PROCEDURA NR 1.1 TYTUŁ: NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ I ZAPISAMI

Transkrypt

1 PROCEDURA NR 1.1 TYTUŁ: NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Sekretarz Gminy Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy r r. Obowiązuje od: r. Egz. Nr 1 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Strona: 2 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością r

3 Strona: 3 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Księga Jakości 4.2. Procedury, instrukcje i formularze 4.3. Nadzór nad przepisami prawnymi 4.4. Zarządzenia 4.5. Zapisy jakości 4.6. Nadzór nad dokumentacją pozostałą, archiwizacja 5. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

4 Strona: 4 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy identyfikowaniu, gromadzeniu, oznaczaniu, porządkowaniu, przechowywaniu i dysponowaniu dokumentacją oraz zapisami dotyczącymi jakości. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników odpowiedzialnych za identyfikowanie, gromadzenie, oznaczanie i przechowywanie dokumentacji i zapisów. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia. Lp. Osoba odpowiedzialna Zadanie 1 Wójt Zatwierdza Księgę Jakości oraz jej zmiany. Zatwierdza oraz ustala datę obowiązywania polityki jakości. Podpisuje zarządzenia. 2 Pełnomocnik Opracowuje projekt Księgi Jakości oraz jej zmiany. 4. Sposób postępowania 4.1. Księga Jakości Opracowywanie a) Księgę Jakości opracowuje się w celu opisania systemu zarządzania jakością obowiązującego w Urzędzie Gminy Przemyśl oraz przedstawienia metod i środków zarządzania tym systemem. b) Księga Jakości opracowywana jest przez Pełnomocnika Układ treści a) Poszczególne rozdziały Księgi Jakości prezentują politykę i cele jakości, działalność Urzędu Gminy, opisują procesy oraz deklarację odnośnie wymagań poszczególnych postanowień normy ISO 9001:2008. b) Szafa graficzna stron jest jednolita i zgodna z formularzami F1 i F2. c) Księga Jakości zawiera Kartę zmian i Rozdzielnik, oraz zastrzeżenie odnośnie praw autorskich, dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania. Strony Księgi Jakości numeruje się kolejno począwszy od strony tytułowej Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie a) Księga Jakości jest zatwierdzana przez Wójta poprzez wydanie zarządzenia w sprawie wprowadzenia Księgi Jakości. b) Na podstawie wydanego zarządzenia Pełnomocnik umieszcza elektroniczną wersję Księgi Jakości na serwerze Urzędu Gminy w formacie PDF. c) Dopuszcza się również formę papierową Księgi Jakości. W takim wypadku, w oparciu o ustalony rozdzielnik, Pełnomocnik przygotowuje niezbędną ilość egzemplarzy i oznacza je kolejnymi numerami. d) Poszczególne egzemplarze Księgi jakości w wersji papierowej są ewidencjonowane w rozdzielniku egzemplarza nr 2, przechowywanego przez Pełnomocnika. e) Dodatkowe egzemplarze udostępniane są osobom rejestrowanym w Rozdzielniku egzemplarzy informacyjnych za zgodą Wójta po uprzednim oznaczeniu go Egzemplarz Informacyjny. Nie podlega aktualizacji. f) Wszyscy pracownicy funkcyjni mają obowiązek zapoznać się z treścią Księgi Jakości. g) W przypadku dokonania zmiany pracownicy zostają powiadomieni drogą elektroniczną Wprowadzenie zmian i nowych wydań a) Wniosek o zmianę postanowień Księgi Jakości mogą zgłosić do Pełnomocnika wszyscy pracownicy. b) Zmianę Księgi Jakości zatwierdza Wójt.

