Pani Maria Magdalena Jarzębowska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wieczfni Kościelnej

Transkrypt

1 Warszawa, 06 lipca 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-C AB Pani Maria Magdalena Jarzębowska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wieczfni Kościelnej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska starszy inspektor wojewódzki i Krzysztof Tomczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach od 29 do 31 maja 2017 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Wieczfni Kościelnej. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1518, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od dnia 1 września 2015 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wieczfni Kościelnej w zakresie sposobu organizacji zadania, w przedmiocie zgodności danych wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z dokumentów źródłowych oraz w przedmiocie działań, które dotyczyły ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i zasiłku pielęgnacyjnego.

2 1. Organizacja realizacji zadania. W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy Ośrodek realizuje na podstawie 3 pkt 5 Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wieczfni Kościelnej, wprowadzonego Uchwałą Nr XXIII/180/2013 Rady Gminy Wieczfnia Kościelna z dnia 28 sierpnia 2013 roku. Gospodarkę finansową Ośrodka reguluje 13 ust. 1-7 Statutu. Szczegółową organizację jednostki kontrolowanej, zakres działania komórek organizacyjnych oraz ich zadania określa Regulamin organizacyjny, wprowadzony Pani Zarządzeniem Nr 9/2013 z dnia 23 września 2013 roku. Realizację objętych kontrolą zadań przypisano w Regulaminie inspektorowi do spraw świadczeń rodzinnych, natomiast prowadzenie gospodarki finansowej pracownikowi do spraw księgowości. Z dniem 23 lutego 2017 roku zlikwidowano w Ośrodku stanowisko do spraw księgowości na mocy Zarządzenia Nr 3/2017 Kierownika GOPS w Wieczfni Kościelnej, wydanego na podstawie Uchwały Nr XVI/110/2016 Rady Gminy Wieczfnia Kościelna z dnia 19 listopada 2016 roku w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi finansowej jednostek organizacyjnych Gminy Wieczfnia Kościelna. Stanowisko inspektora do spraw świadczeń rodzinnych zostało wydzielone w Regulaminie organizacyjnym w 6 ust. 1 pkt 3, co zgodne jest z przepisami art. 20 ust. 4 ustawy. Kierownik Ośrodka i pracownik do spraw świadczeń rodzinnych posiadają upoważnienia Wójta Gminy Wieczfnia Kościelna do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych. Ponadto posiada Pani upoważnienie do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych. Wójt Gminy uregulował te sprawy następującymi aktami: 1) Nr Or.G z dnia 1 grudnia 2014 roku, 2) Nr Or.G z dnia 1 grudnia 2014 roku, 3) Nr Or.G z dnia 6 września 2016 roku. Pracownik merytoryczny do spraw świadczeń rodzinnych posiada zakres czynności, w którym ujęto prowadzenie kontrolowanych zagadnień. W jednostce kontrolowanej opracowano instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt. Wymienione regulacje wprowadzono Zarządzeniem Nr 9/211 Kierownika GOPS w Wieczfni Kościelnej z dnia 20 grudnia 2011 r., wydanym w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego miasta stołecznego Warszawy, działającym z upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Zarządzenie weszło w życie od dnia 1 stycznia 2012 roku. Dla spraw objętych kontrolą w rzeczowym wykazie akt przyjęto symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategoryzację jak niżej: 1) 5122 świadczenia pielęgnacyjne, podteczka: specjalny zasiłek opiekuńczy, kat. B-10; 2) 5121 zasiłek pielęgnacyjny, kat. B-10.

