzenie, czy zaimportowano wiadomość. Każda zaimportowana wiadomość będzie znikać z listy, aż uzyskamy pustą formatkę, którą będziemy mogli zamknąć i przejść do dalszej pracy. Wiadomości e-mailowe traktowane są przez program jako dokumenty po zaimportowaniu zawsze trafiają na skrócony wykaz dokumentów (typ dokumentu: poczta elektroniczna, rozszerzenie f3m). Natomiast oryginały maili w programie Outlook trafiają do folderu Usunięte. Jeżeli nie będzie żadnej poczty do pobrania program przedstawia komunikat: Dostępne pod: Dokumenty / Przegląd dokumentów / Dokumenty / Importuj pocztę Zapis poczty elektronicznej w formacie eml Aby zapisać wiadomość elektroniczną w formacie eml należy w Outlook Expres wybrać Plik/Zapisz jako i zapisać wiadomość w formacie *.eml 13

Następnie w programie Fort z menu wybieramy Dokumenty/Importuj dokument wskazujemy zapisaną wiadomość w Typie pliku wybiermay Dokument zewnętrzny i Otwieramy dokument. Dalej postępujemy analogicznie jak w przypadku importu jednego dokumentu. Wysłanie dokumentu pocztą elektroniczną Każdy dokument można wysłać jako załącznik pocztą elektroniczną. Jeżeli wysyłamy dokument już zapisany w programie to jest on bezpośrednio załączany do wiadomości e-mailowej jeżeli wysyłamy np. jakiś raport wygenerowany bezpośrednio z programu to najpierw program zapyta nas czy przed wysłaniem tego dokumentu zapisać go w programie. Program umożłiwa także przesłanie dalej całego maila, razem z załącznikami. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd dokumentów /Dokumenty / Wyślij dokument pocztą elektroniczną Szablony - tworzenie własnych szablonów dokumentów Jedną z funkcji modułu zarządzania dokumentami jest możliwość tworzenia własnych szablonów dokumentów. Szablony można tworzyć w aplikacjach Office: Microsoft Word, Microsoft Excel oraz MS Outlook. Każdy z szablonów przypisywany może być do modułu związanego np. z polisą, Agentem, klientem, przedmiotem oraz np. z modułem akwizycji polis i akwizycji rat. Aby stworzyć nowy szablon wybieramy z Menu dokumentów opcję: Przegląd szablonów dokumentów / Szablony / Nowy szablon. W zależności jaki to ma być dokument otwiera się odpowiednia aplikacja: Word lub Excel, a w przypadku szablonów mailowych fortowska formatka. 14

Procedura zapisu Szablonów dokumentów W celu wygenerowania poprawnie funkcjonującego szablonu dokumentów na Wordach wyższych niż 97-2003 należy zastosować się do procedury i wykonać kolejne kroki, które zostały opisane na przykładzie Szablonu Worda. 1. W zakładce: Ubezpieczenia majątkowe/ Dokumenty/ Przegląd szablonów dokumentów/ Szablony/ Nowy Szablon wybieramy interesujący nas format dokumentu i uzupełniany tekstem i polami z Forta 2. Gotowy dokument należy zawsze zapisać używając opcji Plik/ Zapisz jako/ Dokument programu Word 97-2003. 3. Zapisany szablon można zamknąć krzyżykiem. Istotne jest aby operator na oknie: Edycja kartoteki szablonu dokumentu (patrz poniżej) wybrał opcję Anuluj. UWAGA: W chwili gdy operator wybierze opcję Zapisz i zamknij szablon zostanie zapisany w formacie, którego nie można edytować. 4. W celu zachowania struktury pliku, który może być edytowalny należy zaimportować stworzony Szablon używając zakładki: Ubezpieczenia majątkowe/ Dokumenty/ Przegląd szablonów dokumentów/ Szablony/ Importuj Szablon i wskazać zapisany zgodnie z punktem 2. Plik 5. Zaimportowany dokument pojawi się na liście szablonów a w celu podpięcia go w interesujące nas miejsce w Forcie należy otworzyć szablon do edycji i wybrać opcję Zapisz. Tylko zachowanie powyższej procedury gwarantuje tworzenie edytowalnych szablonów na komputerach z zainstalowanym tzw. wyższym programem Microsoft Office. Synchronizacja dokumentów Moduł wspomaga pracę firm o charakterze rozproszonym, polega on na wysłaniu dokumentów z oddziałów do centrali. 15

