Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Zasady opracowywania i zarządzania Księgą Jakości PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P I-02 Wydanie 5 1.0. CEL Celem niniejszej procedury jest zapewnienie aktualności Księgi Jakości Urzędu Miasta Szczecin w odniesieniu do prowadzonej polityki jakości i zmian organizacyjnych w Urzędzie oraz ustalenie zasad jej rozpowszechniania. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta. 3.0. TERMINOLOGIA 3.1. ISO - skrót: INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION - Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna. 3.2. JAKOŚĆ (wg ISO 9001:2008) Stopień do jakiego zestaw naturalnych właściwości spełnia wymagania. 3.3. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ (wg ISO 9001:2008) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości. 3.4. NORMA (wg ISO 9001:2008) Wynik procedur normalizacyjnych, wyrażony w postaci reguł i zatwierdzony przez odpowiednie władze. 3.5. ZARZĄDZANIE JAKOŚCIĄ (wg ISO 9001:2008) Koordynowane działania związane z kierowaniem organizacją i jej nadzorowaniem w odniesieniu do jakości. 3.6. KSIĘGA JAKOŚCI (wg ISO 9001:2008) Dokument, w którym określono system zarządzania jakością organizacji. 3.7. Użytkownik Księgi Jakości - osoba z Urzędu Miasta wyznaczona i ujęta w wykazie Księgi Jakości do otrzymania Księgi Jakości w formie dokumentu i odpowiedzialna za otrzymany egzemplarz. OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Ryszard Słoka Strona 1 / 6
4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy wprowadzaniu i uaktualnianiu Księgi Jakości. Podstawy do wprowadzenia zmian do Księgi Jakości: 1. Zmiany organizacyjne w Urzędzie Miasta 2. Zmiany w normach serii ISO 9001 3. Zmiany celów i polityki jakości 4. Wnioski z auditów i przeglądów systemu 5. Modyfikacja Systemu Zarządzania Jakością 6. Wnioski od Dyrektorów i Kierowników Urzędu Pełnomocnik ds. SZJ 4.1. 1. Analizuje propozycje zmian do Księgi Jakości w formie wniosków od Dyrektorów i Kierowników Urzędu. 2. Dokonuje raz w roku przeglądu Księgi Jakości 3. W przypadku wystąpienia potrzeby wprowadza zmiany do Księgi Jakości, sporządza Wniosek o aktualizację Księgi Jakości Pełnomocnik ds. SZJ 4.2. Opracowuje nowa edycję Księgi Jakości z wprowadzonymi zmianami Pełnomocnik ds. SZJ 4.3. Opracowuje propozycje nowych stron Księgi Jakości z naniesionymi poprawkami Pełnomocnik ds. SZJ 4.4. 1. Przygotowuje pismo wprowadzające zmiany do Księgi Jakości 2. Przedstawia Wniosek o aktualizację Księgi Jakości wraz z propozycją pisma i poprawionymi stronami do sprawdzenia Prezydentowi Miasta. 1 2 Strona 2 / 6
1 2 Prezydent Miasta / Sekretarz Miasta 4.5. 1. Zatwierdza Wniosek o aktualizację Księgi Jakości 2. W przypadku wydawania nowej edycji Księgi Jakości Sekretarz Miasta podpisuje się na stronie tytułowej w rubryce Sprawdził a Prezydent Miasta w rubryce Zatwierdził i pod zdeklarowaną polityką jakości 3. Podpisuje pismo wprowadzające zmiany lub nową edycję Księgi Jakości 4. W przypadku wystąpienia uwag do poprawionych stron, przekazuje je Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu ich wprowadzenia 5. Przekazuje Pełnomocnikowi ds. SZJ sprawdzone strony Księgi Jakości z wprowadzonymi zmianami i podpisane pismo do wydania Pełnomocnik ds. SZJ 4.6. 1. Wysyła pismo wprowadzające nową edycję Księgi Jakości lub zmiany do księgi. 2. Przesyła nowy egzemplarz w formie elektronicznej do Wydziału Informatyki w celu umieszczenia jej na ogólnodostępnym nośniku elektronicznym. Dyrektor Wydziału Informatyki Umieszcza Księgę Jakości UM w formie elektronicznej w Uminecie oraz na stronie internetowej Miasta Szczecin 4.7. Użytkownik Księgi Jakości 1. Zapoznaje się z nową edycją Księgi Jakości 2. Wdraża konsekwentnie postanowienia Księgi Jakości 4.8. Strona 3 / 6
