MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ WP.V Kraków, Pani Janina Paździor Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Nędzy-Kubińca Kościelisko Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w III kwartale 2010 r., kontrolę problemową w Ośrodku Pomocy Społecznej w Kościelisku (OPS). Przedmiotem kontroli była realizacja zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych w zakresie prawidłowości ustalania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole podpisanym przez Kierownika OPS w dniu 28 października 2010 r. w siedzibie OPS w Kościelisku. Do protokołu nie wniesiono zastrzeżeń. Zespół kontrolny stwierdził następujące nieprawidłowości: 1. Ośrodek posiada Regulamin Wewnętrzny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kościelisku, którego integralną częścią jest Regulamin Pracy Ośrodka. Z treści Regulaminu nie można określić daty jego obowiązywania. Zespołowi kontrolnemu nie przedłożono: aktu wprowadzającego Regulamin Wewnętrzny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kościelisku, aktualnego Regulaminu Wewnętrznego. 2. Brak uregulowań dotyczących instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt. W powyższej sprawie Kierownik Ośrodka złożył następujące wyjaśnienie: Ośrodek Pomocy Społecznej w Kościelisku w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt kierował się Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku i zawartą w nim Instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych. Na jej podstawie przyjął do użytku i stosowania następujące symbole klasyfikacyjne: 8127 ŚR Świadczenia rodzinne 8127 ZP Zasiłki pielęgnacyjne 8127 ŚP Świadczenia pielęgnacyjne 8127 FA Fundusz alimentacyjny Symbol decyzji np. OPS/ZR/8127/577/09 oznacza, że decyzja wydana jest przez Ośrodek Pomocy Społecznej w sprawie świadczeń rodzinnych, nr 577 jest numerem z rejestru pod Kraków, ul. Basztowa 22* tel. (12) fax. (12)

2 którym został wniosek zarejestrowany, nr 09 oznacza rok, w którym decyzja została wydana. Obecnie tutejszy Ośrodek podjął rozmowy z Archiwum Państwowym w Krakowie w celu przyjęcia właściwego jednolitego oznaczenia wykazu akt, który zostanie wprowadzony z dniem 1 stycznia 2011 roku. 3. W podstawie prawnej decyzji przyznających: zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków rodzinnych nie przywołano rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2009 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych (Dz. U. z 2009 r. Nr 129, poz. 1058), świadczenia pielęgnacyjne stwierdzono, iż nie przywołano: - ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz z późn. zm.), - ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.). 4. Ośrodek przy wyliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne stosował błędną wysokość wskaźnika procentowego. Kierownik Ośrodka złożył następujące wyjaśnienie: Przy realizacji świadczeń rodzinnych Ośrodek Pomocy Społecznej w Kościelisku korzysta z programu Amazis 2 G firmy INFO-R Sp. Jawna Skoczów, ul. Cieszyńska 25. Termin obecnie wykupionej licencji upływa r. Tut. Ośrodek terminowo wykonuje aktualizacje do w/w programu zamieszczone na stronie firmy INFO-R wierząc, że ich wykonywanie gwarantuje prawidłowe działanie programu Amazis. Na przełomie każdego roku tut. Ośrodek korzystał również z usług informatyka, który na specjalne zlecenie wgrywał nową wersję programu na kolejny rok kalendarzowy. Każdorazowo sprawdzał działanie programu i zapewniał o jego prawidłowym funkcjonowaniu. W wyniku przeprowadzonej kontroli okazało się, że procentowy wskaźnik składki na ubezpieczenie zdrowotne, który liczył program wynosił 8,75% zamiast 9,00% co miało wpływ na sposób liczenia dochodu rodziny. Korzystając z w/w programu tut. Ośrodek był przekonany, że również te wyliczenia są prawidłowo przez niego dokonywane. 