W administarcji mamy dwie ścieżki - Folder z dokumentami do synchronizacji czyli folder z dokumantami wprowadzonymi przez dany oddział; - Adres serwera do synchronizacji. W tym miejscu podajemy adres serwera, na którym jest baza danych firmy. Adres powinienie znać administrator programu Fort. Aby ściągnąć dokument wystarczy nacisnąć Synchronizacja dokumentów. W Forcie 3 konieczne jest również ustawienie Lokalnego katalogu dla dokumentów, który można ustawić w zakładce Stanowisko\ Parametry pracy stanowiska. 16

Do ustalenia tego katalogu ma dostęp operator programu dla danego stanowiska (nie tylko administrator). Odkrycie paska narzędzi Przy mailach należy skorzystać z funkcji: Szablon \ Dodaj pole szablonu. Przy MS Excel oraz MS Word należy za pomocą funkcji: Widok / Paski narzędzi włączyć pasek aplikacji Fort. 17

Pasek ten będzie widoczny jako "Wstaw pole szablonu Fort 3. Rozpoczynamy tekst pisma (szablonu), wybieramy odpowiedni schemat danych, przechodzimy o krok dalej tabulacją i wstawiamy odpowiednie znaczniki pola z odpowiednich danych np. danych firmowych, danych polisy, klienta, pojazdu itd.. Dla każdego schematu danych dostępne są odpowiednie pola np. w schemacie dane klienta zawarte są dane firmowe agencji oraz wszystkie pola z pełnej informacji o kliencie. W schemacie dane akwizycji wznowień zawarte są już dane firmowe agencji, dane polisy, TU, Agenta który sprzedał polisę, dane klienta akwizycyjnego (właściciela pojazdu i użytkownika, który nazwany jest klientem akwizycyjnym) oraz dane ubezpieczonego przedmiotu. 18

W pierwszej kolumnie załącznika znajduje się znacznik pola (nazwa pola) a w drugiej jego opis. Pole wstawiamy do tekstu poprzez jego dwukrotne kliknięcie lub przez wskazanie go, naciśnięcie przycisku wstaw a na końcu zamknij. Po zakończeniu tworzenia szablonu zamykamy plik aplikacji i pojawia się kartoteka szablonu, w której możemy wpisać tytuł szablonu. Będzie na niej widoczna również informacja do jakiego modułu jest przyporządkowany szablon, czy jest to szablon tabelaryczny oraz kiedy 19

i w jakiej aplikacji został utworzony lub wpłynął. Moduł podpowiada się automatycznie w zależności od tego, który wybierzemy schemat danych. W MS Word 2007 zdarza się, że pasek Forta trzeba aktywować ręcznie makrem CommandBars.Item("FORT").Visible = True Makro należy wykonać jednorazowo po zarejestrowaniu biblioteki i utworzeniu szablonu dokumentu za pomoca FORTA. Tytuł szablonu w jego kartotece można w dowolnym momencie zmieniać poprzez wybór funkcji: Szablony / Pokaż kartotekę szablonu. Selekcja schematów danych W Forcie standartowo dostępnych jest kilkanaście schematów danych (podstawowe schematy wykorzystywane praktycznie w większości szablonów np. dane firmowe, dane klienta, przedmiotu, polisy itp. oraz wszelkiego rodzaju schematy danych do analiz). Część z tych schematów nie koniecznie musi być wykorzystywana w pracy Agencji. Aby ułatwić pracę na programie daliśmy użytkownikowi możliwość selekcji tych schematów poprzez dezaktywację (wyłączenie) niektórych z nich. Oczywiście w trakcie pracy zawsze będzie można je z powrotem włączyć. 20