3 Akta świadczeniobiorców gromadzone są w teczkach aktowych. Do każdej teczki akt (sprawy) prowadzone są metryki spraw. Spisy spraw zakładane są do spraw zakończonych. Akta przechowywane są w szafach biurowych zamykanych na klucz. W Ośrodku prowadzi się dwa rejestry: 1) GOPS , kat. B-10 Rejestr wydanych decyzji w sprawie świadczeń rodzinnych. Specjalny zasiłek opiekuńczy. Okres zasiłkowy 2016/2017 ; 2) GOPS.5121, kat. B-10 Rejestr wydanych decyzji w sprawie świadczeń rodzinnych. Zasiłek pielęgnacyjny. 2. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z dokumentów źródłowych. Oprogramowanie do obsługi świadczeń rodzinnych (SR) oraz funduszu alimentacyjnego (FA) zapewnia jednostce kontrolowanej Firma Sygnity, Spółka Akcyjna w Warszawie. Umowa licencyjna w tym zakresie odnawiana jest na początku każdego roku. Dane do sprawozdań generowane są w Ośrodku z wyżej wymienionego programu dziedzinowego. W I kwartale 2017 roku według sprawozdania rzeczowo-finansowego z wykonania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierających dane rzeczowe o realizacji ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych oraz informacje o wypłaconych świadczeniach rodzinnych, składkach na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego oraz składkach na ubezpieczenie zdrowotne wypłacono zainteresowanym specjalne zasiłki opiekuńcze w kwotach: - styczeń 12 świadczeń w kwocie zł; - luty 10 świadczeń w kwocie zł; - marzec 12 świadczeń w kwocie zł. W sprawozdaniu za I kwartał 2017 r. wykazano także wydatki na składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz liczbę składek za osoby pobierające specjalne zasiłki opiekuńcze. Dane te w zakresie składki społecznej były następujące: - styczeń zł, 14 składek; - luty 859 zł, 6 składek; - marzec zł, 8 składek, zaś w zakresie składki zdrowotnej: - styczeń 281 zł, 6 składek; - luty 187 zł, 4 składki; - marzec 328 zł, 7 składek. W przedmiocie zasiłków pielęgnacyjnych dane wykazane w sprawozdaniu dotyczyły kwot i świadczeń:

4 - styczeń zł, 66 świadczeń; - luty zł, 61 świadczeń; - marzec zł, 77 świadczeń. W oparciu o wygenerowane w czasie kontroli miesięczne listy wypłaconych zasiłków oraz składek sprawdzono zgodność imiennych danych źródłowych z danymi zbiorczymi zawartymi w sprawozdaniu kwartalnym za I kwartał 2017 roku. Po szczegółowej analizie każdego miesiąca I kwartału 2017 r. rozbieżności nie stwierdzono. 3. Ustalanie uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego. W trakcie kontroli analizie poddano wszystkie akta spraw, tj. 12, z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. Akta te oznaczone były następująco: 1) GOPS ; 2) GOPS ; 3) GOPS ; 4) GOPS ; 5) GOPS ; 6) GOPS ; 7) GOPS ; 8) GOPS ; 9) GOPS ; 10) GOPS ; 11) GOPS ; 12) GOPS Wnioski złożone o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy dołączyli wszystkie wymagane prawem zaświadczenia lub oświadczenia. Ponadto jednostka kontrolowana w bieżącym okresie zasiłkowym samodzielnie pozyskiwała informacje o dochodach i należnych podatkach wnioskodawców oraz członków ich rodzin przez system empatia. Analogicznie pozyskiwano dane w zakresie wysokości składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, co jest niezbędne przy ustalaniu dochodów. Stwierdzono, że osoby, którym przyznano specjalne zasiłki opiekuńcze legitymowały się ważnym orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności oraz spełniały kryteria dochodowe do otrzymania przedmiotowych świadczeń. Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznawano na okres zasiłkowy. Rozstrzygano również o przyznaniu świadczeń począwszy od miesiąca, w którym powstała uprawniona niepełnosprawność do końca miesiąca, w którym ważność traciło orzeczenie, ale nie dłużej niż do końca okresu zasiłkowego. We wszystkich sprawach pracownicy socjalni przeprowadzili rodzinne wywiady środowiskowe. W sprawach tego wymagających przeprowadzano aktualizację rodzinnych wywiadów środowiskowych. Aktualizację przeprowadzano po upływie 6 miesięcy od daty przeprowadzenia rodzinnego wywiadu środowiskowego, jeżeli do końca okresu, na który ustalono prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, pozostało więcej niż 3 miesiące. Specjalny zasiłek opiekuńczy przysługiwał, jeżeli łączny dochód rodziny sprawującej opiekę oraz rodziny wymagającej opieki w przeliczeniu na osobę nie przekraczał miesięcznie kwoty 664 zł netto do dnia 31 października 2015 r. oraz 764 zł

