Pani Grażyna Wisiecka Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach

Transkrypt

1 Warszawa, 12 października 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-C Pani Grażyna Wisiecka Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska starszy inspektor wojewódzki i Sławomir Ozdarski inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach września 2015 roku kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Ośrodku Pomocy Społecznej w Zatorach. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne. W trakcie kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy Ośrodek realizuje na podstawie 1 ust. 4 Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach, wprowadzonego Uchwałą Nr 121/XXIII/08 Rady Gminy Zatory z dnia 10 października 2008 roku. Statut był wielokrotnie

2 nowelizowany ostatnio Uchwałą Nr 98/XIV/2012 Rady Gminy Zatory z dnia 17 lutego 2012 roku, co miało związek z przejęciem przez Ośrodek nowych zadań. Działalność Ośrodka określa również Regulamin organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach, wprowadzony Zarządzeniem Nr 1/2010 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach z dnia 02 lutego 2010 roku. Dokument ten, podobnie jak aktualny schemat struktury organizacyjnej Ośrodka, w 6 wyodrębnia stanowisko ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. Sprawy gospodarki finansowej Ośrodka reguluje także 6 Regulaminu, z którego wynika, że w jednostce kontrolowanej wyodrębniono stanowisko głównej księgowej. Sprawy świadczeń pielęgnacyjnych są ewidencjonowane, rejestrowane oraz znakowane i przechowywane w sposób określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozporządzenie to nie dotyczy gminnych jednostek organizacyjnych, jakim są ośrodki pomocy społecznej. W tej sytuacji w dniu 10 lipca 2015 roku przesłała Pani do Dyrektora Archiwum Państwowego w Warszawie pismo w sprawie zatwierdzenia opracowanej przez Panią nowej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji organizacji i zakresu działania składnicy akt Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach i oczekuje Pani na odpowiedź. Kontrolowane sprawy posiadają kategoryzację B10 oraz symbol klasyfikacyjny Teczki akt świadczeniobiorców zawierają spisy spraw. Ponadto na stanowisku merytorycznym prowadzona jest ewidencja świadczeń rodzinnych i świadczeń opiekuńczych. Za okres objęty kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił działania Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach w zakresie sposobu organizacji zadania, natomiast pozytywnie z uchybieniami ocenił działania podjęte w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. 1. Organizacja realizacji zadania. Jednoosobowe stanowisko pracy do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego wyodrębniono w strukturze organizacyjnej Ośrodka z dniem 12 maja 2004 roku. Powyższe zgodne jest z przepisami art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych. Ustawowe zadania realizuje Pani na podstawie upoważnienia Wójta Gminy do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach, udzielonego dnia 02 lutego 2011 roku. Pracownik merytoryczny, realizujący bezpośrednio kontrolowane zadania - Pani Krystyna Borek (starszy pracownik socjalny), posiada

3 także upoważnienie Wójta Gminy z dnia jak wyżej, do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych. Pani K. Borek zatrudniona została od dnia 01 kwietnia 1990 roku na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy. Z dniem 01 sierpnia 2005 roku powierzono Jej prowadzenie zadań z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych. Posiada aktualny zakres czynności, w którym określono tylko realizację kontrolowanych zadań. 2. Ustalanie uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. W trakcie kontroli analizie poddano losowo wybrane akta 20 spraw (83% całości spraw) z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych. Wnioski o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne elementy. Do wniosków, opatrzonych datą wpływu, wnioskodawcy dołączali wszelkie wymagane prawem zaświadczenia, oświadczenia i inne dokumenty konieczne do ustalenia prawa do świadczenia pielęgnacyjnego, w tym te, o których mowa w 8 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego do ustawy. Prawo do świadczenia pielęgnacyjnego ustalano na czas określony, oznaczony w orzeczeniu o niepełnosprawności lub na czas nieoznaczony, jeżeli wynikało to z orzeczenia o niepełnosprawności. W analizowanych sprawach świadczenie pielęgnacyjne przyznano i wypłacono 20 osobom, które nie podjęły lub zrezygnowały z zatrudnienia w celu sprawowania opieki nad osobą niepełnosprawną. W 19 przypadkach byli to rodzice, zaś w jednym siostra niepełnosprawnego od urodzenia brata (rodzice nie żyją). Od dnia 1 lipca 2013 roku świadczenia zostały przyznane w kwocie 620 zł miesięcznie. Następnie, zgodnie z art. 1 i 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2014 roku o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2014 r., poz. 559), po wszczęciu i przeprowadzeniu postępowań z urzędu, wysokość świadczeń ustalono: - w okresie od dnia 1 maja 2014 roku do 31 grudnia 2014 roku w wysokości 800 zł miesięcznie; - w okresie od dnia 1 stycznia 2015 roku do dnia 31 grudnia 2015 roku w wysokości zł miesięcznie; - na okres od 1 stycznia 2016 roku w wysokości zł miesięcznie. Wszystkie sprawy świadczeniobiorców załatwiono w sposób terminowy, licząc od daty złożenia wniosku. Prawidłowo określano wysokość świadczeń, okres na jaki zostały przyznane oraz termin ich wypłaty. Decyzje administracyjne w sprawach przyznania prawa do świadczenia pielęgnacyjnego wydano zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego art Integralną część każdej decyzji stanowił załącznik zawierający indywidualny harmonogram

