MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP.V.0932-1-10 Kraków, 6 października 2010 r. Szanowna Pani Katarzyna Ślusarz Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej Lipinki 44 38-305 Lipinki Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w dniach 3-5 sierpnia 2010 roku, kontrolę problemową w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Lipinkach (GOPS). Przedmiotem kontroli była realizacja zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole podpisanym przez Kierownika GOPS w Lipinkach w dniu 6 września 2010 roku w siedzibie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipinkach. Kontrola wykazała, że GOPS w Lipinkach stosuje zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Dokonano uzgodnień z Archiwum Państwowym w Rzeszowie pismo znak 401-45/09 z 3 czerwca 2009 r. Zarządzenie nr 10/2009 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipinkach z 10 czerwca 2009 r. w sprawie wprowadzenia i stosowania przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lipinkach Instrukcji Kancelaryjnej, Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt GOPS w Lipinkach oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. W okresie objętym kontrolą Ośrodek nadawał symbole w sposób następujący: - GOPS 8180 - ZR zasiłki rodzinne - GOPS 81820 ZP zasiłki pielęgnacyjne - GOPS 81821 SP świadczenia pielęgnacyjne - GOPS 8180 ZK nienależnie pobrane świadczenia rodzinne - GOPS 81824 - FA fundusz alimentacyjny - GOPS 81823 Z jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia dziecka. Ww. symbole decyzji nie były zgodne z Załącznikiem do ww. Zarządzenia oraz zostały rozbudowane np.: Decyzja GOPS.X/8180/00277/ZR/11/2009 przyznająca zasiłek rodzinny wraz z dodatkami do zasiłku rodzinnego; 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22* tel. (12) 39 21 591 fax. (12) 61 60 424 http://www.malopolska.uw.gov.pl

Decyzja GOPS.X.81824/00047/FA/09/2009 przyznająca świadczenie z funduszu alimentacyjnego. Kierownik Ośrodka złożył następujące wyjaśnienie: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lipinkach informuje, że Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt zatwierdzony dnia 10 czerwca 2009 roku Zarządzeniem Nr 10/2009 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipinkach w zakresie świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego został wprowadzony do realizacji dnia 01 stycznia 2010 roku.. Stwierdzono niezgodność numeru wniosku widniejącego na decyzji a numerem nadanym z dziennika podawczego. Kierownik Ośrodka złożyła w tej sprawie następujące wyjaśnienie: Rejestrując wniosek w systemie do obsługi świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego firmy SYGNITY wprowadza się dane podstawowe wniosku tj. datę złożenia wniosku, okres zasiłkowy, rodzaj wniosku oraz numer dziennika. Numer urzędowy wniosku rejestrowanego nadawany jest przez system automatycznie i nie ma możliwości jego zmiany. W ramach oceny prawidłowości przyznawania świadczeń i prowadzenia dokumentacji, sprawdzono wyrywkowo akta osób otrzymujących pomoc w formie świadczeń rodzinnych wypłacanych przez Ośrodek w ramach zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). Analizie poddano dokumentację osób, którym wypłacono zasiłki rodzinne wraz z dodatkami oraz świadczenia opiekuńcze. Kontrolą objęto również akta osób uprawnionych do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka. Zasiłki rodzinne wraz z dodatkami, jednorazową zapomogę oraz świadczenia opiekuńcze przyznano osobom, które spełniały wymogi ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz dostarczyły wymagane dokumenty, wymienione w rozporządzeniu z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2005 r. Nr 105, poz. 881 z późn. zm.). Jednakże analiza dokumentacji do decyzji przyznających świadczenia rodzinne wykazała, iż: 1. W aktach spraw nr: GOPS.X/8180/01519/ZR/10/2009 z 9 października 2009 r., GOPS.X/8181/01471/ZR/09/2009 z 18 września 2009 r. oraz GOPS.X/8180/01233/ ZR/07/2009 znajdowały się dwa egzemplarze decyzji. Kierownik Ośrodka złożył następującej treści wyjaśnienie: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej wyjaśnia iż z uwagi na duże koszty związane