Dezaktywację poszczególnych schematów wykonujemy przez kliknięcie myszką w kolumnie Aktywny przy odpowiedniej nazwie schematu. Jeżeli wyłączymy dany schemat to efekt będzie taki, że podczas tworzenia szablonu zniknie on z okienka znaczników pól. 21

Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd schematów dla szablonów dokumentów Selekcja znaczników pól w obrębie schematów danych W każdym ze schematów szablonów jest wiele pól część z tych pól również może być nie wykorzystywana przez użytkowników. Dlatego też aby ograniczyć ich liczbę daliśmy operatorowi możliwość selekcjonowania tych pól. Można je sobie wyłączyć i nie będą one widoczne na schematach podczas budowania szablonów. Możemy to zrobić ze skróconego wykazu szablonów, poprzez wybór opcji: Szablony / Wykaz pól schematów. Pola dezaktywujemy poprzez dwukrotne kliknięcie w kolumnie Aktywny przy danym polu w obrębie konkretnego schematu. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd szablonów dokumentów / Szablony / Wykaz pól schematów Tworzenie szablonów z istniejących dokumentów W przypadku dokumentów MS Word, MS Excel kiedy mamy jakiś dokument i chcemy utworzyć z niego szablon musimy wykonać następujące czynności: - tworzymy nowy szablon (Szablony / Nowy szablon); 22

- otwieramy istniejący dokument; - kopiujemy jego zawartość do bufora; - wracamy do nowego szablonu; - wklejamy zawartość z bufora; - w miejsca tekstu musimy wstawić odpowiednie pola (znaczniki) z danego schematu danych. 23

Skrócony wykaz szablonów Wszystkie szablony zapisane w bazie można przeglądać na skróconym wykazie szablonów Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd szablonów dokumentów Edycja szablonu Każdy szablon można edytować bądź otwierać tylko do odczytu (Edycja / Podgląd szablonu). Jeżeli otwieramy do odczytu Fort informuje nas o tym: Jeżeli chcemy edytować szablon musimy wybrać funkcję Edycja szablonu. Zmiany w szablonie mogą być przypisane do istniejącego szablonu lub zapisane jako nowy szablon. 24

Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd szablonów dokumentów / Szablony / Edycja szablonu Import szablonów Import szablonów wykonujemy analogicznie jak import pozostałych dokumentów. Zastosowanie istniejących szablonów Utworzone szablony można wykorzystywać do wszelkiej korespondencji np. z klientami czy agentami. Szablony mogą być utworzone do: - Polisy; - Akwizycji rat; - Akwizycji wznowień; - Klienta; - Awiza; - Agenta/Oddziału. Aby zastosować istniejący szablon musimy przejść do odpowiedniego wykazu. Jeżeli chcemy np. utworzyć korespondencję do klientów z modułu akwizycji rat i wysłać ją, musimy najpierw wejść na ten wykaz oraz założyć odpowiednie filtry. Jeżeli chcemy generować dokumenty pojeedyńczo stajemy na konkretnym rekordzie i z menu wybieramy: Dokumenty / Nowt dokument z szablonu. Wskazujemy odpowiedni szablon i naciskamy klawisz wybierz. Program w tle będzie generował dokument. 25

Jeżeli chcemy utworzyć dokument dla większej liczby rekordów musimy włączyć ikonę miltiwyboru i zaznaczyć (za pomocą klawisza Ctrl) odpowiednie rekordy. Dalej postępujemy tak jak w przypadku wyżej. Ta sama sytuacja dotyczy wykorzystania szablonów z pozostałych wykazów. 26

Szablony tabelaryczne Moduł zarządzania dokumentami oprócz funkcji budowania i wykorzystywania prostych szablonów np. różnego rodzaju pism, posiada funkcję tworzenia szablonów tabelarycznych (postać tabeli) w aplikacji MS Excel. Szablony tabelaryczne po wykorzystaniu dobrze rozwiniętych funkcji tworzenia formuł w Excelu mogą stanowić źródło wszelkiego rodzaju analiz oraz własnych raportów. Istnieje możliwość tworzenia szablonów tabelarycznych z następujących formatek i modułów: - Analiza sprzedaży; - Obsługa flot. Szablony tabelaryczne tworzymy analogicznie jak inne szablony. Musimy tylko pamiętać o zaznaczeniu opcji szablon tabelaryczny. Na skróconym wykazie szablonów, będą one również zaznaczone dla odróżnienia ich. 27

