Program do obsługi ubezpieczeń minifort

Transkrypt

1 Program do obsługi ubezpieczeń minifort Dokumentacja uŝytkownika Zarządzanie kontaktami - CRM Kraków, grudzień 2008r.

2 Zarządzanie kontaktami - CRM W kaŝdej Agencji ubezpieczeniowej, obsługującej klientów występuje pojęcie kontaktu. KaŜdą informację o przeprowadzonej rozmowie czy teŝ innej formie kontaktu (osobisty, mailowy, faxowy itp.) moŝna zarejestrować w programie. SłuŜy do tego moduł CRM. MoŜna rejestrować kontakty odbyte i te które są jeszcze przed nami, czyli te które musimy w określonym terminie wykonać. Ustawienie parametrów pracy modułu Przed rozpoczęciem pracy z modułem CRM powinniśmy ustawić jego parametry np. - czy chcemy przeglądać podpowiedzi okazji na pełnej informacji o zdarzeniu (jeŝeli prowadzimy Agencję współpracującą tylko z Agentami (bezpośredni kontakt z klientem jest sporadyczny, jednostkowy), którzy sami obsługują klientów, okazje nie są nam potrzebne) - czy chcemy dzielić zdarzenia na firmowe typy - czy chcemy aby po zarejestrowaniu i rozliczeniu polisy tworzyły się automatycznie zdarzenia dla kolejnych rat i wznowień - czy będziemy korzystać z tzw. Pracownika zlecającego zdarzenie W zaleŝności od tych ustawień pewne pola mogą być na formatce filtrującej lub pełnej informacji o kontakcie ukryte. Dostępne pod: CRM / Administracja 1

3 Wprowadzenie nowego zdarzenia Informacje o kontakcie moŝemy od razu wprowadzać podczas np. prowadzonej rozmowy telefonicznej lub po odbytym kontakcie jeŝeli był to kontakt w innej formie np. osobisty, mailowy czy teŝ faksowy. Po uruchomieniu programu z głównego menu wybieramy: CRM / Nowe zdarzenie. Pojawi się formatka filtrująca z moŝliwością wybrania klienta, którego dotyczy to zdarzenie. JeŜeli jesteśmy pewni, Ŝe mamy juŝ wprowadzonego klienta do bazy, to zakładamy odpowiednie warunki filtrujące np. symbol skrócony, nazwę itd. i naciskamy klawisz Szukaj. JeŜeli nie mamy klienta - naciskamy klawisz nowy i wprowadzamy jego wszystkie dane które uzyskaliśmy. Klient (skrócona nazwa klienta, i nr. tel.) zostanie automatycznie podpięty do zdarzenia i moŝemy uzupełnić inne pola: 2