z wysyłką decyzji za potwierdzeniem odbioru praktykuje telefoniczne informowanie strony o odbiorze decyzji dot. świadczeń rodzinnych oraz funduszu alimentacyjnego. Powodem nieodebranych decyzji jest to iż strony mimo kilkakrotnego wezwania telefonicznego nie wstawiają się po odbiór decyzji. W związku z powyższym decyzje takie pozostały w aktach sprawy jako decyzje nieodebrane. Należy zwrócić uwagę, iż strona nie ma obowiązku zgłosić się osobiście po odbiór decyzji natomiast organ administracji publicznej ma obowiązek decyzję doręczyć i względy oszczędnościowe nie stanowią usprawiedliwienia do niewykonywania tego obowiązku. 2. W wielu przypadkach brak było daty przy podpisie strony we wniosku złożonym: 3 września 2009 r. do decyzji nr GOPS.X/8180/00099/ZR/11/2009 z 12 listopada 2009 r., 23 września 2009 r. do decyzji nr GOPS.X/8180/00367/ZR/11/2009 z 18 listopada 2009 r. Ponadto w aktach spraw nr: GOPS.X/8180/00424/ZR/11/2009, 2

GOPS.X/8180/00450/ZR/11/2009, GOPS.X/8180/00146/ZR/11/2009, GOPS.X/8180/00550/ZR/12/2009, GOPS.X/8180/00136/ZR/11/2009. 3. Przy użyciu korektora dokonywano poprawek we wniosku do sprawy nr GOPS.X/8180/00450/ZR/11/2009. 4. Decyzja nr GOPS.X/8180/00458/ZR/11/2009 z dnia 18 listopada 2009 r. adresowana była na Panią Agnieszkę D. wskazaną we wniosku (z 30 września 2009 r.) jako osoba ubiegająca się o świadczenie, natomiast wniosek w części IV oraz w części VII podpisany został przez Pana Rafała D. Wniosek podpisywany był wymiennie w pozostałych częściach wniosku podpisy składała Pani Agnieszka D. 5. Ośrodek nadawał rygor natychmiastowej wykonalności decyzjom przyznającym zasiłki rodzinne oraz dodatki do zasiłków rodzinnych w drodze postanowienia. Jedno z postanowień nie zostało podpisane przez Kierownika z 25 listopada 2009 r. do decyzji nr GOPS.X/8180/00203/ZR/11/2009 wydanej 16 listopada 2009 r. 6. W aktach sprawy nr GOPS.X/8180/01519/ZR/10/2009 z 9 października 2009 r. znajdowały się dwa nakazy płatnicze adresowane na matkę wnioskodawczyni i na jej teściów. Kierownik Ośrodka złożyła następującej treści wyjaśnienia: W dniu 07-10-2009 r. Pani Anna P.-S. złożyła wniosek o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego. Do wniosku dołączyła oświadczenie członka rodziny o wysokości dochodu niepodlegającego opodatkowaniu, który został uzyskany w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy, w którym oświadcza, że w roku kalendarzowym 2007 nie uzyskała żadnego dochodu. Na brak dochodu z gospodarstwa rolnego strona nie przedłożyła stosownego zaświadczenia właściwego Urzędu Gminy, lecz upierała się o złożeniu nakazów płatniczych, jako że gospodarstwo rolne posiadają rodzice. 7. Stwierdzono brak daty otrzymania decyzji przy podpisie strony - decyzja nr GOPS.X.81821/00001/SP/11/2009 z 18 listopada 2009 r. 8. W decyzji nr GOPS.X.81821/00008/SP/11/2009 z 17 listopada 2009 r. przyznającej świadczenie pielęgnacyjne przywołano wniosek z 15 września 2009 r. W aktach sprawy znajdował się wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego z 15 września 2009 r. Stwierdzono brak wniosku o ustalenie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego. Kierownik GOPS w Lipinkach złożyła w tej sprawie następujące wyjaśnienie: Wyjaśnienie dot. mylnie wydanego druku o ustalenie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego: W wyniku pomyłki pracownika Pani Annie Cz. składającej dokumenty w celu uzyskania świadczenia pielęgnacyjnego został wydany do wypełnienia wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego i na tej podstawie została wydana decyzja przyznająca świadczenie pielęgnacyjne.. 9. W decyzji nr: GOPS.X/81823/01527/Z/10/2009 z dnia 30 października 2009 r. stwierdzono brak doręczenia stronie decyzji, co jest niezgodne z art. 39 k.p.a. Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipinkach złożyła następujące wyjaśnienia: W dniu 15.10.2009 Pani Angelika K. złożyła wniosek o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tyt. urodzenia się dziecka. Dnia 30.10.2009 roku Ośrodek Pomocy wydał 3

