Urząd Miejski w Przemyślu

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Przemyślu Wydanie: PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4 NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI Strona: /4 Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości Obowiązuje od: r. Data modyfikacji:. CEL PROCEDURY Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy identyfikowaniu, gromadzeniu, oznaczaniu, porządkowaniu, przechowywaniu i dysponowaniu dokumentami oraz zapisami dotyczącymi jakości. 2. PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI Za realizację całości procedury odpowiadają kierownicy jednostek organizacyjnych. Odpowiedzialność poszczególnych osób za stosowanie procedury została określona w pkt. 4 niniejszej procedury. 3. TERMINY i DEFINICJE Terminy i definicje zostały określone w Księdze Jakości. 4. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I SPOSÓB POSTĘPOWANIA 4.. Nadzór nad dokumentami Dokumenty objęte procedurą: 4.. Dokumenty SZJ Dokumenty SZJ tj. Polityka Jakości i Księga Jakości wraz z załącznikami (lokalizacją, schematem organizacyjny, wykazem procesów i podprocesów głównych oraz wspomagających, wykazem celów szczegółowych jakości, procedurami systemowymi) są zatwierdzane zarządzeniem prezydenta. Posiadają one Kartę zmian, w której zapisuje się i zatwierdza wszelkie zmiany w danym dokumencie. Karty są przechowywane przez pełnomocnika i a. Zmiany w dokumentach SZJ są opracowywane przez a, opiniowane przez pełnomocnika i zatwierdzane przez prezydenta w Karcie zmian. Istotne zmiany w dokumentach SZJ powodują kolejne wydanie dokumentu, a dotychczasowe egzemplarze, z wyjątkiem oryginału, opatrywane są klauzulą nieaktualny i są archiwizowane zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. Procesy główne i wspomagające wraz z podprocesami są rejestrowane i archiwizowane w teczkach rzeczowych zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. Powyższe dokumenty posiadają Kartę zmian, w której zapisuje się i zatwierdza wszelkie zmiany w danym dokumencie. Karty są przechowywane przez a. Wzór Karty zmian stanowi zał. Nr do niniejszej procedury. Zmiany w procesach i podprocesach są opracowywane przez a, opiniowane przez pełnomocnika i zatwierdzane przez prezydenta w Karcie zmian. Zmiany w procesach oraz podprocesach powodują kolejne wydanie dokumentu, a dotychczasowy egzemplarz, opatrywany jest klauzulą nieaktualny i archiwizowany zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. Kopie dokumentów i ich kolejnych wydań mają swoje numery zgodnie z rozdzielnikiem prowadzonym przez a. Wzór rozdzielnika stanowi zał. Nr 2 do niniejszej procedury. Kopie dokumentów i ich kolejnych wydań są dostarczane do ów jednostek organizacyjnych za potwierdzeniem odbioru. w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.

2 Urząd Miejski w Przemyślu Wydanie: PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4 NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI Strona: 2/4 Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości Obowiązuje od: r. Data modyfikacji: Za dystrybucję dokumentów SZJ oraz ich nadzorowanie odpowiedzialny jest Akty prawne zewnętrzne Udostępnianie niezbędnej dokumentacji prawnej odbywa się za pośrednictwem Wydziału Organizacyjno-Administracyjnego (OR) w formie elektronicznej (LEX). Kancelaria Rady Miejskiej i Współpracy z Zarządami Osiedli (KRM) prowadzi w formie papierowej i elektronicznej zbiór przepisów prawa ogólnodostępnych dla klientów Dokumenty wewnętrzne KRM prowadzi rejestr i zbiór uchwał rady, których wykaz jest dostarczany do jednostek organizacyjnych na podstawie rozdzielnika w celu zapoznania się i realizacji według właściwości. Kancelaria Prezydenta Miasta (KPM) prowadzi rejestr i zbiór zarządzeń prezydenta. Uchwały rady oraz zarządzenia prezydenta są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP). KPM kieruje do właściwych jednostek organizacyjnych i miasta zarządzenia - z wyjątkiem zarządzeń dot. zmian w budżecie, które do realizacji kieruje Wieloosobowe Stanowisko ds. Budżetu (FB) - w celu realizacji oraz informuje w formie elektronicznej wszystkie o zarządzeniach opublikowanych w BIP. Procedury wewnętrzne poszczególnych jednostek organizacyjnych są przechowywane w tych jednostkach Dokumenty finansowo-księgowe Za przechowywanie dokumentów finansowo-księgowych, w których zapisom podlega każda operacja gospodarcza (celowe działanie powodujące zmiany w stanie składników majątkowych miasta oraz ich źródłach pochodzenia), odpowiedzialny jest Wydział Finansowo-Księgowy (FK). Obieg tych dokumentów reguluje Zarządzenie Nr 220A/06 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 27 września 2006 r. w sprawie ustalenia przepisów wewnętrznych przyjętych zasad (polityki) rachunkowości dla Urzędu Miasta Przemyśla z późn. zm Umowy z podmiotami Oryginały wszystkich umów: - z podmiotami zewnętrznymi (z wyjątkiem umów z zakresu udzielanych zamówień publicznych, o pracę i związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych) przechowuje oraz prowadzi ich rejestr KPM, - z zakresu udzielanych zamówień publicznych przechowuje oraz prowadzi ich rejestr Wieloosobowe Stanowisko ds. Zamówień Publicznych (ZP), - o pracę i związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przechowuje OR. Umowy z zakresu działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych przechowywane są również w tych jednostkach. w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.

3 Urząd Miejski w Przemyślu Wydanie: PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4 NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI Strona: 3/4 Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości Obowiązuje od: r. Data modyfikacji: 4..6 Dokumenty klientów Dokumenty będące własnością klientów są przechowywane w aktach spraw w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, a następnie archiwizowane w archiwum Dokumenty zewnętrzne Dokumenty zewnętrzne, nie wytworzone w urzędzie, których fakt otrzymania przez urząd został odnotowany w dziennikach korespondencyjnych Kancelarii Ogólnej w OR, są przechowywane w aktach spraw poszczególnych jednostek organizacyjnych, a następnie archiwizowane w archiwum Korespondencja przychodząca i wychodząca Sposób postępowania z korespondencją reguluje instrukcja kancelaryjna Nadzór nad zapisami 4.2. Postępowanie z zapisami dokonywanymi na nośniku papierowym Każdy zapis musi zawierać: - identyfikator zapisu (znak sprawy wynikający z rzeczowego wykazu akt), - przedmiot zapisu, - dane pracownika dokonującego zapisu, - datę sporządzenia zapisu. Dodatkowo każdy zapis powinien zostać opatrzony własnoręcznym podpisem bądź parafką pracownika, który go sporządził. Zapisów dokonują pracownicy zgodnie ze swoimi obowiązkami. Poszczególne zapisy są przechowywane w jednostkach organizacyjnych, w których są sporządzane w wyznaczonych miejscach, w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, przez czas określony w instrukcji kancelaryjnej. Dostęp do zapisów mają: - pracownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych, w których dany zapis powstał, - inni upoważnieni pracownicy Postępowanie z zapisami dokonywanymi w formie elektronicznej Każdy zapis musi zawierać: - identyfikator systemowy, - przedmiot zapisu, - identyfikator pracownika dokonującego zapisu, - datę sporządzenia zapisu. Możliwość dokonywania zapisów i wglądu do nich posiadają tylko pracownicy upoważnieni, dysponujący przydzielonym loginem oraz hasłem, umożliwiającym korzystanie z określonych zasobów systemu komputerowego. Zapisy w formie elektronicznej są przechowywane w odpowiednio oznaczonych bazach danych. w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.