5. Ośrodek wydając decyzje zmieniające w zakresie przedłużenia okresu zasiłkowego używał określenia na wniosek złożony przez. pomimo, iż tego wniosku nie było. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1456) okres zasiłkowy rozpoczynający się w dniu 1 września 2008 r., na który ustala się prawo do świadczeń rodzinnych przedłuża się do dnia 31 października 2009 r. oraz zgodnie z art. 2 ust. 2 ww. ustawy zmiana decyzji następuje z urzędu i nie wymaga zgody strony. Ośrodek o powyższym fakcie informuje w uzasadnieniu do decyzji. Np. decyzja zmieniająca nr OPS/ZR/8127/631-B/09 z 7 sierpnia 2009 r. W dokumentacji decyzji zmieniających znajdowała się jedna strona wniosku dotycząca dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego podpisana przez wnioskodawcę, lecz brak było pieczęci przyjęcia przez Ośrodek, np. przy decyzji nr: OPS/ZR/8127/488-A/09 z 6 sierpnia 2009 r. Przy decyzjach o nr: OPS/ZR/8127/416-A/09, OPS/ZR/8127/460-A/09, OPS/ZR/8127/96- A/09 znajdowała się tylko jedna strona formularza wniosku dotycząca dodatku do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego (zawierająca datę wpływu do Ośrodka), której nie można traktować jako wniosek.. 2

3 6. Ośrodek nie prowadził korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych bądź Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w zakresie ustalenia niezbędnego okresu składkowego świadczeniobiorcy. Np. dokumentacja przy decyzjach przyznających świadczenie pielęgnacyjne nr: OPS/ŚP/8127/9/09 z 6 listopada 2009 r., OPS/ŚP/8127/6/09 z 16 listopada 2009 r. 7. W decyzjach przyznających świadczenia pielęgnacyjne o nr: OPS/ŚP/8127/10/09, OPS/ŚP/8127/10-A/09, OPS/ŚP/8127/4-A/09, OPS/ŚP/8127/1/09, OPS/ŚP/8127/8-A/08 nie odniesiono się do odprowadzania składek z tytułu ubezpieczenia społecznego bądź zdrowotnego. Analiza zgromadzonej dokumentacji nie wykazywała czy świadczeniobiorcy objęci są ubezpieczeniem z innego tytułu. Kierownik Ośrodka złożył następujące wyjaśnienie: Nie wszystkie osoby pobierające świadczenia pielęgnacyjne wypłacane przez tut. Ośrodek mają przyznane świadczenia w formie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, ponieważ posiadają to ubezpieczenie z innego tytułu. Od osób tych przy składaniu wniosku o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego odbierano ustne oświadczenia, gdzie osoby te są ubezpieczone. Jeżeli osoba oświadczyła, że nie jest ubezpieczona z innego tytułu i nie ma możliwości takiego ubezpieczenia została objęta ubezpieczeniem przez tut. Ośrodek. W niektórych przypadkach we wcześniejszym okresie oświadczenia takie były złożone pisemnie przy składanym wniosku a w następnych latach były one potwierdzane ustnie. Przy wniosku Anny N. oświadczenie pisemne zostało przez nią złożone w 2006 roku w którym oświadczyła, ze jest ubezpieczona w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Przy składaniu następnych wniosków w kolejnych latach oświadczenia te były składane przez nią ustnie. W przypadku Marii L., rodzina ta była znana tut. Ośrodkowi już dużo wcześniej, ponieważ była odwiedzana przez pracownika socjalna. Wymieniona początkowo pracowała przez kilka lat a następnie zrezygnowała z pracy zawodowej w związku z koniecznością opieki nad dwójką niepełnosprawnych dzieci. Mąż wymienionej pracował w różnych miejscach, często tylko dorywczo lub na umowy zlecenia. Rodzina posiadała ziemię, nie przekraczającą swoją powierzchnią pełnego hektara, o łącznej powierzchni 0,9662 ha i nie prowadziła gospodarstwa rolnego, w związku z tym Maria L. nie mogła ubezpieczyć się w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. W 2004 roku zgłosiła się do tut. Ośrodka i składają pierwszy wniosek o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego oświadczyła, że nie posiada ubezpieczenia, dlatego zostało jej przyznane również świadczenie w formie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. 