5 Strona: 5 c) Zmianę wprowadza Pełnomocnik po stwierdzeniu jej zasadności przez wymianę całej strony, na której dokonano modyfikacji treści (zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej). d) Nowo wprowadzaną stronę oznacza się jej dotychczasowym numerem łamanym przez kolejny nr zmiany na tej stronie (np.12/1, 15/3) oraz podaje się datę wprowadzenia zmiany (datę modyfikacji). e) Zmianę wprowadza się do wszystkich egzemplarzy i wersji Księgi Jakości objętych aktualizacją, a jej wprowadzenie odnotowuje się na "Karcie zmian". f) Pełnomocnik przechowuje bezterminowo oryginały wycofanych stron w wersji elektronicznej. Egzemplarze tych stron w wersji papierowej są niszczone. g) W przypadku, gdy ilość wymienionych stron stanowi połowę wszystkich stron Księgi Jakości lub zmiana wyklucza zachowanie dotychczasowej numeracji stron, wprowadza się nowe wydanie. Tok postępowania przy wprowadzaniu nowego wydania jest zgodny z p h) Nieaktualna wersja usuwana jest z serwera Urzędu Gminy i zastępowana aktualną, natomiast wszystkie egzemplarze formy papierowej poprzedniego wydania Księgi Jakości objęte aktualizacją zwracane są do Pełnomocnika z chwilą otrzymania nowego wydania. i) Pełnomocnik przechowuje bezterminowo wycofane wydanie w wersji elektronicznej. Egzemplarze w wersji papierowej są niszczone Procedury, instrukcje i formularze Opracowywanie a) Celem opisania sposobu postępowania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów ustalonych w ramach przyjętego w Urzędzie Gminy systemu zarządzania jakością wprowadza się procedury. b) Celem ujednolicenia i szczegółowego ustalenia sposobu wykonania określonych czynności związanych z działaniami techniczno-operacyjnymi wprowadza się instrukcje. c) Celem dokumentowania działań merytorycznych i technicznych związanych z przyjętym systemem zarządzania jakością wprowadza się formularze. d) Wniosek o opracowanie procedury, instrukcji lub formularza mogą zgłosić do Pełnomocnika pracownicy Urzędu Gminy. Wniosek opiniuje Pełnomocnik. e) Przed zatwierdzeniem procedura/instrukcja jest konsultowana z pracownikami z danego obszaru działania System numeracji a) Za numerację procedur i instrukcji odpowiedzialny jest Pełnomocnik. Przy ustalaniu numeracji procedur/instrukcji przestrzega się następujących ustaleń: procedury/instrukcje numeruje się na każdej stronie cyframi arabskimi, numer procedury składa się z symbolu literowego: (P) oraz cyfrowego składającego się z numeru procesu i po kropce numeru procedury (np. P 1.1, P 3.2). Numer kolejnego wydania [1, 2...] podaje się w oddzielnym polu. numer instrukcji składa się z symbolu literowego (I) oraz cyfrowego składającego się z numeru procesu, numeru procedury do której odnosi się instrukcja oraz po kropce numeru instrukcji (np. I 2.1.2). Numer kolejnego wydania [1, 2...] podaje się w oddzielnym polu. b) Formularze numeruje się kolejnym numerem w ramach dokumentu, który przewiduje ich wprowadzenie i do którego stanowią załącznik, podaje się również numer identyfikacyjny tego dokumentu (np. F1 do P1.2) Układ treści W celu ujednolicenia wszystkich edycji procedur/instrukcji ustala się następujące wymagania odnośnie ich układu treści i szaty graficznej: a) Szata graficzna stron procedur/instrukcji jest analogiczna jak w niniejszej procedurze.

