Pani Katarzyna Łagowska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii

Transkrypt

1 Warszawa, 18 sierpnia 2015 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX EST Pani Katarzyna Łagowska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092) oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych MUW na rok 2015 w dniach 24 i 25 czerwca 2015 r. zespół inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie w składzie: Wiesława Puciłowska kierownik Oddziału do spraw wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej, przewodnicząca zespołu kontrolującego i Ewelina Starczewska inspektor wojewódzki przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Panią Ośrodku. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli tj. do 24 czerwca 2015 r Niniejszym, przekazuję Pani wystąpienie pokontrolne.

2 W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki pozytywnie z nieprawidłowościami ocenił działania Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii w zakresie organizacji realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114), natomiast pozytywnie z nieprawidłowościami przyznawanie świadczenia pielęgnacyjnego. Ustalenia wstępne: Ustalono, że Ośrodkiem kieruje Pani od 1 lutego 2010 r. Funkcjonowanie Ośrodka opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za powierzone wykonywanie zadań - 11 Regulaminu organizacyjnego. Pracą Ośrodka kieruje Kierownik przy pomocy Głównego Księgowego Pani Bożeny Potrzebowskiej. Kierownika podczas nieobecności zastępuje wyznaczony pracownik. Zespół Kontrolny ustalił, że Ośrodek Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii funkcjonuje w oparciu o Statut przyjęty Uchwałą Nr 599/XLIX//2010 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 30 czerwca 2010 r. w sprawie nadania Statutu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii wraz ze zmianami przyjętymi uchwałami: Uchwałą Nr XX/215/2011 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 28 grudnia 2011 r., Uchwałą Nr LIII/571/2014 Rady Miejskiej Góry Kalwarii z dnia 4 marca 2014 r. Statut jednostki zawiera odpowiednie zapisy w przedmiocie realizacji przez Ośrodek Pomocy Społecznej zadań z zakresu świadczeń rodzinnych. W jednostce kontrolowanej, w okresie podlegającym kontroli funkcjonowały wewnętrzne uregulowania: Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 14/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii oraz Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem nr 9/2014 z dnia 30 grudnia 2014 r. Aktualnie obowiązujący Regulamin Organizacyjny w 5 pkt 2, 8 pkt.2 oraz 19 zawiera zapisy w przedmiocie realizacji zadań z zakresu ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych. W 19 Regulaminu określono zadania Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego. Uregulowania w Regulaminie organizacyjnym z dnia 30 grudnia 2011r. w kontrolowanym zakresie były analogiczne. Ośrodek Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii ewidencjonuje i rejestruje dokumenty w oparciu o Instrukcję Kancelaryjną wprowadzoną Zarządzeniem nr 2/2012 z dnia 10 kwietnia 2012 r.

3 Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii. Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym. Ponadto wprowadzono do stosowania Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, stanowiący Załącznik do Instrukcji Kancelaryjnej. Instrukcja została zatwierdzona przez osobę upoważnioną przez Dyrektora archiwum. W Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii prowadzone są następujące rejestry: rejestr wniosków i decyzji papierowy i rejestr korespondencji. 1. Organizacja realizacji zadania Jak wynika z 19 Regulaminu organizacyjnego jednostki w Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii utworzono Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego, który realizuje zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych. Pracownicy realizujący zadania zajmują stanowiska urzędnicze, jednostka przestrzega zapisu art. 20 ust. 4 ustawy. Zadania realizuje : Pani - Katarzyna Łagowska- Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej, Pani - Marta Witkowska - Inspektor do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, Pani - Kamila Augustyniak Sałata - Inspektor do spraw świadczeń rodzinnych. Kierownik Ośrodka Działa w ramach posiadanych pełnomocnictw, pracownicy posiadają zakresy obowiązków. Pani - Potrzebowska Bożena - Główna Księgowa realizuje zadania w odniesieniu do świadczeń rodzinnych analogicznie jak do innych części budżetu jednostki zgodnie z zakresem obowiązków. Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej, Pani Katarzyna Łagowska posiada stosowne upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 5 marca 2012 r. do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych, w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń. Ponadto Inspektor do spraw świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, Pani Marta Witkowska posiada upoważnienie do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych, w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń. Upoważnienie wydane zostało przez Burmistrza Miasta i Gminy w dniu 9 grudnia 2014r., a więc nie obejmuje całego okresu kontrolowanego. Pani Kamila Augustyniak Sałata - inspektor do spraw świadczeń rodzinnych prowadzi postępowania zgodnie z nazwą stanowiska i zakresem obowiązków, ale w dniu rozpoczęcia kontroli nie posiadała upoważnienia, o którym mowa w art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych. W dniu r. Burmistrz Miasta i Gminy Góra Kalwaria wydał stosowne upoważnienie. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego i jego wypłacania