8. Decyzje zmieniające okres zasiłkowy w swojej treści nie odnosiły się do odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne bądź obu tych składek. Kierownik Ośrodka złożył następujące wyjaśnienie: Ośrodek Pomocy Społecznej w Kościelisku w 2009 roku wydając decyzje zmieniające w sprawie świadczeń pielęgnacyjnych na okres od r. do r. w związku z wydłużeniem okresu zasiłkowego nie przyznał w tych decyzjach świadczenia w formie składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Składki te zostały odprowadzone bez odpowiedniej decyzji w tej sprawie co potwierdzają załączone druki ZUS PDRA za miesiąc wrzesień i październik 2009 roku. 9. Decyzje były skonstruowane w ten sposób, że w rozstrzygnięciu przyznawały świadczenie pielęgnacyjne, natomiast o formie przyznawania składek na ubezpieczenie informowały świadczeniobiorców w uzasadnieniu do tej decyzji. 3

4 10. Kontrola wykazała, iż Ośrodek nie prowadził postępowania wyjaśniającego w stosunku do wnioskodawców ubiegających się o przyznanie zasiłku pielęgnacyjnego, gdyż w aktach świadczeniobiorców brak było korespondencji z ZUS bądź KRUS. W związku z powyższym Kierownik Ośrodka złożył następujące wyjaśnienie: Ośrodek Pomocy Społecznej w Kościelisku w 2009 roku nie przyznał żadnego zasiłku pielęgnacyjnego osobom w wieku emerytalnym. We wcześniejszych latach zasiłki te były przyznawane na wniosek strony, która składała oświadczenie, że nie pobiera zasiłku pielęgnacyjnego z innej instytucji oraz że nie jest uprawniona do dodatku pielęgnacyjnego. ZUS i KRUS wielokrotnie kierował do nas pisemne informacje o przyznaniu w danym okresie dodatku pielęgnacyjnego dla konkretnych osób i wówczas było to weryfikowane z naszym rejestrem. W 2009 roku takich pism wpłynęło 22 z tego w trzech przypadkach okazało się że osoby te pobierają zasiłek pielęgnacyjny wypłacany przez nasz Ośrodek. Świadczenia te zostały im wstrzymane z dniem przyznania dodatku pielęgnacyjnego przez dany organ. W jednym przypadku dotyczącym Anny S. pismo z ZUS nr, R /20 z dnia r. wpłynęło r. jeszcze przed wypłatami za dany miesiąc i wypłata zasiłku pielęgnacyjnego została wstrzymana zaraz po przyznaniu dodatku pielęgnacyjnego przez ZUS. W dwóch pozostałych przypadkach informacje dotyczące: Jana S. pismo z ZUS nr R+SOC /20 z dnia r. oraz Anny Palenica pismo z KRUS nr GI /20 z dnia r. wpłynęły nieco później i świadczenia nienależnie pobrane zostały przypisane im do zwrotu. Ostatnia z wymienionych osób sama zgłosiła się w dniu r. do tutejszego Ośrodka informując o przyznaniu świadczenia jeszcze przed wpłynięciem oficjalnego pisma z KRUS. W przypadku osób pobierających z tutejszego Ośrodka zasiłek stały postępowanie w sprawie pobierania ewentualnych świadczeń było prowadzone z ZUS i KRUS zaraz po przyznaniu świadczenia. Uwierzytelnione kopie zaświadczeń stwierdzających nie figurowanie tych osób w kartotece emerytalno rentowej ZUS i KRUS znajdują się przy wniosku o przyznanie zasiłku pielęgnacyjnego. Dotyczy to następujących osób: 1. Andrzej Ch. nr decyzji: OPS/ZP/8127/2/07 z dnia r. 2. Andrzej M. nr decyzji: OPS/ZP/8127/2/10 z dnia r. 3. Czesław N. nr decyzji: OPS/ZP/8127/35/07 z dnia r. 11. Decyzje nr OPS/ZP/8127/12/09, OPS/ZP/8127/6/09, OPS/ZP/8127/13/09 były decyzjami przyznającymi zasiłek pielęgnacyjny dziecku jednakże adresatami decyzji byli rodzice, a nie osoba uprawniona. 