2 Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikowi sekcji organizacyjnej. 3 Zobowiązuje się wszystkich pracowników do stosowania procedury.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia w sprawie wprowadzenia procedury komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Ośrodka Pomocy społecznej w Sandomierzu. Na podstawie ust 3 załącznika Nr 2 do regulaminu organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej wprowadzonego zarządzeniem Nr z późn. zm., zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania Procedurę komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia 2 Wykonanie zarządzenia powierzam kierownikowi sekcji organizacyjnej. 3 Zobowiązuje się wszystkich pracowników do stosowania procedury. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr PROCEDURA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU 1. CEL PROCEDURY Niniejsza procedura określa sposoby przekazywania informacji funkcjonujące wewnątrz Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także określa metody komunikacji między Ośrodkiem i stronami zainteresowanymi. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Procedura obowiązuje na terenie Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY OPS, Ośrodek Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu BIP Biuletyn Informacji Publicznej Kierownik sekcji kierownik komórki organizacyjnej Ośrodka Dyrektor- Dyrektor OPS 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 1. Komunikacja wewnętrzna a) Pracownik sekcji organizacyjnej sporządzanie zapisów z narad Kierowników i pracowników Ośrodka, poszczególnych komórek organizacyjnych z Dyrektorem b) Koordynator ds. komputeryzacji pomocy społecznej określenie dla nowo zatrudnianych pracowników praw dostępu do serwera oraz do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Działania mogą być podejmowane na podstawie upoważnienia. 2. Komunikacja zewnętrzna a) wyznaczona grupa ds. wizerunku Ośrodka na stronie internetowej zamieszczanie na stronie internetowej Ośrodka właściwych i aktualnych informacji dotyczących spraw pozostających się w gestii komórek wewnętrznych na podstawie przedłożonych informacji przez kierowników b) pracownik sekcji organizacyjnej przygotowywanie informacji do BIP i prowadzenie rejestru udostępnianych treści c) koordynator ds komputeryzacji - prowadzenie i bieżąca aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej na podstawie przygotowanych informacji d) sekcja organizacyjna przygotowywanie sprawozdania rocznego z działalności Ośrodka,

3 e) Dyrektor lub rzecznik kontakt z mediami i zewnętrznymi stronami zainteresowanymi. 5. ZASADY POSTĘPOWANIA: 1. Postępowanie w zakresie komunikacji wewnętrznej: 1.1. Na system komunikacji wewnętrznej w Urzędzie składają się następujące elementy - zarządzenia, komunikaty i polecenia służbowe -narady kierownictwa, -cotygodniowe spotkania wewnątrz sekcji - co najmniej coroczne spotkania z pracownikami wszystkich pionów -zespoły robocze -indywidualne rozmowy z pracownikami, -poczta elektroniczna - internet - wewnętrzna sieć telekomunikacyjna, - szkolenia wewnętrzne, -ocena pracownicza - spotkania integracyjne 1.2 Narady Kierowników z Dyrektorem, spotkania z pracownikami W przypadku zaistnienia potrzeby Dyrektor ustala termin narady, informacje o terminie przekazuje do kierownika sekcji organizacyjnej, który informuje o terminie kierowników / pracowników zaproszonych na naradę, których obecność jest wymagana. Pracownik sekcji organizacyjnej biorący udział w naradzie zobowiązany jest do sporządzenia notatki z narady. Zakres notatki obejmuje: Tematy omówione podczas narady Ustalenia poczynione dla danego tematu (Zadania) Stanowiska i osoby odpowiedzialne za realizacji ustaleń (Zadań) Terminy realizacji ustaleń (Zadań) Inne istotne zagadnienia. Pracownik sporządzający notatkę z narady zobligowany jest do przekazania kopii dokumentu w wersji elektronicznej lub papierowej do wszystkich uczestników narady 1.3 Zarządzanie adresami i określanie poziomu uprawnień w ramach sieci komputerowej OPS: W przypadku zatrudnienia nowego pracownika w OPS bezpośredni przełożony nowego pracownika zobowiązany jest do określenia zakresu upoważnienia do systemów informatycznych w Karcie obiegowej. Na tej podstawie kierownik sekjci organizacyjnej sporządza upoważnienie które po zatwierdzeniu jest przekazywane do koordynatora ds komputeryzacji pomocy społecznej, który ustanawia dostęp nowego pracownika do zasobów serwera i poszczególnych programów.