4 W trakcie kontroli ustalono, że w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 24 czerwca 2015 r. w Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii wydano w sprawie świadczenia pielęgnacyjnego łącznie 103 decyzje administracyjne, w tym 22 decyzje przyznające prawo do tego świadczenia, 78 decyzji administracyjnych w sprawie zmiany decyzji przyznających prawo do świadczenia oraz 3 decyzje uchylające decyzje w sprawie przyznania prawa do świadczenia pielęgnacyjnego. Na dzień kontroli prawo do świadczenia przysługiwało 85 osobom. Analizie poddano 23 sprawy w przedmiocie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego (w tym 4 sprawy dotyczące dwóch wnioskodawców, którzy z uwagi na koniec ważności orzeczenia o niepełnosprawności, w okresie podlegającym kontroli mieli przyznane świadczenia pielęgnacyjne na podstawie 2 wniosków) które w okresie podlegającym kontroli były realizowane w Ośrodku Pomocy Społecznej w Górze Kalwarii. We wszystkich tych sprawach przyznano prawo do świadczenia pielęgnacyjnego. W skontrolowanych sprawach wydano łącznie 40 decyzji, w tym 23 decyzje przyznające i 17 zmieniających. Ustalono, że decyzje zmieniające wysokość świadczenia pielęgnacyjnego były realizacją zapisów zmiany ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2012 r. poz. 1548) oraz ustawy z dnia r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 559). Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane sprawy były załatwiane terminowo. We wszystkich skontrolowanych sprawach wniosek o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego został wypełniony prawidłowo. Wszystkie wnioski zawierały potwierdzenie ich przyjęcia wraz z datą i podpisem pracownika. We wszystkich sprawach w przedmiocie ustalenia prawa do świadczenia pielęgnacyjnego, dołączono orzeczenie o niepełnosprawności. Natomiast w 21 sprawach nie dołączono oświadczenia o którym mowa w 3 pkt 4, w związku z 8 ust 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r. poz. 3).

5 We wszystkich skontrolowanych sprawach prawidłowo przyznano świadczenie pielęgnacyjne, w tym: 22 świadczenia przyznano na podstawie art. 17 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz 1 świadczenie na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy. Wszystkie decyzje w przedmiocie przyznawania świadczenia zawierały informację w zakresie: okresu na jaki przyznano świadczenie, jego wysokości, terminu i formy wypłaty świadczenia, a także informacje o opłacanych od wypłaconego świadczenia składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (w tych sprawach, w których je wypłacano). We wszystkich skontrolowanych sprawach wysokość świadczenia pielęgnacyjnego była ustalona prawidłowo. Decyzje przyznające świadczenia zawierały właściwą podstawę prawną. Nie mniej jednak wszystkie wydane decyzje zawierały omyłkę pisarską polegającą na zacytowaniu art. 107 ust 4 KPA, zamiast KPA. Decyzje zmieniające w podstawie prawnej zawierały przepis art. 17, 24 i 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz art. 104 i 108 KPA. Podstawą ich wydania powinien być przede wszystkim art. 32 ust. 1a ustawy oraz art. 163 KPA, które wskazują na możliwość zmiany decyzji administracyjnej bez zgody strony. Wszystkie skontrolowane decyzje nie zawierały natomiast uzasadnienia prawnego i faktycznego, co jest niezgodne z art Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267). W podstawie prawnej wymienionych decyzji wskazano przepis art KPA jednak zdaniem kontrolujących w przypadku odstąpienia od uzasadnienia decyzji powyższy przepis wraz z informacją wyjaśniającą powinien być ponownie przytoczony w jej uzasadnieniu. W innym przypadku uzasadnienie powinno odnosić się ściśle do prowadzonej sprawy i zawierać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne poparte przepisami prawa.