12. W wydawanych decyzjach w orzeczeniu Ośrodek używał określenia jednorazowo za miesiąc lub jednorazowo w miesiącu. Ośrodek złożył następujące wyjaśnienia: W decyzjach w sprawie ustalenia prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka w orzeczeniu decyzji użyto zapisu np. w wysokości zł jednorazowo za miesiąc sierpień 2009 lub w wysokości zł jednorazowo w miesiącu maju 2009 r. które to zapisy mogły być interpretowane w ten sposób, że wyplata tego świadczenia będzie cykliczna, jednak użycie powyższych zapisów miało wskazywać miesiąc wypłaty tego jednorazowego świadczenia W okresie od do Ośrodek Pomocy Społecznej w Kościelisku łącznie wypłacił z funduszu alimentacyjnego kwotę zł. Kwoty zwrócone przez dłużników alimentacyjnych z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego 4

5 wyniosły ,40 zł co stanowi 24,86% wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Zalecenia pokontrolne: 1. Sporządzenie aktualnych aktów normatywnych regulujących organizację Ośrodka Pomocy Społecznej w Kościelisku. 2. Wskazywanie w decyzjach przyznających zasiłki pielęgnacyjne osoby uprawnionej do świadczenia jako adresata decyzji, nie jej przedstawiciela ustawowego, zgodnie z art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), w związku z art. 16 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 3. W prowadzonych postępowaniach administracyjnych stosowanie się do zasady pisemności zgodnie z art. 14 k.p.a. oraz zgodnie z art. 67 k.p.a. sporządzanie zwięzłego protokołu z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy (chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie). 4. W podstawy prawnej wydawanych decyzji przywoływanie właściwych aktów prawnych, takich jak: rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2009 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych (Dz. U. z 2009 r. Nr 129, poz. 1058), ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz z późn. zm.), ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.). 5. Konstruowanie decyzji przyznających świadczenia pielęgnacyjne zgodnie z art kpa, a w szczególności zamieszczanie w rozstrzygnięciu decyzji zapisu o odprowadzaniu składek z tytułu ubezpieczenia społecznego bądź zdrowotnego. 6. W związku z błędnie wprowadzonym wskaźnikiem stopy procentowej składki na ubezpieczenie zdrowotne należy ponownie przeanalizować decyzje o odmowie przyznania świadczenia rodzinnego w przypadku, gdy dochód na osobę w rodzinie nieznacznie przekroczył kwotę kryterium dochodowego, o którym mowa w art. 5 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 7. Prowadzenie wnikliwej oceny materiału dowodowego oraz postępowania wyjaśniającego, w szczególności w przypadku wniosków o przyznanie zasiłku pielęgnacyjnego, gdy wnioskodawca posiada ustalone prawo do świadczenia emerytalnego lub rentowego zgodnie z art. 80 k.p.a. 8. Podjęcie działań mających na celu wzmożenie efektywności ściągalności zobowiązań od dłużników alimentacyjnych, w szczególności poprzez: 5

6 przekazywanie komornikowi sądowemu informacji mających wpływ na egzekucję zasądzonych świadczeń alimentacyjnych pochodzących z rodzinnego wywiadu środowiskowego, wystąpienie z wnioskiem do starosty o skierowanie dłużnika alimentacyjnego do robót publicznych lub prac organizowanych na zasadach robót publicznych, skierowanie wniosku o zatrzymanie prawa jazdy dłużnika alimentacyjnego, wystąpienie z powództwem o ustalenie alimentów od innych osób, przekazywanie informacji do sądu o bezczynności lub opieszałości komornika sądowego (art. 3 ust.8 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów). Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) o sposobie wykorzystania ww. zaleceń i wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia z jednoczesnym wskazaniem sposobów na rozwiązanie problemów. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. Małgorzata Lechowicz Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Wójt Gminy Kościelisko 6