Kierownik. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Słomnikach. ul. Tadeusza Kościuszki Słomniki

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-V Kraków, 5 stycznia 2012 r. Szanowna Pani Krystyna Brodziak Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Słomnikach ul. Tadeusza Kościuszki Słomniki Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w IV kwartale 2011 r., kontrolę sprawdzającą w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Słomnikach. Przedmiotem kontroli była realizacja zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych (klasyfikacja wg budżetu zadaniowego: Funkcja 13 Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny, zadanie Wspieranie rodziny; podzadanie Świadczenia rodzinne; działanie Finansowanie i nadzór w zakresie przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych) w zakresie prawidłowości ustalania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego oraz realizacja zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli doraźnej przeprowadzonej w dniach maja r. Kontrolą objęto okres od 1 listopada 2007 r. do 2011 r. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole podpisanym przez Kierownika Ośrodka 9 grudnia 2011 r. w siedzibie Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Słomnikach. W wyniku kontroli doraźnej przeprowadzonej w r. wydano następujące zalecenia pokontrolne: 1. W przypadku decyzji nr GOPS:822/58/2006 oraz decyzji GOPS:822/77/2006 po ich wygaśnięciu należało wydać decyzje przyznające świadczenia. Wypłata zasiłku pomimo braku decyzji została zakwalifikowana jako wypłata bez podstawy prawnej. Należy zastosować formę konwalidacji zaistniałej sytuacji przez wydanie stosownej decyzji w trybie art. 155 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.) ze względu na słuszny interes strony. Każda wydana decyzja będzie mieć charakter następczy, a nie uprzedni (co powinno być zasadą) i konwalidacja będzie miała charakter niepełny, jednak będzie potwierdzała istniejący stan, uwzględniający prawo strony do tego świadczenia. Analogiczne postępowanie należy przeprowadzić w stosunku do następujących decyzji o numerach: GOPS:822/86/2005 z r., GOPS:822/156/2005 z r. 2. W przypadku decyzji nr GOPS:822/311/2006 z r., GOPS:822/173/2007 z r., GOPS:822/247/2007 z r., GOPS:822/243/2006 z r. GOPS:822/225/2007 z r. Wydział Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie wystąpi do Samorządowego Kolegium Odwoławczego o stwierdzenie ich nieważności. Jeżeli zostanie stwierdzona nieważność decyzji środki Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2 - finansowe przekazane na podstawie powyższych decyzji uznane zostaną za nienależnie wydatkowane, zwrotowi będzie podlegała kwota w wysokości zł. 1) decyzja nr GOPS:822/311/2006 z r. okres zasiłkowy: od r. do r. === 13 m-c x 144 zł = zł GOPS:822/173/2007 z r. okres zasiłkowy: od r. do r. === 28 m-c x 153 zł = zł 2) decyzja nr GOPS:822/247/2007 z r. okres zasiłkowy: od r. do r. === 12 m-c x 153 zł = zł 3) decyzja nr GOPS:822/243/2006 z r. zmienioną decyzją GOPS:822/225/2007 z r. okres zasiłkowy: od r. do r. === 13 m-c x 153 zł = zł 3. Dokonywanie wnikliwej oceny całokształtu materiału dowodowego zgodnie z art. 80 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), a w szczególności weryfikacja w oparciu o informacje będące w posiadaniu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosków składanych celem ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego w każdym przypadku. 