6 Ponadto kontrolujące stwierdziły, że decyzja zmieniająca nr OPS.SP.ZM z dnia r., nie odnosiła się do decyzji przyznającej świadczenie, odnosiła się natomiast do decyzji zmieniającej. Pouczenie decyzji wydawanych w kontrolowanych sprawach, poza informacją o terminie i sposobie wniesienia odwołania, zawierało również informację w przedmiocie konieczności informowania przez stronę o wszelkich zmianach w sytuacji rodzinnej. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależne świadczenia podlegają zwrotowi. W toku kontroli ustalono również, że wszystkie decyzje zawierały potwierdzenie ich odbioru przez strony (osobiście na decyzji lub ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Na 23 skontrolowane sprawy, w 22 zasadne było ustalenie okresu niezbędnego do uzyskania 25 - letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego) z zastrzeżeniem art. 87 ust 1b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i Renatach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w 1 sprawie świadczeniobiorca osiągnął 25- letni okres ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego). Spośród 22 spraw w których zasadne było ustalenie okresu niezbędnego do uzyskania przez świadczeniobiorcę 25- letniego okresu ubezpieczenia emerytalno- rentowego, w 5 sprawach wystąpiono do zakładu ubezpieczeń społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpieczenia społecznego. Natomiast w pozostałych sprawach nie skierowano stosownego wniosku. W ocenie kontrolujących informacja o okresie niezbędnym do uzyskania przez świadczeniobiorcę ustawowego okresu uprawniającego go do świadczeń z systemu ubezpieczenia społecznego powinna być monitorowana, bez względu na wiek świadczeniobiorcy. W żadnej ze skontrolowanych sprawach wnioskodawcy nie złożyli oświadczenia w przedmiocie podlegania bądź nie podlegania ubezpieczeniu społecznemu z innego tytułu.

7 W trakcie kontroli stwierdzono, że w 22 sprawach na 23 skontrolowane, w których przyznano prawo do świadczenia pielęgnacyjnego konieczne było opłacenie składek na ubezpieczenie emerytalno - rentowe w związku z jego pobieraniem. We wszystkich ww. sprawach, w okresie podlegającym kontroli opłacono składki. Natomiast w sprawie zakończonej decyzją nr OPS.SP z dnia r., składka opłacana będzie od czerwca 2015 r., tj. od momentu przyznania świadczenia. Na 23 skontrolowane sprawy od 3 wnioskodawców odebrano oświadczenia w przedmiocie podlegania bądź nie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu, z czego w 2 sprawach wnioskodawcy oświadczyli, że nie podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu, w 1 sprawie wnioskodawca dołączył oświadczenie, że podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu, a w pozostałych 2 sprawach wnioskodawcy dołączyli oświadczenie, że podlegają ubezpieczeniu z innego tytułu. W trakcie kontroli stwierdzono, że z uwagi na brak konieczności w 15 sprawach organ nie opłacał składki zdrowotnej od przyznanego świadczenia pielęgnacyjnego, natomiast w 8 sprawach składki były opłacane Jest Pani odpowiedzialna za powyższe uchybienia i nieprawidłowości Przedstawiając powyższe zobowiązuję Panią do podjęcia następujących działań: 1. Dokumentację spraw kompletować zgodnie z zapisami ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3), tj.: wnioski o przyznanie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego rozpatrywać po dołączeniu do nich wszystkich wymaganych w sprawie dokumentów, w szczególności oświadczeń, o którym mowa w 3 pkt 4 w związku z 8 ust. 2 pkt 2 ww. rozporządzenia oraz oświadczeń o którym mowa w art. 17b ustawy o świadczeniach rodzinnych, każdorazowo przyjmować oświadczenia w przedmiocie podlegania bądź nie podlegania przez wnioskującego ubezpieczeniu społecznemu z innego tytułu. 2. Decyzje administracyjne wydawać zgodnie z zapisami art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267), tj.

8 uzasadniać je faktycznie. W przypadku odstępowania od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie prawnej oraz pod rozstrzygnięciem decyzji wskazywać art Kodeksu postępowania administracyjnego. 3. Zmieniając swoją ostateczną decyzję, na mocy której strona nabyła odnosić się każdorazowo do te decyzji wraz ze zmianami.. 4. Weryfikować w zakładzie ubezpieczeń społecznych okresy składkowe i nieskładkowe niezbędne do uzyskania przez osobę sprawującą opiekę 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz z późn. zm.) w celu ustalenia czy organ powinien opłacać składki, a jeśli tak to za jaki okres. Ponieważ kwestia upoważnień o których mowa w art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych została w trakcie kontroli uregulowana, nie wydaje się w twej kwestii zalecenia. Jednocześnie informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Panią do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Artur Subda Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: 1. Pana Dariusza Zielińskiego Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria