PROCEDURA ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE ZE ŚRODKÓW WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W TORUNIU

Transkrypt

1 Załącznik nr 1/05 do Zarządzenia nr 9/05 Prezesa Zarządu z dnia r. PROCEDURA ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE ZE ŚRODKÓW WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W TORUNIU 1. Ewidencja wniosku w rejestrze korespondencji wpływającej Proces kwalifikacji wniosków o udzielenie dofinansowania rozpoczyna się w Dziale Organizacyjnym od zaewidencjonowania skierowanego do Wojewódzkiego Funduszu (WF) wniosku w rejestrze (komputerowym) korespondencji wpływającej, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną. Następnie w/w wniosek zostaje przekazany Zarządowi WF, który zapoznaje się z jego treścią, dekretuje i przekazuje do Działu Umów i Kontroli. 2. Wstępna weryfikacja wniosków Kierownik/Zastępca Kierownika Działu Umów i Kontroli (DUiK) zapoznaje się z treścią wniosków i dokonuje ich weryfikacji pod względem formalnym, tj. sprawdza czy wniosek został złożony na obowiązującym druku oraz czy zawiera podstawowe informacje umożliwiające ocenę wniosku. W przypadku braku we wniosku informacji umożliwiających przygotowanie przez Dział Umów i Kontroli propozycji dofinansowania dla Zarządu, wniosek jest kierowany do pracownika DUiK, w celu przygotowania pisma wzywającego Wnioskodawcę o uzupełnienie wniosku. Pismo to jest podpisywane zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu nr 7/04 z dnia r. dot. Kompetencji do podpisywania korespondencji i dokumentów WFOŚiGW. Wnioski spełniające wymogi formalne podlegają wstępnej ocenie merytorycznej, przez pracownika DUiK, pod względem ich zgodności z obowiązującymi w Wojewódzkim Funduszu dokumentami: Listą przedsięwzięć priorytetowych (na dany rok), Zasadami udzielania i umarzania pożyczek oraz udzielania dotacji ze środków WFOŚiGW w Toruniu, Kryteriami wyboru przedsięwzięć finansowanych ze środków WFOŚiGW w Toruniu, Kryteriami oceny uzyskania efektu ekologicznego. 3. Rejestracja wniosków w systemie informatycznym Wnioski spełniające warunki określone w w/w dokumentach podlegają rejestracji.

2 Polega ona na określeniu i oznaczeniu na pierwszej stronie wniosku, zgodnie ze słownikiem w systemie informatycznym (SI) PROLAN, rodzaju dofinansowania (pożyczka, dotacja), dziedziny ochrony środowiska, rodzaju kontrahenta. Następnie pracownicy DUi K rejestrują wnioski w SI PROLAN (program Umowy ), zgodnie z nadanymi podczas wstępnej weryfikacji oznaczeniami, dodając kolejny numer wniosku. Wnioski niezgodne z obowiązującymi Zasadami i Kryteriami nie podlegają rejestracji w systemie informatycznym. Są one przedstawiane Zarządowi, przez Kierownika/Zastępcę Kierownika DUiK, jako nie kwalifikujące się do dofinansowania. 4. Przygotowanie propozycji wniosków o dofinansowanie Po wprowadzeniu wniosków, pracownicy DUiK dla przedsięwzięć inwestycyjnych oraz innych zadań wskazanych przez Zarząd przygotowują kartę informacyjną wniosku (opinia merytoryczna) dotyczącą danego zadania, wraz z opinią o możliwości i wielkości dofinansowania. Opinie są weryfikowane przez Kierownika/Zastępcę Kierownika DUiK i podpisywane przez osoby biorące udział w ich opracowaniu. Karty informacyjne wniosku są elementami służącymi do podejmowania decyzji przez Zarząd WF. Spis wszystkich wniosków o dofinansowanie wraz z kartami informacyjnymi wniosków, w przypadku przedsięwzięć inwestycyjnych, zostają przedstawione przez Kierownika/ Zastępcę Kierownika DUiK na posiedzeniu Zarządu. 5. Decyzja o dofinansowaniu Po zapoznaniu się z wykazem wniosków o dofinansowanie, uwzględniając propozycje Działu Umów i Kontroli oraz możliwości finansowe WF, Zarząd podejmuje decyzje o udzieleniu dofinansowania i przygotowuje propozycje dofinansowania na posiedzenie Rady Nadzorczej. W zależności od sytuacji finansowej WF i obowiązujących Kryteriów Zarząd może zaproponować Wnioskodawcy dofinansowanie w innej formie. Wnioski, które nie spełniają warunków określonych w Zasadach i Kryteriach oraz rozpatrzone negatywnie, np. z powodu braku środków finansowych są przekazywane do pracowników DUiK, w celu przygotowania odpowiedzi Wnioskodawcom. W odpowiedzi zawarta jest informacja o przyczynie negatywnego rozpatrzenia wniosku. Odpowiedzi podpisywane są zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu nr 7/04 z dnia r. dot. Kompetencji do podpisywania korespondencji i dokumentów WFOŚiGW. Pozytywnie rozpatrzone wnioski są wprowadzane przez Zarząd i zatwierdzane przez Radę

3 Nadzorczą WF na Listę zadań do dofinansowania na rok bieżący oraz wpisywane przez pracowników DUiK do systemu informatycznego program Umowy. 6. Zatwierdzenie Listy zadań do dofinansowania Zaakceptowane przez Zarząd Wojewódzkiego Funduszu do dofinansowania zadania, umieszczone na Liście zadań do dofinansowania na rok bieżący, są prezentowane Radzie Nadzorczej WF (na posiedzeniu RN) przez Zarząd WF w celu jej zatwierdzenia. Decyzje Rady Nadzorczej WF o dofinansowaniu są rejestrowane przez pracowników DUiK w systemie informatycznym. Następnie pracownicy DUiK przygotowują pisemne odpowiedzi (negatywne i pozytywne) do Wnioskodawców. Wnioski zatwierdzone przez Radę Nadzorczą WF, Kierownik DUiK przydziela poszczególnym pracownikom (opiekunom umowy), mającym za zadanie merytoryczną ocenę wniosku po jego skompletowaniu oraz przygotowanie wniosku do Zarządu / Rady Nadzorczej o dofinansowanie, umowy do podpisania przez dwie strony. 7. Promesy Wnioskodawcy, których wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie otrzymują odpowiedzi w postaci promes, zgodnie z obowiązującym wzorem. Zawierają one między innymi określenie wysokości dofinansowania (kwota wstępnie przyznanych środków na dane zadanie) i terminu złożenia niezbędnych dokumentów do zawarcia umowy (termin ważności promesy). Pisemne odpowiedzi parafowane są przez osobę sporządzającą, Kierownika/Zastępcę Kierownika DUiK i podpisywane zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu nr 7/04 z dnia r. dot. Kompetencji do podpisywania korespondencji i dokumentów WFOŚiGW. 8. Wniosek o zatwierdzenie dofinansowania Pracownik Działu Umów i Kontroli, w uzgodnieniu z Kierownikiem/Zastępcą Kierownika, dokonuje wielowariantowej oceny przedsięwzięcia, celem sporządzenia wniosku o dofinansowanie do Zarządu/Rady Nadzorczej. Dokumenty złożone przez Wnioskodawcę analizowane są pod kątem: - kompletności - w tym określenie stopnia zbilansowania zadania. Kompletny wniosek zawiera wszystkie wymagane dokumenty wymienione we wniosku, zgodnie z przyjętym wzorem.

4 - oceny ekologiczno-technicznej - dokonywanej na podstawie obowiązujących kryteriów i przepisów prawa, a także w oparciu o: decyzje administracyjne, kartę planowanych efektów ekologicznych, harmonogram rzeczowo-finansowy zadania. - oceny ekonomiczno-finansowej dokonywanej w przypadku wniosku o pożyczkę. Ocena jednostek samorządu terytorialnego przygotowywana jest przez opiekuna umowy w oparciu o opinię Regionalnej Izby Obrachunkowej. Natomiast w przypadku rozpatrywania wniosku złożonego przez podmioty gospodarcze, ocena możliwości spłaty pożyczki i zaproponowanych prawnych form zabezpieczenia jej spłaty jest sporządzana przez pracownika DUiK, na podstawie niezbędnych dokumentów złożonych przez Wnioskodawcę. - oceny dopuszczalności udzielenia pomocy w odniesieniu do obowiązujących przepisów o pomocy publicznej dla przedsiębiorców. W przypadkach budzących jakiekolwiek wątpliwości, Kierownik/Zastępca Kierownika DUiK lub opiekun umowy, prowadzi w porozumieniu z Zastępcą Prezesa Zarządu, który nadzoruje Dział Umów i Kontroli, weryfikację dokumentów i kieruje wniosek na posiedzenie Zarządu do ponownego rozpatrzenia celem podjęcia decyzji przez Zarząd. Następnie opiekun umowy przygotowuje wniosek o dofinansowanie na posiedzenie Zarządu (zgodnie z przyjętym wzorem), który zawiera między innymi opinię merytoryczną oraz warunki udzielenia dofinansowania. Wniosek o zatwierdzenie dofinansowania podpisuje sporządzający pracownik DUiK oraz Kierownik/ Zastępca Kierownika DUiK. 9. Warunki dofinansowania Kierownik/Zastępca Kierownika DUiK przedstawia Zarządowi Wojewódzkiego Funduszu, na jego posiedzeniach, wnioski o dofinansowanie sporządzone przez pracowników DUiK. Zarząd Wojewódzkiego Funduszu podejmuje decyzję w formie uchwał. W przypadku gdy decyzja Zarządu o dofinansowaniu dotyczy zadania, w którym wysokość dofinansowania przedsięwzięcia nie przekracza 0,5% przychodów uzyskanych przez Wojewódzki Fundusz w roku poprzednim, pracownik DUiK, na podstawie uchwały Zarządu, sporządza umowę w SI PROLAN. W przypadku gdy decyzja Zarządu o dofinansowaniu dotyczy przedsięwzięcia, w którym zaangażowanie środków WF przekracza 0,5% przychodów uzyskanych przez Wojewódzki Fundusz w roku poprzednim, podlega ona zatwierdzeniu przez Radę Nadzorczą WF.

5 Pracownik DUiK przygotowuje wniosek, zgodnie z przyjętym wzorem, o zatwierdzenie dofinansowania przez Radę Nadzorczą, m.in. z opinią merytoryczną nt. przedsięwzięcia, warunkami i wielkością dofinansowania oraz z wnioskiem Zarządu o zatwierdzenie dofinansowania. Wniosek ten jest podpisywany przez Kierownika/Zastępcę Kierownika DUiK oraz przez Zarząd Wojewódzkiego Funduszu. 10. Zatwierdzenie decyzji przez RN o warunkach udzielenia dofinansowania Wnioski o dofinansowanie, które są w kompetencjach Rady Nadzorczej WF są omawiane, na posiedzeniach RN, przez Prezesa Zarządu/Zastępcę Prezesa Zarządu nadzorującego DUiK. Decyzje Rady Nadzorczej o zatwierdzeniu dofinansowania w formie pożyczki/ dotacji są podejmowane w formie uchwał. Stanowią one podstawę do sporządzenia umowy w SI PROLAN. 11. Przygotowanie i podpisanie umowy pożyczki/dotacji Na podstawie zatwierdzonego protokołu z posiedzenia Zarządu/Rady Nadzorczej WF i podpisanych uchwał, pracownik DUiK sporządza projekt umowy w trzech egzemplarzach, bądź przygotowuje odpowiedzi w formie pisemnej do Wnioskodawcy o ewentualnych dodatkowych warunkach wymaganych do zawarcia umowy. Odpowiedzi parafowane są przez osobę sporządzającą, Kierownika/Zastępcę Kierownika DUiK i podpisywane zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu WFOŚiGW w Toruniu nr 7/04 z dnia r. dot. Kompetencji do podpisywania korespondencji i dokumentów WFOŚiGW. Pracownik DUiK (który sporządził umowę) przed przekazaniem umowy do podpisu przez Zarząd parafuje ją wraz z Kierownikiem/Zastępcą Kierownika DUiK na ostatniej stronie. Po podpisaniu umowy przez dwie strony, pracownik DUiK przekazuje jeden egzemplarz umowy Kontrahentowi, jeden egzemplarz pozostaje w teczce umowy, jeden egzemplarz zostaje przekazany do przechowania w kasie pancernej WF. Decyzję o udzieleniu dofinansowania w formie dotacji na nagrody dla laureatów konkursów ekologicznych podejmuje Zarząd Wojewódzkiego Funduszu. Ocena wniosków sporządzana jest w sposób uproszczony (bez wniosku o zatwierdzenie dofinansowania). Decyzje podejmowane są w formie uchwał. Powyższa procedura w zależności od zmian w systemie organizacyjnym i decyzyjnym będzie podlegać aktualizacji. Osobą odpowiedzialną za wprowadzenie zmian jest Kierownik/ Zastępca Kierownika DUiK