4. Formułowanie prawidłowej i aktualnej podstawy prawnej w wydawanych decyzjach, przywoływanie w podstawie aktualnego wniosku strony oraz upoważnienia wydanego przez Wójta Gminy do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych. 5. Dbałość o szczegółowe wypełnianie wniosków składanych przez strony poprzez uwzględnianie m.in. daty obok podpisu wnioskodawcy, zaznaczenie z jakiego tytułu zasiłek pielęgnacyjny ma być przyznany. Pracownik przyjmujący wnioski zobowiązany jest do ich wnikliwej kontroli w odniesieniu do danych w nich podawanych. 6. Uchylanie decyzji przyznających świadczenie zgodnie z art. 163 k.p.a., który stanowi, iż Organ administracji publicznej może uchylić lub zmienić decyzję, na mocy której strona nabyła prawo, także w innych przypadkach oraz na innych zasadach niż określone w niniejszym rozdziale, o ile przewidują to przepisy szczególne. 7. Dowód w postaci odpisu dokumentu winien czytelnie odzwierciedlać treść oryginału oraz być uwierzytelniony, gdyż w myśl art. 76 k.p.a., dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. 8. Załatwianie spraw dotyczących ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego zgodnie z art. 35 k.p.a., który stanowi, iż: 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, Bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

3 Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. 4. Organy wyższego stopnia mogą określać rodzaje spraw, które załatwiane są w terminach krótszych niż określone w Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu. 9. Przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego ustalenia prawa do zasiłków pielęgnacyjnych wypłacanych w latach w kwestii ustalenia czy osoba nie pobiera dodatku pielęgnacyjnego. 10. W przypadku stwierdzenia nienależnie pobranego zasiłku pielęgnacyjnego ustalenie kwoty oraz żądanie jej zwrotu w osobnej decyzji poprzedzonej decyzją uchylającą prawo do zasiłku. 11. W przypadku ukończenia przez osobę uprawnioną 18 roku życia powinna ona samodzielnie składać wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego albo upoważnić rodzica lub inną osobę do reprezentowania jej przed organem. W każdym przypadku decyzja wydana w oparciu o przedmiotowy wniosek winna być adresowana na osobę uprawnioną. 12. Wskazywanie w decyzjach przyznających zasiłki pielęgnacyjne osoby uprawnionej do świadczenia jako adresata decyzji, a nie jej przedstawiciela ustawowego, zgodnie z art k.p.a. w związku z art. 16 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 13. Nie dokonywanie na decyzjach odręcznych poprawek. W razie stwierdzenia omyłki, o ile potrzebne jest jej sprostowanie, należy wydać postanowienie o sprostowaniu omyłki zgodnie z art. 113 k.p.a. Przepis ten stosuje się wyłącznie do błędów pisarskich i rachunkowych oraz innych oczywistych omyłek. Inne błędy nie mogą być prostowane. 14. Zobowiązuje się Kierownika do wdrożenia programu naprawczego mającego na celu wyeliminowanie w przyszłości stwierdzonych nieprawidłowości. Ustaleń kontrolnych w r. dokonano w oparciu o dokumentację, a także ustne i pisemne wyjaśnienia złożone przez Kierownika Ośrodka Panią Krystynę Brodziak i pracownika Ośrodka Panią Elżbietę Grojec inspektora Ośrodka. Pani Krystyna Brodziak prowadzi nadzór nad całością zadań realizowanych przez Ośrodek, w tym wydaje decyzje w sprawach wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych, na podstawie upoważnienia wydanego przez Burmistrza Gminy Słomniki Pawła Knafela. W toku kontroli dokonano sprawdzenia realizacji poszczególnych zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku przeprowadzonej kontroli doraźnej. Ad. 1. W stosunku do wypłat zasiłków pielęgnacyjnych dokonanych bez podstawy prawnej wdrożono konwalidację poprzez wydanie decyzji w trybie art. 155 k.p.a. potwierdzających istniejący stan, uwzględniający uprawnienia stron do zasiłków pielęgnacyjnych.

