Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2001 ZAPISY JAKOŚCI. Opracował Sprawdził Zatwierdził SPIS TREŚCI

Transkrypt

1 Strona 1 z 10 Opracował Sprawdził Zatwierdził Pełnomocnik ds. SZJ Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze ElŜbieta Wytrykus-Zalewska Barbara Jabłońska ElŜbieta Wytrykus-Zalewska Zbigniew Przybycień...-/-... data podpis...-/-... data podpis EGZEMPLARZ UśYTKOWY...-/-... data podpis Obowiązuje od:...-/-... data podpis SPIS TREŚCI 1. Cel procedury Zakres obowiązywania Terminologia Kompetencje i odpowiedzialność Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Kierownicy i kierujący komórkami organizacyjnymi Kierownik Referatu informatyki i wprowadzania danych podatkowych UŜytkownicy formularzy Pracownicy Urzędu Opis postępowania Rodzaje zapisów jakości Oznaczenie formularzy Tworzenie zapisów jakości, gospodarka zapisami jakości Wycofywanie i wprowadzanie nowych formularzy Zasady udostępniania zapisów jakości na zewnątrz Wykorzystanie zapisów jakości do analiz Przechowywanie zapisów jakości Lokalizacja zapisów jakości Dokumenty nadrzędne Dokumenty związane Załączniki...10 Rozdzielnik: Oryginał Pełnomocnik ds. SZJ Egzemplarz oznaczony JC jednostka certyfikująca Egzemplarze uŝytkowe w wersji elektronicznej na stronach Intranetu Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze

2 Strona 2 z 10 Procedura Zapisy jakości Treść Zapisy jakości 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest zapewnienie czytelności identyfikalności oraz właściwych zasad przechowywania zapisów jakości w Urzędzie. 2. Zakres obowiązywania. Procedura obowiązuje pracowników wszystkich komórkach organizacyjnych Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze, w których są sporządzane i przechowywane zapisy jakości. 3. Terminologia Urząd Pierwszy Urząd Skarbowy w Zielonej Górze Naczelnik Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. Zapis dowód, przedstawiający obiektywne stwierdzenie wykonanych działań czy osiągniętych rezultatów, opisujący, w jakim stopniu spełniono wymagania jakościowe, świadectwo efektywności funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością. Jednolity wykaz akt jednolity rzeczowy wykaz akt izb i urzędów skarbowych, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001r. z późn. zm., wprowadzający podział tematyczny dokumentacji spraw załatwianych przez komórki organizacyjne oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Formularz szablon druku słuŝący do dokonywania zapisów, stanowiący integralną część dokumentu SZJ. Udokumentowana procedura oznacza, Ŝe procedura jest ustanowiona, udokumentowana, wdroŝona i utrzymana Udokumentowana instrukcja oznacza, Ŝe instrukcja jest ustanowiona, udokumentowana, wdroŝona i utrzymana. POLTAX i jego podsystemy aplikacje komputerowe Ministerstwa Finansów do obsługi izb i urzędów skarbowych między innymi w zakresie ewidencji poboru podatków, egzekucji administracyjnej, kontroli podatkowej.

3 Strona 3 z 10 Formularz organizacyjno-prawny wzór druku do stosowania przy wykonywaniu usług, który nie został określony przez procedurę, instrukcję lub stworzony przy karcie informacyjnej (np. formularze własne będące załącznikiem do aktów prawa wewnętrznego) Formularz zewnętrzny wzór druku do stosowania nie zidentyfikowany przez zapis prawa zewnętrznego, wewnętrznego lub instrukcję, procedurę, kartę informacyjną nie wytworzony przez pracowników Urzędu. UŜytkownik formularza osoba wykorzystująca formularz (np. klient zewnętrzny, klient wewnętrzny). 4. Kompetencje i odpowiedzialność 4.1 Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego zatwierdza i wprowadza do stosowania aktami prawa wewnętrznego nowe formularze opracowane na potrzeby Urzędu w celu usprawnienia jego organizacji lub zmiany dotychczasowych formularzy w zakresie procedur i instrukcji, kart informacyjnych. 4.2 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością nadzoruje realizację działań opisanych w niniejszej procedurze. sporządza, aktualizuje i zatwierdza wykaz zapisów jakości podlegających nadzorowi w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze zgodnie z formularzem nr F-002/P/001/PJ i F-002/P/002/PJ stanowiącym załącznik nr 1 i 2 do niniejszej procedury, prowadzi zbiory formularzy innych niŝ podlegające ewidencji w systemie POLTAX i jego podsystemów, poprzez prowadzenie: - ZBIORU FORMULARZY AKTUALNYCH - ZBIORU FORMULARZY NIEAKTUALNYCH 4.3 Kierownicy i kierujący komórkami organizacyjnymi informują Pełnomocnika ds. SZJ o wprowadzeniu do stosowania w kierowanej komórce nowych formularzy, z wyjątkiem podlegających ewidencji w systemie POLTAX i jego podsystemach, opracowują bądź nadzorują opracowanie nowych formularzy lub zmiany wersji istniejących.

4 Strona 4 z Kierownik Referatu informatyki i wprowadzania danych podatkowych odpowiada za niezwłoczne wykonywanie upgrade`ów (uaktualnień) bazy systemu POLTAX oraz jego podsystemów. 4.5 UŜytkownicy formularzy odpowiadają za właściwe, czytelne i zgodne ze stanem faktycznym wypełnianie formularzy, stosują wyłącznie aktualne wersje formularzy. 4.6 Pracownicy Urzędu odpowiadają kaŝdy zgodnie ze swoim zakresem obowiązków, za rzetelne sporządzanie, gromadzenie, analizę, przechowywanie oraz udostępnianie zapisów jakości odpowiadają za właściwe, czytelne i zgodne ze stanem faktycznym wykonywanie zapisów jakości. 5. Opis postępowania 5.1. Rodzaje zapisów jakości Celem wykonywania i gromadzenia zapisów jakości jest dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania Systemu Zarządzania Jakością oraz moŝliwość prowadzenia analiz w odniesieniu do osiąganego poziomu jakości w celu podjęcia działań korygujących lub zapobiegawczych. Przykłady zapisów jakości: raporty poauditowe, protokoły kontroli, protokoły z narad, notatki słuŝbowe, dowody potwierdzające kompetencje oraz dowody podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników Urzędu (zaświadczenia o odbyciu szkoleń, certyfikaty, dyplomy, itp.), wyniki badania opinii klientów o świadczonych usługach. Rodzaje zapisów jakości nadzorowanych w Urzędzie: zapisy jakości sporządzane w Urzędzie ze względów organizacyjno-prawnych, zapisy jakości sporządzane na formularzach będących załącznikami do procedury SZJ, zapisy jakości sporządzane na formularzach będących załącznikami do instrukcji SZJ, zapisy jakości sporządzane w związku z realizacją świadczonych usług zewnętrznych, dla których sporządzone zostały Karty informacyjne,

5 Strona 5 z 10 zapisy jakości zewnętrzne i wewnętrzne sporządzane w związku z realizacją usług na formularzach ewidencjonowanych i nadzorowanych w systemie POLTAX oraz jego podsystemach, zapisy jakości sporządzane na pozostałych formularzach własnych nie wymienionych powyŝej. W Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze opracowano rejestr formularzy do sporządzania zapisów jakości. W rejestrach podano informację o tym czy zapisy jakości mają charakter wewnętrzny czy zewnętrzny, tzn. czy zostały sporządzone w Urzędzie Skarbowym czy poza Urzędem Oznaczenie formularzy Formularze będące załącznikami do procedur Systemu Zarządzania Jakością oznaczane są w następujący sposób: F-XXX/P/YYY/KO F - oznacza formularz, XXX - oznacza numer procedury P - oznacza procedurę, YYY - kolejny numer formularza do procedury, KO - oznacza symbol komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym Formularze będące załącznikami do instrukcji Systemu Zarządzania Jakością oznaczane są w następujący sposób: F-XXX/I/YYY/KO F - oznacza formularz, XXX - oznacza numer instrukcji, I - oznacza instrukcję, YYY - kolejny numer formularza do instrukcji KO - oznacza symbol komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym Formularze stosowane w Urzędzie w związku z realizacją świadczonych usług zewnętrznych, do których zostały sporządzone Karty informacyjne oznaczone są w następujący sposób: F-XX/K/KO/YY F - oznacza formularz, XX - oznacza kolejny numer usługi realizowanej przez komórkę, K - oznacza kartę informacyjną,