stronie decyzję przyznającą w/w świadczenie. GOPS z braku dużych kosztów związanych z wysyłką decyzji za potwierdzeniem odbioru praktykuje telefoniczne informowanie strony o odbiorze decyzji. Strona kilkakrotnie została wzywana przez pracownika ośrodka do wstawienia się po odbiór decyzji bezskutecznie. W/w decyzja pozostała w aktach sprawy jako decyzja nieodebrana.. 10. W decyzji nr: GOPS.X/81823/01472/Z/09/2009, w sytuacji gdzie współmałżonek osoby składającej wniosek był zameldowany na terenie innej gminy, w dokumentacji brak było zaświadczenia z właściwego terytorialnie urzędu gminy poświadczającego, iż osoba ta nie ubiegała się o jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia się dziecka oraz potwierdzonej kserokopii dowodu osobistego drugiego z rodziców. Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej złożyła następujące wyjaśnienia: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej wyjaśnia, że we wniosku Pani Joanny B. brakuje kserokopii dowodu osobistego małżonka Pana Tomasza B. oraz zaświadczenie o nie pobieraniu przez w/w zapomogi z tyt. Urodzenia się dziecka z ośrodka właściwego tj. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Ropie. Powodem braku w/w dokumentów było przeoczenie przez pracownika przyjmującego i rozpatrującego wniosek.. 11. W dokumentacji do decyzji nr: GOPS.X/81823/01462/Z/09/2009 z dnia 10 września 2009r. na wniosku do decyzji widnieje podpis strony pod oświadczeniem o warunkach uprawniających do przyznania jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka. Brak jest natomiast podpisu i daty w części pouczenie co jest jednocześnie potwierdzeniem danych zawartych w całości wniosku o przyznanie świadczenia. Stwierdzono również brak potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii dowodu osobistego drugiego z rodziców. 12. Ośrodek nie posiadał ujednoliconego formularza wniosku dotyczącego jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka np. w dokumentacji do decyzji nr: GOPS.X/81823/01466/Z/09/2009, z dnia 10 września 2009r. oraz GOPS.X/81823/ 01530/Z/09/2009 z dnia 30 października 2009r. 13. W dokumentacji do decyzji nr: GOPS.X/81823/00886/Z/04/2009, z dnia 20 kwietnia 2009r. oraz GOPS.X/81823/01506/Z/10/2009 z dnia 5 października 2009 r. znajdowała się kopia skróconego aktu urodzenia dziecka. Ww. dokument nie był uwierzytelniony co stoi w sprzeczności z art. 76a 2 k.p.a. 14. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X/8180/00020/ZR/11/2009, z 12 listopada 2009r. w części czwartej, którą wypełnia podmiot przyjmujący wniosek - mylnie wpisano nazwisko Teresa T. zamiast Teresa W. Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipinkach złożyła następujące wyjaśnienia: We wniosku z dnia 01.09.2009 r. wnioskodawczyni Pani Teresa T. w składzie rodziny wpisała córkę o nazwisku W. Karolina. Nazwisko to pochodzi od pierwszego męża wnioskodawczyni. Widnieje ono na zaświadczeniu z urzędu skarbowego z dnia 20.08.2009 r.. Wprowadzając wniosek do systemu przez niedopatrzenie mylnie wprowadzono nazwisko T. zamiast nazwiska W. W treści decyzji nie powiadamiano świadczeniobiorców o miejscu i terminie wypłaty zasiłków. Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie następującej treści: Gminny Ośrodek 4

Pomocy Społecznej wyjaśnia, że o sposobie wypłaty świadczeń rodzinnych świadczeniobiorcy są informowani przez pracownika ds. świadczeń rodzinnych w chwili składania wniosku. Świadczenia rodzinne wypłacane są w kasie Banku Spółdzielczego w Lipinkach lub na konta indywidualne po wcześniejszym złożeniu stosownego oświadczenia.. GOPS w Lipinkach ustalając prawo do świadczenia pielęgnacyjnego nie przeprowadzał postępowania wyjaśniającego w zakresie potwierdzenia objęcia wnioskodawcy ubezpieczeniem zdrowotnym z innego tytułu oraz ustalenia ilości lat opłacania przez stronę składek na ubezpieczenie społeczne. W związku z powyższym Kierownik Ośrodka złożyła następującej treści wyjaśnienie: Wyjaśnienie dot. braku postępowania wyjaśniającego w sprawie okresów składkowych przy świadczeniu pielęgnacyjnym. Przy rozpatrywaniu wniosków o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego nie prowadzono postępowania wyjaśniającego z ZUS odnośnie ustalenia okresów składkowych z ubezpieczenia społecznego. Osoby ubiegające się o w/w świadczenie w chwili składania wniosku ustnie oświadczali że nie posiadają ubezpieczenia społecznego jak również informowały pracownika o ubezpieczeniu zdrowotnym przy ubezpieczonym członku rodziny. Pracownicy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipinkach nie prowadzili postępowania wyjaśniającego w zakresie pobierania bądź nie pobierania dodatku pielęgnacyjnego przez wnioskodawcę. W aktach znajdowała się decyzja, wniosek, uwierzytelniona kopia dowodu osobistego oraz orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. W dokumentacji brak było korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych bądź Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Ponadto stwierdzono, iż adresatem decyzji przyznających zasiłek pielęgnacyjny dla dziecka był przedstawiciel ustawowy, a nie osoba uprawniona. W zakresie realizacji zadań zleconych wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.) kontrola wykazała, że świadczenia z funduszu alimentacyjnego przyznano osobom, które spełniały wymogi ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Jednakże analiza dokumentacji do decyzji przyznających świadczenia z funduszu alimentacyjnego wykazała, iż: 1. Decyzją nr GOPS.X.81824/00086/FA/09/2009 z 24 września 2009 r. przyznano osobie uprawnionej świadczenie z funduszu alimentacyjnego. W aktach sprawy stwierdzono brak potwierdzenia dostarczenia stronie decyzji. Analogiczne nieprawidłowości wystąpiły w postępowaniach zakończonych decyzjami nr: GOPS.X.81824/00047/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00053/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00052/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00052/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00090/FA/10/2009, GOPS.X.81824/00017/ZN/12/2009, GOPS.X.81824/00036/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00081/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00080/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00079/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00058/FA/09/2009. 2. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00086/FA/09/2009 z 24 września 2009 r., brak daty obok podpisu wnioskodawcy we wniosku z 16 września 2009 r. Analogiczne nieprawidłowości wystąpiły w postępowaniach zakończonych decyzjami nr: GOPS.X.81824/00047/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00076/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00001/FA/03/2009, GOPS.X.81824/00077/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00066/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00063/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00074/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00092/FA/11/2009. 5

3. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00055/FA/09/2009 z 18 września 2009 r., znajdowała się kopia protokołu ugody z 14 kwietnia 2009 r. sygn. akt III RC 66/09. Kopia nie była uwierzytelniona. Analogiczne nieprawidłowości wystąpiły w postępowaniu zakończonym decyzjami nr: GOPS.X.81824/00065/FA/09/2009. 4. Decyzja nr GOPS.X.81824/00071/FA/09/2009 z 18 września 2009 r. znajdowała się w dwóch identycznych egzemplarzach. Żaden z egzemplarzy nie zawierał potwierdzenia odbioru przez stronę. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono w postępowaniach zakończonych decyzjami: GOPS.X.81824/00072/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00063/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00089/FA/10/2009. 5. Decyzją nr GOPS.X.81824/00089/FA/10/2009 z 23 października 2009 r. zmieniono decyzję nr GOPS.X.81824/00063/FA/09/2009 z 25 września 2009 r. w części dotyczącej wysokości świadczenia z funduszu alimentacyjnego na podstawie wyroku Sądu Rejonowego w Gorlicach, sygn. akt: III RC 65/09 ustalającego alimenty w zwiększonej od 2 marca 2009 r. kwocie 450 zł w miejsce kwoty 300 zł ustalonej poprzednim wyrokiem. Ośrodek ww. decyzją z 23 października 2009 r. zmienił wysokość świadczenia z funduszu alimentacyjnego od 1 marca 2009 r. tj., od miesiąca w którym nastąpiła zmiana wysokości zasądzonych alimentów. Informacja o wysokości wyrównania świadczenia od 1 marca do 30 września 2009 r. w kwocie 1050 zł została zawarta w uzasadnieniu decyzji zamiast w jej rozstrzygnięciu. Zgodnie z art. 29 ust. 