4 - polisa: jeŝeli tworzymy kontakt z poziomu pełnej informacji o polisie pole to uzupełnia się automatycznie (TU, druk i numer polisy) w przeciwnym wypadku uzupełniamy go ręcznie przy zastosowaniu filtru. - data zlecenia i pracownik zlecający informacja o tym kto i kiedy zlecił odbycie kontaktu (domyślnie podpowiada się bieŝąca data i operator, który zalogował się do systemu) - planowana data: w polu tym wpisujemy datę planowanego kontaktu (np. w przypadku kiedy mamy do klienta oddzwonić w jakimś terminie lub spotkać się) domyślnie wstawia się data z komputera. JeŜeli był np. telefoniczny kontakt ze strony klienta i załatwiliśmy sprawę od razu a chcemy sporządzić z niego notatkę, tak aby pozostał po niej ślad w bazie danych data planowana i data odbycia będzie tą samą datą. - godzina od do: godzina odbytego lub planowanego kontaktu (domyślnie wstawia się godzina z komputera) - sposób planowanego kontaktu: w tym polu moŝemy wybrać z listy jedną z dostępnych opcji sposobu kontaktu (telefoniczny, osobisty, mailowy itp.) lub wpisać z ręki inny. - pracownik: domyślnie podpowiada się w tym polu operator, który zalogował się do systemu. JeŜeli kontakt odbył lub odbywać będzie inny pracownik (operator) naleŝy zmienić go poprzez wybór z listy. - typ firmowy poprzez typ firmowy moŝemy określić grupę (rodzaj) kontaktu - cel zdarzenia: jest to pole tekstowe, umoŝliwiające wpisanie krótkiej notatki z kontaktu - data odbycia: data odbycia (zakończenia) zdarzenia. - uwagi po zdarzeniu: w tym polu moŝna wpisać notatki po odbytym zdarzeniu. W dolnej części formatki zdarzenia na zakładkach pokazują się tzw. okazje. Przy okazji jednego kontaktu moŝna przeglądnąć np. polisy do wznowienia lub raty do zapłaty z danego okresu i załatwić inną sprawę. JeŜeli chcemy przeglądać wszystkie wykazy w pełnym zakresie musimy nacisnąć klawisz pełny wykaz. Podpowiedzi okazji widoczne będą jeŝeli w administracji modułu CRM zaznaczymy, Ŝe mają się pokazywać. JeŜeli rejestrowaliśmy zdarzenie o charakterze jednorazowym naciskamy klawisz zapisz i zamknij. JeŜeli było to zdarzenie, które będzie wymagało jeszcze innych kontaktów w odstępach czasu, naciskamy klawisz zapisz i nowy. W ten sposób planujemy kolejny kontakt z tym klientem. Jego kartoteka zostanie przeniesiona z poprzedniego zdarzenia. Dostępne pod: CRM / Nowe zdarzenie Tworzenie zdarzeń z pełnej informacji i skróconego wykazu polis Ze skróconego wykazu polis oraz z pełnej informacji o polisie moŝemy tworzyć zdarzenia dla klienta lub dla Agenta. Często zdarzają się sytuacje, Ŝe na poziomie rejestracji polisy zachodzi potrzeba skontaktowania się z klientem lub Agentem, w celu np. uzyskania jakiś dodatkowych informacji, bądź teŝ uzupełnienia brakujących dokumentów. Po wybraniu funkcji dodania nowego zdarzenia dla Agenta lub klienta ich kartoteki od razu są wstawiane do zdarzenia wraz z rodzajem i nr polisy, której zdarzenie dotyczy. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Polisy / Zakres polis / Edycja poprawa / CRM / Dodaj zdarzenie dla klienta (Agenta) 3

5 Automatyczne generowanie kontaktów po rozliczeniu polisy Jedną z funkcji modułu CRM jest moŝliwość automatycznego generowania kontaktów do odbycia po wprowadzeniu i rozliczeniu polisy. W praktyce oznacza to, Ŝe Fort tworzy kontakty dla Agenta sprzedającego daną polisę z informacją o dacie końca polisy (wznowienie) i kolejnych rat do zapłaty. W przypadku wznowienia w planowanej dacie kontaktu wstawia datę z dwutygodniowym wyprzedzeniem daty końca polisy, natomiast w kontakcie dla kolejnej raty wstawia datę wymagalności zapłaty raty. Dzięki tej funkcji Agencje mogą kontrolować i obsługiwać na bieŝąco wznowienia polis i inkasować kolejne raty. Z funkcji tej moŝemy skorzystać jeŝeli w administracji modułu CRM lub administracji akwizycji rat i wznowień zaznaczymy na TAK parametr Twórz zdarzenia dla rat i wznowień. Tworzenie zdarzeń pod modułem rozliczeń z Agentami Pod modułem rozliczeń z Agentami moŝemy równieŝ tworzyć nowe zdarzenia dla Agentów. Stajemy kursorem na konkretnym Agencie i z menu wybieramy funkcję: CRM / Dodaj zdarzenie dla Agenta. MoŜna teŝ przeglądać wszystkie zdarzenia Agenta oraz te nieodbyte. Dostępne pod: Ubezpieczenia / Majątkowe / Rozliczenia / Z Agentami / CRM Wyszukiwanie zdarzeń skrócony wykaz zdarzeń Ze względu na szybko przybywającą liczbę zdarzeń, z czasem wyszukiwanie konkretnego zdarzenia będzie utrudnione. Dlatego teŝ naleŝy posługiwać się filtrami, które pozwolą zawęzić cały wykaz do informacji których akurat szukamy. 4

6 Dostępne pod: CRM / Zdarzenia do odbycia / Szukaj / Podobny Ze skróconego wykazu moŝemy uzyskać część istotnych informacji np. datę planowanego i odbytego zdarzenia, cel zdarzenia lub uwagi po zdarzeniu. Dostępne pod: CRM / Przegląd zdarzeń Wyszukiwanie zdarzeń nieodbytych Rozpoczynając kolejny dzień pracy, najczęściej interesują nas zdarzenia, które zaplanowaliśmy na dany dzień, a których jeszcze nie odbyliśmy. Aby usprawnić sobie pracę moŝemy od razu (nie przechodząc przez formatkę filtrującą) wybrać z menu zdarzenia do odbycia. Dostępne pod: CRM / Zdarzenia do odbycia 5