4 Urząd Miejski w Przemyślu Wydanie: PROCEDURA SYSTEMOWA P/4.2.3/4.2.4 NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI Strona: 4/4 Załącznik Nr 6 do Księgi Jakości Obowiązuje od: r. Data modyfikacji: Zapisy w formie elektronicznej są zabezpieczone przed utratą poprzez archiwizację na niezależnych nośnikach danych elektronicznych oraz kontrolowane na obecność wirusów komputerowych. Zapisy są przechowywane przez czas określony w instrukcji tworzenia kopii zapasowych zgodnie z zarządzeniem Nr 6/20 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 7 czerwca 20 r. w sprawie wdrożenia instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Przemyślu. Zasady nadzorowania zapisów w formie papierowej i elektronicznej są określone również w zarządzeniu Nr 60/20 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 7 czerwca 20 r. w sprawie wdrożenia polityki bezpieczeństwa dotyczącej przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Przemyślu. Wykaz nadzorowanych zapisów zawiera odpowiednio zał. Nr 3 i ZAŁĄCZNIKI Zał. Nr - Karta zmian Zał. Nr 2 - Rozdzielnik Zał. Nr 3 - Wykaz nadzorowanych zapisów dotyczących jakości Zał. Nr 4 - Wniosek o opracowanie/wprowadzenie zmiany w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.

5 Zał. Nr do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami Karta zmian Lp. Dokument SZJ podlegający zmianie Nr i data dokumentu Podpis Koordynatora Podpis Pełnomocnika Podpis Prezydenta Miasta w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.

6 Zał. Nr 2 do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami ROZDZIELNIK DOTYCZY: Lp. Otrzymujący (imię i nazwisko, stanowisko, jednostka organizacyjna ) Nr egz. Data otrzymania Podpis w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.

7 Zał. Nr 3 do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami Wykaz nadzorowanych zapisów dotyczących jakości Punkt ISO Nazwa zapisu Miejsce przechowywania Odpowiedzialny 5.6. Przegląd zarządzania Raporty z przeglądu zarządzania pełnomocnik e Kompetencje, szkolenie i świadomość Kopie dyplomów, świadectw, zaświadczeń i certyfikatów Kwestionariusze osobowe Wnioski o skierowanie na studia Wnioski o udział pracownika w konferencji/szkoleniu OR Naczelnik OR Wyniki przeglądu i działań wynikających z przeglądu Odbywa się na bieżąco podczas przyjmowania odpowiednich dokumentów (pism, druków, wniosków itp. ), oznaczania, nadawania numerów na dokumentach 7.4. Wyniki oceny dostawców Identyfikacja usługi/zadania Zagubienie, uszkodzenie itp. własności klienta Audit wewnętrzny Dowód spełnienia wymogów weryfikacji usługi/zadania 8.3 Charakter niezgodności i podejmowane później działania, w tym udzielone zezwolenia d i e Podjęte działania zapobiegawcze i korygujące Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Właściwe rozdzielanie pism i rozdział zadań zapewnione jest przez dekretowanie pism zgodnie z symbolem, zawartym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. Rejestracja i przechowywanie pism we właściwych teczkach rzeczowych oraz naniesienie na nich znaku sprawy umożliwia ich identyfikację. Notatki służbowe o fakcie zagubienia lub uszkodzenia własności klienta zarejestrowanej w urzędzie. Korespondencja do klienta o fakcie zagubienia lub uszkodzenia jego własności. Roczne plany auditu, wniosek o przeprowadzenie auditu pozaplanowego, zawiadomienia o audicie, program auditów, karty niezgodności i działań korygujących/ działań zapobiegawczych, raporty auditów, roczna analiza zbiorcza wyników przeprowadzonych auditów. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnej akceptacji pism przez kolejnych nieupoważnionych do ostatecznego podpisania pism pracowników, aż do ostatecznego zaakceptowania pism przez pracownika upoważnionego do jego podpisania. Zgłoszenie niezgodności. Rejestr niezgodności. Karty niezgodności i działań korygujących /działań zapobiegawczych pełnomocnik pełnomocnik w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.

8 Zał. Nr 4 do procedury systemowej P/4.2.3/4.2.4 Nadzór nad dokumentami i zapisami WNIOSEK O OPRACOWANIE/WPROWADZENIE ZMIANY do... (numer, wydanie, tytuł dokumentu) z dnia... Propozycja opracowania/wprowadzenia zmiany: Uzasadnienie: Data i podpis wnioskodawcy: Opinia a : Opinia a : Sprawdzenie przez pełnomocnika ostatecznej zmiany: Zatwierdzenie ostatecznej zmiany przez prezydenta: w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika.