SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 2. Postępowanie z dokumentami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY

Transkrypt

1 Strona 1/7 ZAWARTOŚĆ PROCEDURY 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES PROCEDURY 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4. DEFINICJE 5. OPIS POSTĘPOWANIA 6. ALGORYTM POSTĘPOWANIA 7. DOKUMENTY ZWIĄZANE 8. ZAŁĄCZNIKI 9. TABELA ZMIAN Nr egzemplarza: Opracował Sprawdził Zatwierdził Data /Podpis.... Stanowisko: Dyrektor Wydziału Oświaty i Sportu Imię i nazwisko: Jerzy Hernet Data /Podpis.... Stanowisko: Pełnomocnik ds. SZJ Sekretarz Powiatu Imię i nazwisko: Tadeusz Ler Data /Podpis.... Stanowisko: Starosta Stargardzki Imię i nazwisko: Waldemar Gil

2 Strona 2/7 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie trybu postępowania z dokumentami: przychodzącymi do Starostwa podczas ich rejestracji, dekretacji, przekazywania na stanowiska pracy. prowadzenia teczek spraw, wydanymi interesantowi, wysyłanymi z urzędu, przekazywanymi do archiwum. 2. Zakres procedury Niniejsza procedura Obowiązuje we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu. 3. Odpowiedzialność Osoby realizujące niniejsza procedurę odpowiadają za prawidłowa i terminową realizację przypisanych działań. 4. Definicje 4.1. SZJ system zarządzania jakością wg normy PN EN ISO 9001: Akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy Dokument informacja i jej nośnik Informacja znaczące dane Identyfikacja znak sprawy zespół symboli określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw Starosta Starosta Stargardzki 4.7. Wicestarosta Wicestarosta Stargardzki 4.8. Sekretarz Sekretarz Powiatu Stargardzkiego 4.9 Kierownicy komórek organizacyjnych dyrektorzy i ich zastępcy w Urzędzie 4.10 Pracownik merytoryczny pracownik załatwiający sprawę Pracownik kancelarii ogólnej pracownik odpowiedzialny za przyjmowanie, rejestrację i przekazywanie dokumentów kierowanych do urzędu Pracownik sekretariatu pracownik odpowiedzialny za przekazywanie korespondencji do Starosty, Wicestarosty, Sekretarza Komórka organizacyjna wydział, biuro, samodzielne stanowisko pracy w Starostwie Powiatowym w Stargardzie Szczecińskim Kompetencje wykazana zdolność stosowania wiedzy i umiejętności Nadzorowanie dokumentacji zespół czynności zapewniających, że dokumentacja w każdej chwili i miejscu jest identyfikowana, zatwierdzana, aktualna i dostępna.

3 Strona 3/ Przegląd działanie podejmowane w celu określenia przydatności, adekwatności i skuteczności przedmiotu rozważań do osiągnięcia ustalonych celów Procedura ustalony sposób przeprowadzania procesu Proces zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które wykorzystują zasoby w celu przekształceń stanu wejściowego w wyjściowy Wymaganie potrzeba lub oczekiwanie, które zostało ustalone, przyjęte zwyczajowo lub jest obowiązkowe Zatwierdzenie podpisanie dokumentu przed stosowaniem przez upoważnioną osobę po upewnieniu się, że dokument jest właściwy i sprawdzony Dokumenty zewnętrzne akty prawne wydane przez centralne i wojewódzkie organy władzy oraz dokumenty interesantów Dokumenty wewnętrzne uchwały Rady Powiatu, zarządzenia Starosty Stargardzkiego, pisma wewnętrzne, regulaminy, umowy, dokumenty kadrowe, finansowe, dokumentacja poauditowa Urząd Starostwo Powiatowe w Stargardzie Szczecińskim K.p.a. Kodeks postępowania administracyjnego J. Rz. W. A. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. 5. Opis postępowania Nadzorowi podlega cała dokumentacja wpływająca do urzędu Rejestracji podlegają pisma z urzędów centralnych, wojewódzkich, gminnych i powiatowych, przesyłki polecone, podania, skargi i wnioski od osób fizycznych i prawnych, rachunki, faktury Dokumenty kierowane do urzędu drogą pocztową oraz dokumenty kierowane do urzędu bezpośrednio od osób fizycznych lub prawnych, są przyjmowane i rejestrowane są przyjmowane przez pracownika Biura Obsługi Urzędu w Dzienniku korespondencyjnym Dokumenty opatrzone klauzulą poufne lub tajne podlegają zarejestrowaniu w Dzienniku korespondencji i bez otwierania przekazywane są do dekretacji Dokumenty adresowane bezpośrednio do Starosty, Wicestarosty, Członka Zarządu, Sekretarza oraz zaadresowane imiennie do poszczególnych pracowników podlegają zarejestrowaniu i bez otwierania przekazane są do ich adresatów Dekretacja. Dekretacji dokumentów wpływających do urzędu dokonuje Sekretarz, a w przypadku jego nieobecności Dyrektor Biura Obsługi Zarządu i Rady Powiatu. W przypadku, kiedy dokument skierowany jest do więcej niż jednej komórki organizacyjnej, rolę koordynatora w załatwieniu sprawy przyjmuje komórka wymieniona jako pierwsza.