6 Strona: 6 b) Układ treści jest następujący: "Cel procedury/instrukcji" - jednoznaczne określenie obszaru działania, którego dotyczy procedura/instrukcja i co jest przedmiotem jej szczegółowych ustaleń. "Zakres obowiązywania" - ustalenie komórek organizacyjnych, które są zobowiązane do realizacji postanowień procedury/instrukcji. "Odpowiedzialność i uprawnienia" ustalenie zakresu odpowiedzialności i uprawnień osób odpowiedzialnych za realizację postanowień procedury/instrukcji. "Opis postępowania" - merytoryczna treść procedury/instrukcji, w której sprecyzowane są jednoznacznie działania związane z przedmiotem procedury/instrukcji, a w przypadku procedur także wskazane są osoby odpowiedzialne za ich realizację. "Wykaz załączników" - podaje numer formularza i tytuł. Jeśli procedura/instrukcja zawiera załączniki (np. formularze), umieszcza się je po treści procedury/instrukcji odpowiednio ponumerowane i opisane Zatwierdzanie, rejestrowanie, rozpowszechnianie i przechowywanie a) Procedury i instrukcje zatwierdza Wójt poprzez pisemną akceptację wniosku autora w sprawie wprowadzenia procedury lub instrukcji. b) Na podstawie zaakceptowanego wniosku Pełnomocnik umieszcza elektroniczną wersję procedury/instrukcji w formacie PDF na serwerze Urzędu. c) Przed terminem obowiązywania danej procedury/instrukcji, właściwy kierownik komórki organizacyjnej zapewnia przeszkolenie podległych pracowników w zakresie jej postanowień. d) Procedury/instrukcje w wersji elektronicznej przechowuje Pełnomocnik. e) W przypadku dokonania zmiany pracownicy zostają powiadomieni drogą elektroniczną Wprowadzanie zmian i unieważnienie a) Propozycje zmian do treści procedury/instrukcji wraz z uzasadnieniem mogą zgłosić do Pełnomocnika wszyscy pracownicy Urzędu Gminy. b) Propozycje składa się na formularzu F3 Wniosek o wprowadzenie zmiany do. c) Propozycja zmian powinna być zaopiniowana w ciągu 14 dni przez Pełnomocnika. W przypadku opinii pozytywnej i ustaleniu z wnioskodawcą ostatecznej treści zmiany, Wójt zatwierdza zmianę i ustala termin jej obowiązywania. d) Zmiana wprowadzana jest przez Pełnomocnika do wszystkich egzemplarzy procedury/instrukcji w terminie do 7 dni od daty jej zatwierdzenia. e) Zmiany wprowadza się przez wymianę całej strony, na której dokonano modyfikacji treści. Zabrania się odręcznego dokonywania jakichkolwiek zapisów i skreśleń w treści procedur/instrukcji. f) Nowowprowadzoną stronę oznacza się jej dotychczasowym numerem łamanym przez kolejny numer zmiany na tej stronie (np.7/1; 7/2). g) Wprowadzoną zmianę odnotowuje się w "Karcie Zmian" w każdym egzemplarzu procedury lub instrukcji. h) Nowe wydanie procedury/instrukcji wprowadza się w przypadku: gdy ilość wymienionych stron stanowi 1/3 ilości stron procedury/instrukcji lub w przypadku, gdy w sposób zasadniczy zmienia się tok postępowania opisany w procedurze/instrukcji. O konieczności wprowadzenia nowego wydania decyduje w takich przypadkach Pełnomocnik. i) Unieważnianie formularzy następuje automatycznie wraz z unieważnieniem dokumentu, do którego stanowią załącznik lub w przypadku dokonywanych zmian w procedurach/instrukcjach Nadzór nad przepisami prawnymi a) Pełnomocnik odpowiada za dostęp do Dzienników Ustaw, Monitorów Polskich oraz Dzienników Urzędowych. Wszystkie w/w publikacje są w postaci zbiorów elektronicznych.