4 - 4 - Nr decyzji Lp. przyznającej 1. NR: GOPS: 822/58/2006 Data: NR: GOPS : 822/156/2005 Data : NR: GOPS: 822/146/2006 Data: NR: GOPS: 822/86/2005 Data: NR: GOPS/822/77/2006 Data: Nr i data decyzji zmieniającej NR:GOPS:523/34/ Data : NR:GOPS:523/91/ Data: NR: GOPS:523/46/ Data: Sposób, w jaki usunięto nieprawidłowości Zastosowano formę konwalidacji zaistniałych sytuacji poprzez wydanie decyzji zmieniającej w trybie art.155 która zmieniła istniejący stan i uwzględniła prawo strony do zasiłku pielęgnacyjnego bezterminowo. Zastosowano formę konwalidacji zaistniałych sytuacji poprzez wydanie decyzji zmieniającej w trybie art.155 która zmieniła istniejący stan i uwzględniła prawo strony do zasiłku pielęgnacyjnego bezterminowo. W przypadku tej decyzji nie zastosowano formy konwalidacji poprzez wydanie stosownej decyzji ponieważ osoba zmarła roku i w dniu roku wydano decyzję wygaszającą prawo do zasiłku pielęgnacyjnego (Nr GOPS:822/50/08) Zastosowano formę konwalidacji zaistniałych sytuacji poprzez wydanie decyzji zmieniającej w trybie art.155 która zmieniła istniejący stan i uwzględniła prawo strony do zasiłku pielęgnacyjnego bezterminowo Ad.2. Z uwagi na stwierdzenie przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Krakowie nieważności decyzji opisanych w wystąpieniu pokontrolnym Ośrodek dokonał zwrotu nienależnie wydatkowanej części dotacji. Po dokładnym obliczeniu dokonanym przez Wydział Finansów i Budżetu zwrócona została kwota ,00 zł wraz z ustawowymi odsetkami w wysokości 439,00 zł. Ostatniej wpłaty Urząd Miejski w Słomnikach dokonał 12 kwietnia 2011 r. Ad. 3. Ośrodek weryfikuje na bieżąco wnioski o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, na okoliczność pobierania przez wnioskodawców dodatków pielęgnacyjnych, w oparciu o informacje będące w posiadaniu organu przyznającego dodatki pielęgnacyjne. Wyjątek stanowi skontrolowana dokumentacja do decyzji nr GOPS:523/234/2009 z 15 stycznia r., którą przyznano stronie zasiłek pielęgnacyjny bezterminowo począwszy od 1 grudnia 2009 r. Strona załączyła do wniosku orzeczenie o stopniu niepełnosprawności nr ZO /06 z 19 lutego 2007 r. zaliczające ją do znacznego stopnia niepełnosprawności na stałe. W dokumentacji do decyzji brak potwierdzenia przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego mającego na celu potwierdzenie, iż wnioskodawca nie pobiera dodatku pielęgnacyjnego. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Wyjaśnienia dotyczące przyznania zasiłku pielęgnacyjnego dla (...) decyzją z dnia r. Dokumentacja znajdująca się w teczce ww. Pani nie zawiera aktualnego postępowania wyjaśniającego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, brak ten zostanie niezwłocznie uzupełniony. Ponadto, w decyzji nr GOPS:523/244/ z 30 kwietnia r., w której stwierdzono brak przeprowadzenia postępowania administracyjnego potwierdzającego uprawnienia świadczeniobiorcy do przyznanego świadczenia. Pani Kierownik Ośrodka złożyła następującej treści wyjaśnienie: Pan ( ) jest podopiecznym GOPS w Słomnikach i otrzymuje

5 - 5 - zasiłek stały /w załączeniu kserokopia decyzji/. W związku z powyższym postępowanie wyjaśniające kierowane do ZUS odnośnie dodatku pielęgnacyjnego stało się bezprzedmiotowe. Sytuację tę potwierdziła przedłożona decyzja w sprawie ustalenia prawa do zasiłku stałego nr GOPS:5010/70/ z 11 maja r. Ad. 4. Wydawane przez Ośrodek decyzje zawierają aktualną, jednakże niekompletną podstawę prawną. W większości skontrolowanych decyzji nie przywoływano w podstawie prawnej upoważnienia dla osoby podpisującej decyzję, która na mocy upoważnienia nr 52/ z dnia 17 maja r. wydanego przez Burmistrza Gminy, do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych podpisuje decyzje w sprawie ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych. Ad. 5. Dokumentacja do decyzji gromadzona jest rzetelnie i dokładnie. Wnioski składane przez strony są kompletne, a pracownik przyjmujący wnioski dokonuje wnikliwej analizy danych. Ad. 6. Ośrodek uchyla decyzje przyznające świadczenie zgodnie z art. 163 k.p.a., który stanowi, iż Organ administracji publicznej może uchylić lub zmienić decyzję, na mocy której strona nabyła prawo, także w innych przypadkach oraz na innych zasadach niż określone w niniejszym rozdziale, o ile przewidują to przepisy szczególne. Ad. 7. Dowody w postaci kopii dokumentów były czytelne i uwierzytelnione, zgodnie z art. 76 k.p.a. Ad. 8. Bieżące sprawy dotyczące ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego załatwiane są zgodnie z art k.p.a., który stanowi, iż: Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.. Ad. 9. Przeprowadzono postępowanie wyjaśniające dotyczące ustalenia prawa do zasiłków pielęgnacyjnych wypłacanych w latach w kwestii ustalenia czy osoba nie pobiera dodatku pielęgnacyjnego. W związku z powyższym wszczęto postępowania dotyczące zwrotu nienależnie pobranych zasiłków pielęgnacyjnych dla 7 osób. Lp. Decyzja przyznająca zasiłek pielęgnacyjny 1. nr : GOPS: 822/125/2005 data : GOPS: 822/119/2005 data GOPS:822/171/ 2005 data: GOPS:822/216/ Pismo do ZUS/KRUS o weryfikację GOPS: 520/9/ data: GOPS: 520/8/ data: nr GOPS:520/34/ data: / 71/ Odpowiedź z ZUS/KRUS o pobieraniu dodatku pielęgnacyjnego Wszczęcie postępowania data: data: data : data: data: data: Decyzja uchylająca 3/156/10 data: GOPS:523/6 7/10 data: /139/10 data: Decyzja o zwrocie 3/156/10 data: /67/10 data: /139/ data: 1-09-

6 data: GOPS:822/244/ 2008 data: GOPS: 822/232/2008 data: GOPS:822/211/ 2006 data: data: / 42/ data: GOPS:520/20/ data : GOPS:520/13/ data: data : data: data: data: data: data: /196/10 data: /185/10 data: /134/10 data: GOPS:523/1 96/10 data: GOPS:523/1 85/20 data: /134/ data: GOPS:822/98 /2005 data: GOPS:520/17/ data: data: data: GOPS:523/5 0/10 data: /50/ data: Ad. 10. W przypadku stwierdzenia nienależnie pobranego zasiłku pielęgnacyjnego ustalano kwotę oraz żądanie jej zwrotu w osobnej decyzji, poprzedzonej decyzją uchylającą prawo do zasiłku. Ad. 11. Wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, w przypadku ukończenia przez osobę uprawnioną 18 roku życia, składany jest osobiście przez osobę uprawnioną albo rodzica lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania jej przed organem. W każdym przypadku decyzja wydana w oparciu o przedmiotowy wniosek była adresowana na osobę uprawnioną. Ad. 12. W decyzjach przyznających zasiłki pielęgnacyjne niepełnoletniej osobie uprawnionej wskazywano jako adresata decyzji osobę uprawnioną, a nie jej przedstawiciela ustawowego, zgodnie z art k.p.a. w związku z art. 16 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Ad. 13. W skontrolowanych decyzjach nie stwierdzono dokonywania odręcznych poprawek. Ad. 14. W Ośrodku wdrożono program naprawczy mający na celu wyeliminowanie stwierdzonych podczas kontroli doraźnej przeprowadzonej w roku nieprawidłowości. Kierownik Ośrodka przedłożył następującą informację: Program naprawczy podjęty w GOPS Słomniki Program naprawczy realizowany w Ośrodku Pomocy Społecznej w Słomnikach jaki został wprowadzony obejmuje w swoim zakresie m.in.: spotkania pracownicze raz w miesiącu w celu wyeliminowania powstałych problemów i wspólną pomoc w rozwiązywaniu trudnych spraw, pracownicy odpowiedzialni za realizację świadczeń rodzinnych uczestniczyli w szkoleniach z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz Kodeksu Postępowania Administracyjnego, zakupiono wydawnictwa specjalistyczne z zakresu realizacji świadczeń,