4 Strona 4/ Przekazywanie dokumentów do Sekretariatu Zarządu Pracownik Biura Obsługi Urzędu wprowadza dokumenty do elektronicznego obiegu dokumentów. Formę papierową dokumentu przekazuje samodzielnym stanowiskom pracy, kierownikom komórek organizacyjnych lub osobą na stałe przez nich wyznaczonym W przypadku dekretacji do Sekretarza dokumenty z biura podawczego są przekazywane za pośrednictwem pracownika sekretariatu do Biura Obsługi Zarządu i Rady Powiatu Kierownik komórki organizacyjnej, osoby na stałe przez niego wyznaczone, samodzielne stanowiska pracy kwitują odbiór dokumentów swoim podpisem w Dzienniku korespondencyjnym Kierownik komórki organizacyjnej dekretuje i przekazuje pracownikom merytorycznym dokumenty, które są rejestrowane w Dzienniku Korespondencji Postępowanie w przypadku mylnej dekretacji. Osoby wymienione w punkcie po stwierdzeniu, że dokument został nieprawidłowo zadekretowany, zgłaszają się z dokumentem do osoby dekretującej celem zadekretowania dokumentu do innej komórki Wezwanie klienta do uzupełnienia dokumentów. W wyniku dekretacji dokument trafia do pracownika merytorycznego prowadzącego sprawę. Pracownik merytoryczny rejestruje dokument zgodnie z J. Rz. W. A. i sprawdza czy dokument spełnia wymagania. W przypadku stwierdzenia braków wzywa do uzupełnienia dokumentów, jeżeli we wskazanym przez pracownika merytorycznego czasie klient nie uzupełni dokumentów, wówczas: Wniosek pozostawiony jest bez rozpatrzenia, W dalszym postępowaniu pracownik merytoryczny kieruje się przepisami K.p.a Wydanie decyzji. Jeżeli dokument dostarczony przez klienta jest kompletny, pracownik merytoryczny wydaje decyzję zgodnie z K.p.a. Od decyzji klientowi przysługuje odwołanie Jeżeli na decyzję nie wpłynęło odwołanie, pracownik merytoryczny zabezpiecza i przechowuje dokumenty w komórce organizacyjnej. Za właściwe przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów w okresie ich przechowywania w wydziale odpowiada kierownik komórki organizacyjnej Po wpłynięciu odwołania pracownik merytoryczny sprawdza, czy zachodzi potrzeba zmiany decyzji. W przypadku zmiany decyzji postępuje zgodnie z punktem W przypadku braku podstaw do zmiany decyzji pracownik merytoryczny przesyła odwołanie do właściwego organu.

5 Strona 5/ Archiwizowanie. Sposób archiwizowania i postępowania z dokumentami archiwizowanymi określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. Nr 160 poz.1074 z późn. zm.) Postępowanie z korespondencją wychodzącą. Korespondencja wychodząca z urzędu wysyłana jest pocztą lub elektronicznie. Wysyłką korespondencji zajmuje się pracownik Biura Obsługi Urzędu. Sposób przygotowania korespondencji do wysyłki określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. Nr 160 poz.1074 z późn. zm.). Uwaga 1: Przy załatwianiu spraw pracownicy nie prowadzą korespondencji międzywydziałowej. Uwaga 2: Wnioski w sprawach: a) Wydania zezwolenia na przejazd pojazdu nienormatywnego, b) Wydania prawa jazdy i międzynarodowego prawa jazdy, c) Rejestracji pojazdu przyjmowane są bezpośrednio na stanowisku pracy w Wydziale Komunikacji. Sprawy te nie podlegają rejestracji w dzienniku korespondencyjnym. Uwaga 3: Wnioski w sprawie pozwolenia na przewóz zwłok rozpatrywane są bezpośrednio po ich otrzymaniu niezależnie od obiegu dokumentów wynikającego z konieczności dekretacji ze względu na trzydniowy termin wydania decyzji. 6. Algorytm postępowania nie dotyczy 7. Dokumenty związane 7.1. Procedury 7.2. Inne dokumenty Norma PN EN ISO 9001:2009 System Zarządzania Jakością Wymagania Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz z późn. zm.) Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późn. zm.) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz. U. z 1998 r. Nr 160 poz.1074 z późn. zm.).

6 Strona 6/7 8. Załączniki nie dotyczy

7 Strona 7/7 9. Tabela zmian Strona/ pkt nr Nr zmiany Data zmiany Przyczyna zmiany 4/ / Dostosowanie do faktycznie przeprowadzanych czynności Dodanie wyjątków od procedury uwagi 2 i 3 Podpis pełnomocnika ds. SZJ