4 w związku z ust. 2 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.) zmiany w wysokości świadczeń z funduszu alimentacyjnego na skutek zmiany wysokości zasądzonych alimentów dokonuje się po wpływie tytułu wykonawczego do komornika sądowego prowadzącego postępowanie egzekucyjne od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wysokości zasądzonych alimentów. W przypadku, gdy osoba uprawniona otrzymała w okresie od dnia zmiany wysokości zasądzonych alimentów do dnia wpływu tytułu wykonawczego do komornika sądowego świadczenia z funduszu alimentacyjnego w wysokości wyższej niż zasądzone alimenty za ten okres, jest obowiązana do ich zwrotu. W przypadku podniesienia wysokości zasądzonych alimentów dokonuje się wyrównania za okres od dnia zmiany wysokości zasądzonych alimentów do dnia wpływu tytułu wykonawczego do komornika sądowego. Kierownik GOPS w Lipinkach złożyła w tej sprawie następujące wyjaśnienie: Wyjaśnienie dotyczy teczki Pani Honoraty S. Dnia 25.09.2009 wydana została decyzja nr GOPS.X.81824/00063/FA/09/2009 przyznająca świadczenie z funduszu alimentacyjnego na Seweryna S. w kwocie 300 zł. miesięcznie na okres 01.10.2009 30.09.2010 natomiast dnia 23.10.2009 została wydana decyzja nr GOPS.X.81824/00089/FA/10/2009 zmieniająca kwotę świadczeń na 450 zł od dnia 01.03.2009r. do 30.09.2010. W podstawie prawnej decyzji zmieniającej brak jest art.29.ust 1. Zmiany w wysokości świadczeń z funduszu alimentacyjnego na skutek zmiany wysokości zasadzonych alimentów dokonuje się po wpływie tytułu wykonawczego do komornika sądowego prowadzącego postępowanie egzekucyjne od miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wysokości zasądzonych alimentów. Również w podstawie prawnej decyzji zmieniającej nie uwzględniono zmiany decyzji za okres 2008/2009 nr GOPS.X.81824/00020/FA/11/2008 ponieważ w chwili pisania decyzji z dnia 23.10.2009 w/w już nie obowiązywała i nie funkcjonowała w obrocie prawnym.. 6

6. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00074/FA/09/2009 z 25 września 2009 r. przyznającej świadczenie z funduszu alimentacyjnego osobie w wieku między 18 a 25 rokiem życia brak było zaświadczenia potwierdzającego kontynuację nauki w roku szkolnym 2009/2010. Ośrodek przedstawił kontrolującym stosowne zaświadczenie w dniu 12 sierpnia 2009 r. Analogiczne nieprawidłowości wystąpiły w postępowaniu zakończonym decyzją nr: GOPS.X.81824/00058/FA/09/2009 z 18 września 2009 r. 7. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00071/FA/09/2009 z 18 września 2009 r. znajdował się wniosek z 18 sierpnia 2009 r., w którym na drugiej stronie dokonano poprawek korektorem. 8. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00072/FA/09/2009 z 18 września 2009 r. znajdowało się pismo z GOPS Gorlice z 22 września 2009 r. dotyczące innego dłużnika alimentacyjnego. W tych samych aktach znajdowało się wyliczenie dochodu rodziny z 2008 r. nie uwzględniające należności alimentacyjnych otrzymanych w 2008 r. za pośrednictwem kancelarii komorniczej. W aktach znajdowało się stosowne zaświadczenie z 15 września 2009r. komornika sądowego o wyegzekwowanych kwotach. Uwzględnienie otrzymanych należności w wysokości dochodu rodziny osiągniętego w 2008 r. nie miało wpływu na ustalenie prawa do świadczenia z funduszu alimentacyjnego. Kierownik GOPS w Lipinkach złożyła w tej sprawie następujące wyjaśnienie: Wyjaśnienie dotyczy teczki wierzyciela Pani Haliny Cz. Różnica w dochodzie rodziny w przeliczeniu na osobę w 2008 r. (widniejąca w ręcznych zapiskach i na decyzji) wynika z faktu iż nie została doliczona kwota którą wierzycielka otrzymała za pośrednictwem kancelarii komornika w 2008 r. Prawidłowy dochód rodziny w przeliczeniu na osobę wynosi 463,53 zł. Pismo znak GOPS.534-61/09 z dnia 23.09.2009r. od GOPS Gorlice omyłkowo zostało zamieszczone w teczce wierzycielki Pani Haliny Cz.. 9. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00047/FA/09/2009 z 11 września 2009 r. znajdowała się kopia wyroku Sądu Okręgowego w Nowym Sączu z 28 maja 2008 r. sygn. akt IC 1021/07, która nie była uwierzytelniona. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono w postępowaniach zakończonych decyzjami: GOPS.X.81824/00035/FA/01/2009, GOPS.X.81824/00001/FA/03/2009, GOPS.X.81824/00072/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00067/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00077/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00066/FA/09/2009, GOPS.X.81824/00063/FA/09/2009. 10. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00051/FA/09/2009 z 18 września 2009 r. znajdowały się kserokopie: zaświadczenia z 4 sierpnia 2009 r. Urzędu Skarbowego w Gorlicach o dochodach za 2008 r. oraz zaświadczenia z Urzędu Gminy Lipinki o posiadanym gospodarstwie rolnym. Wszystkie kopie dokumentów nie były uwierzytelnione. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono w postępowaniach zakończonych decyzjami: GOPS.X.81824/00090/FA/09/2009. 11. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00041/FA/03/2009 z 18 marca 2009 r. znajdowało się pismo komornika sądowego z 12 marca 2009 r. Ośrodek nie dokonał adnotacji o dacie wpływu pisma. 12. W uzasadnieniu do decyzji nr GOPS.X.81824/00048/FA/09/2009 z 11 września 2009 r. przyznającej świadczenie z funduszu alimentacyjnego Martynie S., przywołano wyrok Sądu Rejonowego w Gorlicach z 20 kwietnia 2006 r., sygn. akt III RC.74/06 w sprawie 7

przyznania alimentów. W aktach znajdował się protokół ugody z 20 kwietnia 2006 r. o ww. sygnaturze. Protokół dotyczył jednak brata osoby uprawnionej Jakuba S. W aktach sprawy znajdowała się nieuwierzytelniona kopia wyroku Sądu Rejonowego w Gorlicach z 20 marca 2002 r., sygn. akt III RC.74/02 dotyczący osoby uprawnionej. 13. W decyzji nr GOPS.X.81824/00050/FA/09/2009 stwierdzono brak daty jej wydania. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono w postępowaniach zakończonych decyzjami: GOPS.X.81824/00001/ZK/11/2009; GOPS.X.81824/00002/ZK/11/2009. 14. W aktach znajdowała się decyzja nr GOPS.X.81824/00040/FA/03/2009 z 23 marca 2009 r. zmieniająca decyzję nr GOPS.X.81824/00017/FA/11/2008 z 7 listopada 2008 r. w części dotyczącej wysokości świadczenia z funduszu alimentacyjnego na okres od 25 lutego 2009 r. do 30 września 2009 r. oraz potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia decyzji zmieniającej, która ustaliła świadczenie w nowej wysokości na okres od 1 lutego 2009 r. do 30 września 2009 r. Kierownik GOPS w Lipinkach złożyła w tej sprawie następujące wyjaśnienie: Wyjaśnienie dotyczy akt Pani Anny M. Dnia 23.03.2009 roku zostały wydane 2 decyzje z tym samym numerem GOPS.X/81824/00040/FA/03/2009 różniące się tylko datą od kiedy przyznane zostaje świadczenie z funduszu alimentacyjnego z tego względu że nieprawidłowo w jednej z nich zostało przyznane świadczenie od dnia 25.02.2009r., a winno być od dnia 01.02.2009r. W związku z czym została wydana druga decyzja pod tym samym numerem, a jest ona w uwierzytelnionej kopii ponieważ wydrukowano 2 egzemplarze z czego 1 został odebrany przez wierzycielkę a drugi odesłany do komornika. 15. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81824/00003/ZK/11/2009 z 2 listopada 2009 r. znajdowała się nieuwierzytelniona kopia aktu zgonu dłużnika alimentacyjnego, z datą wpływu do Ośrodka - 29 października 2009 r. W uzasadnieniu decyzji przywołano ww. odpis, jednak z datą wpływu - 20 października 2009 r. 16. W decyzji GOPS.X.81824/00092/FA/11/2009 z 19 listopada 2009 r. przywołano wniosek z 2 listopada 2008 r. dotyczący ustalenia prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego. W aktach znajdował się odpowiedni wniosek datowany na 29 października 2009 r. Analogiczne nieprawidłowości stwierdzono w postępowaniach zakończonych decyzjami: GOPS.X.81824/00035/FA/01/2009 z 26 stycznia 2009 r. 17. Decyzja nr GOPS.X.81824/00035/FA/01/2009 z 26 stycznia 2009 r. przyznająca świadczenie z funduszu alimentacyjnego w okresie świadczeniowym 2008/2009 wydana została na przedstawiciela ustawowego osoby uprawnionej. Analogicznie w postępowaniu zakończonym decyzją: GOPS.X.81824/00045/FA/05/2009 z 25 maja 2009 r. W decyzjach przyznających świadczenia z funduszu alimentacyjnego przywoływano nieaktualny publikator ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Powinien być przywoływany następujący publikator: Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm. Decyzje przyznające świadczenia z funduszu alimentacyjnego wydawane były na podstawie odpowiednich wniosków. Numery wniosków były inne niż w przywoływanych w decyzjach wydanych na ich podstawie. GOPS w Lipinkach wszczął w dniu 27 października 2009 r. postępowanie administracyjne wobec dłużnika p. Józefa R. dotyczące zwrotu należności z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej. Dłużnik dokonał spłaty całości zadłużenia 8