6 Strona 6 z 10 KO - symbol komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym, YY - oznacza kolejny numer formularza do danej usługi realizowany przez komórkę organizacyjną, Formularze stosowane w Urzędzie w związku z realizacją usług, ewidencjonowane i nadzorowane w systemie POLTAX oraz jego podsystemach oraz druki zewnętrzne stosowane w ramach obowiązującego prawa. Dla formularzy tych stosowane jest tylko ich oryginalne oznaczenie i nazewnictwo informujące o przeznaczeniu i numerze wydania, (tj. PIT-36, VAT-7, UPOMNIENIE, itp.). Nadzór nad tymi formularzami sprawowany jest przez Ministerstwo Finansów. Kierownik Referatu informatyki i wprowadzania danych podatkowych po otrzymaniu apgrade`u jest zobowiązany do niezwłocznego uaktualniania bazy systemu POLTAX jego podsystemów i innych programów komputerowych oraz słowników druków zewnętrznych stosowanych w ramach obowiązującego prawa z czego sporządzany jest protokół zwierający datę aktualizacji, podpis dokonującego i status (błędna/bezbłędna). Protokół przesyłany jest do jednostki nadzorującej, która w przypadku błędnej aktualizacji podejmuje stosowne czynności wyjaśniające. Inne formularze własne stosowane w Urzędzie Skarbowym są oznaczone w następujący sposób: F-YYY/KO F - oznacza formularz, YYY KO - oznacza kolejny numer formularza - oznacza symbol komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym Identyfikację nieoznaczonych formularzy zewnętrznych umoŝliwia ich oznakowanie w następujący sposób: F-YYY/KO/Z F - oznacza formularz, YYY - oznacza kolejny numer formularza KO - oznacza symbol komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym Z - oznacza zewnętrzny

7 Strona 7 z 10 Identyfikację formularzy wprowadzonych do stosowania zarządzeniem lub decyzją Naczelnika umoŝliwia ich oznakowanie w następujący sposób: F-YYY/D lub Z/XX/RRRR F YYY D lub Z XX RRRR - oznaczenie formularza, - oznacza kolejny numer formularza, - oznacza decyzję lub zarządzenie Naczelnika, - oznacza numer kolejny decyzji lub zarządzenia Naczelnika, - oznacza numer kolejny roku wydania decyzji lub zarządzenia. Uwaga 1. Formularz otrzymuje tylko jeden numer. JeŜeli ten sam formularz występuje przy usługach realizowanych przez róŝne komórki organizacyjne, stosuje się oznaczenie nadane po raz pierwszy. Uwaga 2. Dopuszcza się, aby formularze będące drukami akcydensowymi, generowane w programach komputerowych będące załącznikami do aktów prawa były oznaczone tylko w zbiorach prowadzonych przez Pełnomocnika ds. SZJ. Uwaga 3. W przypadku zastąpienia formularza nowym wzorem oznacza się go dodatkowo kolejną cyfrą. było F-XXX/P/YYY/KO jest F-XXX/P/YYY/KO/1 F-XXX/I/YYY/KO F-XXX/I/YYY/KO/1 F-XX/K/KO/YY F-XX/K/KO/YY/1 W rejestrze formularzy dokonuje się stosownych zapisów z podaniem daty wprowadzenia nowego formularza. Uwaga 4. W przypadku wprowadzenia nowego formularza dotychczas nie ujętego w wykazie prowadzonym przez Pełnomocnika ds. SZJ numer tworzy się nadając dla nowego formularza kolejny numer z wykazu, w sposób określony w punkcie 5.2. Oznaczenie formularzy.

8 Strona 8 z Tworzenie zapisów jakości, gospodarka zapisami jakości. W celu wykorzystania formularzy, słuŝących do sporządzania zapisów jakości w Urzędzie, powiela się ich potrzebną ilość w wersji uŝytkowej, np. w formie odbitek kserograficznych, wydruków komputerowych lub stosuje się druki akcydensowe. MoŜna równieŝ udostępnić wersję uŝytkową w formie elektronicznej w wewnętrznej sieci intranetowej Urzędu. UŜytkownik formularza dokonuje stosownych wypełnień czytelnie, zgodnie ze stanem faktycznym. Zasady posługiwania się formularzami, ich wypełnianie, dystrybucję (oryginał + kopie), miejsce i czas przechowywania, opisują stosowne dokumenty Systemu Zarządzania Jakością lub obowiązujące przepisy prawne. W celu zapewnienia skutecznego nadzorowania zapisów jakości w Urzędzie, Pełnomocnik ds. SZJ prowadzi rejestr formularzy wykorzystywanych do sporządzenia: zapisów jakości w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze, zgodnie z formularzami F-002/P/001/PJ i F-002/P/002/PJ stanowiącymi załącznik Nr 1 do procedury, który ze względów porządkowych obejmuje wszystkie stosowane w Urzędzie formularze uporządkowane według właściwości komórek organizacyjnych i świadczonych usług. Zatwierdzanie wykazu przez Pełnomocnika ds. SZJ nie dotyczy formularzy ewidencjonowanych w systemie POLTAX jego podsystemach, innych programach komputerowych oraz druków zewnętrznych i druków akcydensowych. Oryginały formularzy są przechowywane w ustalonych zbiorach: ZBIÓR FORMULARZY AKTUALNYCH, ZBIÓR FORMULARZY NIEAKTUALNYCH. Uwaga! Zbiory formularzy i rejestr formularzy nie obejmują formularzy ewidencjonowanych w systemie POLTAX jego podsystemach, innych programach komputerowych oraz druków zewnętrznych stosowanych w ramach obowiązującego prawa. Zasady nadzoru nad tymi formularzami zostały przedstawione w pkt 5.2 procedury. Zmiany w treści formularzy obowiązujących w Urzędzie oraz wprowadzenie nowych formularzy, w których prowadzone są zapisy jakości, traktowane są jak zmiany w dokumencie je wprowadzającym i podlegają zasadom obowiązującym przy wprowadzeniu zmian w tym dokumencie zgodnie z procedurą Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością Wycofywanie i wprowadzanie nowych formularzy Wycofany bądź zastępowany formularz jest oznaczany:

9 Strona 9 z 10 Pierwszy Urząd Skarbowy w Zielonej Górze Zielona Góra ul. dr PienięŜnego 24 Zastąpiono: Wycofano: przez i przenoszony do ZBIORU FORMULARZY NIEAKTUALNYCH. W rejestrze formularzy wykorzystywanych do sporządzania zapisów jakości w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze dokonywane są stosowne korekty. Uwaga! Nie dotyczy formularzy ewidencjonowanych w systemie POLTAX jego podsystemach i innych programach komputerowych oraz druków zewnętrznych stosowanych w ramach obowiązującego prawa. Zmiany w treści formularzy obowiązujących w Urzędzie oraz wprowadzanie nowych formularzy, w których prowadzone są zapisy dotyczące jakości, traktowane są jak zmiany w dokumencie je wprowadzającym i podlegają zasadom opisanym procedurze Opracowywania i nadzorowania dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością Zasady udostępniania zapisów jakości na zewnątrz. Zasady udostępniania zapisów jakości na zewnątrz regulują przepisy obowiązującego prawa. Decyzję o udostępnieniu zapisów podejmuje Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze lub osoba przez niego upowaŝniona Wykorzystywanie zapisów jakości do analiz. Zapisy jakości są podstawą do sporządzania analiz dotyczących skuteczności i efektywności Systemu Zarządzania Jakością. Odpowiednie dokumenty systemowe szczegółowo opisują zasady analizowania zapisów jakości. Celem analizy jest wskazanie ewentualnej niezgodności oraz uruchomienie procesu doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością. 5.7 Przechowywanie zapisów jakości Sposób przechowywania zapisów jakości powinien zagwarantować, iŝ nie zostaną one uszkodzone i będą dostępne w kaŝdej sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba ich wykorzystania. Okres przechowywania zapisów jakości określają: obowiązujące przepisy prawa, wymagania wewnętrzne.

10 Strona 10 z Lokalizacja zapisów jakości Zapisy jakości sporządzane na formularzach Rejestr aktualnych formularzy wykorzystywanych do sporządzania zapisów jakości w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze (formularz F-002/P/001) i rejestr nieaktualnych formularzy wykorzystywanych do sporządzania zapisów jakości w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze (formularz F-002/P/002) znajduje się u Pełnomocnika ds. SZJ. Nieaktualny wykaz zapisów jakości jest archiwowany od daty kiedy utraci aktualność w Zbiorze formularzy nieaktualnych przez okres 1 roku. Pozostałe zapisy jakości znajdujące się w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu zgodnie z postępowaniem opisanym w dokumentach systemowych. 6. Dokumenty nadrzędne Norma PN-EN ISO 9001:2001, pkt Dokumenty związane Procedura Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie. 8. Załączniki Załącznik nr 1 F-002/P/001/PJ - Rejestr aktualnych formularzy wykorzystywanych do sporządzania zapisów jakości w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze. Stan na dzień... Załącznik nr 2 F-002/P/002/PJ Rejestr nieaktualnych formularzy wykorzystywanych do sporządzania zapisów jakości w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze. Stan na dzień... Załącznik nr 3 F-001/P/014/PJ - Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu systemowego w wersji elektronicznej na stronach Intranetu Załącznik nr 4 F-001/P/015/PJ - Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem systemowym w wersji elektronicznej na stronach Intranetu przez pracowników komórki organizacyjnej symbol...