5 netto od dnia 1 listopada 2015 r. Dochody wnioskodawców wyliczano w sposób prawidłowy z uwzględnieniem wysokości podatków, składek społecznych i składek zdrowotnych. Specjalny zasiłek opiekuńczy wypłacano zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj.: w wysokości 520 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, przez okres oznaczony w decyzji, na wskazane konta bankowe. Wszystkie sprawy wnioskodawców załatwiono w sposób terminowy, licząc od daty złożenia wniosków do daty wydania decyzji administracyjnych. Decyzje administracyjne w sprawach przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego wydano zgodnie z przepisami art. 107 Kpa. Zainteresowani odbierali decyzje za pokwitowaniem odbioru. Akta 11. spraw - na 12 - zawierały dowody potwierdzające dokonanie ustaleń w zakresie objęcia obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym. W sprawach tych wystąpiono do ZUS i w 4. uzyskano już odpowiedź. W 7. dalszych sprawach Ośrodek oczekuje jeszcze na informację. Jedna osoba zaprzestała pobierać świadczenie i dokonywanie ustaleń w tej kwestii stało się bezprzedmiotowe sprawa GOPS W 7. sprawach jednostka kontrolowana opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 963 z późn. zm.). W czterech sprawach świadczeniobiorcy posiadają już ponad 25. letni okres przedmiotowego ubezpieczenia (są to sprawy wymienione w punktach 3, 5, 8 i 10). MOPS w Wieczfni Kościelnej dokonywał ustaleń w zakresie podlegania przez wnioskodawców ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu. W rezultacie Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne w 7. sprawach. 4. Ustalanie uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego. W trakcie kontroli analizie poddano losowo wybrane akta 27. spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. Akta te były oznaczone następująco: 1) GOPS ; 2) GOPS ; 3) GOPS.81820/6/2010; 4) GOPS ; 5) GOPS ; 6) GOPS ; 7) GOPS.81820/58/2005; 8) GOPS.8129/22/04; 9) GOPS ; 10) GOPS.8129/07/04; 11) GOPS ; 12) GOPS ; 13) GOPS ; 14) GOPS ; 15) GOPS ; 16) GOPS ; 17) GOPS ; 18) GOPS ; 19) GOPS ; 20) GOPS ; 21) GOPS ; 22) GOPS ; 23) GOPS ; 24) GOPS.81820/16/2009; 25) GOPS.81820/63/2005; 26) GOPS.81820/40/2005; 27) GOPS

6 Wnioski złożone o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Do wniosków, opatrzonych pieczęcią z datą wpływu, wnioskodawcy dołączyli przede wszystkim orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności oraz wszelkie wymagane prawem oświadczenia i inne dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. Przy rozpatrywaniu wniosków brano pod uwagę uregulowania art. 16 ustawy. Prawo do zasiłku pielęgnacyjnego ustalano na wniosek osób zainteresowanych w oparciu o ostateczne orzeczenia o niepełnosprawności lub o stopniu niepełnosprawności bądź z tytułu ukończenia 75. roku życia. Świadczenia przyznawano decyzjami administracyjnymi na okres ważności orzeczenia. W decyzjach orzekano o przyznaniu zasiłku pielęgnacyjnego do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływał termin ważności orzeczenia. W przypadkach gdy wniosek o zasiłek został złożony w okresie trzech miesięcy, licząc od dnia wydania orzeczenia o niepełnosprawności, prawo do zasiłku przyznawano począwszy od miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności. Przedmiotowe świadczenia przyznawano bez względu na dochody osiągane przez wnioskodawców (art. 16 ustawy). Sprawy wnioskodawców załatwiano w sposób terminowy, licząc od daty złożenia wniosku do daty wydania decyzji administracyjnej. Decyzje administracyjne w sprawach przyznania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego wydano zgodnie z przepisami art. 107 Kpa. Zainteresowani odbierali decyzje za pokwitowaniem odbioru. Zasiłki pielęgnacyjne wypłacano zgodnie z wydanymi decyzjami administracyjnymi, tj.: w wysokości 153 zł miesięcznie, od dnia oznaczonego w decyzji, do ostatniego dnia danego miesiąca za ten miesiąc, przelewami bankowymi na konta zainteresowanych. W trakcie czynności kontrolnych, którymi objęto łącznie 39 teczek akt spraw, nieprawidłowości i uchybień nie stwierdzono. Wobec przedstawionej oceny dotyczącej realizacji zadań w zakresie objętym kontrolą odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Zastępca Dyrektora Do wiadomości: 1. Pan Jan Warecki Wójt Gminy Wieczfnia Kościelna 2. a/a Wydziału Polityki Społecznej