za pośrednictwem Komornika Sądowego. Środki wpłynęły do Ośrodka w dniu 10 grudnia 2009 r. Ośrodek nie zakończył sprawy w terminie przewidzianym w art. 35 kpa. Informacja o spłacie całości zadłużenia z tytułu wypłaconych osobie uprawnionej świadczeń z funduszu alimentacyjnego została wysłana do dłużnika 2 lutego 2010 r. Kierownik Ośrodka złożył w tej sprawie następujące wyjaśnienie: Dotyczy dłużnika alimentacyjnego Pana Józefa R. W dniu 27.10.2009r. zostało wszczęte postępowanie dotyczące zwrotu należności z funduszu alimentacyjnego, natomiast Pan Józef R. w dniu 08.12.2009r. dokonał spłaty w/w należności w kwocie łącznej 1 298,34 zł. z czego kwota 205,00 zł dotyczy funduszu alimentacyjnego a pozostała część została zaliczona na zaliczkę alimentacyjną. W związku z tym że był to koniec roku i związane z tym prace nad jego rozliczeniem nie pozwoliły na odpowiedz w terminie dla Pana Józefa R. o spłacie jego należności. Informacja ta została sporządzona dnia 02.02.2010r.. GOPS w Lipinkach wydatkował na świadczenia z funduszu alimentacyjnego w 2009 r. ze środków budżetu państwa środki finansowe w wysokości: 162 690,00 zł. Z tej kwoty od dłużników alimentacyjnych wpłynęło: 24 367,00 zł co stanowi 14,98 % kwoty świadczeń wypłaconych. Braki w ściągalności wynoszą więc 85,02 % Z przeprowadzonej podczas kontroli analizy dokumentacji dłużników prowadzonej przez Ośrodek oraz sprawozdań kwartalnych przesyłanych przez GOPS w Lipinkach do Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie dotyczących działań wobec dłużników alimentacyjnych wynika, iż nieefektywnie wykorzystywano instrumenty przewidziane dla organu właściwego dłużnika w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Zalecenia pokontrolne: 1. Stosowanie art. 109 oraz art. 40 w związku z art. 46 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) poprzez właściwe doręczanie stronom decyzji dotyczących ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 2. Nie dokonywanie w dokumentacji odręcznych poprawek oraz dbałość o szczegółowe wypełnianie wniosków składanych przez strony poprzez uwzględnianie, m.in. daty obok podpisu wnioskodawcy. 3. Konstruowanie decyzji przyznających świadczenia zgodnie z art. 107 1 k.p.a. cyt.: Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji [ ] a w szczególności zamieszczanie w rozstrzygnięciu decyzji informacji o dacie i miejscu wypłaty świadczenia oraz daty wydania decyzji. 4. Przestrzeganie postanowień zawartych w art. 15 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.) oraz 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2005 r. Nr 105, poz. 881 z późn. zm.) poprzez odbieranie od stron wymaganych dokumentów. 9

5. W przypadku złożenia wniosku przez oboje rodziców/małżonków należy wydać decyzję na osoby składające wniosek zgodnie z art. 23 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.), który stanowi, iż: ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz ich wypłata następują odpowiednio na wniosek małżonków, jednego z małżonków, rodziców, jednego z rodziców, opiekuna faktycznego dziecka, opiekuna prawnego dziecka, osoby uczącej się, pełnoletniej osoby niepełnosprawnej lub innej osoby upoważnionej do reprezentowania dziecka lub pełnoletniej osoby niepełnosprawnej.. 6. Stosowanie art. 124 k.p.a. poprzez wydawanie postanowień wraz z podpisem osoby upoważnionej do ich wydania oraz podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. 7. Dokonywanie wnikliwej oceny całokształtu materiału dowodowego zgodnie z art. 80 k.p.a. a w szczególności weryfikacja czy współmałżonek wnioskodawcy nie ubiegał się o jednorazową zapomogę z tytułu urodzenia się dziecka w gminie swojego zameldowania. 