4 wypłat świadczenia pielęgnacyjnego. Określono w nim konkretne daty i kwoty wypłat. Decyzje doręczane były stronom za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Jednostka kontrolowana występowała do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego). Uzyskane odpowiedzi stanowiły podstawę do podjęcia decyzji w sprawie opłacania składek. Uczyniono to w 7 sprawach, bowiem w 5 kolejnych sprawach (OPS , OPS , OPS , OPS , OPS ) wystąpienie takie nie było konieczne, ponieważ świadczeniobiorcy podlegali ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu w KRUS. W 3 kolejnych sprawach, tj. OPS , OPS i OPS wystąpienie takie również nie było konieczne, ponieważ w sposób jednoznaczny z akt sprawy wynikało, że świadczeniobiorcy nigdy nie pracowali w tej sytuacji ich niezbędny okres opłacania składek wynosi 25 lat. W pozostałych 5 sprawach, oznaczonych jako OPS , OPS , OPS , OPS , OPS , do dnia kontroli nie wystosowano zapytania do ZUS w sprawie ustalenia okresu niezbędnego do uzyskania 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego. Wiek tych osób wskazywał na to, że nie posiadają one jeszcze 25-letniego okresu ubezpieczenia. Brak ten jednak uzupełniono, bowiem w dniu 03 września 2015 roku wystąpiono do ZUS o udzielenie informacji dotyczącej ubezpieczenia społecznego tych osób. Za 14 osób Ośrodek opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121), ponieważ osoby te nie posiadały 25-letniego okresu ubezpieczenia. Jednostka kontrolowana nie opłaca przedmiotowej składki za 6 osób, ponieważ 5 osób spośród nich podlega takiemu ubezpieczeniu w KRUS, a jedna z nich pobrała ostatnie świadczenie pielęgnacyjne za miesiąc sierpień 2015 roku. Ośrodek ustalał także fakt opłacania lub nie składki na ubezpieczenie zdrowotne za osoby pobierające świadczenie pielęgnacyjne. Brak innego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego organ ustalił na podstawie złożonych przez te osoby oświadczeń i stosownych dokumentów potwierdzających ich sytuację rodzinną. Zdecydowana większość posiada inny tytuł do opłacania składki zdrowotnej i składki te opłaca w aktach spraw znajdują się oświadczenia o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu w 14 sprawach. Natomiast w jednej sprawie (OPS ) do akt sprawy nie dołączono oświadczenia o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu. W trakcie kontroli pracownik merytoryczny uzgodnił, że osoba podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu w KRUS. Wystosowano także pisemne zapytanie do KRUS w celu potwierdzenia powyższego (znak pisma: OPS/ŚR z dnia 03 września 2015 r.).

5 Ośrodek opłaca składkę na ubezpieczenie zdrowotne za pięć osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, gdyż osoby te nie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia z innego tytułu. Pozostali świadczeniobiorcy posiadają inny tytuł do opłacania składki zdrowotnej. Jednakże w dwóch sprawach (OPS i OPS ) nie przyjęto od wnioskodawców stosownych dokumentów. W trakcie trwania kontroli - brak ten uzupełniono - osoby złożyły wnioski o objęcie ich tym ubezpieczeniem przez jednostkę kontrolowaną. Za stwierdzone uchybienia odpowiedzialność ponosi Pani jako Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorach oraz pracownik realizujący kontrolowane zagadnienia. W związku z tym, że stwierdzone uchybienia uzupełniono w trakcie kontroli, odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wiesława Kacperek-Biegańska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pan Grzegorz Roman Falba Wójt Gminy Zatory 2. a/a