Jak zaimportować bazę do system SARE

Transkrypt

1 Jak zaimportować bazę do system SARE Jeżeli przed importem bazy nie mamy stworzonej odpowiedniej grupy, możemy ją dodać z poziomu Adresy -> przeglądaj grupy, klikając w przycisk dodaj grupę (elementy zaznaczone na czerwono). Instrukcja importu: Format pliku importowanego do SARE: csv. lub txt. Ważne! Każda cecha dotycząca adresu powinna znajdować się w osobnej kolumnie w przypadku pliku csv. W pliku txt trzeba pamiętać o rozdzieleniu informacji o adresie enterem od kolejnego rekordu i aby znak rozdzielający cechy występujące przy adresie był zawsze taki sam. Wytyczne dotyczące importu baz adresów można otrzymać klikając w znak zapytania (elementy zaznaczone na czerwono poniżej)

2 KROK 1 Aby zaimportować bazę adresów do programu SARE, należy: wybrać znak rozdzielający importowane pola pojawia się tu rozwijana lista zawierająca różne rodzaje znaków używanych do rozdzielania pól stosowanych w bazach. Użytkownik wybiera taki sam znak, jaki został zastosowany w bazie, którą będzie pobierał wybrać plik do importu operator klika w przycisk przeglądaj, wówczas otwiera się okno dialogowe wybieranie pliku, należy zaznaczyć plik do pobrania i kliknąć w przycisk otwórz ścieżka dostępu do pliku pojawia się w okienku obok przycisku przeglądaj kodowanie pliku operator wybiera jedno z trzech możliwych kodowań pliku: 1. WINDOWS-1250 kodowanie znaków polskich znane z systemu Windows (niepolecane) 2. ISO standardowe kodowanie polskich znaków 3. ISO brak kodowania polskich znaków

3 UWAGA! Wybór kodowania zależy od rodzaju kodowania pliku, który będzie importowany. Kodowania muszą być TAKIE SAME. Na przykład bazy tworzone w programie EXCEL prawie zawsze są kodowane w WINDOWS Podobnie jest ze zwykłymi plikami tekstowymi (*.txt). Użytkownik SARE musi wiedzieć, jaki jest typ kodowania importowanego pliku. Inną metodą dodania większej liczby adresów jest wpisanie ich lub przekopiowanie w pole opisane lub wpisz adresy w polu poniżej. Aby zakończyć importowanie na tym etapie należy kliknąć w przycisk importuj. KROK 2 Na tym etapie wyświetlają się tabele z polami w systemie oraz polami importowanymi do systemu. Dostępne pola kolumna ta, określa rodzaj informacji, jakie przypisane będą do każdego zaimportowanego adresu. Do importu w tej kolumnie pokazują się wybrane przez nas pola z kolumny pierwszej Pierwszy rekord pliku dotyczy pierwszego rekordu (adres + inne dane) z zaimportowanej bazy. Należy przyporządkować odpowiednie pola w systemie do układu pól w pliku importowanym Po zaznaczeniu odpowiedniego pola w pierwszej kolumnie, przy użyciu przycisków prawo, lewo przenosimy go do drugiej kolumny. Korzystając z przycisków góra, dół, operator dopasowuje informacje zawarte w drugiej kolumnie do informacji zawartych w trzeciej kolumnie.

4 Zaznaczając checkbox przy komunikacie zapamiętaj strukturę program zapamięta strukturę przy imporcie baz o stałym układzie danych. Na przykład: Jeżeli w pierwszej kolumnie na pierwszym miejscu znajduje się adres , wówczas "przeciągamy" z kolumny pierwszej do kolumny drugiej (nazwanej do importu ) właśnie " ". Oznaczenia klawiszy: - "przesuwanie" z kolumny drugiej do pierwszej - "przesuwanie" z kolumny pierwszej do drugiej jedno piętro wyżej na samą górę jedno piętro niżej na sam dół

5 UWAGA! Nie wszystkie dane określające rekord muszą zostać zaimportowane, ale zawsze w importowanej bazie MUSI być adres . Po przypisaniu wszystkich informacji należy kliknąć w przycisk dalej. KROK 3 Na tym etapie zaimportowane adresy są definiowane przez operatora tj. nadawany jest status (rodzaje statusów), grupa oraz typ maila, jaki ma być wysyłany pod dany adres(y). Aby przeprowadzić wysyłkę weryfikującą (wysyłka wiadomości z zapytaniem o chęć otrzymania oferty), przy imporcie bazy należy ustalić status jako zapisany brak weryfikacji.

6 W tym miejscu program wykrywa również adresy, które już znajdują się w bazie. Jeżeli takie adresy się pojawią wówczas należy skorzystać z jednej z czterech opcji znajdujących się na liście rozwijanej tuż za napisem Jeżeli importowany adres jest już w bazie. zmień tylko status oznacza to, że adresowi zmieniony zostanie status nie importuj adres nie zostanie zaimportowany nadpisz tylko importowane dane każdy rekord poza obowiązkowym adresem posiada także inne cechy, w tym przypadku do cech charakteryzujących dany rekord dołączone zostaną nowe nadpisz wszystkie dane (kasowanie historii) oznacza to, że poprzednie dane charakteryzujące dany adres zostaną skasowane i automatycznie nastąpi import nowych. Kończymy ten krok klikając na przycisk dalej. Pomiędzy krokiem 2 a 3 lista zaimportowanych adresów zostaje przefiltrowana przez program SARE. Jeżeli importowany adres pojawi się na liście problematycznych adresów i będzie oznaczony czerwonym kolorem oznacza to, że zawiera błąd w składni. Taki adres nie zostanie zaimportowany do systemu. Jeżeli na tej liście pojawią się również adresy, przy których znajduje się czerwony znak "DUP", oznacza to, że adres ten pojawił się kilkakrotnie i do bazy zaimportowany zostanie tylko jeden raz. KROK 4 Na tym ostatnim etapie użytkownik otrzymuje informacje o ilości przetworzonych adresów i o liczbie maili, w których zmieniono status lub inne dane.