8. Wskazywanie w decyzjach przyznających zasiłki pielęgnacyjne i świadczenia z funduszu alimentacyjnego osoby uprawnionej do świadczenia jako adresata decyzji, a nie jej przedstawiciela ustawowego, zgodnie z art. 107 1 k.p.a. w związku z art. 16 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz art. 9 ust. 1 w związku z art. 2 pkt 2 i 11 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. 9. Zobowiązuję do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego zasiłków pielęgnacyjnych przyznanych w 2009 r. mającego na celu ustalenie czy wnioskodawca był osobą uprawnioną do zasiłku pielęgnacyjnego oraz uwzględnianie tego zalecenia w prowadzonych na bieżąco postępowaniach. 10. Zobowiązuję do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego dotyczącego świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w 2009 r. mającego na celu ustalenie przebiegu ubezpieczenia oraz za jaki okres za osobę powinna być opłacana składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe celem zachowania wynikającej z art. 80 k.p.a. zasady wnikliwej oceny całokształtu materiału dowodowego. Przestrzeganie tego zalecenia w prowadzonych na bieżąco postępowaniach. 11. Formułowanie prawidłowej i aktualnej podstawy prawnej w wydawanych decyzjach poprzez przywoływanie właściwych wniosków oraz aktualnych publikatorów aktów prawnych. 12. Uzupełnienie dokumentacji do decyzji nr GOPS.X.81821/00008/SP/11/2009 z 17 listopada 2009 r. przyznającej świadczenie pielęgnacyjne o stosowny wniosek. Ponadto pragnę zwrócić uwagę, iż wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego z 15 września 2009 r. znajdujący się w aktach sprawy pozostał bez rozpatrzenia. Z uwagi na powyższe należy wdrożyć postępowanie mające na celu wycofanie ww. wniosku przez stronę i wydanie decyzji o umorzeniu postępowanie w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. 13. Dowód w postaci odpisu dokumentu winien czytelnie odzwierciedlać treść oryginału oraz być uwierzytelniony, gdyż w myśl art. 76 k.p.a., cyt.: dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.. 14. W przypadku podniesienia wysokości zasądzonych alimentów dokonuje się wyrównania świadczenia z funduszu alimentacyjnego za okres od dnia zmiany wysokości zasądzonych 10

alimentów zgodnie z art. 29 ust. 4 w związku z ust. 2 ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1, poz. 7 z późn. zm.) 15. Wyliczanie dochodu rodziny wnioskodawcy zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.) poprzez wliczanie do dochodu rodziny kwoty uzyskanych alimentów w roku poprzedzającym okres świadczeniowy. 16. Dokonywanie wnikliwej oceny całokształtu materiału dowodowego zgodnie z art. 80 k.p.a. a w szczególności poprzez zawieranie opisu stanu faktycznego i prawnego w uzasadnieniach wydawanych decyzji zgodnie z art. 107 1 k.p.a. 17. W prowadzonych postępowaniach administracyjnych stosowanie się do zapisu art. 35 k.p.a. 18. W prowadzonych postępowaniach administracyjnych stosowanie się do zasady pisemności zgodnie z art. 14 k.p.a. oraz zgodnie z art. 67 k.p.a. sporządzanie zwięzłego protokołu z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy (chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie). 19. Podjęcie działań mających na celu wzmożenie efektywności ściągalności zobowiązań od dłużników alimentacyjnych poprzez efektywniejsze wykorzystanie następujących instrumentów przewidzianych dla organu właściwego dłużnika w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów: zwrócenie się z wnioskiem do starosty o podjęcie działań zmierzających do aktywizacji zawodowej dłużnika alimentacyjnego wystąpienie z wnioskiem do starosty o skierowanie dłużnika alimentacyjnego do robót publicznych lub prac organizowanych na zasadach robót publicznych. wystąpienie z powództwem o ustalenie alimentów od innych osób. informacje przekazywane do sądu o bezczynności lub opieszałości komornika sądowego (art. 3 ust. 8 ustawy). Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) o sposobie wykorzystania ww. zaleceń i wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia z jednoczesnym wskazaniem sposobów na rozwiązanie problemów. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Krystyna Stanach-Pajerska Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: - Wójt Gminy Lipinki 11