4.1. Pełnomocnik ds. SZJ 4.1.1. Analizuje propozycje zmian do Księgi Jakości otrzymywane od Dyrektorów i Kierowników Wydziałów i Biur Urzędu w formie wniosków kierowanych do Pełnomocnika ds. SZJ w trybie normalnej korespondencji. 4.1.2. Dokonuje raz w roku przeglądu Księgi Jakości pod kątem jej aktualności w stosunku do wymogów aktualnej normy ISO 9001:2008, ewentualnych zmian organizacyjnych w Urzędzie i zmian polityki jakości. Jeżeli jest taka potrzeba Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje przeglądu Księgi Jakości częściej w zależności od potrzeb. 4.1.3. Wprowadza zmianę do Księgi Jakości poprzez: - wydanie nowej edycji Księgi Jakości w przypadku gdy zmiany dotyczą znacznej części jej rozdziałów, - wymianę strony na strony z wprowadzonymi zmianami. 4.1.4. Sporządza Wniosek o aktualizację Księgi Jakości (zał. nr 1/ P-I-02), w którym określa na jakiej podstawie zostają wprowadzane zmiany do Księgi Jakości i jakie rozdziały, fragmenty księgi ulegają zmianie. Załącznikami do wniosku są strony księgi z wprowadzonymi zmianami oraz wnioski w formie pism od Dyrektorów i Kierowników Urzędu. 4.2. Pełnomocnik ds. SZJ W przypadku gdy istnieje konieczność wprowadzenia zmian do Księgi Jakości, które obejmują większość jej rozdziałów lub znaczących zmian dotyczących systemu zarządzania jakością w Urzędzie, opracowuje nową edycję księgi. Zmiana treści w nowej edycji Księgi Jakości w stosunku do treści jej poprzedniego wydania jest zaznaczona pionową kreską po lewej stronie przy każdym zmienionym tekście. Pełnomocnik ds. SZJ podpisuje się na stronie tytułowej nowej edycji Księgi Jakości w rubryce Opracował. 4.3. Pełnomocnik ds. SZJ W przypadku gdy istnieje konieczność wprowadzenia zmian do Księgi Jakości, które obejmują niewielką ilości stron księgi lub dotyczą pojedynczych jej rozdziałów lub stron, opracowuje nowe strony z wprowadzonymi poprawkami i wpisaną dużą literą A, B, C itd. w rubryce nagłówka Zmiana. Każda wprowadzona zmiana do tekstu Księgi Jakości jest odnotowana w tabeli Rejestr zmian wprowadzonych do Księgi Jakości, która jest jej integralną częścią. Zmiana treści w Księdze Jakości w stosunku do treści poprzedniego rozdziału lub jego fragmentu jest zaznaczona pionową kreską po lewej stronie przy zmienionym tekście. 4.4. Pełnomocnik ds. SZJ 4.4.1. Po wprowadzeniu zmian i przygotowaniu Wniosku o aktualizację Księgi Jakości opracowuje propozycję zarządzenia, którym zmiany zostaną wprowadzone. 4.4.2. Przedstawia Wniosek o aktualizację Księgi Jakości z załączonymi poprawionymi stronami Księgi Jakości lub jej nową edycją oraz propozycją pisma Prezydentowi Miasta do sprawdzenia i zaakceptowania. 4.5. Prezydent Miasta / Sekretarz Miasta 4.5.1. Zatwierdza Wniosek o aktualizację Księgi Jakości podpisując go w wyznaczonym miejscu. 4.5.2. W przypadku wydawania nowej edycji Księgi Jakości Sekretarz Miasta podpisuje się na stronie tytułowej w rubryce Sprawdził a Prezydent Miasta w rubryce Zatwierdził i pod zadeklarowaną polityką jakości nadając jej rangę ważności. Strona 4 / 6
4.5.3. Podpisuje pismo wprowadzające zmiany lub nową edycję Księgi Jakości. W Księdze Jakości jest określona lista osób, które otrzymują Księgę Jakości jako dokument i są odpowiedzialne za realizację jej postanowień. 4.5.4. W przypadku wystąpienia uwag do wprowadzonych zmian przekazuje je Pełnomocnikowi ds. SZJ w celu ich naniesienia. 4.5.5. Przekazuje Pełnomocnikowi ds. SZJ sprawdzone strony Księgi Jakości z wprowadzonymi zmianami i podpisanym pismem. 4.6. Pełnomocnik ds. SZJ 4.6.1. Wysyła pismo wprowadzające nową edycję Księgi Jakości lub zmiany do księgi obowiązującej zgodnie z zasadami przyjętymi w Urzędzie Miasta Szczecin. 4.6.2. Przesyła nowy egzemplarz Księgi Jakości w formie elektronicznej do Dyrektora Wydziału Iinformatyki Urzędu Miasta w celu umieszczenia jej na ogólnodostępnym nośniku elektronicznym. 4.6.3. Wydrukowany egzemplarz KJ przechowuje wraz z dokumentacją SZJ. 4.7. Dyrektor Wydziału Informatyki Umieszcza Księgę Jakości UM w Uminecie oraz na stronie internetowej Urzędu Miasta. 4.8. Użytkownik Księgi Jakości 4.8.1. Zapoznaje się z nową edycją Księgi Jakości 4.8.2. Po otrzymaniu kolejnej edycji księgi lub z wprowadzonymi zmianami konsekwentnie wdraża postanowienia tego dokumentu. 4.9. Rozpowszechnianie Księgi Jakości na zewnątrz Urzędu Miasta Księga Jakości UM umieszczona jest za zgodą Sekretarza Miasta Szczecin na ogólnodostępnych nośnikach elektroniczntych. Dostęp do niej mają więc wszyscy zainteresowani. Dokument umieszczony jest jednak w formacie uniemożliwiającym jakiekolwiek zmiany przez osoby nieupoważnione. Ochrona treści procedur Procedury są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 5 / 6
5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury Nr P-I-03 Nadzór nad dokumentacją niezbędną dla pracy Urzędu Miasta Szczecin. 5.2. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta, - protokoły z auditów wewnętrznych. 5.3. Załączniki: 5.3.1. Wniosek o aktualizację Księgi Jakości - zał. nr 1 / P-I-02 5.3.2. Karta ewidencji wydanych Ksiąg Jakości - zał. nr 2 / P-I-02 Strona 6 / 6