W szablonie tabelarycznym w Excelu układ kolumn powinien być w poziomie. Wiersz zawierający pola, w których mają być wstawiane wartości z bazy danych powinien być powielony. Ilość powielonych wierszy zależy od tego czy chcemy uzyskać dokument do przeglądnięcia czy do wydruku (można wstawiać nagłówki i stopki strony). 28

Administracja szablonów tabelarycznych Funkcja porządkująca wykazy dostępnych pól Rozwój programu powoduje dodawanie nowych szablonów oraz modyfikację dotychczasowych Schematów Szablonów. Jeżeli po instalacji nowej wersji programu są problemy z szablonu, które do tej pory wykonywał się bezproblemowo, prosimy o wykonanie fukcji Przebudowa schematów szablonów. Dostępne pod: Skrócony wykaz schematów dla szablonów \ Administacja \ Przebudowa schematów szablonów Archiwizacja raportów Moduł obsługi dokumentów pozwala zachować wygenerowane w danym okresie raporty. Mogą to być zarówno raporty rozliczeń z TU, z Agentami, kartoteki polis i inne wydruki. Dowolny raport można zachować w bazie, w ustawionym wcześniej katalogu i w dowolnym momencie odtworzyć, ale bez możliwości jakichkolwiek zmian. Jest to typowe archiwum. Raporty można archiwizować z formacie: txt, rtf, csv, htm, doc, xls, bmp lub jpg. Raport możemy zarchiwizować z pozycji wygenerowanego zestawienia poprzez wybranie funkcji Eksportuj raport w formacie... i zapisać go pod dowolną kartoteką. Przy użyciu przeglądarki raportów możemy powracać do zarchiwizowanych raportów i przeglądać je bądź drukować. Obsługa zdjęć Fort umożliwia nie tylko obsługę dokumentów papierowych, elektronicznych czy też faksowych, ale również zdjęć. Zdjęcia wykonane aparatem cyfrowym można pobierać do programu a następnie wysyłać je do określonego katalogu na dysku. Później można nagrywać je na płytę CD lub wysyłać elektronicznie np. do TU. W zależności od rodzaju aparatu cyfrowego można zdjęcia importować lub skanować. Poniżej zwrócimy uwagę na kilka szczegółów, które odgrywają istotną rolę w funkcji wysyłania zdjęć. Jeżeli decydujemy się na obsługę zdjęć przez program musimy w administracji modułu dokumentów włączyć parametr Firmowy typ dokumentów na TAK. W 1 i 2 poziomie modułu zarządzania dokumentami użytkownik będzie widział dwa typy dokumentów firmowych: Zdjęcie samochodu i Inny. Typy te są tworzone automatycznie przez program i nie można ich edytować. W 3 poziomie można definiować również inne typy. Przy zakładaniu kartotek zdjęć bardzo istotne jest, aby zaznaczać typ firmowy dokumentów Zdjęcie samochodu. Po tym typie program rozpoznaje, że dany dokument jest zdjęciem. 29

Na kartotece zdjęcia powinien też znaleźć się nr rejestracyjny pojazdu, do którego jest wykonany oraz numer polisy i TU. Jeżeli mamy już w programie zdjęcia, możemy wykonać funkcję ich wysłania. Dostępna jest z modułu rozliczeń z TU. 30

Rozliczenie ma wzór ExpZdjecia Wysłanie zdjęć pojazdów W parametrach wybieramy konkretne TU oraz okres rozliczeniowy z jakiego mają być wysłane zdjęcia (do okresu rozliczeniowego program bierze datę wpływu zdjęć). Po wygenerowaniu zestawienia program poprosi o wskazanie katalogu, w którym mają być zapisane podkatalogi ze zdjęciami. Wskazujemy go i naciskamy OK. Program rozpocznie wyszukiwanie zdjęć. 31

Jeżeli program nie znajdzie zdjęć z danego okresu (lub jeżeli w ich kartotekach nie będzie zaznaczony typ firmowy) to przedstawi komunikat Jeżeli znajdzie to poda ich liczbę Teraz możemy przejść do jakiegoś narzędzia umożliwiającego przeglądanie katalogów np. Mój komputer, Windows Commander lub inny i zobaczyć co zrobił Fort. Jak widać na załączonym wyżej rysunku we wskazanym wcześniej katalogu Fort utworzył podkatalog, którego nazwa składa się z ZdjeciaSamochodow_nazwa TU_początkowa data rozliczenia w formacie rrrr/mm/dd_końcowa data rozliczenia. W tym katalogu znajduje się podkatalogi w nazwach, których widnieje nr rejestracyjny pojazdu i nr polisy, do której przypisane były zdjęcia. UWAGA: jeżeli w nr polisy były znaki nietypowe np. /, _ itp. Przy tworzeniu katalogów są zastępowane dolnym podkreśleniem _. Wewnątrz każdego takiego katalogu znajdują się konkretne zdjęcia. 32

Tak przygotowane katalogi można nagrać na dowolny nośnik danych lub wysłać np. do TU pocztą elektroniczną. Oprócz tego program tworzy raport ze zdjęć w pliku tekstowym (raport.txt), który w razie potrzeby można wydrukować. Import zdjęć przykładowa procedura postępowania Wykorzystanie poniższej procedury możliwe jest tylko wtedy, jeżeli operator ma wyłączony parametr Podglądu dokumentów po imporcie (czytaj w rozdziale: Zarządzanie dokumentami / Administracja modułu ). Jeżeli aparat cyfrowy umożliwia import zdjęć (widoczny jest jako dysk) zalecamy ich pobieranie do programu w następujący sposób: - Wchodzimy do programu i z menu Ubezpieczeń majątkowych Dokumenty wybieramy funkcję Importuj dokument ; - Wskazujemy dysk aparatu i na formatce importu dokumentu wybieramy układ Miniatury. 33

- W ten sposób będziemy mieli na podglądzie zdjęcia samochodów; - Zdjęcia poszczególnych pojazdów można łatwo rozróżnić (np. po nr rejestracyjnymj, kolorze, wygladzie czy też marce). Po koleji zaznaczamy zdjęcia dotyczące konkretnego pojazdu (za pomocą myszki i klawisza Shift); 34

- naciskamy klawisz Otwórz ; - W nastepnym kroku po kolei będą otwierać się kartoteki do każdego zdjęcia, które należy wypełnić; 35

- Zdjęcia do samochodów, do polis z zawartym ryzykiem AC zapisujemy tylko i wyłącznie pod konkretną polisę (nie pod pojazd, ponieważ w następnym roku mogą być inne zdjecia); - Wybieramy więc za pomocą filtra (zakładamy w filtrze nr rej pojazdu) konkretną polisę. Po jej wskazaniu reszta danych w kartotece zostanie automatycznie uzupełniona; - Wskazujemy też typ firmowy, który opisuje zdjęcie; - Na koniec klikamy na klawisz Zapisz i Zamknij. Kartoteki dla kolejnych zdjęć będą podpowiadać się automatycznie i wystarczy, że będziemy klikać na klawisz zapisz i zamknij. Po zaimportowaniu z aparatu cyfrowego zdjęć do polisy, w jej kartotece automatycznie będzie uzupełniane pole nr filmu. Będzie się tam wstawiać data utworzenia zdjęcia. Jeżeli zaimportowaliśmy już wszystkie zdjęcia możemy teraz wykonać następujące kroki: - Exportujemy zdjęcia na dysk i tworzymy raport tekstowy (funkcję opisaliśmy na początku niniejszego rozdziału); - Wysyłamy pocztą elektroniczną katalogi ze zdjęciami do TU lub nagrywamy je na CD; - Wykonujemy zestawienie pod modułem rozliczeń z TU z polis bez zdjęć; - Wykonujemy zestawienie z polis bez zdjęć dla Agentów. Wykaz polis bez zdjęć jest dostępny zarówno pod modułem rozliczeń z TU jak i Agentami. Jego wzór biblioteczny to: SprzPolBezZdjecie Polisy bez zdjęć. 36

Pod modułem rozliczeń z Agentami, wykaz polis bez zdjęć dla każdego Agenta jest na osobnej stronie. Dzięki temu można przekazać każdemu Agentowi taki wykaz z prośbą o uzupełnienie brakujących zdjęć. Na koniec chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na kilka szczegółów dotyczących obsługi zdjęć w modułe zarządzania dokumentami. W systemie na pełnej informacji o polisie zastosowano automatyczny mechanizm zliczania ilości zdjęć (po ich zaimportowaniu np. z aparatu cyfrowego lub zeskanowaniu). Pole to można wypełniać też ręcznie (np. jeżeli posługujemy się aparatem na klisze, które musimy wywołać). Nie wolno mieszać tych systemów, ponieważ jeden system może nadpisać ten drugi. Np. z ręki wpiszemy liczba zdjęć = 3, a później zaimportujemy do polisy 1 zdjęcie - w liczniku tym liczba 3 zostanie zastąpiona liczbą 1. Wykaz polis bez zdjęć tworzony jest dla polis, na których zawarte zostało ryzyko AC. Ponieważ program musi mieć informację, które ryzyko jest ryzykiem AC, przed rozpoczęciem pracy z obsługą zdjęć należy odpowiednio sparametryzować dla każdego TU tabelę porównawczą uniwersalnych ubezpieczeń (Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Administracja / Akwizycja rat i wznowień / Wznowienia / Porównywanie do uniwersalnych ubezpieczeń). Zadania Aktywowanie modułu zadań Aby móc korzystać z funkcji należy w Aministracji/Aktywne moduły i parametry pracy/ogólne/włączyć opcję "Rejestruj zadania". Następnym krokiem jest w Aministracji zarządzania dokumentami włączenie pola "Pokaż firmowe typy zadań". Skrócony wykaz zadań Wykaz zadań zawiera przefiltrowaną listę prowadzonych zadań. Zadania mogą być ze sobą powiązane w hierarchji drzewa. 37

Dostępne pod: Menu Dokumenty \ Zadania Tworzenie zadań Aby zlecić zadanie należy wybrać klienta/tu, nadać tytuł zadaniu oraz wybrać jeden z wcześniej stworzonych typów. Do zadania możemy podpiąć dokument. Dostępne pod: Skrócony wykaz zadań 38

Klikając znak "+" tworzymy kartotekę zadania. Przegląd dokumentów skrócony wykaz dokumentów. Wszystkie zapisane do bazy dokumenty można przeglądnąć pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd dokumentów Można je filtrować po typie dokumentu, tytule, TU, rodzaju druku, numerze polisy, kliencie, przedmiocie, numerze szkody, numerze faktury, awiza, rodzaju firmowym i numerze dziennika oraz po dacie powstania dokumentu lub jego wpływu. Poszczególne filtry będą dostępne w zależności od modułów, które użytkownik ma dostępne. 39

Na skróconym wykazie dokumentów widoczny jest: rodzaj dokumentu, rodzaj firmowy, nr dziennika, data utworzenia dokumentu oraz jego tytuł i dane TU, polisy klienta, do którego został przypisany. Dokumenty można też znaleźć pod skróconym wykazem: - polis, - klientów, - pojazdów i przedmiotów, - szkód i operacji na szkodzie, - awiz, oraz pod pełną informacją o: - polisie, - kliencie, - pojeździe i przedmiocie, - szkodzie i operacji na szkodzie, - awizie. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Polisy / Zakres polis / Dokumenty / Przegląd dokumentów dla polisy / klienta. Wymagania systemowe i teczniczne Klient poczty mailowej musi poprawnie obsługiwać Simple MAPI. Masowy import zeskanowanych dokumentów Program umożliwia zaimportowanie zeskanowanych Polis/Wniosków i podpięcie ich pod umowy wprowadzone do Forta. Aby można było wykonać powyższą funkcję należy w momencie skanowania zapisać umowę pod nr. widniejącym na Polisie/Wniosku. Po wybraniu funkcji Wczytaj dokumenty z katalogu program poprosi nas o wskazanie folderu w którym zostały umieszczone skany umów. Po zatwierdzeniu pokaże nam się 40

kartoteka zaczytywanego dokumentu. Po zapisaniu wyskoczy nam komunikat, że pobranie zostało zakończone. Dokumenty, które zostały pobrane i podpięte pod odpowiednie polisy (umowy) są automatycznie usuwane z folderu. Może zdarzyć się, że skany importowanych polisy nie mają jeszcze odpowiedników w programie, wówczas nie zostaną one pobrane do programu i dalej będą figurować w katalogu. Po zakończeniu pobierania zeskanowanych dokumentów pojawi się skrócony wykaz polis (umów), pod które zostały doczepione ich skany. Dostępne pod: - Skrócony wykaz polis(umów) / Dokumenty / Wczytaj dokumenty z katalogu; - Skrócony wykaz dokumentów / Dokumenty / Importuj dokumenty z katalogu. Export dokumentów Funkcja exportu dokumentów dostępna jest pod skróconym wykazem dokumentów. Wykonuje się ją analogicznie jak import dokumentu. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Przegląd dokumentów /Dokumenty / Eksportuj dokument Obsługa dokumentów MS Office Obsługiwane wersje pakietów MS Office FORT 3 obsługuje dokumenty Word i Excel pakietu MS Office w następujących wersjach - MS Office 2000; - MS Office 2003; - MS Office 2007. 41

Windows 7 Windows Live Mail Share W przypadku zainstalowania programu pocztowego Windows Live Mail Share, aby był on zintegrwany z programem FORT należy do katalogu FORT3 wgrać nastepujace biblioteki z katalogu Program Files/Windows Live/Mail: - mpg4demux.dll; - sqmapi.dll; - uxcalendar.dll; - uxcontacts.dll; - uxcore.dll; - uxctl.dll; - uxctlloc.dll; - WLAVRes.dll; - wlbici.dll; - wldcore.dll; - wldlog.dll; - wlidcli.dll; - wlidux.dll; - wliduxloc.dll; - WLMFDS.dll; - WLMFReadWrite.dll; - WLXMovieLibrary.dll. Tworzenie nowego dokumentu Dokumenty możemy tworzyć na różne sposoby: możemy pisać je od początku w danej aplikacji, możemy importować istniejące dokumenty lub tworzyć je z istniejących szablonów. W rozdziale tym zajmiemy się opisem tworzenia nowego własnego dokumentu. Nowy dokument możemy stworzyć wybierając funkcję: Dokumenty / Nowy (pusty) dokument. Mamy do wyboru dokument Wordowski lub Excelowski. Po wybraniu danego rodzaju dokumentu otworzy się odpowiednia aplikacja, w której możemy stworzyć dokument. Po wybraniu opcji dokumentu Zamknij pojawi się kartoteka dokumentu. Możemy ją odpowiednio zatytułować, podpiąć pod kartotekę TU, Agenta, polisy, klienta lub przedmiotu, faktury lub awiza, możemy opisać ją datą powstania i ewentualnie określić rodzaj firmowy dokumentu i nr dziennika. Rodzaj firmowy wybieramy z listy (jeżeli wcześniej w administracji określiliśmy je), natomiast numer dziennika wstawiamy za pomocą przycisku zarej. w dzienniku. Jeżeli 42

mamy określone typy dzienników i powiązane są one z rodzajem firmowym dokumentów, to program sam automatycznie nadaje im numerację: w numeracji tej zaszyty jest kolejny numer / rodzaj dziennika / miesiąc / rok np. 3/PP/2/2005 (oznacza to że jest to dokument o nr 3 w dzienniku pism przychodzących). Nr dziennika nie wstawimy jeżeli: - nie mamy określonego rodzaju firmowego: - nie mamy ustalonej kolejki dziennika dla danego typu firmowego: Nr dziennika można w miarę potrzeby usunąć z dokumentu. 43

Funkcja Zamień i zamknij zapisze do bazy nowy dokument. Każdą kartotekę dokumentu można edytować tzn. można ją podpinać pod nowe inne kartoteki bądź odpinać z istniejących. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Dokumenty / Nowy dokument 44