PROCEDURA P-II-04. Urząd Miasta SZCZECIN Wydanie 6

Transkrypt

1 P R O C E D U R A Szkolenie grupowe pracowników Urzędu Miasta Szczecin Nr procedury P-II-04 Urząd Miasta SZCZECIN Wydanie CEL Celem procedury jest ustalenie zasad organizowania szkoleń grupowych pracowników, zgodnie z potrzebami Urzędu Miasta Szczecin ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin TERMINOLOGIA 3.1. SZKOLENIE GRUPOWE proces, którego celem jest przystosowanie nabytej wiedzy i umiejętności wytypowanej grupy pracowników do wymagań wynikających z zadań wykonywanych na danych stanowiskach pracy SZKOLENIA GRUPOWE realizowane są według planu szkoleń, w ramach zatwierdzonych (posiadanych) środków finansowych DOKUMENTACJA SZKOLENIA GRUPOWEGO 1) wniosek o zorganizowanie szkolenia grupowego,, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do procedury. 2) plan szkoleń grupowych który zawiera temat/zakres/nazwę szkolenia, grupę pracowników wytypowanych do szkolenia, planowaną datę szkolenia, datę realizacji szkolenia, informację na temat oceny skuteczności szkolenia zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do procedury, 3) lista uczestników szkolenia grupowego, 4) ocena szkolenia według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do procedury UCZESTNIK SZKOLENIA GRUPOWEGO pracownik, wytypowany i biorący udział w szkoleniu WYKONAWCA podmiot wyłoniony w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) w celu przeprowadzenia szkolenia WO Wydział Organizacyjny organizator szkolenia grupowego UM Urząd Miasta Szczecin OPRACOWAŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Imię i Nazwisko Data Podpis Anetta Kieszkowska Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Strona 1 / 5

2 4.0. OPIS REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy szkoleniu grupowym pracowników Urzędu Miasta Szczecin. Potrzeba przeprowadzenia szkolenia grupowego pracowników Urzędu Miasta Szczecin Dyrektor Wydziału Kierownik Biura 4.1 W terminie do 30 stycznia danego roku oraz w przypadku uzasadnionych potrzeb składa w Wydziale Organizacyjnym wniosek o zorganizowanie szkolenia grupowego, według załącznika nr 1 do procedury. WO/pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia 4.2 Opiniuje wniosek, o którym mowa w pkt 4.1. i przekazuje go do Sekretarza Miasta. Sekretarz Miasta 4.3 Analizuje wniosek wraz z opinią, o których mowa w pkt 4.2, podejmuje stosowną decyzję i przekazuje do WO. WO/pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia 1. Na podstawie wniosków z decyzją Sekretarza Miasta, o których mowa w pkt 4.3 przygotowuje plan szkoleń grupowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do procedury. 2. Na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) przygotowuje dokumentację mająca na celu wyłonienie wykonawcy szkolenia. 3. Po wyłonieniu wykonawcy szkolenia w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) przekazuje mu dokumentację niezbędną do przeprowadzenia szkolenia 4. Sprawuje nadzór nad prawidłową realizacją szkolenia. 5. Zbiera oceny szkolenia dokonane przez uczestników szkolenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do procedury Strona 2 / 5

3 1 Wykonawca szkolenia Przeprowadza szkolenie, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z umowy. 2. Po przeprowadzonym szkoleniu przekazuje organizatorowi fakturę VAT/rachunek oraz certyfikaty/zaświadczenia dla uczestników szkolenia. WO/ pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia Sprawdza prawidłowość wystawionej faktury VAT/rachunku i przekazuje do Wydziału Księgowości. 2. Oryginały certyfikatów /zaświadczeń o odbyciu szkolenia przekazuje uczestnikom szkolenia a kopie do akt osobowych. Strona 3 / 5

4 4.1 Dyrektor Wydziału/ Kierownik Biura 4 W terminie do 30 stycznia danego roku oraz w przypadku uzasadnionych potrzeb w ciągu roku składa w Wydziale Organizacyjnym wniosek o zorganizowanie szkolenia grupowego, według załącznika nr 1 do procedury, w którym wskazuje: - temat szkolenia - szczegółowe zagadnienia jakie maja być przedmiotem szkolenia - wymagania wobec trenera (osoby przeprowadzającej szkolenie) dotyczące wykształcenia, uprawnień, doświadczenia, posiadanych certyfikatów, i innych, Termin szkolenia - miejsce szkolenia z zaznaczeniem czy ma się odbyć na miejscu czy ma to być szkolenie wyjazdowe -grupy uczestników szkolenia podając wydziały i biura - liczbę uczestników szkolenia - liczbę pokoi jednoosobowych, dwuosobowych, trzyosobowych w przypadku szkolenia wyjazdowego. 4.2 WO/ pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia Opiniuje wniosek, o którym mowa w pkt 4.1 pod względem jego zasadności i możliwości zorganizowania oraz przekazuje wraz z opinią do Sekretarza Miasta celem podjęcia decyzji w sprawie. 4.3 Sekretarz Miasta Analizuje wniosek dyrektora wydziału/kierownika biura o przeprowadzenie szkolenia grupowego wraz z opinią Wydziału Organizacyjnego oraz podejmuje stosowną decyzję i przekazuje do WO. 4.4 WO/pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia Na podstawie wniosków z pozytywną decyzją Sekretarza Miasta, o których mowa w pkt 4.3 przygotowuje plan szkoleń grupowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do procedury, w którym zawiera następujące informacje: - temat/zakres/nazwę szkolenia - grupę pracowników wytypowanych do szkolenia, - planowany termin szkolenia, - datę realizacji szkolenia - informacje na temat przeprowadzenia oceny skuteczności szkolenia Na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z póxn. zm.) przygotowuje dokumentację mająca na celu wyłonienie wykonawcy szkolenia, czyli podmiotu, który przeprowadzi szkolenie Po wyłonieniu wykonawcy szkolenia w trybie ww. ustawy Prawo zamówień publicznych przekazuje mu dokumentacje niezbędną do przeprowadzenia szkolenia Sprawuje nadzór nad prawidłową realizacją szkolenia, zgodnie z umową zawartą z wykonawcą szkolenia Zbiera oceny szkolenia dokonane przez uczestników szkolenia, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do procedury. 4.5 Wykonawca szkolenia Przeprowadza szkolenie, zgodnie z postanowieniami wynikającymi z umowy Po przeprowadzonym szkoleniu przekazuje organizatorowi szkolenia, czyli Wydziałowi Organizacyjnemu fakturę VAT/rachunek oraz certyfikaty/zaświadczenia dla uczestników szkolenia. 4.6 WO/ pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia Strona 4 / 5

5 4.6.1 Sprawdza prawidłowość wystawionej faktury VAT/rachunku i przekazuje do Wydziału Księgowości celem dokonania płatności za przeprowadzone szkolenie Oryginały certyfikatów/ zaświadczeń o odbyciu szkolenia przekazuje uczestnikom szkolenia a kopie przekazuje pracownikom ds. kadr pracowników Urzędu Miasta Szczecin celem włączenia ich do akt osobowych uczestników szkolenia WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin. - ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) Załączniki: Wzór wniosku o zorganizowanie szkolenia grupowego - zał. nr 1/ P-II Wzór planu szkoleń grupowych - zał. nr 2/ P-II Wzór oceny szkolenia - zał. nr 3/ P-II-04 Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 5 / 5