7 - 7 - wykupiono do dyspozycji pracowników dostęp do serwisu inforlex, który zawiera bazy prawne, porady, orzeczenia oraz wzory dokumentacji niezbędnej do realizacji świadczeń, jeden z pracowników otrzymał upoważnienie do prowadzenia postępowania oraz wydawania decyzji w sprawach świadczeń rodzinnych,. Ponadto w czasie czynności sprawdzających stwierdzono, iż: 1. Decyzja wydana 8 stycznia r. nie posiadała numeru, widniał zapis: GOPS;523/ /. Wyjaśniono, iż sytuacja taka była wynikiem pomyłki pracownika. 2. Dwie decyzje z 6 marca 2008 r. i 7 marca 2008 r. posiadały ten sam nr GOPS:822/235/2008. Na stwierdzoną okoliczność Kierownik Ośrodka złożyła następującej treści wyjaśnienie: Sytuacja kiedy na dwa złożone wnioski o zasiłek pielęgnacyjny wydawane były dwie decyzje z tym samym numerem, miała miejsce w 2008 r. gdy wnioskodawcą był przedstawiciel ustawowy np. dwojga dzieci, występujący w rejestrze zasiłku pielęgnacyjnego pod określonym jednym numerem. Obecnie na każdy wniosek wydawana jest odrębna decyzja z odrębnym numerem. Analogiczny stan stwierdzono w przypadku decyzji o nr GOPS:822/244/2007 z 31 sierpnia 2007 r. 3. Na wniosek strony z 29 października r. decyzją nr GOPS:523/203/ z 4 listopada r. przyznano wnioskodawcy zasiłek pielęgnacyjny od 1 listopada r. do 30 września 2013 r. Wniosek do Powiatowego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności o ustalenie stopnia niepełnosprawności strona złożyła 29 lipca r. Z treści art. 24 ust. 2a ustawy o świadczeniach rodzinnych wynika, iż jeżeli w okresie trzech miesięcy, licząc od dnia wydania orzeczenia o niepełnosprawności lub orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, zostanie złożony wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego lub świadczenia pielęgnacyjnego, prawo to ustala się począwszy od miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności. Ośrodek w dniu 17 listopada br. wydał z urzędu decyzję zmieniającą nr GOPS:523/203/2011, w sentencji której zmienił decyzję z 4 listopada r. przyznając zasiłek pielęgnacyjny od 1 września r. do 30 września 2013 r. W uzasadnieniu decyzji poinformowano stronę, iż wyrównanie świadczenia w wysokości 306 zł nastąpi w miesiącu listopadzie 2011 r. Na podstawie przeprowadzonej kontroli sprawdzającej realizację zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych w zakresie prawidłowości ustalania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, określa się ocenę końcową podmiotu jako pozytywną z nielicznymi uchybieniami. Ocena powyższa wynika ze stwierdzenia nielicznych uchybień, które mają charakter formalny, nie mający wpływu na końcowy efekt procesu. Zalecenia pokontrolne: 1. Zachowanie należytej dbałości o formalną poprawność prowadzonego postępowania w zakresie ustalania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego - zgodnie z art. 80 k.p.a. w związku z art. 24 ust. 2a ustawy o świadczeniach rodzinnych. 2. Formułowanie prawidłowej i aktualnej podstawy prawnej w wydawanych decyzjach, w szczególności przywoływanie upoważnień wydanych przez Burmistrza Gminy dla osób podpisujących decyzje.

8 - 8 - Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) o sposobie wykorzystania ww. zaleceń i wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia z jednoczesnym wskazaniem sposobów na rozwiązanie problemów. Wszelkie pytania proszę kierować do pracowników Oddziału Nadzoru Nad Realizacją Zadań z Zakresu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego pod numer telefonu: /12/ lub /12/ Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. Małgorzata Lechowicz Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Burmistrz Gminy Słomniki