4 1.4 Przepływ informacji bieżących. Kierownicy sekcji przekazują aktualne informacje podległym pracownikom podczas spotkań i narad wewnętrznych. Z spotkań sporządzany jest protokół. Kierownik sekcji organizacyjnej przekazuje informacje dotyczące treści zarządzeń i komunikatów w formie elektronicznej drogą mail, w terminie do 7 dni po wydaniu zarządzenia lub osobiście za potwierdzeniem odbioru kopii zarządzenia. Kierownicy sekcji, po otrzymaniu treści zarządzenia komunikatu są zobowiązani niezwłocznie przekazać podległym pracownikom treść zarządzenia za potwierdzeniem zapoznania się z treścią. W każdej sekcji, komórce organizacyjnej organizowane są przez osoby nadzorujące szkolenia wewnętrzne zgodnie z planem szkoleń wewnętrznych. Dopuszcza się także komunikację wewnętrzną telefoniczną, jednak jeśli dotyczy to spraw istotnych to z rozmowy telefonicznej sporządza się notatkę. 2. Postępowanie w zakresie komunikacji zewnętrznej: 2.1 Aktualizacja strony internetowej Informacje zawarte na stronie internetowej Ośrodka powinny być na bieżąco sprawdzane i aktualizowane. Za aktualizację strony internetowej odpowiadają kierownicy komórek wewnętrznych w zakresie W celu zamieszczenia informacji na stronie internetowej zainteresowany pracownik przedstawia informacje do akceptacji Dyrektorowi, który zatwierdza informacje podpisem. Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora pracownik przesyła na adres koordynatora ds komputeryzacji lub informatyka a z informacją i materiałami, które chciałby umieścić na stronie internetowej. Ponadto w treści a pracownik obowiązany jest zaznaczyć, w jakiej lokalizacji na stronie WWW podawane przez niego informację powinny być zamieszczone. Autor wiadomości zamieszczanych na stronie internetowej odpowiada za ich treść. Powołany zespół ds. wizerunku na stronie internetowej odpowiedzialny jest za prowadzenie rejestru udostępnionych informacji 2.2 Aktualizacja i modyfikacja Biuletynu Informacji Publicznej Osobami odpowiedzialnymi za wprowadzanie i aktualizację informacji zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) są kierownicy komórek wewnętrznych. Kierownik przygotowaną treść do zamieszczenia w BIP zatwierdza u Dyrektora., Po zatwierdzeniu przekazuje ją do sekcji organizacyjnej gdzie prowadzony jest rejestr udostępnianych informacji. Wersję elektroniczną zatwierdzonych treści przesyła na adres mail do koordynatora ds komputeryzacji Każdy pracownik ma prawo zgłoszenia do sekcji organizacyjnej uwag dotyczących informacji zamieszczanych w BIP. Uwagi powinny być przekazane w formie na adres kierownika sekcji organizacyjnej W przypadku nie

5 aktualności bądź wystąpienia błędnych informacji na stronie BIP autor informacji jest zobowiązany niezwłocznie usunąć błędy 2.3 Aktualizacja tablicy ogłoszeń: Chcąc umieścić na tablicy ogłoszeń informację, pracownik komórki organizacyjnej przekazuje ogłoszenie do akceptacji Kierownika swojej komórki organizacyjnej. Po uzyskaniu akceptacji, pracownik przekazuje ogłoszenie do sekcji organizacyjnej. Ogłoszenia zgłoszone do wywieszenia przez organy zewnętrzne są wywieszane w treści i formie zgodnej z otrzymaną od organu zewnętrznego. Pracownik sekjci organizacyjnej rejestruje ogłoszenie w Rejestrze ogłoszeń wraz z określeniem terminu usunięcia informacji z tablicy. Ogłoszenie zostaje umieszczone na tablicy ogłoszeń. Konieczne jest nadzorowanie zawartości tablicy ogłoszeń i usuwanie z niej informacji, których termin publikacji minął. Usunięcie ogłoszenia z tablicy powinno być każdorazowo odnotowane w Rejestrze ogłoszeń. 2.4 Sprawozdawczość z działalności Ośrodka: Kierownik sekcji organizacyjnej sporządza co najmniej raz w roku, przed posiedzeniem Rady Miasta sprawozdanie z działalności Ośrodka. Sprawozdanie jest przekazywane do Przewodniczącego Rady Miasta. Sprawozdania z działań podejmowanych w ramach programów osłonowych są sporządzane przez wyznaczonego pracownika będącego koordynatorem programu, w terminach określonych w programie Nadzór nad terminowością i prawidłowością sprawozdań sprawuje kierownik sekcji świadczeń. Sprawozdanie z Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych jest przekazywany do Urzędu Miejskiego w terminach wskazanych w Strategii. Kierownicy sekjci są zobowiązani, co najmniej 14 dni przed upływem terminu określonego w Strategii do przekazywania informacji z zakresu realizacji strategii do kierownika sekjci organizacyjnej. Nadzór nad terminowym przekazaniem sprawozdania pełni kierownik sekcji organizacyjnej Sprawozdania, których obowiązek wynika z ustaw i rozporządzeń są sporządzane przez kierownika komórki realizującej zadania tej ustawy. 2.5 Współpraca i komunikacja Ośrodka z mediami Osobą uprawnioną do kontaktowania się z mediami w sprawach dotyczących działalności Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu jest Dyrektor oraz wyznaczony pracownik - rzecznik prasowy. Pracownicy poproszeni przez przedstawicieli mediów o udzielenie informacji na temat Ośrodka powinni uprzejmie odmówić i skierować osobę zainteresowaną do Dyrektora lub rzecznika prasowego.