7 Strona: 7 b) Kierownicy poszczególnych Referatów zobowiązani są do prowadzenia wykazów obowiązujących w ich referacie aktów prawnych zgodnie z zapisami przedmiotowych procedur. Aktualizacja na bieżąco prowadzona jest poprzez program LEX. c) W przypadku potrzeby zapoznania się z obowiązującym aktem prawnym pracownik korzysta z programu LEX Zarządzenia a) Przygotowywanie projektów zarządzeń pod względem merytorycznym należy do właściwych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy. b) Projekty te winny odpowiadać zasadom techniki prawodawczej wynikającymi z odrębnych unormowań prawnych. c) Projekty zarządzeń winny być uzgadniane: ze Skarbnikiem, jeżeli dotyczą zagadnień finansowych lub mogą spowodować powstanie zobowiązań finansowych, z właściwymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy, gdy regulacja związana jest z zakresem ich działania, z Sekretarzem. d) Jeżeli z przepisów prawa wynika, że wydanie zarządzenia możliwe jest po uprzednim uzyskaniu zgody lub opinii określonego organu, instytucji lub innego podmiotu, wówczas do projektu zarządzenia dołącza się kopię pisma zawierającego wymaganą zgodę lub opinię. e) Po dokonaniu uzgodnień, o których mowa w pkt c) i d), projekt zarządzenia przedkładany jest do radcy prawnego celem zaopiniowania pod względem prawnym. f) Projekty zarządzeń parafują odpowiednio merytorycznie właściwe komórki organizacyjne Urzędu Gminy. g) Zaparafowane projekty zarządzeń przedkładane są do podpisu Wójtowi. h) Po podpisaniu zarządzenia przez Wójta należy je przedłożyć stanowisku ds. obsługi Rady Gminy i Archiwum, celem nadania numeru i przekazania właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu Gminy do realizacji. i) Rejestr oraz zbiór zarządzeń prowadzi stanowisko ds. obsługi Rady Gminy i Archiwum Zapisy jakości Prowadzenie zapisów jakości a) Zapisy dotyczące jakości prowadzone są zgodnie z postanowieniami odpowiednich procedur systemowych, regulujących postępowanie dla spełnienia poszczególnych obszarów wymagań normy modelowej wdrożonego systemu zarządzania jakością, zgodnie z Wykazem prowadzonych zapisów jakości, miejsca i czasu ich przechowywania oraz osób odpowiedzialnych załącznik Z1. b) Wszelkie niezbędne do prowadzenia zapisów jakości formularze są opracowywane i zatwierdzane zgodnie z procedurą P1.1 Nadzór nad dokumentacją i zapisami. c) Formularze zapisów jakości emituje i rozpowszechnia Pełnomocnik zgodnie z procedurą P1.1 Nadzór nad dokumentacją i zapisami. d) Zapisy jakości przechowywane są w wyznaczonych miejscach, w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem i ograniczający dostęp osobom niepowołanym. e) Zapisy prowadzone są w sposób czytelny, a wszelkie poprawki nanoszone są w sposób umożliwiający odtworzenie danych przed zmianą i autoryzowane. Nadzór w tym zakresie sprawują bezpośredni przełożeni pracowników dokonujących zapisów Archiwizacja zapisów jakości Po okresie ustalonym w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt /instrukcji kancelaryjnej. Zapisy jakości są przez osoby odpowiedzialne za ich prowadzenie odpowiednio segregowane i przekazywane do Archiwum lub niszczone, jeśli nie ustalono inaczej Udostępnianie zapisów jakości Zapisy jakości są udostępniane zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.

8 Strona: Nadzór nad dokumentacją pozostałą, archiwizacja Nadzór oraz archiwizacja dokumentacji w Urzędzie Gminy odbywa się zgodnie z następującymi dokumentami: Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 5. Wykaz załączników. - F1 Strona tytułowa Księgi Jakości - F2 Strona Księgi Jakości - F3 Wniosek o wprowadzenie zmiany do - Z1 Wykaz prowadzonych zapisów

9 Formularz F1 do P1.1 KSIĘGA JAKOŚCI Data zatwierdzenia: Obowiązuje od: (imię i nazwisko zatwierdzającego) nr: Księga Jakości jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania Księgi Jakości bez zgody Pełnomocnika. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

10 Tytuł rozdziału: Formularz F2 do P1.1 KSIĘGA JAKOŚCI Rozdział nr: Strona: Data wydania: Data modyfikacji: Wydanie: Stron:

11 Formularz F3 do P1.1 WNIOSEK O OPRACOWANIE/WPROWADZENIE ZMIANY do... (numer, wydanie, tytuł dokumentu) z dnia... Propozycja opracowania/zmiany: Uzasadnienie: Data i podpis wnioskodawcy: Opinia kierownika referatu / Pełnomocnika : Treść ostateczna zmiany: Decyzja (data i podpis):

12 Formularz Z1 do P1.1 Wykaz prowadzonych zapisów Lp. Nazwa i symbol zapisu Symbol dokumentu odniesienia Kto tworzy Osoba odpowiedzialna za przechowywanie Czas przechowywania 1. F1 Strona tytułowa Księgi Jakości P1.1 Pełnomocnik ds. SZJ Pełnomocnik ds. SZJ 2 lata 2. Rejestr egzemplarzy informacyjnych KJ Pełnomocnik ds. SZJ Pełnomocnik ds. SZJ Zapisy wynikające z przepisów prawnych Uwagi